Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều cần có khả năng thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng khi quản lý hàng tồn kho của mình, bao gồm:
- Báo cáo về tình hình tài chính, sản lượng và doanh số bán hàng cùng với các chỉ số dữ liệu khác.
- Theo dõi hàng tồn kho trên nhiều kênh phân phối.
- Duy trì sản phẩm trong kho mà không ràng buộc tiền mặt vào số lượng lớn hàng tồn kho.
- Dự báo nhu cầu trong tương lai để lập ngân sách phù hợp và tránh tồn kho quá mức.
Để thực hiện các nhiệm vụ này, doanh nghiệp cần dữ liệu chính xác, kịp thời. Để có được điều này, hầu hết các doanh nghiệp sẽ dựa vào báo cáo hàng tồn kho.
Với hệ thống quản lý hàng tồn kho phù hợp, doanh nghiệp có thể tạo các báo cáo hàng tồn kho không chỉ để tóm lược và theo dõi thông tin quan trọng về hàng tồn kho mà còn trình bày thông tin đó dưới định dạng dễ hiểu. Bằng cách nghiên cứu báo cáo hàng tồn kho, các thương hiệu có thể thu thập những thông tin mới mà họ có thể sử dụng để cải thiện hoạt động và quản lý hàng tồn kho của mình.
Trong bài viết dưới đây, Tân Hưng Hà sẽ chia sẻ sâu hơn về khái niệm báo cáo hàng tồn kho, nó được sử dụng để làm gì, cách viết một báo cáo hàng tồn kho,...
Báo cáo hàng tồn kho là gì?
Báo cáo hàng tồn kho là bản tóm tắt số lượng hàng tồn kho mà doanh nghiệp có tại một thời điểm cụ thể. Báo cáo hàng tồn kho là một tài liệu vật lý hoặc điện tử với các số đại diện cho sản phẩm bạn có thể bán ngay lập tức, hàng tồn kho đang đặt hàng hoặc hàng tồn kho cần cho nhu cầu nội bộ của doanh nghiệp.
Một bản báo cáo hàng tồn kho chuẩn chứa thông tin cập nhật với mức độ chi tiết cao và sử dụng hình ảnh minh họa để làm rõ rằng bạn có bao nhiêu sản phẩm cụ thể trong kho. Báo cáo hàng tồn kho giúp bạn tránh đặt hàng quá mức hàng tồn kho hoặc hết hàng khi khách hàng mua sản phẩm của bạn trực tuyến.
Báo cáo hàng tồn kho hữu ích và cần thiết theo nhiều cách khác nhau.
Báo cáo hàng tồn kho được sử dụng để làm gì?
Báo cáo hàng tồn kho giúp bạn vận hành doanh nghiệp một cách liên tục mà không bị gián đoạn hoặc gây thiệt hại tài chính. Chúng có thể giúp bạn cắt giảm chi phí và giảm rủi ro hết hàng. Mặc dù báo cáo hàng tồn kho dường như là mất thêm thời gian hoặc công việc giấy tờ nhưng chúng có thể tiết kiệm rất nhiều tiền và công sức không cần thiết.
Quản lý hàng tồn kho và dự báo nhu cầu
Một trong những công dụng lớn nhất của báo cáo hàng tồn kho là quản lý hàng tồn kho và lập kế hoạch cách thức và thời điểm bạn sẽ bổ sung hàng tồn kho.
Bạn cần phải biết mình có gì để đảm bảo rằng bạn không hết hàng trước khi đơn đặt hàng của khách hàng được xử lý. Đặt hàng quá muộn dẫn đến thiếu hàng và mất doanh số bán hàng. Đặt hàng quá sớm buộc bạn phải ràng buộc tiền mặt, gia tăng nguy cơ hàng tồn bị hỏng và cần thêm không gian để lưu trữ.
Báo cáo hàng tồn kho chính xác cho bạn biết chính xác khi mức hàng tồn kho đạt đến điểm đặt hàng lại để bạn có thể bổ sung hàng tồn kho đúng lúc và giúp bạn dự đoán bạn sẽ cần bao nhiêu hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu dựa trên dữ liệu đơn hàng trước đây.
Theo dõi hàng tồn kho (trong kho hàng)
Nếu bạn có một lượng lớn hàng tồn kho và số lượng đơn hàng lớn, bạn cần theo dõi vị trí hàng tồn kho của mình trong kho (hoặc các kho) bạn sử dụng để xử lý đơn hàng. Báo cáo hàng tồn kho theo dõi SKU theo vị trí lưu trữ hàng tồn kho và giữ mọi thứ được tổ chức có thể giúp bạn làm việc dễ dàng hơn bằng cách tránh việc di chuyển không cần thiết, xử lý sản phẩm hai lần và thậm chí là thất lạc hàng tồn kho.
Nó cũng có thể giúp bạn:
- Theo dõi các mặt hàng được đặt hàng trong một khoảng thời gian cụ thể.
- Nếu bạn đặt hàng từ nhiều nhà cung cấp.
- Xác định các sản phẩm bị ảnh hưởng trong trường hợp thu hồi.
- Nếu bạn cần trả lại hàng hóa bị hư hỏng.
Nếu hàng tồn kho của bạn là hàng dễ hư hỏng hoặc giá thành thường xuyên thay đổi, bạn có thể cần theo dõi vị trí để tuân thủ các quy tắc hàng tồn kho FIFO (nhập trước xuất trước) hoặc LIFO (nhập sau xuất trước).
Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn bán khoai tây chiên. Lô túi đầu tiên bạn tạo ra sẽ hết hạn trong 3 tháng, trong khi lô thứ hai bạn tạo ra sau đó sẽ hết hạn trong 6 tháng. Theo FIFO, doanh nghiệp của bạn sẽ bán hết lô khoai tây chiên đầu tiên trước khi chuyển sang lô thứ hai. Theo LIFO, doanh nghiệp của bạn sẽ ưu tiên bán hết lô thứ hai, lô được tạo ra gần đây hơn.
Trong trường hợp này, báo cáo hàng tồn kho theo dõi SKU nào thuộc về lô nào, ngày hết hạn của mỗi lô và túi nào được bán trước sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tuân theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho nhất quán và tránh nhầm lẫn vào cuối kỳ kế toán.
Phân loại hàng tồn kho
Tùy thuộc vào ngành của bạn, có thể có nhiều cách để phân loại hàng tồn kho của bạn. Khi nhìn vào một núi thùng các tông, rất khó để biết được chúng là gì.
Một bản báo cáo hàng tồn kho liệt kê các mặt hàng trong từng danh mục được cập nhật theo thời gian thực cho phép bạn theo dõi hàng tồn kho khi nó di chuyển trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Ví dụ, các nhà sản xuất thường cần theo dõi hàng tồn kho dưới dạng nguyên liệu hoặc hàng tồn trong quá trình sản xuất, hàng đang sản xuất hoặc hàng tồn kho sẵn sàng để bán. Giá trị hàng tồn kho của từng danh mục là một phần cần thiết của việc theo dõi chi phí hàng tồn kho đã bán để tính thuế và hạch toán hàng tồn kho.
Khi hàng tồn kho đã ở trong trung tâm xử lý đơn hàng, bạn sẽ muốn theo dõi từng sản phẩm như hàng tồn kho đã nhận, hàng tồn kho đã lưu trữ, hàng tồn kho đã được chọn cho đơn đặt hàng, hàng tồn kho đã đóng gói trong hộp và hàng tồn kho được vận chuyển đến cho khách hàng. Báo cáo hàng tồn kho phân loại từng đơn vị hàng tồn kho và ghi lại bất cứ khi nào một đơn vị thay đổi danh mục. Đây là yếu tố quan trọng để tránh sự nhầm lẫn và thất lạc hàng tồn kho.
4 loại báo cáo hàng tồn kho
Không phải tất cả các báo cáo hàng tồn kho đều giống nhau hoặc báo cáo về cùng một dữ liệu. Trên thực tế, các doanh nghiệp thường dựa vào nhiều loại báo cáo hàng tồn kho khác nhau để có được tất cả thông tin họ cần.
Dưới đây là một số báo cáo hàng tồn kho mà thương hiệu của bạn có thể thấy hữu ích.
1. Báo cáo giá trị hàng tồn kho
Điều quan trọng là phải biết bạn có bao nhiêu vốn được đầu tư vào hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào. Báo cáo giá trị hàng tồn kho theo dõi tổng giá trị hàng tồn kho hiện tại của bạn, để bạn có thể hiểu và quản lý dòng tiền của mình một cách chính xác và để bạn không bị ràng buộc quá nhiều vốn vào hàng tồn kho.
Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn, báo cáo giá trị hàng tồn kho cũng có thể hiển thị cho bạn tổng giá trị hàng tồn kho trong từng kho hoặc trung tâm xử lý đơn hàng mà bạn sử dụng. Thông tin này có thể giúp bạn cân bằng hàng tồn kho của mình trên các địa điểm khác nhau và tránh bạn giữ quá nhiều hàng tồn kho ở một địa điểm (nơi nó có thể dễ bị mất mát hoặc hư hỏng trong trường hợp thảm họa xảy ra bất ngờ).
2. Báo cáo hiệu suất hàng tồn kho
Một trong những báo cáo linh hoạt nhất là báo cáo hiệu suất hàng tồn kho. Loại báo cáo này cung cấp cho bạn tổng quan về cách các sản phẩm của bạn đã bán trong một khoảng thời gian nhất định. Bằng cách theo dõi tốc độ SKU và vòng quay hàng tồn kho, nó cho thấy những sản phẩm bán chạy nhất của bạn cũng như những sản phẩm bán chậm hơn, ngoài ra còn có tốc độ tăng trưởng hàng năm của thương hiệu.
Với những thông tin này, bạn có thể tối ưu hóa cơ cấu hàng tồn kho của mình để tập trung vào các SKU phổ biến và chuyển hàng tồn kho cũ, ít phổ biến ra khỏi kho trước khi nó trở thành hàng tồn kho chết.
3. Báo cáo dự báo hàng tồn kho
Báo cáo dự báo hàng tồn kho sử dụng dữ liệu đơn hàng lịch sử để xác định các mô hình mẫu trong doanh số bán hàng theo thời gian. Các mô hình này có thể theo mùa (đặc biệt là xung quanh các ngày lễ), địa lý (thay đổi tùy theo khu vực) hoặc thậm chí do các xu hướng phổ biến thay đổi hàng năm.
Dựa trên các mẫu này, báo cáo dự báo tính toán lượng sản phẩm mà doanh nghiệp của bạn cần mua để đáp ứng mức cầu dự kiến cho giai đoạn tiếp theo.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn bán đèn trang trí. Dựa trên lịch sử bán hàng và hiệu suất SKU trong ba năm qua, báo cáo dự báo hàng tồn kho có thể chỉ ra rằng sản phẩm đèn màu đỏ và màu xanh của bạn đã bán được 500 chiếc trong quý 4 - tăng so với doanh số thường xuyên có thể là do kỳ nghỉ Giáng sinh.
Dựa trên thông tin đó, báo cáo dự báo hàng tồn kho của bạn sẽ đề xuất rằng bạn nên mua ít nhất 500 đơn vị của SKU đó, để bạn không bị hết hàng khi doanh số bán hàng tăng cao.
4. Báo cáo xu hướng hoàn tất đơn hàng và vận chuyển (Fulfillment & Shipping)
Báo cáo hoàn tất đơn hàng và vận chuyển (Fulfillment & Shipping) cung cấp dữ liệu quan trọng về những gì xảy ra với hàng tồn kho sau khi được mua và hành trình đến tay khách hàng ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn như thế nào.
Báo cáo hoàn tất đơn hàng (Fulfillment report) có thể hiển thị chi phí lưu trữ hoặc chi phí để giữ hàng tồn kho trên kệ trước khi được lấy và đóng gói.
Báo cáo hoàn tất đơn hàng cũng sẽ phác thảo chi phí hoàn tất trung bình của bạn (chi phí trung bình để thương hiệu của bạn lấy và đóng gói một đơn hàng) và tốc độ hoàn tất trung bình.
Báo cáo vận chuyển (Shipping report) cần chi tiết thời gian và chi phí vận chuyển trung bình. Một số báo cáo nâng cao hơn thậm chí có thể đi sâu vào việc phân phối hàng tồn kho của bạn và cách phân phối đó tác động đến cả hai chỉ số này như thế nào.
Hướng dẫn cách viết báo cáo hàng tồn kho
Bạn có thể tạo báo cáo hàng tồn kho cơ bản trong Excel hoặc Google Sheets để theo dõi hàng tồn kho. Tuy nhiên, điều này không cho phép cập nhật tự động và chỉ đại diện cho một thời điểm nhất định. Phương pháp tốt nhất để báo cáo hàng tồn kho là kết nối các hệ thống sử dụng dữ liệu chuỗi cung ứng và đơn hàng khách hàng của bạn (thông tin chi tiết hơn bên dưới).
Dưới đây là các bước để tạo báo cáo hàng tồn kho cơ bản yêu cầu cập nhật thủ công:
-
Tạo một cột cho các mặt hàng hàng tồn kho
Tương tự như mẫu bảng tính hàng tồn kho, hãy tạo danh sách các mặt hàng trong hàng tồn kho của bạn bằng cách sử dụng một cột dọc. Điều này nên được thực hiện ở cấp SKU (ví dụ: nếu bạn có một chiếc áo sơ mi màu đỏ với bốn kích thước, bạn sẽ liệt kê từng kích thước với tổng cộng bốn mục, không phải một). Càng nhiều SKU, việc này càng khó và tốn thời gian.
-
Tạo một cột cho mô tả
Mô tả các mặt hàng trong một cột khác. Nếu bạn có nhiều màu sắc, kích thước,..., bạn có thể cung cấp thêm ngữ cảnh hoặc chi tiết ở đây để xác nhận điều gì khiến nó trở thành sản phẩm độc đáo cho mục đích báo cáo và theo dõi hàng tồn kho.
-
Gán giá cho từng mặt hàng
Liệt kê giá của từng mặt hàng để bạn có thể nhanh chóng rút ra tổng giá trị hàng tồn kho của mình và giá trị của từng mặt hàng, dựa trên giá và số lượng. Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể cần theo dõi chi phí mua hoặc sản xuất riêng biệt với giá bán. Việc định giá hàng tồn kho cũng có thể giúp bạn tính toán chi phí lưu trữ hàng tồn kho.
-
Tạo một cột cho số lượng tồn kho còn lại
Tiếp theo, thêm một cột để theo dõi số lượng sản phẩm hiện có trong kho. Cột này sẽ được cập nhật với các đơn đặt hàng mua mới và đơn đặt hàng bán để đảm bảo số lượng là thực tế.
-
Chọn khung thời gian
Tần suất bạn chọn cập nhật báo cáo hàng tồn kho của mình sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của bạn. Doanh số bán hàng của bạn càng cao, bạn càng phải cập nhật thường xuyên vì số lượng của bạn có thể thay đổi nhanh chóng.
Tần suất cũng sẽ phụ thuộc vào lượng hàng tồn kho an toàn mà bạn có. Nếu bạn có một lượng hàng tồn kho giữa điểm đặt hàng lại và số không, bạn có thể cập nhật ít thường xuyên hơn. Chỉ cần nhớ rằng hàng tồn kho an toàn quá mức sẽ làm tăng chi phí của bạn.
Để tạo báo cáo hàng tồn kho tự động, bạn cần sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho (WMS). WMS sẽ theo dõi hàng tồn kho của bạn theo thời gian thực và cập nhật báo cáo của bạn khi cần thiết. Đây là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp có khối lượng bán hàng cao hoặc hàng tồn kho phức tạp.
Nếu bạn đã sẵn sàng tạo báo cáo của riêng mình để theo dõi hàng tồn kho, hãy bắt đầu với các mẫu báo cáo hàng tồn kho miễn phí của chúng tôi bên dưới:
Mẫu 1: Tải tại đây.
Mẫu 2: Tải tại đây.
Bạn có thể tùy chỉnh chúng để phù hợp với doanh nghiệp và sản phẩm độc đáo của mình.
Với một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả và báo cáo hàng tồn kho chính xác, bạn có thể hoàn thiện các khía cạnh quan trọng trong việc kinh doanh của mình và đảm bảo rằng bạn luôn nắm bắt được cơ hội và đối phó với mọi thách thức. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm:
CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP
CẨM NANG HƯỚNG DẪN VỀ AN TOÀN TRONG KHO HÀNG DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT
CÁCH TÍNH DIỆN TÍCH VÀ TỐI ƯU HÓA SỨC CHỨA KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP
CẨM NANG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT KHO HÀNG (WCS) CHO DOANH NGHIỆP
KIỂM TRA KHO HÀNG LÀ GÌ? 7 LOẠI HÌNH KIỂM TRA KHO HÀNG DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT
CHỈ SỐ KPI QUẢN LÝ KHO LÀ GÌ? 6 CHỈ SỐ KPI QUẢN LÝ KHO HÀNG DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT
ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO (WMS) CHO CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
TOP 5 MẪU FILE QUẢN LÝ KHO HÀNG BẰNG EXCEL HIỆU QUẢ VÀ MIỄN PHÍ
