Bạn đang tìm cách quản lý kho hàng? Dưới đây là một số câu hỏi bạn cần cân nhắc:

• Tôi sẽ làm gì để giữ an toàn cho nhân viên của mình?
• Tôi sẽ đảm bảo an ninh hàng tồn kho của mình như thế nào?
• Làm thế nào tôi có thể tận dụng tối đa không gian để nâng cao năng suất?

Kiểm tra kho hàng là một thành phần của việc quản lý kho hàng nhằm mục đích bảo vệ nhân viên và hàng tồn kho của bạn, đồng thời cải thiện các quy trình nội bộ. Trong bài viết này, Tân Hưng Hà chia sẻ về lý do tại sao việc kiểm tra kho hàng là quan trọng và những loại kiểm tra nào nên thực hiện.

Kiểm tra kho hàng là gì?

Kiểm tra kho hàng, đôi khi được gọi là "kiểm toán kho hàng", bao gồm một danh sách các quy trình được ghi chép lại phải được tuân theo để đảm bảo an toàn cho nhân viên, an ninh hàng tồn kho và tối ưu hóa quy trình làm việc và thủ tục.

Các bộ phận khác nhau của kho hàng quan trọng cần theo dõi và ghi chép bao gồm:

• Bảo vệ và lưu trữ hàng tồn kho
• An toàn và sức khỏe của nhân viên
• Quy trình xử lý đơn hàng
• Vận hành và bảo dưỡng thiết bị
• Công nghệ và tự động hóa kho hàng

Tại sao việc kiểm tra kho hàng là cần thiết nhưng lại đầy thách thức?

Đảm bảo an toàn cho nhân viên và thiết lập các quy trình tốt hơn trong kho hàng của bạn có thể cải thiện đáng kể năng suất, tạo ra chuỗi cung ứng linh hoạt hơn trong khi vẫn giữ chi phí vận chuyển và logistics của bạn ở mức thấp.

Bằng cách xác định cơ hội cải thiện, việc kiểm tra kho hàng giúp đảm bảo bạn đang tuân theo các tiêu chuẩn về An toàn và sức khỏe nghề nghiệp Hoa Kỳ(Occupational Safety and Health Administration - OSHA) và bạn cùng đội ngũ của mình đã làm mọi thứ có thể để giảm thiểu rủi ro.

Kiểm tra kho hàng cũng có thể xác định những điểm không hiệu quả trong việc thiết lập kho hàng của bạn, để bạn có thể tìm ra những cách thiết lập chuỗi cung ứng hiệu quả hơn. Khi bạn tìm kiếm những cách để đảm bảo an toàn, bạn cũng có thể tìm thấy những cách để cải thiện quy trình làm việc.

Mặc dù cần thiết, việc kiểm tra kho hàng có thể đầy thách thức vì chúng đòi hỏi nhiều thời gian và sự chú ý đến chi tiết. Ngoài ra, còn có áp lực đảm bảo rằng mọi thứ đã được kiểm tra và kiểm soát để tránh tai nạn, tiền phạt của OSHA hoặc thậm chí là các vụ kiện tụng.

7 loại hình kiểm tra kho hàng doanh nghiệp cần thực hiện

1. Kiểm tra vệ sinh và vệ sinh kho hàng

Vào thời điểm đầu đại dịch, các nhà quản lý logistics đã triển khai quy trình vệ sinh nghiêm ngặt hơn để đảm bảo an toàn cho những người lao động bất kể thời gian. Tuy nhiên, nhiều năm sau đại dịch, các cuộc kiểm tra sức khỏe bên trong nhà kho vẫn là ưu tiên hàng đầu.

Các cuộc kiểm tra vệ sinh hàng ngày (hoặc thậm chí hàng giờ) là điều cần thiết để duy trì sức khỏe và sự an toàn của nhân viên trong khi giảm thiểu sự lây lan của vi rút. Cuộc kiểm tra sẽ kiểm tra xem các quy trình cụ thể có được tuân theo hay không, chẳng hạn như:

• Đăng tải các hướng dẫn để thực thi các thói quen vệ sinh cơ bản (ví dụ: rửa tay).
• Vệ sinh và khử trùng khu vực nghỉ ngơi hoặc nhà bếp nơi mọi người tập trung.
• Tuân thủ các quy định về việc khử trùng thiết bị.
• Đào tạo đúng cách về cách xử lý vật liệu nguy hiểm.
• Cung cấp thiết bị bảo vệ cá nhân (PPE) cho tất cả mọi người, bao gồm khẩu trang và găng tay.
• Lau sạch các vị trí làm việc trước và sau ca làm việc.
• Cung cấp đồ dùng vệ sinh định kỳ.
• Đảm bảo rằng phòng vệ sinh được làm sạch hàng ngày hoặc thậm chí nhiều hơn.

Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm tra hệ thống thông gió của kho hàng để đảm bảo rằng nó hoạt động tốt và không có bất kỳ chất gây ô nhiễm nào trong không khí. Bạn cũng nên kiểm tra nhiệt độ và độ ẩm trong kho để đảm bảo rằng chúng ở mức an toàn cho nhân viên và hàng hóa.

2. Kiểm tra lưu trữ và xử lý chất thải

Chất thải kho có được lưu trữ và xử lý một cách an toàn không?

Chất thải có thể gây nguy hiểm cho an toàn, đặc biệt là khi xử lý các chất dễ cháy, chất độc hại và dễ lây nhiễm, khí và chất ăn mòn. Nếu xử lý các vật phẩm dạng lỏng, hãy đảm bảo rằng chúng được đổ vào các thùng chứa thích hợp mà không có nguy cơ bị đổ.

Ở mức cơ bản nhất, các phương pháp lưu trữ và xử lý chất thải của bạn phải tuân thủ các tiêu chuẩn do Cơ quan Bảo vệ Môi trường Hoa Kỳ (EPA) đặt ra. EPA có các quy định cụ thể về cách lưu trữ và xử lý từng loại chất thải, vì vậy bạn nên tham khảo trang web của EPA để biết thêm thông tin.

3. Kiểm tra quy trình nhận hàng trong kho hàng

Quy trình nhận hàng trong kho của bạn cũng cần được kiểm tra thường xuyên để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu tình trạng hao hụt hàng tồn kho. Một phần của việc kiểm tra nhận hàng trong kho hàng bao gồm việc đào tạo nhân viên về cách kiểm tra kỹ lưỡng các chi tiết quan trọng của mỗi lô hàng:

• Số lượng giao hàng và đảm bảo rằng nó khớp với những gì được liệt kê trong đơn đặt hàng
• Tính toàn vẹn của các con dấu hải quan.
• Mã sản phẩm / SKU
• Đếm và kiểm tra hàng tồn kho có thể tốn thời gian. Để tránh mất hàng giờ ở trạm xếp dỡ, một số nhân viên kho đếm các thùng hoặc pallet thay vì các vật phẩm riêng lẻ hoặc chọn thực hiện các cuộc kiểm tra ngẫu nhiên định kỳ.

Công nghệ cũng có thể giúp cải thiện quy trình này đồng thời tiết kiệm thời gian. Ví dụ: hệ thống quét hàng tồn kho nhanh chóng kiểm tra những gì được giao hàng khớp với những gì đã đặt hàng, đảm bảo rằng các mặt hàng được lưu trữ ở đúng vị trí và cập nhật mức tồn kho theo thời gian thực.

Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm tra các thiết bị được sử dụng trong quy trình nhận hàng kho, chẳng hạn như xe nâng và máy quét mã vạch để đảm bảo rằng chúng được bảo trì tốt và hoạt động an toàn.

4. Kiểm tra khu bốc xếp

Ngoài việc kiểm tra quá trình nhận hàng trong kho hàng, bạn cũng cần kiểm tra khu vực bốc xếp.

Khu vực bốc xếp là một trong những khu vực nguy hiểm nhất của nhà kho vì xe tải liên tục ra vào. Trên thực tế, 25% tất cả các trường hợp thương tích trong kho được báo cáo xảy ra ở khu vực bốc xếp.

Đảm bảo rằng khu vực bốc xếp của bạn không có mảnh vụn hoặc các vật thể có thể làm che khuất tầm nhìn cho tài xế.

Dưới đây là những điều mà OSHA đề xuất nên kiểm tra:

• Lái xe nâng hàng chậm chạp trên cầu và các tấm cầu bốc xếp.
• Cố định các tấm cầu bốc xếp và đảm bảo rằng chúng có thể chịu được tải trọng.
• Tránh tiếp cận cạnh cầu bốc xếp và không bao giờ lùi xe nâng hàng vào mép cạnh cầu.
• Cung cấp cảnh báo hình ảnh gần cạnh cầu.
• Đảm bảo rằng các thang và cầu thang đáp ứng các quy định của OSHA.

5. Kiểm tra sản phẩm được quy định bởi FDA

Kiểm tra kho hàng đặc biệt quan trọng đối với các nhà bán lẻ bán các sản phẩm dễ hỏng hoặc các sản phẩm có thể gây ra vấn đề về an toàn nếu không được quản lý đúng cách (ví dụ: bất kỳ sản phẩm nào được tiêu thụ hoặc bôi trực tiếp lên da).

FDA kiểm tra và thực thi các quy định đối với các mặt hàng này, bao gồm cả việc các kho hàng lưu trữ chúng phải tuân thủ các quy định của FDA.

Dưới đây là một số ví dụ về loại sản phẩm được FDA kiểm soát:

• Thực phẩm và đồ uống
• Chất tẩy rửa gia dụng
• Một số thiết bị điện tử
• Vitamin và chất bổ sung
• Dụng cụ y tế
• Mỹ phẩm

Để được coi là "kho hàng được chứng nhận FDA", bạn phải đăng ký cơ sở của mình với FDA và vượt qua các cuộc kiểm tra để được phê duyệt. Để biết thêm thông tin cụ thể, hãy truy cập trang Đăng ký và Danh sách của FDA để biết thêm thông tin.

6. Kiểm tra hàng tồn kho

Với các cuộc kiểm tra hàng tồn kho, còn được gọi là kiểm kê, đôi khi hàng tồn kho có thể bị mất trong kho do trộm cắp nội bộ, sự không nhất quán về hồ sơ và sự lộn xộn, thiết kế kho hàng kém hoặc thậm chí là gian lận của nhà cung cấp.

Các cuộc kiểm tra và kiểm kê hàng tồn kho hàng quý có thể giúp bạn phát hiện tình trạng hao hụt hàng tồn kho và xác định cách ngăn ngừa nó.

Để cải thiện quá trình này, hãy đảm bảo bạn có hệ thống quản lý hàng tồn kho của mình để đếm hàng tồn kho chính xác. Với việc theo dõi hàng tồn kho đúng cách, bạn sẽ có thể theo dõi các sai sót và điều tra nguồn gốc của các vấn đề.

7. Kiểm tra môi trường làm việc

Nhân viên của bạn có bị tiếp xúc với điều kiện làm việc không an toàn hoặc không thoải mái không?

Trong các kho hàng có số lượng lớn hàng hóa, có thể không thể loại bỏ các yếu tố như tiếng ồn và rung động. Tuy nhiên, có những việc bạn có thể làm để tránh thương tích và tạo ra môi trường làm việc thoải mái hơn.

Ví dụ, đầu tư vào ánh sáng tốt có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Nhân viên có thể dễ dàng bị thương khi làm việc trong khu vực thiếu ánh sáng do tầm nhìn kém.

Các yếu tố môi trường khác có thể gây nguy hiểm bao gồm tiếng ồn lớn hoặc nhiệt độ phòng cực cao. Trong trường hợp đó, bạn có thể cung cấp cho nhân viên tai nghe chống ồn được phê chuẩn bởi OSHA và/hoặc thực hiện một quy định về trang phục để bảo vệ nhân viên khỏi nguy cơ trong điều kiện nhiệt độ rất cao hoặc rất thấp.

Bạn cũng có thể cấm tai nghe cá nhân, loa và các thiết bị khác vì chúng có thể ngăn nhân viên nghe thấy thông tin và âm thanh quan trọng ảnh hưởng đến sự an toàn.

Cơ sở hạ tầng của kho hàng cũng cần được kiểm tra thường xuyên, tốt nhất là hàng năm. Luôn kiểm tra tình trạng của cửa sổ, sàn, trần và cửa ra vào.

5 lưu ý khi thực hiện kiểm tra kho hàng

Khi thực hiện kiểm tra kho hàng, bạn cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo an toàn và hiệu quả. Dưới đây là năm điều quan trọng cần xem xét khi thực hiện một cuộc kiểm tra kho hàng quan trọng.

1. Sử dụng danh sách kiểm tra an toàn kho hàng

Vì có nhiều thứ cần kiểm tra trong kho hàng, một danh sách kiểm tra an toàn cập nhật là điều cần thiết.

Như một phần của quá trình đào tạo nhân viên của bạn, hãy tạo một danh sách kiểm tra an toàn kho hàng với mọi thứ cần được kiểm tra để đảm bảo an toàn. Có một danh sách kiểm tra an toàn kho hàng sẽ giúp bạn đảm bảo rằng bạn đang tiến hành cuộc kiểm tra một cách kỹ lưỡng và bạn không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào.

Ngoài ra, việc phân loại các khu vực khác nhau cần được kiểm tra về an toàn có thể hữu ích. Ví dụ, bạn có thể phân loại chúng theo:

• Độ sạch tổng thể của không gian
• An toàn thiết bị
• An toàn lưu trữ hàng tồn kho, bao gồm việc di chuyển các mặt hàng nặng
• An toàn tại cầu bốc xếp
• An toàn điện
• An toàn khẩn cấp

2. Kiểm tra quy trình lưu trữ

Luôn kiểm tra xem kho hàng của bạn có tuân theo các quy trình lưu trữ thích hợp cho các loại hàng tồn kho khác nhau hay không. Điều này bao gồm việc lưu trữ các vật liệu dễ cháy, dễ cháy và nguy hiểm trong môi trường phù hợp để giảm thiểu nguy hiểm.

Cho dù là sản phẩm hóa học hay sinh học, hãy đảm bảo rằng bất kỳ vật liệu nguy hiểm nào cũng được lưu trữ đúng cách để đảm bảo an toàn cho nhân viên của bạn.

Một vật phẩm nguy hiểm không được dán nhãn đúng cách có thể dẫn đến tai nạn và thương tích. Là nhà điều hành kho hàng và/hoặc chủ doanh nghiệp, bạn có trách nhiệm biết sản phẩm của mình được làm bằng gì để đảm bảo chúng được lưu trữ đúng cách.

Khi lưu trữ các mặt hàng nặng trên các kệ kho hàng, hãy đảm bảo chúng không bị nằm nghiêng hoặc được cố định để ngăn chúng bị lật.

3. Đánh giá môi trường kho hàng

Đánh giá môi trường kho hàng hiện tại và ghi chú trạng thái hiện tại của cơ sở vật chất. Dưới đây là một số câu hỏi cần cân nhắc để đảm bảo môi trường kho hàng lành mạnh:

• Có bất kỳ hư hỏng hoặc dấu hiệu xuống cấp nào có thể gây ra nguy hiểm cho an toàn và cần được sửa chữa ngay lập tức hay không?
• Thiết bị an toàn của bạn có cần bảo trì hoặc sửa chữa không?
• Có bất kỳ thiết bị nào hoạt động không bình thường có thể đe dọa đến sự an toàn của nhân viên của bạn không?

Cơ sở hạ tầng của kho hàng của bạn cũng cần được kiểm tra thường xuyên, ít nhất hàng năm. Kiểm tra tình trạng của cửa sổ, sàn nhà, trần nhà và cửa ra vào thường xuyên được sử dụng. Điều này sẽ cho phép bạn sửa chữa kịp thời và giảm thiểu các mối nguy hiểm về an toàn có thể gây nguy hiểm cho người lao động và hàng tồn kho của bạn.

4. Kiểm tra với nhân viên kho hàng

Một số mối nguy hiểm có thể không nhìn thấy rõ ràng trừ khi bạn làm việc tại kho hàng mỗi ngày. Hãy thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên của bạn về điều kiện làm việc hiện tại của họ và bất kỳ nguy cơ nào có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và an toàn của họ.

Nhân viên tham gia vào các hoạt động hàng ngày của kho hàng có thể cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về cách tạo ra môi trường làm việc tốt hơn và an toàn hơn. Hãy sử dụng đây làm cơ hội để nói chuyện với họ, tìm hiểu những gì có thể được cải thiện, hiểu những chính sách nào không được tuân thủ và thu thập bất kỳ thông tin hữu ích nào khác về kho hàng.

Cuối cùng, đừng quên kiểm tra với họ về những nguy hiểm về tâm lý có thể ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần của họ (ví dụ: làm việc nhiều giờ, không đủ thời gian nghỉ giải lao,...).

5. Xem xét hệ thống quản lý hàng tồn kho

Sử dụng cuộc kiểm tra kho hàng của bạn để đánh giá quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn để bạn có thể tìm cách cải thiện nó. Quản lý hàng tồn kho kho hàng đúng cách giúp nhân viên của bạn có thời gian và tư duy để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn, chẳng hạn như mở rộng và phát triển vận tải hàng hóa.

Trong quá trình này, tìm kiếm cơ hội để tối ưu hóa bố trí kho hàng, hệ thống theo dõi và ghi lại hàng tồn kho, quy trình lấy hàng và đóng gói trong kho hàng cũng như quy trình vận chuyển.

Một trong những cách tốt nhất để cải thiện là triển khai phần mềm quản lý hàng tồn kho và kết nối nó với hệ thống quản lý kho hàng (WMS), giúp tự động hóa quy trình trong kho hàng và cung cấp dữ liệu và thông tin chính xác về hàng tồn kho và hiệu suất kho hàng.

Tóm lại, kiểm tra kho hàng là một phần quan trọng của việc quản lý kho hàng hiệu quả. Bằng cách thực hiện các cuộc kiểm tra thường xuyên, bạn có thể giúp đảm bảo an toàn cho nhân viên, bảo vệ hàng tồn kho của mình và cải thiện hiệu quả của hoạt động kho hàng.

>>> Xem thêm:

CÁCH TÍNH DIỆN TÍCH VÀ TỐI ƯU HÓA SỨC CHỨA KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG THEO CHUẨN ISO DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT KHO HÀNG (WCS) CHO DOANH NGHIỆP

TOP 5 MẪU FILE QUẢN LÝ KHO HÀNG BẰNG EXCEL HIỆU QUẢ VÀ MIỄN PHÍ