Hiệu quả hoạt động hậu cần kho bãi đóng vai trò quan trọng trong cách thức hoạt động của toàn bộ chuỗi cung ứng. Nếu mọi thứ diễn ra một cách trơn tru bên trong kho hàng thì cả chuỗi cung ứng tổng thể cũng diễn ra với ít sự cố nhất. Đây là lý do tại sao việc tối ưu hóa hậu cần kho bãi rất quan trọng đối với các nhà bán lẻ thương mại điện tử để họ có thể nâng cao năng suất và đảm bảo hoàn thành đơn hàng đúng hạn.
Trong bài viết dưới đây, Tân Hưng Hà sẽ chia sẻ kỹ hơn về hậu cần kho bãi là gì và điều gì xảy ra khi nó hoạt động kém hiệu quả. Một số thách thức chính mà bạn có thể gặp phải và cách bạn có thể cải thiện hoạt động hậu cần kho bãi của mình.
Hậu cần kho bãi (Warehouse logistics) là gì?
Hậu cần kho bãi (Warehouse logistics) là quá trình lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát cách hàng hóa di chuyển bên trong kho của bạn. Nó bao gồm mọi khía cạnh của việc hàng hóa nhập kho như quá trình nhận hàng, sắp xếp và lưu trữ. Nó cũng bao gồm việc hàng hóa xuất kho, bao gồm việc lấy hàng, đóng gói và giao hàng.
Ngoài ra, hậu cần kho bãi cũng bao gồm cả luồng thông tin liên quan đến việc di chuyển của hàng tồn kho. Luồng thông tin này cần được truyền tải một cách liền mạch và minh bạch để hàng hóa có thể được vận chuyển trong kho của bạn đúng theo quy định.
Ví dụ, khi hàng hóa được nhận vào kho của bạn, chúng sẽ trải qua quá trình quét mã vạch và phân loại để có thể được ghi vào hệ thống quản lý hàng tồn của bạn và được được phân bổ đến đúng vị trí lưu trữ.
Tác động do hậu cần kho bãi hoạt động kém hiệu quả
Khi các hoạt động hậu cần trong kho hàng của bạn không hoạt động như mong muốn, nó có thể tác động đáng kể đến toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một số tác động chính của việc hậu cần kho bãi hoạt động kém hiệu quả.
Chi phí chung/gián tiếp không cần thiết
Ở hầu hết các kho hàng hoạt động kém hiệu quả, chi phí chung/gián tiếp và chi phí không cần thiết có thể tăng lên đáng kể theo thời gian. Các nhiệm vụ có thể mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành hoặc có thể yêu cầu nhiều tài nguyên hơn để hoàn thành do lập kế hoạch và phân bổ không đúng cách. Ví dụ, bạn có thể phải thường xuyên trả tiền làm thêm giờ để hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định vì bạn không có đủ nhân lực cần thiết cho các hoạt động hiện tại của mình.
Chậm trễ trong quá trình hoàn tất đơn hàng (Order fulfillment)
Nếu các khía cạnh khác nhau của hoạt động kho hàng không hoạt động như mong đợi, nó sẽ làm chậm trễ việc hàng hóa xuất kho, chủ yếu liên quan đến việc hoàn tất đơn hàng. Ngay cả khi có một chút chậm trễ trong quy trình nhập kho, bạn cũng có thể gặp phải trở ngại trong khía cạnh hoàn tất đơn hàng vì luồng hàng tồn kho không được liền mạch như mong đợi.
Ví dụ, việc công nhân không thể di chuyển hiệu quả trong kho hàng có nghĩa là sẽ có sự chậm trễ trong việc lấy hàng, điều này cuối cùng cũng sẽ làm chậm quá trình đóng gói và vận chuyển. Tương tự, việc lưu trữ các mặt hàng ở sai vị trí có nghĩa là công nhân sẽ mất nhiều thời gian hơn để tìm đúng SKU từ danh sách lấy hàng của họ.
Ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng
Khi mọi thứ di chuyển chậm chạp trong kho hàng của bạn, điều này có nghĩa là khách hàng của bạn không nhận được đơn hàng khi họ cần. Do có sự chậm trễ trong các quy trình lưu kho quan trọng nên quá trình hoàn tất đơn hàng bị chậm lại, gây ra sự chậm trễ trong việc vận chuyển và giao đơn hàng. Ngoài ra, có thể có vấn đề với độ chính xác khi lấy hàng và hư hỏng sản phẩm nếu có vấn đề trong khâu hậu cần kho bãi của bạn. Tất cả những điều này có thể góp phần tạo ra trải nghiệm tổng thể không tốt cho khách hàng của bạn.
Tăng nguy cơ thất thoát và hàng tồn kho không bán được
Trong một số trường hợp, hoạt động kho bãi và lập kế hoạch lưu trữ không hiệu quả có thể dẫn đến hàng hóa bị hư hỏng và rủi ro về hàng tồn kho. Điều này có thể do đặt nhầm chỗ một số mặt hàng, lưu trữ chúng ở sai vị trí hoặc thậm chí sử dụng hệ thống kệ kém chất lượng không thể chứa các mặt hàng đúng cách.
Do đó, bạn có thể gặp phải tình trạng thất thoát hàng tồn kho do mất hàng hoặc hàng bị hư hỏng trong quá trình lưu trữ. Đôi khi, những món đồ bị thất lạc có thể xuất hiện trở lại sau ngày hết hạn, trở thành những món đồ tồn kho tốn kém để vận chuyển và mất thời gian để loại bỏ.
Thách thức của hoạt động hậu cần kho bãi
Mặc dù mọi doanh nghiệp đều muốn tránh những vấn đề trên nhưng việc quản lý hoạt động hậu cần kho bãi có thể cực kỳ khó khăn. Dưới đây là một số thách thức hàng đầu mà bạn nên sẵn sàng đối mặt cho hoạt động hậu cần kho bãi của mình.
1. An toàn và bảo mật
Mặc dù bạn muốn các quy trình lưu kho của mình diễn ra nhanh chóng nhưng điều này có thể dẫn đến rủi ro về an toàn và bảo mật tăng lên nếu không được lên kế hoạch đúng cách. Ví dụ: nếu bạn không sử dụng đúng loại giá đỡ nhưng vẫn mong đợi nhân viên nhanh chóng tìm kiếm và lấy các mặt hàng để hoàn tất đơn hàng, điều này sẽ khiến họ có nguy cơ gặp sự cố và tai nạn. Tương tự, việc sắp xếp kho hàng kém hiệu quả có thể ngăn cản nhân viên và phương tiện kho bãi di chuyển tự do mà không va chạm với thứ gì đó.
Điều quan trọng là các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành kiểm tra kho bãi để đảm bảo rằng các quy trình an toàn được đáp ứng và sản phẩm được lưu trữ theo thông số kỹ thuật giúp nâng cao hiệu quả. Quá trình kiểm tra này cũng sẽ phát hiện bất kỳ nguy cơ nào về an toàn hoặc thiết bị trục trặc nào có thể gây ra rủi ro về an toàn.
2. Duy trì hồ sơ tồn kho chính xác
Nhiều kho hàng cũng gặp khó khăn trong việc duy trì hồ sơ tồn kho chính xác, điều này có thể gây bất lợi cho luồng thông tin và ảnh hưởng đến hoạt động hậu cần kho bãi. Các kho hàng cần có hệ thống quản lý hàng tồn kho để tập trung hóa tất cả hồ sơ hàng tồn kho của mình và cập nhật chúng theo thời gian thực. Hệ thống này sẽ tự động ghi lại dữ liệu đầu vào từ các bộ phận khác nhau của nhà kho và lưu trữ chúng ở một vị trí trung tâm để các thành viên đội ngũ liên quan truy cập.
Ngoài ra, việc tiến hành kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên cũng rất cần thiết để đảm bảo rằng hồ sơ hàng tồn kho chính xác và được cập nhật. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn đang làm việc với dữ liệu đáng tin cậy và được cập nhật để bạn có thể đưa ra quyết định chính xác.
3. Quản lý hàng tồn kho
Các vấn đề về quản lý hàng tồn kho là một trong những thách thức lớn nhất trong hậu cần kho bãi. Bất kỳ sự thiếu chính xác nào liên quan đến hàng tồn kho đều có thể gây ra các vấn đề lớn trong vận hành kho bãi của bạn. Ví dụ: việc lưu trữ SKU ở sai vị trí có nghĩa là công nhân sẽ liên tục gặp khó khăn trong việc xác định vị trí mặt hàng để lấy, điều này sẽ gây ra sự chậm trễ trong việc hoàn tất đơn hàng.
Tương tự, nếu bạn không đặt hàng tồn kho đúng lúc, bạn có thể gặp phải tình trạng hết hàng. Điều này sẽ dẫn đến thời gian giao hàng lâu khi bạn chờ đợi một đợt hàng tồn kho mới được giao đến nhà kho của mình. Hơn nữa, bạn sẽ phải đối mặt với sự thất vọng của khách hàng, họ thậm chí có thể chuyển sang đối thủ cạnh tranh của bạn để tìm sản phẩm họ muốn mua.
4. Những trở ngại trong chuỗi cung ứng
Các trở ngại khác trong hoạt động chuỗi cung ứng của bạn, đặc biệt là những trở ngại nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn, cũng có thể làm tăng thêm thách thức trong việc quản lý hậu cần kho bãi. Những loại trở ngại này thường là không thể tránh khỏi ngay cả với việc lập kế hoạch chuỗi cung ứng phù hợp. Ví dụ, điều kiện thời tiết khắc nghiệt có thể gây ra sự chậm trễ bất ngờ trong việc giao hàng tồn kho. Như vậy, bạn sẽ gặp phải một số sự chậm trễ trong việc bổ sung hàng tồn kho của mình.
Vì vậy, khi hàng tồn kho đến, bạn có thể phải giải quyết tình trạng tồn đọng bằng cách phân bổ thêm nhân lực để xử lý việc nhận và lưu trữ hàng tồn kho. Như vậy, bạn đang chuyển hướng nguồn lực từ các khía cạnh khác của hoạt động kho bãi, điều này có thể gây gián đoạn thêm cho hậu cần kho bãi của bạn.
Các doanh nghiệp cần cải thiện tính linh hoạt của chuỗi cung ứng để đảm bảo rằng họ có thể xử lý hiệu quả bất kỳ trở ngại bất ngờ nào. Việc truy cập dữ liệu chuỗi cung ứng theo thời gian thực và tận dụng các công cụ tự động hóa là một số cách chính để xây dựng chuỗi cung ứng linh hoạt hơn.
Gợi ý cải thiện hoạt động hậu cần kho bãi
Vậy làm thế nào để bạn có thể vượt qua những thách thức này và cải thiện quản lý hoạt động hậu cần kho bãi? Dưới đây là một số gợi ý và ý tưởng để bạn tham khảo.
1. Đào tạo chéo cho nhân viên
Để duy trì việc hậu cần kho bãi hoạt động tốt, bạn cần có khả năng hoàn thành các hoạt động kho bãi khác nhau trong thời gian ngắn nhất có thể mà không tốn quá nhiều chi phí. Đảm bảo rằng nhân viên kho bãi của bạn được trang bị các kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiều loại nhiệm vụ khác nhau nhằm phân bổ lực lượng lao động một cách linh hoạt và được điều chỉnh dựa trên nhu cầu thực tế.
Ví dụ, giả sử bạn cần thêm sự trợ giúp ở khu vực nhận hàng do việc chuyển hàng tồn kho bị đình trệ. Bạn nên phân bổ một số thành viên trong đội ngũ của mình từ các bộ phận khác đến khu vực nhận hàng để họ có thể đẩy nhanh quá trình nhận hàng, quét mã vạch và sắp xếp hàng tồn kho. Đào tạo chéo là một trong những cách tốt nhất để cải thiện các chỉ số KPI quan trọng của kho bãi như hiệu suất nhận hàng, thời gian chu kỳ lưu kho, hiệu quả lấy hàng và độ chính xác khi lấy hàng.
2. Duy trì các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn
Các tai nạn trong kho hàng có thể làm gián đoạn đáng kể hoạt động của bạn, điều này sẽ ảnh hưởng đến hậu cần kho bãi của bạn. Ví dụ, nếu thiết bị của bạn bị hư hỏng hoặc một phần kho của bạn bị hư hỏng, công nhân sẽ không thể di chuyển một cách hiệu quả để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau.
Hoặc trong một số trường hợp, nếu công nhân của bạn bị thương do những tai nạn này, nó có thể khiến bạn thiếu lao động và không thể tiếp tục các hoạt động kho bãi hàng ngày. Đó là lý do bạn cần phải duy trì các tiêu chuẩn an toàn kho hàng phù hợp để ngăn chặn những tai nạn và thiệt hại này xảy ra ngay từ đầu.
3. Tự động hóa các hoạt động
Tự động hóa có thể là một phương án hiệu quả cho các doanh nghiệp muốn cải thiện hoạt động hậu cần kho bãi của mình. Bạn có thể tận dụng phần mềm và công cụ để tự động hóa các khía cạnh khác nhau của hoạt động kho bãi, từ đó sẽ đẩy nhanh quy trình và cải thiện luồng công việc.
Hoàn tất đơn hàng tự động là một trong những giải pháp tự động hóa phổ biến nhất có thể được tận dụng bên trong kho hàng. Điều này sẽ liên quan đến việc sử dụng phần mềm phù hợp để tự động xử lý đơn hàng và gửi chúng đến kho hàng của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ khác nhau để tự động hóa một số khía cạnh của quy trình lấy và đóng gói của mình.
Ngoài ra, một số khía cạnh của hoạt động vận chuyển của bạn cũng có thể được tự động hóa. Bạn có thể sử dụng phần mềm để tự động so sánh giá của các nhà vận chuyển khác nhau, cho phép bạn thu hẹp lựa chọn tốt nhất cho đơn hàng. Ngoài ra, bạn có thể tự động hóa quá trình tạo tem nhãn vận chuyển và dán chúng vào các gói hàng.
4. Hệ thống quản lý kho (WMS)
Sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS) mạnh mẽ là chìa khóa để cải thiện hoạt động hậu cần kho bãi của bạn. Hệ thống này tích hợp với các công nghệ quản lý kho hàng quan trọng khác và cung cấp khả năng hiển thị trên các bộ phận khác nhau. Công nhân sẽ có quyền truy cập vào thông tin cập nhật mới nhất theo thời gian thực, điều này sẽ cho phép họ thực hiện các nhiệm vụ của mình một cách chính xác và hiệu quả.
Để bắt đầu, bạn có thể duy trì số lượng hàng tồn kho chính xác vì dữ liệu hàng tồn kho được ghi lại theo thời gian thực tại các điểm tiếp xúc khác nhau.Vì nó tự động hóa một số thao tác của bạn nên giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách giảm nhu cầu thực hiện các tác vụ thủ công tốn thời gian. Hơn nữa,việc triển khai các yếu tố cơ bản của quản lý dự án và hệ thống quản lý kho sẽ cải thiện tính tích hợp và thực thi tổng thể các hoạt động của bạn, đồng thời giúp bạn xác định thời gian vận chuyển chính xác hơn để có thể tìm kiếm các tùy chọn vận chuyển nhanh nhất.
Hậu cần kho bãi là yếu tố quan trọng quyết định sự hiệu quả của chuỗi cung ứng tổng thể. Nắm bắt các cơ hội mới và theo dõi các xu hướng công nghệ mới trong lĩnh vực quản lý kho hàng là cách bạn có thể tiếp tục cải thiện hậu cần kho bãi trong tương lai. Hãy nhớ rằng việc tối ưu hóa kho hàng không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tài nguyên mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng và tạo ra sự cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn trên thị trường.
>>> Xem thêm:
CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP
XỬ LÝ VẬT LIỆU TRONG KHO : CHÌA KHÓA CHO QUẢN LÝ KHO HÀNG HIỆU QUẢ
TIPS HƯỚNG DẪN LÀM BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO + MẪU BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO MIỄN PHÍ
TIPS HƯỚNG DẪN SẮP XẾP KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP
CẨM NANG HƯỚNG DẪN VỀ AN TOÀN TRONG KHO HÀNG DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT
