Khi doanh nghiệp thương mại điện tử phát triển và trở nên phức tạp hơn, việc quản lý kho hàng có thể là một thách thức.

Với sự ra đời của các hệ thống quản lý kho (WMS) chuyên dụng, bất kỳ doanh nghiệp thương mại điện tử nào cũng có thể vận hành kho hàng của mình tương tự như các nhà bán lẻ hàng đầu.

Hệ thống quản lý kho (WMS) là gì?

Hệ thống quản lý kho (Warehouse Management Systems - WMS) là một loại phần mềm theo dõi và kiểm soát các hoạt động hàng ngày trong kho hàng. Phần mềm WMS giúp đảm bảo hàng tồn kho được nhận, lưu trữ, lấy, đóng gói, vận chuyển và bổ sung một cách hiệu quả nhất có thể.

Tại sao hệ thống quản lý kho (WMS) lại quan trọng?

Tại bất kỳ thời điểm nào, có rất nhiều hoạt động khác nhau đang diễn ra trong một kho hàng như: nhận hàng, lưu trữ, lấy hàng, đóng gói, lắp ráp bộ dụng cụ, dán nhãn và vận chuyển,...

Với tất cả các chức năng này diễn ra đồng thời (và ở các vị trí vật lý khác nhau trong kho), chúng dễ dàng bị lệch nhịp, thông tin bị mất hoặc xảy ra sai sót. Những phức tạp này chỉ được gia tăng khi các doanh nghiệp theo dõi và quản lý các hoạt động này theo cách thủ công hoặc sử dụng các phương pháp ghi chép và lưu giữ hồ sơ bằng bút và giấy.

Hệ thống quản lý kho ngăn chặn điều này bằng cách đóng vai trò như một nguồn thông tin và tổ chức duy nhất. WMS sử dụng phần mềm và tự động hóa để phối hợp một số lượng lớn các hoạt động trong kho, để mọi hoạt động đều có thể hoạt động đồng bộ và đạt hiệu quả cao nhất.

Hệ thống quản lý kho (WMS) đóng vai trò như thế nào trong chuỗi cung ứng?

Hệ thống quản lý kho phối hợp tất cả các hoạt động diễn ra bên trong kho và những hoạt động này có thể bao gồm một số giai đoạn khác nhau của chuỗi cung ứng.

Hầu hết các hoạt động - bao gồm nhận hàng, lưu trữ, lấy hàng, đóng gói và bàn giao cho các nhà vận chuyển chặng cuối - xảy ra trong giai đoạn lưu kho hoặc xử lý đơn hàng.

Phân loại hệ thống quản lý kho (WMS)

Không phải tất cả các hệ thống quản lý kho (WMS) đều được tạo ra như nhau. Có nhiều loại WMS khác nhau và loại WMS tốt nhất cho doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu cụ thể của từng doanh nghiệp.

• Hệ thống quản lý kho độc lập (Standalone WMS)

Hệ thống quản lý kho độc lập được thiết kế để quản lý chỉ một số rất ít quy trình chuỗi cung ứng.

Mặc dù các hệ thống độc lập sẽ phối hợp các hoạt động quản lý hàng tồn kho và hoạt động kho hàng nhưng chúng thường không giám sát các chức năng liên quan đến việc cộng tác với các nền tảng hoặc công nghệ khác (chẳng hạn như xử lý đơn hàng, mua sắm hoặc logistics ngược).

Các loại hệ thống này có thể hạn chế một doanh nghiệp (vì nó không phải lúc nào cũng tích hợp với các nền tảng khác) nhưng lại có giá cả phải chăng hơn so với một hệ thống quản lý kho tích hợp. Vì lý do này, các hệ thống độc lập thường phù hợp nhất với các doanh nghiệp nhỏ mới khởi nghiệp.

• Hệ thống quản lý kho tích hợp (Integrated WMS)

Trái ngược với hệ thống quản lý kho độc lập, hệ thống quản lý kho tích hợp phối hợp nhiều quy trình chuỗi cung ứng khác nhau, bao gồm cả những quy trình bên ngoài quản lý hàng tồn kho và kho hàng. Loại WMS này cũng có thể quản lý các hoạt động tích hợp hơn như quản lý và xử lý đơn hàng, trả hàng và thậm chí cả kế toán.

Hệ thống quản lý kho tích hợp cho phép doanh nghiệp hợp nhất và quản lý hầu hết tất cả các hoạt động thông qua một hệ thống. Đối với một số doanh nghiệp, cách tiếp cận tập trung này thậm chí còn hiệu quả hơn về chi phí trong thời gian dài (vì nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc quản lý nhiều công cụ).

Tuy nhiên, nếu hệ thống quản lý kho tích hợp không trực quan để sử dụng hoặc dễ gặp lỗi hoặc hỏng hóc, nó có thể làm gián đoạn nghiêm trọng chuỗi cung ứng của bạn - vì vậy trước khi cam kết, bạn cần đảm bảo rằng hệ thống quản lý kho tích hợp của bạn đáng tin cậy.

• Hệ thống quản lý kho dựa trên đám mây (Cloud-based WMS)

Hệ thống quản lý kho dựa trên đám mây hoạt động trên ứng dụng web và dữ liệu được lưu trữ trong đám mây trực tuyến, thay vì các phần cứng cụ thể (như máy tính hoặc màn hình cụ thể). Vì nó dựa trên đám mây, nên các doanh nghiệp sử dụng loại WMS này thường có thể truy cập nó trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Doanh nghiệp thường không sở hữu phần mềm cũng như máy chủ lưu trữ đám mây. Thay vào đó, doanh nghiệp thường sẽ trả phí bản quyền (hàng tháng hoặc hàng năm, trong hầu hết các trường hợp) cho công ty sở hữu phần mềm. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp của bạn không chịu trách nhiệm bảo trì phần mềm hoặc cài đặt bất kỳ máy chủ nào.

• Hệ thống quản lý kho tại chỗ (On-site WMS)

Hệ thống quản lý kho tại chỗ vẫn dựa trên ứng dụng kỹ thuật số, nhưng thường liên quan đến việc sử dụng máy chủ được lưu trữ và vận hành bởi kho hàng. Việc cài đặt và hỗ trợ kỹ thuật có thể khó khăn và phức tạp hơn nhưng các mô hình WMS tại chỗ thường có thể tùy chỉnh hơn theo quy trình công việc cụ thể của doanh nghiệp sử dụng.

Lợi ích của hệ thống quản lý kho (WMS)

Hệ thống quản lý kho (WMS) có thể giúp bạn xây dựng một kho hàng tự động hơn, giảm thiểu việc làm thủ công bằng cách tập trung vào các tác vụ như đếm hàng tồn kho, quản lý chi phí, trạng thái đơn hàng,... Hệ thống WMS hoạt động như một trụ cột của kho hàng thương mại điện tử, giúp giảm thiểu sự không hiệu quả và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

• Đếm hàng tồn kho chính xác hơn

Khi thực hiện đúng cách, một hệ thống WMS có thể cho bạn biết chính xác có bao nhiêu hàng tồn kho đang được lưu trữ trong thời gian thực để tránh sự hao hụt của hàng tồn kho. Điều này được thực hiện bằng cách quét mã vạch của cả hàng tồn kho mới và việc lấy lại từng đơn vị được lấy ra trong đơn hàng.

Khả năng hiển thị gia tăng đối với mức tồn kho mà WMS cung cấp giúp bạn tránh tình trạng hết hàng. Trên thực tế, một số WMS thậm chí sẽ cho phép bạn đặt lời nhắc tự động để đặt lại hàng tồn kho khi SKU đạt đến một ngưỡng nhất định, cải thiện thời gian bổ sung của bạn.

Nhiều WMS cũng sẽ theo dõi lịch sử hàng tồn kho và đơn hàng, để bạn có thể theo dõi tốc độ SKU theo thời gian và dự báo nhu cầu tốt hơn trong tương lai.

• Hiệu quả đơn hàng tốt hơn

Hệ thống WMS có thể tích hợp với nền tảng thương mại điện tử của doanh nghiệp để giữ cho kho hàng của bạn luôn được cập nhật, vì vậy khách hàng ít có khả năng đặt hàng cho một sản phẩm khi sản phẩm đó thực tế không còn trong kho. Với ít lỗi hơn xung quanh hàng tồn kho, tỷ lệ chính xác đơn hàng tăng lên và đơn hàng có thể di chuyển qua chuỗi cung ứng nhanh hơn.

Nếu bạn phân phối hàng tồn kho của mình trên nhiều kho hàng hoặc trung tâm thực hiện đơn hàng, một số WMS phức tạp hơn thậm chí có thể giúp bạn chuyển tiếp đơn hàng đến vị trí chiến lược nhất. Bằng cách gửi đơn hàng đến trung tâm thực hiện đơn hàng gần nhất với điểm đến cuối cùng của đơn hàng, bạn có thể giảm thiểu chi phí và thời gian vận chuyển.

• Kho hàng hoạt động hiệu quả hơn

Làm lại là một chi phí lớn đối với các kho hàng. Nếu đội ngũ nhân viên đang dành thời gian để đếm lại hàng tồn kho hoặc đóng gói lại sản phẩm, kho hàng của bạn đang tiêu tốn chi phí.

Hệ thống quản lý kho có thể giúp tổ chức các tác vụ và tiêu chuẩn hóa quy trình để công việc được thực hiện đúng cách ngay từ lần đầu tiên.

Ngoài ra, hệ thống WMS có thể phối hợp với tự động hóa để giảm bớt gánh nặng cho các nhân viên khỏi các nhiệm vụ đơn giản, lặp đi lặp lại và tốn thời gian hơn. Bằng cách này, công nhân có thể tập trung vào các nhiệm vụ yêu cầu sự can thiệp của con người, giúp cải thiện hiệu suất tốt hơn.

• Tiết kiệm chi phí

Mặc dù hệ thống WMS có vẻ tốn kém, nhưng nó bù đắp cho điều đó bằng việc nâng cao hiệu quả.

Theo thời gian, hệ thống WMS cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí bằng cách:

• Giảm thiểu các sai sót thủ công
• Quyết định mẫu và đơn giản hóa các nhiệm vụ phức tạp (giảm thiểu nhu cầu làm lại)
• Tăng tốc quá trình đáp ứng đơn hàng, tối ưu hóa giá trị của giờ làm việc
• Ngăn chặn sự thu nhỏ của hàng tồn kho và tình trạng hết hàng đắt tiền do quy trình quản lý kém hiển thị
• Tập trung các hoạt động dưới một hệ thống (thay vì triển khai và duy trì nhiều nền tảng và công cụ khác nhau)

Cho phép vận chuyển nhanh hơn

Khách hàng muốn vận chuyển nhanh chóng. Trên thực tế, theo một nghiên cứu, 57% người tiêu dùng cho biết họ sẽ miễn cưỡng sử dụng lại một nhà bán lẻ nếu việc giao hàng của họ không đến đúng hạn.

Với hệ thống WMS phù hợp giúp tối ưu hóa quy trình logistics xử lý đơn hàng, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ vận chuyển 2 ngày qua đường bộ trên toàn quốc. Tùy thuộc vào hệ thống WMS cụ thể của doanh nghiệp, bạn cũng có thể xác định thời gian vận chuyển và kiểm tra xem các tùy chọn vận chuyển mở rộng có khả thi cho mình hay không.

Nhìn chung, hệ thống quản lý kho (WMS) có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bao gồm quản lý hàng tồn kho chính xác hơn, hiệu quả đơn hàng tốt hơn, kho hàng hoạt động hiệu quả hơn, chi phí thấp hơn và vận chuyển nhanh hơn.

>>> Xem thêm:

CÁCH TÍNH DIỆN TÍCH VÀ TỐI ƯU HÓA SỨC CHỨA KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG THEO CHUẨN ISO DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT KHO HÀNG (WCS) CHO DOANH NGHIỆP

KIỂM TRA KHO HÀNG LÀ GÌ? 7 LOẠI HÌNH KIỂM TRA KHO HÀNG DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT

CHỈ SỐ KPI QUẢN LÝ KHO LÀ GÌ? 6 CHỈ SỐ KPI QUẢN LÝ KHO HÀNG DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT

TOP 5 MẪU FILE QUẢN LÝ KHO HÀNG BẰNG EXCEL HIỆU QUẢ VÀ MIỄN PHÍ