Quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Dù bạn có kho hàng hiện đại nhất thế giới nhưng nếu nó không hoạt động hiệu quả thì cũng vô ích. Bạn sẽ gặp phải những vấn đề như: nhân viên làm việc kém hiệu quả, biên lợi thấp, chi phí hoạt động và logistic cao, lãnh đạo thiếu hiệu quả và mối quan hệ với khách hàng bị ảnh hưởng.
Hãy cùng Tân Hưng Hà tìm hiểu cách hoạt động của kho hàng ảnh hưởng đến quản lý chuỗi cung ứng và cách thiết lập doanh nghiệp của bạn để đạt được thành công.
Quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho hàng (Warehouse Management) đề cập đến quá trình thực hiện, theo dõi và tối ưu hóa các hoạt động trong kho hàng. Nói cách khác, quản lý kho hàng liên quan đến việc giám sát mọi hoạt động diễn ra trong kho hàng của một doanh nghiệp, bao gồm việc tiếp nhận và lưu trữ hàng tồn kho, xử lý đơn hàng và giao hàng.
Hệ thống quản lý kho hàng là gì?
Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System - WMS) là phần mềm được thiết kế để tối ưu hóa quy trình hoạt động trong kho hàng. Bằng cách triển khai WMS, bạn có thể theo dõi toàn bộ mức tồn kho và lưu trữ theo thời gian thực, năng suất nhân viên, dự báo nhu cầu và quy trình thực hiện đơn hàng trong kho hàng.
Hệ thống quản lý kho hàng rất quan trọng vì chúng loại bỏ các quy trình thủ công và dự đoán, thay vào đó tối ưu hóa các quy trình để tiết kiệm thời gian và cung cấp một cái nhìn chính xác hơn về những gì đang diễn ra trong kho hàng mà không cần thực hiện kiểm kê kho liên tục.
Thông tin này giúp các nhà quản lý kho hàng xác định các lĩnh vực cần cải thiện và theo dõi tiến độ để thúc đẩy việc tối ưu hóa trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ khi hàng tồn kho đến khi nó được gửi đến điểm đến tiếp theo.
Phần mềm quản lý kho hàng cung cấp các công cụ để thúc đẩy cải thiện chiến lược tổng thể cũng như các công cụ để theo dõi hoạt động hàng ngày. Những gì một nhóm quản lý nhìn thấy trong hệ thống quản lý kho hàng sẽ khác với những gì người nhặt hàng hoặc đóng gói dựa vào hệ thống để biết phải nhặt hoặc đóng gói gì tiếp theo bên trong nhà kho.
Mỗi hệ thống quản lý kho hàng (WMS) có thể có chức năng triển khai khác nhau tùy thuộc vào mô hình doanh nghiệp đang áp dụng (ví dụ: nhu cầu của các nhà bán hàng thương mại điện tử trực tuyến sẽ khác với nhu cầu của các chuỗi cửa hàng truyền thống lớn).
>>> Xem thêm: TOP 6 PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO HÀNG PHỔ BIẾN CHO DOANH NGHIỆP
8 Quy trình cơ bản trong quản lý Kho hàng
Để quản lý kho hàng hiệu quả, các doanh nghiệp thương mại điện tử cần nắm rõ các chức năng, hoạt động và quy trình mà mình đang quản lý. Dưới đây là 8 quy trình quản lý kho hàng phổ biến nhất:
1. Nhận hàng
Bước đầu tiên trong quá trình quản lý kho hàng là nhận hàng từ nhà cung cấp. Nhân viên kho sẽ kiểm tra số lượng và tình trạng hàng hóa trước khi đưa vào kho lưu trữ.
2. Sắp xếp hàng hóa
Sau khi nhận hàng, nhân viên kho sẽ sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí lưu trữ. Vị trí lưu trữ hàng hóa được xác định dựa trên nhiều yếu tố như loại hàng hóa, kích thước, trọng lượng, số lượng, ...
3. Lưu trữ hàng tồn kho
Hàng hóa sẽ được lưu trữ trong kho cho đến khi có đơn đặt hàng của khách hàng. Kho hàng cần được được tổ chức và ngăn nắp để nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng.
Các doanh nghiệp thương mại điện tử thường sẽ lưu trữ hàng tồn kho trên kệ kho trong các pallet hoặc thùng, để mỗi SKU có một vị trí riêng.
4. Lấy hàng
Khi có đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên kho sẽ lấy hàng từ vị trí lưu trữ và đưa đến khu vực đóng gói.
5. Đóng gói
Sau khi lấy hàng, nhân viên kho sẽ đóng gói hàng hóa vào thùng carton hoặc túi đóng gói. Thùng carton hoặc túi đóng gói cần được dán nhãn đầy đủ thông tin của khách hàng và đơn hàng.
6. Giao hàng
Sau khi đóng gói hàng hóa, nhân viên kho sẽ chuyển hàng cho đơn vị vận chuyển để giao đến tay khách hàng.
Khi đơn đặt hàng được gửi đi, hệ thống quản lý kho hàng của doanh nghiệp sẽ tự động gửi thông tin theo dõi đơn đặt hàng thương mại điện tử trở lại cửa hàng của doanh nghiệp để khách hàng có thể theo dõi lịch trình đơn hàng của họ.
7. Sắp xếp hàng tồn kho
Sắp xếp kho là quá trình sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học để tối ưu hóa không gian và hiệu quả hoạt động.
8. Báo cáo
Hệ thống quản lý kho hàng WMS sẽ cung cấp các báo cáo về hoạt động vận hành kho và hàng tồn kho để giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất hoạt động và đưa ra các quyết định cải thiện. Các báo cáo này bao gồm độ chính xác trong việc đáp ứng đơn hàng (tổng số lỗi lấy hàng, lỗi đóng gói,...), tổng số đơn hàng đáp ứng theo giờ để đo lường hiệu suất của nhân viên, đơn hàng được gửi đúng thời gian,...
Ngoài 8 quy trình quản lý kho hàng chính trên, doanh nghiệp thương mại điện tử cũng cần quan tâm đến các vấn đề khác như an toàn kho hàng, bảo mật thông tin khách hàng,...
Bí quyết giúp quản lý kho hàng hiệu quả
Dưới đây là một số chiến lược mà doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng để làm cho việc quản lý kho hàng dễ dàng hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn về mặt chi phí.
1. Tự động hóa công việc
Các hệ thống tự động hóa trong kho hàng được thiết kế để giải phóng cho công nhân khỏi các công việc đơn giản, lặp đi lặp lại. Bằng cách tự động hóa các hoạt động như xử lý đơn hàng, truy xuất hoặc thậm chí một số khía cạnh của việc lấy hàng, bạn có thể tăng tốc việc đáp ứng đơn hàng và cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ thực sự cần sự chú ý của con người.
Bạn thậm chí có thể thấy độ chính xác trong hoạt động của mình được cải thiện, vì công nghệ tự động hóa giúp giảm thiểu lỗi của con người.
2. Đảm bảo rằng an toàn là ưu tiên hàng đầu
Những kho hàng hiệu quả và thành công nhất là những kho hàng an toàn. Các tiêu chuẩn an toàn trong kho hàng không chỉ bảo vệ nhân viên của bạn (đây là ưu tiên hàng đầu) mà còn giúp doanh nghiệp của bạn tránh được các tai nạn tốn kém chi phí làm chậm quá trình chuỗi cung ứng.
Như một phần của danh sách kiểm tra an toàn trong kho của bạn, hãy đảm bảo đặt ra các tiêu chuẩn cụ thể cho mỗi kho hàng, đào tạo nhân viên một cách kỹ lưỡng và kiểm tra định kỳ các khu vực, thiết bị và bố trí của mỗi kho hàng để phát hiện các nguy cơ tiềm ẩn.
3. Thực hiện các cuộc kiểm tra khác nhau
Bạn không thể tối ưu hóa kho hàng của mình mà không biết những gì đang xảy ra bên trong nó. Các cuộc kiểm tra kho hàng thường xuyên về độ sạch sẽ, an toàn, bảo vệ hàng tồn kho, tình trạng thiết bị và hiệu suất công nghệ là cần thiết để xác định cơ hội để cải thiện.
Mặc dù các loại kiểm tra kho hàng này có thể tốn thời gian, nhưng chúng là chìa khóa để duy trì quy trình làm việc tốt và chất lượng sản phẩm.
4. Triển khai hệ thống kiểm soát kho hàng (WCS)
Để duy trì luồng vận chuyển vật lý của hàng tồn kho thông qua thiết bị xử lý vật liệu, hãy cân nhắc tích hợp hệ thống kiểm soát kho hàng (Warehouse Control System - WCS) với hệ thống quản lý kho hàng (WMS) của bạn.
Mặc dù hai hệ thống này tương tự nhau nhưng hệ thống kiểm soát kho hàng theo dõi cụ thể việc di chuyển hàng tồn kho trong kho. WCS đảm bảo rằng thiết bị xử lý vật liệu và tự động hóa (chẳng hạn như băng tải, máy phân loại, băng chuyền và cân) hoạt động chính xác và đang đưa hàng tồn kho đến đúng vị trí trong kho.
Lớp quản lý bổ sung này có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc hợp lý hóa việc di chuyển hàng tồn kho và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực đối với các hoạt động của bạn.
5. Đánh giá các chỉ số KPI có ý nghĩa
Bằng cách theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (Key Performance Indicators - KPI) phù hợp, bạn có thể có thêm hiểu biết về hiệu suất hoạt động của mình cũng như cách tối ưu hóa chúng để nâng cao hiệu quả và chi phí.
Một số chỉ số nhất định có thể có giá trị đối với doanh nghiệp hơn một số khác, tùy thuộc vào sản phẩm, kênh và các yếu tố khác của bạn. Tuy nhiên, theo dõi một loạt các chỉ số KPI về hàng tồn kho, nhận hàng, cất giữ, lấy hàng và an toàn (trong số những chỉ số khác) là một cách tốt để có cái nhìn tổng thể về điều gì trong kho hàng của bạn đang hoạt động và điều gì không.
6. Giao việc cho một đối tác logistics bên ngoài (3PL)
Cho dù bạn đã quen thuộc với các khía cạnh của việc quản lý kho hàng hay mới bắt đầu, việc nhận được sự trợ giúp từ một chuyên gia gần như luôn luôn giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.
Khi bạn thuê ngoài một đối tác logistics bên thứ ba (Third-party Logistics Partner - 3PL), bạn có thể tận dụng công nghệ và cơ sở hạ tầng của họ để vận hành các hoạt động kho hàng của mình trơn tru và hiệu quả hơn so với việc bạn tự thực hiện.
Trên đây là một số nội dung cần thiết về việc quản lý kho hàng cho doanh nghiệp thương mại điện tử. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn quản lý kho hàng hiệu quả và nâng cao lợi thế cạnh tranh. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm:
TOP 5 LÝ DO ĐỂ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ RFID TRONG QUẢN LÝ KHO HÀNG
XE TỰ HÀNH AGV - GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ 4.0 TRONG QUẢN LÝ KHO HÀNG THÔNG MINH
CẨM NANG VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG THEO CHUẨN ISO DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
TOP 5 MẪU FILE QUẢN LÝ KHO HÀNG BẰNG EXCEL HIỆU QUẢ VÀ MIỄN PHÍ
MÃ VẠCH: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO HÀNG VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP 4.0
