Trong thế giới kinh doanh, việc quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng đối với nhiều chủ đầu tư và doanh nghiệp, đặc biệt khi lượng hàng tồn kho tăng lên. Để đảm bảo hiệu quả công việc và tránh lãng phí sản phẩm, Tân Hưng Hà đã tổng hợp từ các nguồn trên mạng để chia sẻ 5 mẫu file Excel quản lý kho hiệu quả hoàn toàn miễn phí với hy vọng giúp bạn tìm thấy mẫu phù hợp nhất cho nhu cầu của mình.
Khái niệm về Quản lý kho
Quản lý kho, còn được gọi là quản lý tồn kho, là một hoạt động phức tạp bao gồm nhiều công việc khác nhau liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa trong kho. Việc quản lý kho hàng một cách thành công không chỉ đảm bảo tính liên tục trong việc bán hàng mà còn giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển và lưu thông hàng hóa. Điều này đóng góp quan trọng để doanh nghiệp duy trì sự cân bằng giữa việc dự trữ hàng hóa và các hoạt động sản xuất và phân phối.
Tải các mẫu file quản lý kho Excel miễn phí
File Excel Quản lý kho bao gồm những phần chi tiết, với các bảng dữ liệu cung cấp hỗ trợ cho quá trình nhập xuất hàng hóa mỗi ngày một cách chi tiết. File Excel đầy đủ có thể thay thế cho việc sử dụng phần mềm quản lý kho. File này bao gồm:
Bảng nhập mã vật tư vào File quản lý kho Excel trước khi xuất nhập hàng
- Thông tin về doanh nghiệp: Bao gồm thông tin về công ty và kỳ lấy báo cáo.
- Danh mục hàng hóa: Bao gồm mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng đầu kỳ, tên nhà cung cấp và địa chỉ.
- Phiếu nhập xuất: Ghi ngày ghi sổ, thông tin chứng từ (số, ngày chứng từ), xuất nhập, mã vật tư, tên vật tư và tên nhà cung cấp.
- Số kho: Ghi ngày ghi sổ, chứng từ, diễn giải, nhập, xuất, mã vật tư, tên vật tư và tên nhà cung cấp.
- Phiếu nhập xuất tồn: Liệt kê mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, tồn đầu kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ.
- Chi tiết nhập - xuất - tồn: Cung cấp thông tin về chứng từ, diễn giải, số lượng nhập trong kỳ, số lượng xuất trong kỳ và số lượng tồn trong kỳ.
- Sổ kho in: Hiển thị số chứng từ, ngày tháng chứng từ, diễn giải, số lượng nhập trong kỳ, số lượng xuất trong kỳ và số lượng tồn cuối kỳ.
- Phiếu nhập xuất: Thông tin về nhãn hiệu, quy cách, vật tư, mã hàng hóa, đơn vị tính, số lượng xuất theo hóa đơn, đơn giá xuất, thành tiền và ghi chú.
Cùng với đó là các hàm thuật toán chính trong file Excel quản lý kho:
Ví dụ về hàm Sumif trong file Excel quản lý kho
- Hàm SUM: Tính tổng của 2 hoặc nhiều ô.
- Hàm SUMIF: Tính tổng dựa trên điều kiện nào đó.
- Hàm COUNT: Đếm số lượng giá trị trong khoảng.
- Hàm COUNTIF: Đếm số lượng giá trị theo điều kiện.
- Hàm CONCATENATE: Kết hợp nội dung của nhiều ô.
- Hàm AVERAGE: Tính giá trị trung bình của một khoảng dữ liệu.
- Hàm SUMPRODUCT: Tính tổng giá trị hàng hóa.
Các vấn đề cần lưu ý khi sử dụng file Excel quản lý kho
Tuy nhiên, khi sử dụng file Excel quản lý kho cần lưu ý một số vấn đề:
- Tính bảo mật không cao: Sử dụng file Excel không đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu do công việc lưu trữ trên một máy tính.
- Thiếu tính đồng bộ: Số lượng lớn các file Excel có thể gây khó khăn khi truy xuất dữ liệu và tạo tình trạng dễ nhầm lẫn.
- Đòi hỏi chuyên môn cao: Sử dụng thành thạo file Excel đòi hỏi người dùng phải nắm vững các hàm phức tạp.
Giải pháp Quản lý kho hiệu quả thay thế file Excel
Để giải quyết các hạn chế của việc sử dụng Excel trong quản lý xuất nhập kho và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhiều công ty đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả. Dưới đây là một số giải pháp phần mềm quản lý kho có thể thay thế Excel và giúp cải thiện hiệu suất quản lý:
1. Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp:
Có rất nhiều phần mềm quản lý kho có thể tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Những phần mềm này cung cấp giao diện thân thiện, khả năng kết nối với các hệ thống khác, cập nhật dữ liệu thời gian thực và hỗ trợ tích hợp các chức năng quản lý cần thiết.
>>> Xem thêm: DXFACT – GIẢI PHÁP PHẦN MỀM QUẢN LÝ SẢN XUẤT BẰNG MÃ VẠCH/QRCODE
2. Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - SCM):
SCM là một giải pháp toàn diện giúp quản lý không chỉ kho hàng mà còn cả quá trình chuỗi cung ứng từ nguồn cung cấp đến khách hàng cuối cùng. SCM cung cấp khả năng dự báo, lập kế hoạch, quản lý tồn kho, vận chuyển, và theo dõi hàng hóa trên toàn bộ chuỗi cung ứng.
3. Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning):
Hệ thống ERP tích hợp nhiều chức năng quản lý khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm cả quản lý kho. Nó cho phép tạo liên kết giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp để tối ưu hoá quá trình làm việc và quản lý.
4. Sử dụng mã vạch và hệ thống quét:
Đi kèm với việc sử dụng phần mềm quản lý, việc áp dụng mã vạch và hệ thống quét giúp cải thiện tính chính xác và tốc độ trong quá trình nhập xuất kho. Các thiết bị quét mã vạch kết hợp với phần mềm quản lý giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
>>> Xem thêm: MÃ VẠCH: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO HÀNG VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP 4.0
5. Cloud-based Inventory Management Systems:
Các hệ thống quản lý kho dựa trên nền tảng đám mây (cloud) cho phép truy cập dữ liệu từ mọi nơi và bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này giúp đảm bảo tính liên tục và linh hoạt trong quản lý kho.
Trên đây là những thông tin cơ bản mà chúng tôi tổng hợp, giúp bạn hiểu hơn về việc quản lý kho hàng bằng Excel. Chúc bạn thành công!
TÂN HƯNG HÀ
Địa chỉ: Số 302 - Phú Viên - Bồ Đề - Long Biên - TP Hà Nội
Hotline: 081 321 8668 (Zalo)
Email: marketing@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
>>>Xem thêm:
TỔNG HỢP CÁC MẪU EXCEL KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO CHO DOANH NGHIỆP
HƯỚNG DẪN KẾT NỐI MÁY QUÉT MÃ VẠCH VỚI BẢNG EXCEL CHO NGƯỜI MỚI
