Quản lý dữ liệu chủ (MDM) đề cập đến quá trình tạo và quản lý dữ liệu mà một tổ chức phải có dưới dạng một bản sao chính duy nhất, được gọi là dữ liệu chính. Thông thường, dữ liệu chủ có thể bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và sản phẩm, nhưng có thể khác nhau tùy theo các ngành khác nhau và thậm chí các công ty khác nhau trong cùng một ngành. MDM rất quan trọng vì nó cung cấp cho doanh nghiệp một phiên bản thông tin duy nhất. Nếu không có dữ liệu chủ được xác định rõ ràng, doanh nghiệp có nguy cơ có nhiều bản sao dữ liệu không nhất quán với nhau

MDM thường quan trọng hơn trong các tổ chức lớn. Trên thực tế, tổ chức càng lớn thì kỷ luật MDM càng quan trọng, bởi vì tổ chức càng lớn đồng nghĩa với việc có nhiều hệ thống khác nhau trong công ty và khó khăn trong việc cung cấp một nguồn thông tin duy nhất, cũng như lợi ích của việc có dữ liệu chính, phát triển với mỗi nguồn dữ liệu bổ sung.

Một thách thức đặc biệt lớn đối với việc duy trì dữ liệu chủ xảy ra khi có sự hợp nhất/mua lại. Mỗi tổ chức sẽ có dữ liệu chủ của riêng mình và cách hợp nhất hai bộ dữ liệu sẽ là một thách thức. Hãy xem các tệp khách hàng: Hai công ty có thể sẽ có các số nhận dạng duy nhất khác nhau cho mỗi khách hàng. Địa chỉ và số điện thoại có thể không khớp, thậm chí đối với Chứng minh thư 9 số và căn cước công dân 12 số được thay đổi trong những năm gần đây. Tất cả những điều này góp phần gây khó khăn trong việc tạo và duy trì trong một bộ dữ liệu chủ

Trọng tâm của hệ thống quản lý dữ liệu chủ là định nghĩa về dữ liệu chủ. Do đó, điều cần thiết là xác định ai chịu trách nhiệm xác định và thực thi định nghĩa. Do tầm quan trọng của dữ liệu chủ, nên chỉ định một người hoặc một nhóm chuyên trách. Ở mức tối thiểu, một người quản lý dữ liệu nên được xác định. Bên chịu trách nhiệm cũng có thể là một nhóm -- chẳng hạn như ủy ban quản trị dữ liệu hoặc hội đồng quản trị dữ liệu.