Chuỗi cung ứng thương mại điện tử dựa vào quản lý kho hàng hiệu quả để đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng và chính xác.

Để đạt được điều này, hàng tồn kho cần phải liên tục di chuyển qua nhiều quy trình kho bãi cho đến khi cuối cùng sẵn sàng được vận chuyển đến tay khách hàng.

Để giám sát tốt hơn luồng hàng tồn kho và các hoạt động liên quan, một số doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống kiểm soát kho (Warehouse Control System - WCS) hoạt động liền mạch với hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System - WMS) hiện có của mình.

Việc triển khai WCS có vẻ như là một nỗ lực tốn thời gian và chi phí, nhưng nó không phức tạp như bạn nghĩ.

Hệ thống kiểm soát kho (WCS) là gì?

Hệ thống kiểm soát kho là một giải pháp phần mềm được sử dụng để điều phối luồng hàng tồn kho trong kho hoặc trung tâm phân phối.

Nó giúp phối hợp các tác vụ giữa các hệ thống phụ khác nhau, chẳng hạn như băng tải, máy phân loại, máy vận chuyển và máy xếp pallet để luồng hàng tồn kho hoạt động trơn tru, từ việc cất giữ hàng tồn kho đến vận chuyển.

Về cơ bản, WCS giúp tối ưu hóa các hoạt động trong kho hàng và kiểm soát hàng tồn kho cho đến khi sản phẩm sẵn sàng để vận chuyển.

Lợi ích của hệ thống kiểm soát kho hàng (WCS)

Hệ thống kiểm soát kho (WCS) là một loại giải pháp kho bãi thông minh giúp các doanh nghiệp thương mại điện tử duy trì sự tổ chức trong kho hàng, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng cường khả năng quan sát các nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên kho hàng.

Cụ thể hơn, WCS thực hiện điều này bằng cách giúp doanh nghiệp quản lý thiết bị, cải thiện chiến lược lưu trữ và thu hồi sản phẩm một cách hiệu quả.

Kiểm soát trang thiết bị

WCS đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp sử dụng thiết bị và máy móc công nghệ cao (thường là trường hợp đối với các doanh nghiệp có yêu cầu đóng gói và xếp hàng phức tạp).

Bằng cách phối hợp các công cụ khác nhau để hoạt động cùng nhau một cách liền mạch, WCS đảm bảo rằng quy trình làm việc và chức năng kho bãi hoạt động trơn tru từ nhận hàng, xử lý đơn hàng đến vận chuyển.

Tối ưu hóa việc lưu trữ

Sử dụng hệ thống kiểm soát kho, doanh nghiệp có thể phân bổ không gian lưu trữ một cách chiến lược và quản lý công suất kho hàng để đạt hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Hệ thống WCS tốt sẽ đảm bảo rằng hàng tồn kho mới được phân bổ và đưa đến đúng vị trí lưu trữ tạm thời và cố định, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu hao hụt hàng tồn kho và giữ chi phí lưu trữ ở mức thấp.

Truy xuất sản phẩm

Các doanh nghiệp thương mại điện tử có kho hàng tự động hóa cao cũng có thể sử dụng WCS để cải thiện sản phẩm và tuyến đường nhận hàng. WCS có thể giúp tối ưu hóa luồng nhận hàng để rút ngắn thời gian nhận hàng và giúp việc tìm kiếm và nhận hàng trong quá trình xử lý đơn hàng dễ dàng hơn.

Hệ thống kiểm soát kho (WCS) hoạt động như thế nào?

Hệ thống điều khiển kho hoạt động bằng cách thực hiện và hỗ trợ các chức năng chính sau:

• Trao đổi thông tin cần thiết với ứng dụng phần mềm cấp cao hơn như hệ thống quản lý kho (WMS) để các chức năng xử lý vật liệu được tự động thực hiện và theo dõi luồng sản phẩm trong kho.
• Giao tiếp trong thời gian thực với thiết bị và hệ thống phụ xử lý vật liệu, cho phép chúng phối hợp tất cả các hoạt động và chuyển động tiếp theo của thiết bị tự động.
• Phân bổ các thùng carton để chuyển chúng đến đúng vị trí.
• Xác định tuyến đường hiệu quả nhất cho sản phẩm và sau đó điều khiển hướng của thiết bị xử lý vật liệu như băng tải, máy phân loại, băng chuyền và cân để đảm bảo sản phẩm được vận chuyển phù hợp.
• Sử dụng dữ liệu từ cảm biến và bộ điều khiển cấp hệ thống để cung cấp giám sát và quản lý thời gian thực của các hệ thống kho tự động. Điều này giúp cải thiện hiệu quả và cho phép chẩn đoán nhanh chóng trong trường hợp có sự cố hoặc máy móc không hoạt động.

4 điểm cốt lõi của một hệ thống kiểm soát kho (WCS) hiệu quả

Dù bạn đang cố gắng triển khai một hệ thống kiểm soát kho hàng (WCS) mới hay tối ưu hóa hệ thống hiện có, điều quan trọng là phải hiểu những gì tạo nên một hệ thống kiểm soát kho hàng (WCS) hiệu quả. Dưới đây là bốn điểm cốt lõi mà một hệ thống kiểm soát kho hàng (WCS) nên có, để bạn biết những gì cần tìm kiếm và cách tối ưu hóa hệ thống hiện tại của mình.

1. Giao diện linh hoạt

Hệ thống kiểm soát kho hàng (WCS) hiệu quả nên cung cấp giao diện linh hoạt và thân thiện với người dùng mà bạn có thể triển khai liền mạch trên nhiều thiết bị với rủi ro thấp nhất.

Điều này bao gồm khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có để giảm thiểu rủi ro gián đoạn và mất kết nối giữa các hoạt động kho bãi khác nhau.

Một sự tích hợp trơn tru sẽ giúp tinh giản và đơn giản hóa hoạt động kho bãi của bạn vì nó cho phép bạn quản lý hàng tồn kho, nhân công kho và thiết bị của mình tất cả ở một nơi.

2. Công cụ lập kế hoạch

Một hệ thống kiểm soát kho có các công cụ lập kế hoạch tốt có thể giúp hoạt động của bạn hiệu quả hơn nhiều.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng công cụ lập kế hoạch luồng vật liệu để hình dung và mô phỏng luồng vật liệu của mình, đảm bảo rằng tất cả thiết bị xử lý vật liệu được sử dụng hiệu quả và tất cả các hệ thống phụ tích hợp đều hoạt động trơn tru cùng nhau.

Sau đó, bạn có thể sử dụng điều này để lập kế hoạch cho luồng vật liệu tối ưu giúp tăng cường hiệu quả.

Ngoài ra, một hệ thống kiểm soát kho hiệu quả cho phép bạn kiểm soát luồng vật liệu dựa trên các đặc điểm sản phẩm khác nhau. Bằng cách đó, bạn có thể nhóm các đơn hàng một cách thông minh để giúp quy trình xử lý đơn hàng bán lẻ cho các nhà bán lẻ như Walmart và Target diễn ra suôn sẻ nhất có thể.

3. Hệ thống kiểm soát tự động hóa

Vì mục tiêu của việc sử dụng WCS là tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình kho bãi của bạn, nên tự động hóa là trung tâm của hệ thống.

Một WCS tốt nên tự động hóa các tác vụ và dễ dàng tích hợp với cơ sở hạ tầng kho hiện có của bạn, bao gồm các thiết bị như hệ thống điều khiển băng chuyền, hệ thống điều khiển phân loại, hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (ASRS).

4. Khả năng hiển thị hệ thống

Một trong những thành phần quan trọng nhất của hệ thống kiểm soát kho (WCS) là khả năng hiển thị hệ thống.Bạn nên có quyền truy cập vào giám sát và theo dõi theo thời gian thực để có thể minh bạch về các hoạt động hàng ngày trên toàn bộ kho của mình.

Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn hoạt động của mình đồng thời đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn của ngành và cân bằng khối lượng công việc được cải thiện.

Bạn cũng có thể thiết lập cảnh báo ngoại lệ để ngay lập tức xác định bất kỳ vấn đề nào và khắc phục chúng trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn.

Hệ thống kiểm soát kho (WCS) khác với hệ thống quản lý kho (WMS) và hệ thống thực thi kho (WES) như thế nào?

Trong quá trình thiết lập một hệ thống quản lý kho hàng mạnh mẽ, bạn có thể gặp phải các giải pháp phần mềm SaaS WMS được thiết kế để giúp bạn quản lý kho hàng.

Ngoài hệ thống kiểm soát kho (WCS), bạn có thể đang xem xét các giải pháp như hệ thống quản lý kho (WMS) hoặc hệ thống thực thi kho (WES). Mỗi giải pháp phục vụ một mục đích cụ thể và có chức năng cốt lõi độc đáo để cải thiện hoạt động kho bãi của bạn.

Vậy hệ thống kiểm soát kho (WCS) khác với hai hệ thống này như thế nào? Đầu tiên, hãy cùng xem xét định nghĩa của từng loại hệ thống để hiểu rõ hơn về sự khác biệt của chúng.

Hệ thống quản lý kho (WMS) là gì?

Hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System - WMS) là một hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng tồn kho trong kho hàng. WMS có thể theo dõi vị trí của hàng hóa trong kho, quản lý việc nhập và xuất kho, theo dõi đơn hàng và báo cáo tình trạng hàng tồn kho.

WMS thường được sử dụng trong tất cả các loại kho hàng, từ các kho hàng nhỏ đến các kho hàng lớn và phức tạp. WMS giúp các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho của mình một cách hiệu quả và chính xác, đồng thời cải thiện hiệu quả hoạt động kho bãi và giảm thiểu sai sót.

WMS có thể tích hợp với phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Nếu bạn thuê ngoài hoạt động xử lý đơn hàng, nhiều công ty logistics bên thứ ba cung cấp WMS như một phần của dịch vụ xử lý đơn hàng của họ, sử dụng WMS tại các trung tâm xử lý đơn hàng nơi sản phẩm của bạn được lưu trữ và xử lý. Điều này cho phép các doanh nghiệp thuê ngoài theo dõi hoạt động kho bãi mà không cần tham gia vào hoạt động hàng ngày (hoặc tự vận hành kho hàng).

Mỗi hệ thống WMS đều khác nhau, nhưng một hệ thống WMS cơ bản có các khả năng sau:

• Hệ thống nhập để nhận và lưu trữ hàng tồn kho ở nhiều vị trí khác nhau
• Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực
• Tạo danh sách lấy hàng trong kho hàng
• Theo dõi đơn hàng tự động

Hệ thống thực thi kho (WES) là gì?

Hệ thống thực thi kho hàng (Warehouse Execution System - WES) là một nền tảng kết hợp một số tính năng của hệ thống quản lý kho hàng (WMS) truyền thống với khả năng của hệ thống kiểm soát kho (WCS).

WES cung cấp dữ liệu đầu vào theo thời gian thực để phối hợp công việc và chức năng thiết bị trong một cơ sở sản xuất tự động hóa cao. Nền tảng WES điều khiển và quản lý luồng hàng hóa vật lý thông qua các chức năng kho bãi khác nhau - từ nhận hàng trong kho đến vận chuyển.

Nền tảng WES thường tập trung hơn vào công nghệ hàng-đến-người. Chúng cũng liên quan đến các quy trình bán tự động, nơi nhân viên kho hàng tham gia.

Hệ thống thực thi kho thường có các tính năng như quản lý chọn hàng tự động, quản lý bổ sung và quản lý trạm đóng gói.

Sự khác biệt chính giữa các hệ thống WMS, WCS và WES

Mặc dù khả năng của ba hệ thống này đôi khi có sự chồng chéo, nhưng có một số điểm khác biệt chính mà bạn nên ghi nhớ và chúng thường rơi vào trình tự sau đây khi doanh nghiệp và kho hàng phát triển về quy mô.

Hệ thống quản lý kho (WMS) chủ yếu chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động tổng thể và luồng hàng tồn kho trong kho hàng. Nó chuyên phân công và giao nhiệm vụ cho nhân viên kho, cùng với việc theo dõi đơn hàng từ lúc nhận được cho đến khi xuất xưởng.

Hệ thống kiểm soát kho (WCS) chịu trách nhiệm cụ thể trong việc kiểm soát luồng hàng tồn kho vật lý bằng cách sử dụng thiết bị và hệ thống xử lý vật liệu. Nó thường được tích hợp với WMS và trở thành một phần của nó, đồng thời cung cấp thêm một lớp kiểm soát đối với việc di chuyển sản phẩm.

Hệ thống thực thi kho (WES) có thể được coi là hệ thống WCS thế hệ tiếp theo vì nó về cơ bản thực hiện các tác vụ tương tự nhưng có một số tính năng của hệ thống WMS. Nó bổ sung cho hệ thống WCS bằng cách cung cấp mức độ quản lý kho cao hơn.

Nhìn chung, hệ thống WES không có đủ tính năng quản lý để thay thế hoàn toàn hệ thống WMS. Thay vào đó, nó được thiết kế để hoạt động cùng với hệ thống quản lý kho của bạn để thực hiện các chức năng mà hệ thống WMS của bạn không bao phủ hoặc không thể thực hiện tốt một cách độc lập.

WES, WCS, WMS: Hệ thống nào phù hợp với doanh nghiệp?

Thông thường, hoạt động kho bãi của doanh nghiệp bạn càng lớn, bạn càng muốn xây dựng nhiều lớp kiểm soát hơn vào việc quản lý kho hàng của mình.

Ví dụ: một kho hàng doanh nghiệp rất lớn di chuyển hàng trăm SKU, phụ thuộc nhiều vào tự động hóa và chứa nhiều hoạt động chuỗi cung ứng sẽ có lợi khi sử dụng WES, WCS và WMS.

Mặt khác, một doanh nghiệp nhỏ hơn với khối lượng đơn hàng nhẹ hơn và ít SKU hơn có thể thấy rằng chỉ riêng WMS đã cung cấp cho họ khả năng hiển thị và tổ chức cần thiết. Trong trường hợp này, không cần thiết phải có WCS hoặc WES.

Nhưng quy mô không phải là yếu tố duy nhất cần xem xét. Mỗi hệ thống đáp ứng các nhu cầu khác nhau và giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn sẽ phụ thuộc vào những gì bạn đang tìm kiếm:

• Nếu doanh nghiệp của bạn cần một phương tiện để kiểm soát, tổ chức và tự động hóa cách hàng tồn kho được di chuyển vật lý trong toàn bộ kho hàng, hãy cân nhắc sử dụng hệ thống WCS.
• Nếu doanh nghiệp của bạn cần khả năng hiển thị và kiểm soát tổng thể hoặc phân tích chuyên sâu về nhiều hoạt động chuỗi cung ứng, hãy cân nhắc sử dụng hệ thống WMS.
• Nếu doanh nghiệp của bạn cần một giải pháp kết hợp quản lý việc di chuyển hàng tồn kho trong khi cung cấp một số khả năng phân tích, hãy cân nhắc sử dụng hệ thống WES.

Trên đây là một số kiến thức cơ bản về hệ thống kiểm soát kho hàng (WCS). Hy vọng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn quản lý kho hàng hiệu quả. Chúc bạn thành công!

>>> Xem thêm:

CÁCH TÍNH DIỆN TÍCH VÀ TỐI ƯU HÓA SỨC CHỨA KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG THEO CHUẨN ISO DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

TOP 5 MẪU FILE QUẢN LÝ KHO HÀNG BẰNG EXCEL HIỆU QUẢ VÀ MIỄN PHÍ

ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP CÁC THIẾT BỊ CỦA HONEYWELL CHO QUẢN TRỊ SẢN XUẤT NHÀ MÁY HIỆN ĐẠI