HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG (WMS) LÀ GÌ? GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHO DOANH NGHIỆP TRONG KỶ NGUYÊN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

By Administrator

February 26, 2024, 11:58 am0 lượt xem

Trong thời đại thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, nhu cầu vận hành kho hàng hiệu quả và nhanh chóng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Hệ thống quản lý kho (WMS) chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này.

Hệ thống Quản lý kho hàng (WMS) là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse management system - WMS) là phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và điều khiển toàn bộ hoạt động diễn ra trong kho hàng, từ khâu nhập hàng, lưu trữ, đến khi xuất kho và giao hàng. Hệ thống này đóng vai trò chủ chốt trong quản lý chuỗi cung ứng, cung cấp khả năng giám sát toàn bộ hàng tồn kho theo thời gian thực, bao gồm cả hàng trong kho và hàng đang vận chuyển.

Không chỉ dừng lại ở quản lý hàng tồn kho, WMS còn cung cấp các công cụ hỗ trợ cho các quy trình khác như:

Lấy và đóng gói hàng hóa.
Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và không gian kho.
Phân tích dữ liệu để cải thiện hiệu quả hoạt động.

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) hoạt động như thế nào?

WMS sử dụng các thiết bị như máy quét mã vạch, máy in mã vạch, máy tính di động (máy kiểm kho PDA) và đầu đọc RFID để thu thập dữ liệu theo thời gian thực. Dữ liệu này được xử lý bởi phần mềm WMS, sử dụng các thuật toán để tối ưu hóa việc di chuyển hàng hóa và quản lý mức tồn kho. WMS thường tích hợp với các hệ thống khác như ERP hoặc hệ thống quản lý vận tải (TMS) để cung cấp luồng thông tin liền mạch giữa các hệ thống. Việc sử dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo AI và máy học ngày càng phổ biến trong WMS, cho phép tự động hóa và tối ưu hóa hơn nữa hoạt động kho hàng.

Tính năng cốt lõi của hệ thống quản lý kho hàng (WMS)

WMS có thể cải thiện bất kỳ hoạt động nào liên quan đến việc hàng hóa nhập và xuất kho, bao gồm nhận hàng, lưu trữ, lấy hàng, đóng gói và giao hàng. Các tính năng cốt lõi của WMS hỗ trợ các hoạt động này theo những cách sau:

Nhận và sắp xếp hàng:

WMS giúp doanh nghiệp nhận, xử lý và sắp xếp hàng hóa theo cách hiệu quả nhất dựa trên quy tắc kinh doanh và luồng hàng trong kho.
Hệ thống hỗ trợ sử dụng công nghệ RFID và tích hợp với phần mềm thanh toán và phần mềm khác, cho phép nhận hàng tự động, xác thực và đối chiếu với đơn đặt hàng kỹ thuật số bằng cách quét mã vạch, đồng thời in tem nhãn để lưu trữ và truy xuất dễ dàng hơn.

Quản lý hàng tồn kho:

WMS cung cấp khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực trên toàn bộ tổ chức, bao gồm các mặt hàng đang vận chuyển và trong cửa hàng.
Hệ thống cung cấp thông tin theo dõi bằng công nghệ tự động nhận dạng và thu thập dữ liệu (AIDC) như mã vạch hoặc RFID. Nhiều hệ thống hỗ trợ đếm theo chu kỳ và dự báo nhu cầu bằng cách sử dụng phân tích nâng cao và hiểu biết chuyên sâu về hiệu suất của sản phẩm và nhà cung cấp.
Với những hiểu biết này, các công ty có thể điều chỉnh mức tồn kho nhanh chóng để đảm bảo đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng, dù là trực tiếp tại cửa hàng hay mua online.

Lựa chọn, đóng gói và hoàn tất đơn hàng:

Theo khảo sát của tạp chí Logistics, hoạt động đóng gói và hoàn tất đơn hàng thường diễn ra trong kho hàng.
WMS có thể giúp giảm chi phí bằng cách hướng dẫn cách lưu trữ, lấy và đóng gói sản phẩm hiệu quả nhất. Hệ thống cũng hỗ trợ các công nghệ lấy hàng giúp đơn giản hóa quy trình, chẳng hạn như tần số vô tuyến (RF) có và không có xác minh quét, công nghệ chọn theo đèn và chọn theo giọng nói, robot AGV và thuật toán tối ưu hóa đường chọn hàng.

Vận chuyển:

Nhiều hệ thống kho tích hợp với phần mềm quản lý vận tải và logistics, cho phép đẩy nhanh quá trình hoàn thành đơn hàng bằng nhiều cách, chẳng hạn như tự động tạo vận đơn, danh sách đóng gói và hóa đơn cho hàng hóa, cũng như gửi thông báo giao hàng tự động.
Với tính năng theo dõi theo thời gian thực, các công ty có thể theo dõi xem các gói hàng có đến đúng giờ và đúng địa điểm hay không.

Quản lý nhân công:

Hiểu rõ về chi phí và năng suất liên quan đến lao động có thể giúp kho hàng hoạt động hiệu quả hơn, tinh gọn hơn. WMS có thể cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về công nhân kho, chi phí lao động, thời gian phản hồi, khoảng trống năng suất, xu hướng cần lên kế hoạch,... để các công ty có thể điều chỉnh phù hợp.
Bên cạnh việc cung cấp những thông tin chi tiết quan trọng, nhiều hệ thống còn hỗ trợ xen kẽ nhiệm vụ dựa trên các yếu tố như mức độ ưu tiên hoặc khoảng cách gần để giúp giảm thiểu thời gian đi lại tổng thể của người lao động cũng như tình trạng tắc nghẽn hoặc lãng phí thời gian. WMS cũng có thể trợ giúp lập kế hoạch trực tiếp hoặc thông qua tích hợp với các hệ thống khác.

Quản lý sân bãi và bến tàu:

Tính năng quản lý sân bãi và bến tàu có thể giúp tài xế xe tải nhanh chóng tìm đúng bến xếp dỡ hàng. Hệ thống hỗ trợ cho hoạt động giao hàng trực tiếp, nơi hàng hóa đến kho được ngay lập tức xếp vào các lô hàng xuất đi mà không cần lưu trữ tạm thời, lý tưởng cho các sản phẩm thực phẩm tươi sống. Phần mềm hỗ trợ việc này bằng cách kiểm tra quét hàng nhận với các đơn hàng bán hàng hiện tại, sau đó thông báo cho người nhận nếu hàng hóa được đặt ở vị trí giao hàng trực tiếp..

Thống kê và phân tích kho hàng:

Dữ liệu theo thời gian thực có thể được tự động thu thập thông qua WMS thay vì dựa vào phương pháp thu thập dữ liệu thủ công, loại bỏ lỗi nhập liệu và đẩy nhanh quá trình xử lý. Dữ liệu này cũng có thể được tích hợp với phân tích để theo dõi các chỉ số quan trọng, chẳng hạn như tỷ lệ giao hàng đúng hạn, độ chính xác hàng tồn kho, chi phí phân phối, tỷ lệ lấp đầy đơn hàng hoặc dòng hàng, thời gian chu kỳ đơn hàng,... Hệ thống sau đó có thể tạo báo cáo trực quan dễ dàng chia sẻ với các bên liên quan và sử dụng để điều chỉnh.

Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng WMS?

Sự bùng nổ của thương mại điện tử đặt ra yêu cầu cao đối với các nhà bán buôn, nhà cung cấp dịch vụ logistics (3PL) và các đơn vị vận chuyển. Họ phải đáp ứng nhu cầu giao hàng nhanh chóng và đa kênh như Amazon. Bên cạnh đó, thị trường lao động ngày càng eo hẹp, việc tìm kiếm nhân công kho trở nên khó khăn.

Trong bối cảnh đó, WMS trở thành giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp:

Nâng cao hiệu quả hoạt động của kho hàng: Tự động hóa các quy trình từ nhập hàng, sắp xếp, lấy hàng, đóng gói đến xuất kho, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực.
Cải thiện độ chính xác: Giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý hàng tồn kho, đảm bảo hàng hóa được giao đúng và đủ cho khách hàng.
Tối ưu hóa không gian kho: Hệ thống phân bổ vị trí lưu trữ tối ưu, tận dụng tối đa diện tích kho hàng.
Nâng cao khả năng theo dõi hàng hóa: Theo dõi tình trạng hàng hóa theo thời gian thực, từ đó chủ động lên kế hoạch nhập hàng và tránh tình trạng thiếu hụt.
Tích hợp với các hệ thống khác: WMS có thể tích hợp với các hệ thống khác như phần mềm quét mã vạch, RFID, robot và thiết bị thực tế ảo tăng cường (AR), hệ thống quản lý vận tải (TMS), hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP),... giúp nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.

5 Lợi ích của Hệ thống Quản lý kho hàng (WMS) cho doanh nghiệp

Trong thời đại kinh doanh online phát triển mạnh mẽ, việc quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố sống còn của mọi doanh nghiệp. Hệ thống Quản lý kho hàng (WMS) chính là giải pháp tối ưu, mang lại nhiều lợi ích vượt trội giúp tiết kiệm chi phí và gia tăng hiệu quả hoạt động. Hãy cùng khám phá 5 lợi ích hàng đầu của WMS:

1. Nâng cao hiệu quả vận hành:

Hệ thống WMS tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình kho hàng từ nhập hàng đến xuất kho, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, xử lý lượng hàng lớn hơn và giảm thiểu lỗi trong quá trình lấy và giao hàng. WMS còn tích hợp với hệ thống quản trị tài nguyên doanh nghiệp (ERP) và hệ thống quản lý vận tải (TMS), cung cấp cái nhìn tổng thể về chuỗi cung ứng, giúp đẩy nhanh quá trình di chuyển hàng hóa.

2. Giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm chi phí:

Với WMS, bạn có thể dễ dàng xác định hàng hóa sắp hết hạn, cần bán nhanh chóng hoặc sắp hết hàng, từ đó giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho. Một số hệ thống còn cung cấp tính năng mô phỏng tiên tiến để sắp xếp kho hàng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí.

3. Kiểm soát hàng tồn kho theo thời gian thực:

Thông qua mã vạch, thẻ RFID, cảm biến hoặc các phương pháp theo dõi khác, hệ thống WMS cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về hàng hóa theo thời gian thực, từ khi nhập kho đến khi giao hàng. Điều này giúp bạn dự báo nhu cầu chính xác hơn, áp dụng chiến lược "vừa đủ, đúng lúc" và cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc, đặc biệt quan trọng trong trường hợp thu hồi sản phẩm.

4. Quản lý nhân sự hiệu quả:

WMS giúp bạn dự báo nhu cầu nhân công, tạo lịch trình làm việc, tối ưu hóa di chuyển trong kho và phân công nhiệm vụ phù hợp dựa trên kỹ năng, vị trí và các yếu tố khác. Một hệ thống WMS tốt còn giúp nâng cao tinh thần nhân viên bằng cách tạo môi trường làm việc thoải mái, ngăn nắp và an toàn, nơi nhân viên cảm thấy được tôn trọng và thời gian của họ được sử dụng hiệu quả.

5. Cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp:

Với WMS, khách hàng sẽ hài lòng hơn nhờ việc hoàn tất đơn hàng nhanh chóng, giao hàng kịp thời và chính xác, từ đó tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng, đồng thời nâng cao uy tín thương hiệu của doanh nghiệp. Nhà cung cấp cũng được hưởng lợi nhờ giảm thời gian chờ đợi tại bến bãi, góp phần xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững.

Ứng dụng của hệ thống quản lý kho hàng (WMS) trong thực tế

Hệ thống và công cụ quản lý kho hàng (WMS) được sử dụng trong hầu hết mọi ngành nhưng thường được sử dụng bởi các nhà phân phối lớn hơn, trung tâm hoàn tất thương mại điện tử và nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) - thường có nhiều kho. Các công ty dược phẩm, chăm sóc sức khỏe và kho lạnh cũng là những người dùng phổ biến. Các giải pháp WMS thường được tích hợp với hệ thống vận tải và logisticsn để cải thiện tính minh bạch, hiệu quả và tiết kiệm.

Phân loại hệ thống quản lý kho hàng (WMS)

Có ba loại chính của phần mềm WMS: độc lập (trên nền tảng tại chỗ và thường là một hệ thống cơ sở dữ liệu nội bộ), dựa trên nền tảng đám mây và ứng dụng tích hợp vào các nền tảng ERP hoặc quản lý chuỗi cung ứng (cả hai đều có thể triển khai tại chỗ hoặc lưu trữ trên đám mây). Mỗi loại WMS đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, lựa chọn loại tốt nhất sẽ phụ thuộc vào doanh nghiệp:

1. WMS độc lập (Standalone):

Hệ thống này thường triển khai tại cơ sở của công ty, sử dụng phần cứng của chính doanh nghiệp.

Ưu điểm: Tùy biến cao, kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, sở hữu hoàn toàn hệ thống.
Nhược điểm: Chi phí cao (mua, bảo trì, nâng cấp), khó tích hợp với các nền tảng khác, lỗi thời nhanh chóng.
Phù hợp với: Doanh nghiệp lớn, sẵn sàng đầu tư và có đội ngũ IT chuyên biệt.

2. WMS nền tảng đám mây (Cloud-based):

Hệ thống quản lý kho WMS dựa trên nền tảng đám mây được cung cấp dưới dạng phần mềm dịch vụ (SaaS).

Ưu điểm: Triển khai nhanh chóng, chi phí thấp ban đầu, linh hoạt, dễ dàng mở rộng, cập nhật thường xuyên, tích hợp tốt, bảo mật cao.
Nhược điểm: Phụ thuộc vào nhà cung cấp, bảo mật dữ liệu có thể phụ thuộc hạ tầng bên ngoài.
Phù hợp với: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup, hoạt động theo mùa, cần mở rộng nhanh chóng.

3. WMS tích hợp vào ERP và SCM:

Một số hệ thống quản lý kho hàng được xây dựng dưới dạng mô-đun hoặc ứng dụng tích hợp vào các nền tảng ERP và quản lý chuỗi cung ứng.

Ưu điểm: Khả năng tích hợp cao với các hệ thống khác, tổng quan toàn diện chuỗi cung ứng, tối ưu hóa vận hành, trải nghiệm hoàn thành nhanh chóng.
Nhược điểm: Chi phí có thể cao, tùy thuộc vào hệ thống ERP/SCM đang sử dụng.
Phù hợp với: Doanh nghiệp lớn, phức tạp, yêu cầu quản lý chuỗi cung ứng chặt chẽ, cần tối ưu hóa toàn diện hoạt động.

Công nghệ kho hàng thông minh

Trong thời đại thương mại điện tử bùng nổ, hành vi mua sắm của khách hàng ngày càng đa dạng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải thích ứng nhanh chóng. Công nghệ kho hàng thông minh, từ trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (machine learning) đến robot tự hành AGV, chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp vận hành kho hàng hiệu quả hơn, đáp ứng nhu cầu thị trường luôn thay đổi.

Tự động hóa kho hàng:

Công nghệ tự động hóa đang tạo ra những tác động đáng kể đến các nhà kho và trung tâm phân phối. Các quy trình và hoạt động kho hàng có thể được đơn giản hóa thông qua tự động hóa, bao gồm:

Thu thập dữ liệu.
Mã vạch và quét mã.
Lấy và đóng gói hàng hóa.
Vận chuyển hàng.
Theo dõi hàng tồn kho.

Tự động hóa giúp vận hành kho hàng hiệu quả hơn nhiều, linh hoạt theo biến động nhu cầu và giảm thiểu lỗi do con người gây ra.

Công nghệ lấy hàng bằng giọng nói:

Công nghệ lấy hàng bằng giọng nói, còn được gọi là kho hàng điều khiển bằng giọng nói và lấy hàng theo giọng nói, cho phép nhân viên thực hiện nhiệm vụ và giao tiếp về tiến độ công việc mà không cần sử dụng giấy tờ, tay và mắt. Nhân viên sử dụng thiết bị lấy hàng bằng giọng nói, thường là tai nghe thoại hoặc thiết bị đầu cuối chuyên dụng để nhận hướng dẫn bằng giọng nói từ hệ thống WMS về vị trí và thời gian lấy đơn hàng đang đến. Công nhân có thể sử dụng ngôn ngữ thông thường để gửi cập nhật thời gian thực cho hệ thống kho hàng, bao gồm khi hoàn thành các lô hàng.

Thiết bị di động:

Nhân viên kho hàng tuyến đầu phụ thuộc vào các thiết bị di động để thực hiện công việc hiệu quả hơn. Theo khảo sát Thiết bị kho DC 2020, 73% người tham gia sử dụng điện thoại thông minh và máy tính bảng, 55% sử dụng máy quét mã vạch và 18% sử dụng công nghệ GPS (với 28% dự định triển khai GPS trong 12 tháng tới). Do đó, một hệ thống WMS có khả năng tích hợp với các công nghệ này là rất quan trọng.

AI và Internet vạn vật (IoT) trong quản lý kho:

AI và IoT đang ngày càng được tích hợp vào hoạt động kho hàng. Chúng hứa hẹn giúp doanh nghiệp phản ứng linh hoạt trước những thay đổi nhanh chóng trong điều kiện kho hàng thay vì phải tuân theo các quy tắc định sẵn. Cảm biến IoT cung cấp dữ liệu và AI có thể phân tích dữ liệu đó và đưa ra các dự đoán nâng cao trước đây không thể thực hiện được. Hai công nghệ này hoạt động song song để giúp các công ty chuyển sang mô hình kho hàng theo nhu cầu.

Dữ liệu IoT chảy vào WMS từ vô số vị trí, bao gồm từ thiết bị xử lý vật liệu như băng chuyền, điện thoại thông minh và thiết bị cầm tay, đèn báo vô tuyến thụ động, RFID,... Hệ thống AI tiếp nhận dữ liệu này và chuyển đổi thành thông tin hữu ích, chẳng hạn như xu hướng, mô hình dự đoán và các thuật toán khác giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định quan trọng dựa trên điều kiện hiện tại. Những công nghệ này có thể được sử dụng để hỗ trợ quản lý tuyến đường và di chuyển nhân công, đơn hàng theo lô, vị trí hàng tồn kho động,...

Robot kho hàng:

Robot hoạt động trong kho hàng dựa vào AI và máy học để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu từ môi trường xung quanh. Bằng cách sử dụng kết hợp các cảm biến video, âm thanh, nhiệt và xúc giác, robot có thể đo nhiệt độ môi trường xung quanh và thậm chí cảm nhận được cảm giác chạm. Nếu được hỗ trợ tích hợp, phần mềm WMS sẽ điều khiển hoạt động của chúng.

Hiện nay, có nhiều loại robot được sử dụng trong các trung tâm phân phối và kho hàng có thể hỗ trợ một số công việc và tự động hóa các công việc khác. Ví dụ:

Xe tự hành (AGV) sử dụng đường ray hoặc vạch từ tính để vận chuyển hàng hóa xung quanh kho hàng, trong khi robot di động tự động (AMR) dựa vào cảm biến, máy tính và bản đồ tích hợp sẵn để di chuyển trong kho và định tuyến lại khi cần thiết. AMR có thể xác định thông tin trên gói hàng để hỗ trợ phân loại và kiểm tra hàng tồn kho.
Máy bay không người lái được trang bị cảm biến quang học và sử dụng công nghệ học sâu để nhanh chóng quét các mặt hàng ở những nơi cao và nguy hiểm, đồng thời tải số lần đếm mới nhất lên hệ thống WMS, miễn là hệ thống đó có thể hỗ trợ tích hợp.
Hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (AS/RS) có thể lưu trữ và truy xuất các mặt hàng với sự hỗ trợ của phần mềm điều khiển hoạt động của chúng. Hệ thống này có thể có dạng xe đưa đón, cần cẩu hoặc thậm chí robot leo núi.

Ứng dụng thực tế ảo tăng cường:

Công nghệ thực tế ảo tăng cường (AR) sử dụng camera để chụp môi trường thực, chẳng hạn như lối đi trong kho, sau đó phủ lên môi trường đó các hướng dẫn hoặc thông tin trên thiết bị di động. Ví dụ: kính AR thông minh cho phép nhân viên thực hiện nhiệm vụ mà không cần sử dụng tay. Các ứng dụng này có thể lập bản đồ tuyến đường, hiển thị vị trí thùng chứa và hơn thế nữa. Công nghệ thực tế ảo (VR) cũng đang được sử dụng cho mọi thứ, từ đào tạo người vận hành xe nâng đến việc làm cho các tuyến đường giao hàng an toàn hơn.

Với sự phát triển của công nghệ, các hệ thống WMS ngày càng trở nên tiên tiến và dễ sử dụng hơn, phù hợp với nhu cầu của đa dạng các doanh nghiệp. Việc áp dụng WMS là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp nâng tầm quản lý kho hàng, tăng cường khả năng thích ứng và phát triển bền vững trong thời đại kinh tế số.

>>> Xem thêm:

HƯỚNG DẪN TỪ A ĐẾN Z VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO (WMS) CHO CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG THEO CHUẨN ISO DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO CỦA DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM DXFACT