Để tránh các sai lầm trong việc quản lý hàng tồn kho cũng như đảm bảo tính hiệu quả và độ chính xác trong quá trình logistics đầu vào và đầu ra, hãy cân nhắc vấn đề đầu tư vào quá trình nhập hàng hóa lưu kho. Bằng cách di chuyển hàng tồn kho một cách thông minh đến vị trí kho hàng tối ưu sẽ giúp việc quản lý kho hàng của doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Trong bài viết này, hãy cùng Tân Hưng Hà tìm hiểu về khái niệm nhập hàng hóa lưu kho, các chiến lược nhập hàng khác nhau và lợi ích của chúng trong việc quản lý hàng tồn trong kho.

Nhập hàng hóa lưu kho là gì?

Nhập hàng hóa lưu kho (Warehouse putaway) là một khía cạnh quan trọng của việc quản lý kho, bao gồm một số quy trình bắt đầu từ việc nhận hàng trong kho và kết thúc bằng việc đảm bảo rằng hàng tồn kho được lưu trữ ở các vị trí đúng trong kho. Tuy nhiên, nó không chỉ đơn giản là di chuyển hàng tồn kho từ điểm A đến điểm B.

Với một hệ thống nhập hàng hóa lưu kho chiến lược, việc lưu trữ hàng tồn kho trở nên hiệu quả và đơn giản hơn rất nhiều mà không đặt nhầm bất kỳ SKU nào. Quy trình này cũng cải thiện sự tinh gọn của kho hàng và giúp người chọn/lấy hàng dễ dàng tìm thấy SKU phù hợp nhanh chóng.

Phân loại cách nhập hàng hóa lưu kho

Mặc dù có vẻ như là một quy trình đơn giản nhưng việc nhập hàng hóa lưu kho (từ bến cảng đến kho) cần được cân nhắc kỹ lưỡng vì đây là một khía cạnh quan trọng của việc quản lý kho hàng.

Tùy thuộc vào loại hình, khối lượng và loại hàng tồn kho thực tế cùng với các đặc điểm độc đáo khác của doanh nghiệp, có ba loại hình nhập hàng hóa lưu kho phổ biến sau:

Nhập hàng hóa lưu kho linh hoạt (Dynamic putaway)

Bạn có một sự kết hợp sản phẩm đồng nhất? Chúng có kích thước, trọng lượng và các đặc điểm vật lý tương tự nhau không? Sau đó, hãy chọn cách nhập hàng hóa lưu kho linh hoạt để làm cho việc lấy và lưu trữ hàng hóa dễ dàng hơn. Quy trình này liên quan đến việc đưa ra quyết định theo thời gian thực về nơi lưu trữ hàng tồn kho đang nhập trong khi ưu tiên quản lý nhu cầu.

Khi hàng hóa nhập vào kho, dựa vào lượng tiêu thụ của chúng, chúng cần được lưu trữ tại các vị trí thuận tiện nhất để lấy nhanh chóng.

Mặt khác, vì hàng hóa mỗi lần được lưu trữ ở một vị trí khác nhau nên việc theo dõi chúng trở nên khó khăn hơn nếu không có hệ thống ERP được hỗ trợ bởi công nghệ mạnh mẽ như phần mềm quản lý kho (WMS).

Nhập hàng hóa lưu kho trực tiếp (Direct putaway)

Ngay sau khi hàng hóa đến kho của doanh nghiệp, với quy trình nhập hàng hóa lưu kho trực tiếp, mục tiêu là chuẩn bị nó cho việc giao/nâng chuyển đến vị trí cuối cùng của nó trong kho mà không phải mất thời gian ở các vị trí lưu trữ tạm thời. Điều này giúp giảm thiểu sự di chuyển và xử lý không cần thiết của hàng hóa.

Tại đây, cũng cần phải sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS) theo thời gian thực để giúp xác định các sản phẩm cần được sắp xếp và điểm đến của chúng.

*Lưu ý: Thủ tục logistics của quá trình giao hàng trực tiếp (cross docking) hoàn toàn tránh được việc sắp xếp hàng và các quy trình lấy hàng trong kho. Hàng hóa được nhận và ngay lập tức chuyển đến các xe tải để vận chuyển đi.

Nhập hàng hóa lưu kho theo vị trí cố định (Fixed-location putaway)

Quy trình này lý tưởng cho các nhà bán lẻ có nhiều loại hàng hóa khác nhau cần được lưu trữ trong kho và muốn chúng được lấy hàng dễ dàng.

Mỗi loại hàng hóa được phân bổ một không gian kho hàng cụ thể phù hợp với việc lưu trữ chúng.

Ví dụ, thực phẩm đông lạnh sẽ luôn được lưu trữ trong khu vực lưu trữ có kiểm soát nhiệt độ. Và hàng hóa nặng hơn sẽ được đặt ở các giá đỡ kho thấp hơn, trong khi hàng hóa nhẹ hơn có thể được lưu trữ trên các kệ cao hơn.

Lợi ích của quy trình nhập hàng hóa lưu kho

Khi thực hiện đúng cách, quá trình nhập hàng hóa lưu kho sẽ giúp bạn cải thiện nhiều khía cạnh của quản lý SKU, từ việc theo dõi hàng tồn kho đến lưu trữ và việc lấy hàng. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về các lợi ích khác nhau của quá trình nhập hàng hóa lưu kho.

• Giảm nguy cơ thất lạc hoặc đặt nhầm vị trí hàng hóa

Nếu bạn có quy trình nghiêm ngặt để nhập hàng tồn kho được bổ sung, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát vị trí của từng SKU. Việc biết vị trí hàng tồn kho không chỉ cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho mà còn giúp bạn tránh trường hợp các SKU bị đặt sai vị trí hoặc bị mất trộm.

Vì quy trình nhập hàng hóa lưu kho khuyến khích nhân viên kho kiểm kê từng SKU nên bạn cũng có thể theo dõi nguồn gốc của bất kỳ sai lệch hàng tồn kho nào.

• Có thể tăng tốc quá trình lấy hàng

Nếu các mặt hàng bán chạy nhất của bạn được lưu trữ ở những vị trí thuận tiện cho người lấy hàng, điều này sẽ giúp tăng tốc quá trình lấy hàng. Nó cũng giúp biết chính xác vị trí của từng SKU. Việc biết chính xác vị trí của từng SKU cũng giúp rút ngắn thời gian chu kỳ đặt hàng và giao hàng nhanh hơn, sự hài lòng của khách hàng cũng được đảm bảo hơn.

• Sử dụng hiệu quả không gian lưu trữ

Bạn có liên tục gặp khó khăn về không gian lưu trữ không? Một chiến lược nhập hàng hóa lưu kho có tổ chức sẽ giúp bạn quyết định cách tốt nhất để sử dụng thiết lập kho hàng của bạn giúp tiết kiệm không gian và giảm chi phí lưu trữ hàng tồn kho. Nó cũng giúp bạn duy trì một kho hàng sạch sẽ và ngăn nắp.

Nhập hàng hóa lưu kho và xác định vị trí cố định cũng tăng cường sự an toàn trong kho hàng và tính nguyên vẹn của hàng tồn kho bằng cách đảm bảo rằng hàng hóa được lưu trữ tại các vị trí phù hợp.

Lưu ý trong quy trình nhập hàng hóa lưu kho

Nếu bạn chưa có quy trình nhập hàng hóa lưu kho thì đây là lúc bạn nên đưa nó vào chiến lược quản lý hàng tồn kho của mình. Dưới đây là một số lưu ý sẽ giúp bạn cải thiện hiệu quả tổng thể hoạt động trong kho hàng.

• Lập kế hoạch

Trong kho hàng có rất nhiều hoạt động diễn ra hàng ngày. Ngay khi hàng hóa được bổ sung, chúng cần được cất giữ nhanh chóng để hỗ trợ quá trình xử lý đơn hàng của khách hàng một cách trơn tru.

Các hướng dẫn và lịch trình rõ ràng cần được chia sẻ với mọi nhân viên về quy trình nhập hàng hóa lưu kho để tránh tắc nghẽn, giao hàng bị trì hoãn hoặc sử dụng công suất kho hàng không hiệu quả.

• Theo dõi tất cả các mặt hàng

Việc mong đợi nhân viên kho hàng theo dõi vị trí của từng SKU bằng cách thủ công là điều không hợp lý. Đây là lý do tại sao bạn cần có máy quét hàng tồn kho (PDA) và công nghệ kho kỹ thuật số hỗ trợ theo dõi SKU.

Khi hàng tồn kho được nhận, quét mã vạch và sắp xếp, bạn sẽ nhận được cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực về số lượng, tình trạng và vị trí của SKU. Điều này giúp việc tìm kiếm và gửi đi các mặt hàng phù hợp trở nên dễ dàng và nhanh chóng, bất cứ khi nào khách hàng đặt hàng.

• Giảm thời gian di chuyển

Giảm thiểu khoảng cách từ điểm nhận hàng đến vị trí lưu trữ cuối cùng trong kho sẽ giúp tối ưu hóa quy trình sắp xếp hàng hóa. Vì vậy, mỗi khi hàng hóa mới được nhận, nó sẽ đến kho của bạn một cách nhanh chóng và điều này cũng có nghĩa là chúng đã sẵn sàng để cho việc lấy hàng đi ngay lập tức.

Ngoài ba lưu ý nói trên, đây là một số mẹo bổ sung mà bạn có thể áp dụng để cải thiện nhập hàng hóa lưu kho của mình:

• Sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS): hệ thống WMS có thể giúp bạn tự động hóa nhiều khía cạnh của việc sắp xếp hàng hóa trong kho chẳng hạn như chỉ định vị trí cho hàng tồn kho mới, theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực và tạo báo cáo.
• Phân loại hàng tồn kho: Việc phân loại hàng tồn kho theo kích thước, trọng lượng, loại sản phẩm hoặc các đặc điểm khác có thể giúp bạn cất giữ hàng tồn kho hiệu quả hơn.
• Đào tạo nhân viên: Nhân viên kho của bạn cần được đào tạo về quy trình nhập hàng hóa lưu kho và các thông lệ tốt nhất để đảm bảo rằng hàng tồn kho được lưu trữ chính xác và hiệu quả.
• Theo dõi hiệu suất: Theo dõi thời gian và tài nguyên được sử dụng cho việc nhập hàng hóa lưu kho để xác định các lĩnh vực có thể cải thiện.

Nhìn chung, quy trình nhập hàng hóa lưu kho có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bao gồm giảm thiểu nguy cơ mất hoặc thất lạc hàng hóa, tăng tốc quá trình lấy hàng, sử dụng hiệu quả không gian lưu trữ và cải thiện an toàn kho hàng.

>>> Xem thêm:

CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG THEO CHUẨN ISO DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

CÁCH TÍNH DIỆN TÍCH VÀ TỐI ƯU HÓA SỨC CHỨA KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT KHO HÀNG (WCS) CHO DOANH NGHIỆP

KIỂM TRA KHO HÀNG LÀ GÌ? 7 LOẠI HÌNH KIỂM TRA KHO HÀNG DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT

CHỈ SỐ KPI QUẢN LÝ KHO LÀ GÌ? 6 CHỈ SỐ KPI QUẢN LÝ KHO HÀNG DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO (WMS) CHO CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

TOP 5 MẪU FILE QUẢN LÝ KHO HÀNG BẰNG EXCEL HIỆU QUẢ VÀ MIỄN PHÍ