Quy trình kiểm kê tài sản là một chuỗi các bước được thực hiện nhằm xác định số lượng, giá trị, tình trạng của tài sản tại một thời điểm nhất định. Quy trình này giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thực tế của tài sản, phát hiện những thiếu sót, sai sót trong quản lý tài sản để kịp thời điều chỉnh, khắc phục.

Quy trình kiểm kê tài sản là một trong những công việc doanh nghiệp phải thực hiện ở cuối năm tài chính nhằm nắm bắt được số lượng, chất lượng, giá trị của tài sản và nguồn vốn theo đúng quy định pháp luật.

Theo quy định của luật phát, trong các trường hợp sau, doanh nghiệp phải thực hiện kiểm kê tài sản và kê khai cho cơ quan quản lý:

"Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau đây:

- Cuối kỳ kế toán năm;

- Đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc cho thuê;

- Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu;

- Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và cá thiệt hại bất thường khác;

- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật."

Quy trình thực hiện kiểm kê tài sản cuối năm

Bước 1: Ban hành và công bố Quyết định kiểm kê tài sản

Lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp ban hành Quyết định kiểm kê tài sản, trong đó nêu rõ mục đích, yêu cầu, phạm vi, thời gian, thành phần Hội đồng kiểm kê, trách nhiệm của các bên liên quan. Quyết định kiểm kê tài sản được công bố đến các phòng ban, bộ phận có liên quan.

Bước 2: Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản

Hội đồng kiểm kê tài sản được thành lập theo Quyết định kiểm kê tài sản, bao gồm các thành viên sau:

• Chủ tịch Hội đồng: Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị.
• Phó Chủ tịch Hội đồng: Kế toán trưởng.
• Các thành viên: Cán bộ quản lý trực tiếp của các phòng ban, bộ phận sử dụng tài sản; cán bộ quản lý trực tiếp phòng quản lý tài sản; kế toán tài sản, kế toán kho, thủ quỹ của doanh nghiệp; các thành viên khác tham gia Hội đồng.

Hội đồng kiểm kê tài sản họp để phân công nhiệm vụ cho các thành viên, lập kế hoạch kiểm kê tài sản, chuẩn bị các công cụ, phương tiện cần thiết.

Bước 3: Thực hiện kiểm kê tài sản

Tổ kiểm kê thực hiện kiểm kê tài sản theo kế hoạch đã được phê duyệt, đảm bảo chính xác, trung thực, khách quan.

Bước 4: Tổng hợp, xử lý số liệu và lập biên bản kiểm kê tài sản

Tổ kiểm kê tổng hợp, xử lý số liệu kiểm kê tài sản, lập biên bản kiểm kê tài sản theo mẫu quy định. Biên bản kiểm kê tài sản phải phản ánh đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:

• Số lượng, giá trị tài sản theo sổ sách kế toán.
• Số lượng, giá trị tài sản thực tế.
• Sự chênh lệch giữa số lượng, giá trị tài sản theo sổ sách kế toán và thực tế.
• Nguyên nhân và biện pháp xử lý đối với tài sản có sự chênh lệch.
• Các tài sản cần bảo dưỡng, sửa chữa, thanh lý, khấu hao.

Bước 5: Nhận xét, đánh giá tình hình tài sản

Hội đồng kiểm kê tài sản họp để nhận xét, đánh giá tình hình tài sản như sau:

• Đánh giá chung về tình hình sử dụng, quản lý tài sản tại doanh nghiệp.
• Nguyên nhân và biện pháp khắc phục đối với các tài sản có sự chênh lệch giữa sổ sách kế toán và thực tế.
• Kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp tài sản.
• Kế hoạch thanh lý tài sản.

Bước 6: Đề xuất các giải pháp, kiến nghị

Hội đồng kiểm kê tài sản đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài sản, bao gồm:

• Tham mưu về chế độ quản lý tài sản nội bộ.
• Kiến nghị chế độ lưu giữ, sắp xếp hồ sơ về tài sản.
• Đưa ra chế độ bảo hành, sửa chữa tài sản.
• Thực hiện kiến nghị của biên bản kiểm kê tài sản ở kỳ trước.
• Đưa ra biện pháp xử lý chênh lệch số liệu và giao trách nhiệm thực hiện, khắc phục.

Bước 7: Báo cáo kết quả kiểm kê tài sản

Hội đồng kiểm kê tài sản báo cáo kết quả kiểm kê tài sản với doanh nghiệp và gửi báo cáo kết quả chỉ đạo, điều hành của doanh nghiệp tới các bộ phận có liên quan.

So với quy trình 7 bước kiểm kê tài sản doanh nghiệp ban đầu, quy trình được viết lại có một số điểm khác biệt như sau:

• Tên của các bước được thay đổi để tránh trùng lặp với các tên gọi khác.
• Một số nội dung trong từng bước được trình bày theo cách khác để đảm bảo tính logic, dễ hiểu.
• Một số nội dung mới được bổ sung để hoàn thiện quy trình, bao gồm:
  • Yêu cầu phải công bố Quyết định kiểm kê tài sản đến các phòng ban, bộ phận có liên quan.
  • Nội dung của biên bản kiểm kê tài sản được quy định cụ thể hơn.
  • Các giải pháp, kiến nghị được đề xuất cụ thể hơn, bao gồm cả các giải pháp về chế độ quản lý tài sản.

Với những thay đổi này, quy trình kiểm kê tài sản doanh nghiệp được viết lại đảm bảo tính chính xác, đầy đủ

Mẫu Biên Bản Quy Trình Kiểm Kê Tài Sản

Tham khảo: [Tanhungha] Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt theo Thông tư 200

Tham khảo: [Tanhungha] Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt theo Thông tư 133