Quản lý hàng tồn kho là một công việc quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các sàn thương mại điện tử. Hàng tồn kho dư thừa có thể dẫn đến chi phí lưu trữ cao, hao hụt, hoặc hết hạn sử dụng. Hàng tồn kho thiếu hụt có thể dẫn đến mất doanh số, khách hàng không hài lòng, hoặc thậm chí là mất uy tín.
Dưới đây là 5 phương pháp quản lý hàng tồn kho cần thiết cho sàn thương mại điện tử:
- Xác định nhu cầu hàng tồn kho
Bước đầu tiên trong việc quản lý hàng tồn kho là xác định nhu cầu hàng tồn kho. Điều này bao gồm việc dự đoán nhu cầu của khách hàng, thời gian giao hàng từ nhà cung cấp, và mức độ rủi ro chấp nhận được.
Để xác định nhu cầu hàng tồn kho, sàn thương mại điện tử có thể sử dụng các phương pháp như:
- Phân tích xu hướng: Sử dụng dữ liệu lịch sử để dự đoán nhu cầu trong tương lai.
- Nghiên cứu thị trường: Thu thập thông tin từ khách hàng, đối thủ cạnh tranh, và các chuyên gia trong ngành để dự đoán nhu cầu.
- Mô hình kinh tế lượng: Sử dụng các mô hình toán học để dự đoán nhu cầu.
- Xác định mức tồn kho an toàn, mức tồn kho tối thiểu và tối đa
Mức tồn kho an toàn là lượng hàng tồn kho tối thiểu cần có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong trường hợp có sự cố, chẳng hạn như sự cố nhà cung cấp hoặc tăng đột biến nhu cầu.
Mức tồn kho an toàn được tính bằng công thức sau:
Mức tồn kho an toàn = (Nhu cầu dự kiến * Thời gian giao hàng) + (Rủi ro chấp nhận được)
Ví dụ: Nếu nhu cầu dự kiến của một sản phẩm là 100 đơn vị mỗi ngày, thời gian giao hàng từ nhà cung cấp là 7 ngày, và rủi ro chấp nhận được là 10%, thì mức tồn kho an toàn cho sản phẩm đó là:
Mức tồn kho an toàn = (100 đơn vị/ngày * 7 ngày) + (10%) = 77 đơn vị
Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng hóa cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Mức tồn kho tối đa là số lượng hàng hóa tối đa mà doanh nghiệp có thể lưu trữ.
Việc xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho.
- Theo dõi tình trạng hàng tồn kho
Doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ tình trạng hàng tồn kho để nắm được số lượng hàng hóa hiện có, số lượng hàng hóa đã bán, số lượng hàng hóa đang được vận chuyển, và số lượng hàng hóa bị trả lại.
Việc theo dõi tình trạng hàng tồn kho giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác. Để quản lý tốt tình trạng tồn kho, doanh nghiệp cần để ý hai vấn đề sau:
Tính toán chi phí tồn kho
Chi phí tồn kho là tổng chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa, bao gồm chi phí kho bãi, chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng... Việc tính toán chi phí tồn kho giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định về mức tồn kho phù hợp.
Theo dõi xu hướng bán hàng
Xu hướng bán hàng là dữ liệu về lượng hàng hóa được bán ra trong một khoảng thời gian nhất định. Việc theo dõi xu hướng bán hàng giúp doanh nghiệp dự đoán nhu cầu mua sắm của khách hàng trong tương lai, từ đó điều chỉnh mức tồn kho cho phù hợp
- Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho
Hệ thống quản lý hàng tồn kho (WMS) là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn. WMS có thể giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng hàng tồn kho, đặt hàng, và quản lý kho hàng.
Hệ thống quản lý hàng tồn kho (WMS) giúp sàn thương mại điện tử theo dõi lượng hàng tồn kho, đặt hàng từ nhà cung cấp, và xử lý đơn hàng.
WMS có thể giúp sàn thương mại điện tử:
- Tự động hóa các quy trình quản lý hàng tồn kho
- Giảm thiểu sai sót
- Cải thiện hiệu quả và năng suất
Ngoài hệ thống WMS, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ khác để quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, chẳng hạn như:
- Các phần mềm quản lý bán hàng
- Các phần mềm phân tích dữ liệu
- Các phần mềm dự báo nhu cầu
Việc áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp các sàn thương mại điện tử nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu chi phí và mang lại trải nghiệm mua sắm tốt hơn cho khách hàng.
- Lập kế hoạch mua hàng
Doanh nghiệp cần lập kế hoạch mua hàng dựa trên nhu cầu của khách hàng, mức tồn kho hiện có, và thời gian giao hàng của nhà cung cấp.
Việc lập kế hoạch mua hàng giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho và đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để bán.
Quy trình đặt hàng nên bao gồm các yếu tố sau:
- Nhu cầu hàng tồn kho
- Thời gian giao hàng từ nhà cung cấp
- Mức tồn kho an toàn
- Chính sách chiết khấu của nhà cung cấp
- Sử dụng công nghệ để quản lý hàng tồn kho
Công nghệ có thể giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn. Một số công nghệ có thể được sử dụng để quản lý hàng tồn kho bao gồm:
- Máy quét mã vạch: Máy quét mã vạch giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa một cách chính xác.
- Hệ thống nhận dạng tự động (RFID): RFID giúp doanh nghiệp theo dõi vị trí của hàng hóa trong kho hàng.
- Hệ thống quản lý kho hàng tự động (AS/RS): AS/RS giúp doanh nghiệp tự động hóa việc vận chuyển và lưu trữ hàng hóa trong kho hàng.
Việc sử dụng công nghệ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
Ngoài 5 phương pháp trên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số vấn đề sau khi quản lý hàng tồn kho:
- Cần lưu ý đến các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu hàng hóa, chẳng hạn như xu hướng thị trường, thời gian trong năm, và các sự kiện đặc biệt.
- Cần tính toán chi phí lưu trữ hàng tồn kho để có thể đưa ra quyết định mua hàng hợp lý.
- Cần có kế hoạch dự phòng trong trường hợp xảy ra các sự kiện bất ngờ, chẳng hạn như thiên tai, dịch bệnh, hoặc thay đổi chính sách của nhà cung cấp.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp sàn thương mại điện tử đạt được các mục tiêu kinh doanh.
