Đối với mọi doanh nghiệp, việc quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế) là một yếu tố quan trọng để đảm bảo vận hành trơn tru và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Dưới đây là cẩm nang về quy trình quản lý kho hàng theo chuẩn ISO dành cho doanh nghiệp.

1. Quản lý kho là gì? Quy trình quản lý kho hàng theo ISO là gì?

Quản lý kho hàng là việc quản lý toàn bộ hoạt động hàng ngày của một kho hàng trong vận hành doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động như là nhận hàng, nhập kho, vận chuyển, xuất hàng, kiểm kê, báo cáo nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh, quản lý, vận hành của doanh nghiệp.

Quy trình quản lý kho bao gồm các trình tự của quá trình theo dõi, giám sát, kiểm soát hàng hóa của doanh nghiệp theo một quy trình chuẩn, phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo tính bắt buộc tuân thủ cho toàn bộ doanh nghiệp. Kiểm soát kho chặt chẽ, khoa học giúp cho doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận trong việc kiểm soát tốt lượng hàng tồn kho, đảm bảo cho các kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản hợp lý cho doanh nghiệp.

ISO (International Organization for Standardization) là viết tắt của Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế. Quy trình quản lý hàng hóa theo tiêu chuẩn ISO là bao gồm các bước quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn được đúc kết dựa trên những trải nghiệm thực tiễn, kinh nghiệm của những doanh nghiệp, đơn vị quản lý kho đứng top đầu trên thị trường và được nhiều cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp biết đến.

Quy trình quản lý hàng hóa theo tiêu chuẩn ISO giúp cho quá trình lưu trữ, luân chuyển hàng hóa của doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi, đạt hiệu quả cao, quản lý chi tiết lượng hàng tồn từ đó đảm bảo định mức hàng tồn cho các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiết kiệm ngân sách trong việc đầu tư hàng hóa, doanh nghiệp hoạt động tốt mang đến sự hài lòng cho khách hàng nhiều hơn.

2. Tầm quan trọng của quy trình quản lý kho hàng chuẩn ISO?

Nếu không có một quy trình quản lý kho hàng chuẩn ISO, không có một hệ thống lưu trữ và vận hành trơn tru thì doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn, cản trở, làm thất thoát hàng hóa, không đảm bảo cho các kế hoạch mua sắm hàng hóa, sản xuất, thương mại của doanh nghiệp.

Với các doanh nghiệp sản xuất, quản lý kho hàng chuẩn ISO, khoa học được coi là “cầu nối hiệu quả” trong quá trình sản xuất, kinh doanh như đảm bảo định mức hàng tồn, dự trữ hàng hóa, đảm bảo cho các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm. Đảm bảo định mức hàng tồn kho giúp cho bộ phận kinh doanh và bộ phận sản xuất chủ động trong việc sản xuất cũng như định hướng, lập kế hoạch cho các hoạt động sản xuất, tiêu thụ sản phẩm.

Với các doanh nghiệp thương mại thì quản lý kho hàng chuẩn ISO giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục. Doanh nghiệp luôn có sẵn, đầy đủ hàng hóa để cung ứng ra ngoài thị trường, sẵn sàng đáp ứng kịp thời trước những biến động của thị trường, khách hàng, từ đó giúp gia tăng cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp.

Có thể thấy rằng với các doanh nghiệp càng lớn, có nhiều hàng hóa, khối tài sản thì việc quản lý kho hàng chuẩn ISO sẽ mang đến hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc sử dụng vốn lưu động. Với một quy trình quản lý kho hàng chuẩn ISO, doanh nghiệp dễ dàng:

• Quản lý kho vận hành trơn tru, đảm bảo tính xuyên suốt, khi có một quy trình chuẩn thì toàn bộ các phòng ban, bộ phận trên toàn doanh nghiệp chỉ cần tuân theo quy trình đó, nếu có mâu thuẫn thì việc truy vết, tìm kiếm phương hướng giải quyết được diễn ra nhanh chóng.
• Doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt, kiểm soát được số lượng hàng hóa theo từng mặt hàng trên toàn bộ doanh nghiệp, theo sát được tình hình nhập kho, xuất sử dụng để từ đó có các kế hoạch phân bổ, lưu trữ, mua sắm hợp lý.
• Dễ dàng kiểm tra được chất lượng, tình trạng của hàng hóa, giảm thiểu được vấn đề hỏng hóc trong quá trình lưu trữ hàng hóa.
• Có các báo cáo chính xác như báo cáo xuất nhập tồn, báo cáo tình hình mua sắm, báo cáo doanh thu,… để chủ doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra các quyết định vận hành hiệu quả.
• Với một quy trình chuẩn, toàn bộ nhân viên tuân theo thì chủ doanh nghiệp cũng yên tâm hơn trong việc tập trung cho các vấn đề quan trọng khác.
• Quy trình quản lý kho hàng chuẩn cũng giúp cho doanh nghiệp tinh giản bộ máy quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí nhân sự, vận hành cho doanh nghiệp.

3. Quy trình quản lý kho hàng khoa học, theo chuẩn ISO cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng quy trình quản lý kho theo chuẩn ISO để gia tăng chất lượng của việc quản lý kho, chống thất thoát, tối ưu hóa các hoạt động sản xuất kinh doanh, một quy trình quản lý kho chuẩn ISO thường qua các bước sau đây:

Kiểm tra thông tin, dữ liệu hàng hóa

Mỗi doanh nghiệp đều cần có nơi lưu trữ cơ sở dữ liệu về hàng hóa khi thực hiện công tác quản lý kho. Mỗi hàng hóa cần phải có một mã tài sản để đơn vị quản lý kho cũng như các bộ phận khác dễ dàng kiểm tra được hiện trạng, tình trạng, thông tin mô tả,… của hàng hóa cũng như những thông tin quan trọng khác để doanh nghiệp có thể kiểm tra được số lượng hàng hóa có trong doanh nghiệp sau những hoạt động xuất nhập, lưu kho hay các hoạt động mua, bán hàng hóa.

Doanh nghiệp cũng cần thống nhất trong việc quy định mã tài sản đối với các loại hàng hóa để đảm bảo quá trình nhập kho, lưu trữ, tìm kiếm cũng như khi có các kế hoạch thay đổi, bổ sung thì các bộ phận dễ dàng kiểm tra, đối chiếu, tạo sự thuận lợi cho quy trình lưu kho hàng hóa về sau.

Lên kế hoạch mua sắm hàng hóa

Dựa trên tình hàng hóa đang có trong doanh nghiệp, hàng hóa tồn kho hiện tại thì chủ doanh nghiệp sẽ cần phải ra quyết định số lượng hàng hóa cần mua mới, lên kế hoạch mua hàng cho phù hợp.

Để lên được kế hoạch mua hàng thì doanh nghiệp cần có được chính xác thông tin, tình trạng của hàng hóa qua các chu kỳ kinh doanh, lịch sử xuất/nhập kho hàng hóa, số lượng hàng hóa cần thanh lý (nếu có), danh mục tài sản kinh doanh,… Bên cạnh đó, việc có được đánh giá các đơn vị cung cấp hàng hóa qua các kỳ đánh giá giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn, đảm bảo tính ổn định của nhà cung cấp, từ đó sẽ đảm bảo cho kế hoạch mua sắm hàng hóa của doanh nghiệp.

Nhập kho hàng hóa

Sau khi hàng hóa được mua sắm thì doanh nghiệp cần thực hiện nhập kho hàng hóa, nhân viên phụ trách việc nhập kho sẽ có nhiệm vụ:

• Tiếp nhận giấy tờ mua bán hàng hóa và kiểm tra theo quy định.
• Ghi phiếu nhập kho cho doanh nghiệp và đơn vị đối tác cung ứng hàng hóa.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập kho, lập phiếu kiểm tra chất lượng hàng hóa.
• Lưu trữ thông tin về hàng hóa: tên, số seri, thông tin mô tả, ngày nhập kho, số lượng,… nhằm đảm bảo cho việc quản lý số lượng hàng hóa chính xác cho trước và sau khi nhập kho.

Lưu trữ dữ liệu hàng hóa

Đến giai đoạn này doanh nghiệp cần có người điều phối trong việc như:

• Lưu trữ đầy đủ giấy tờ, dữ liệu liên quan đến hàng hóa: danh mục hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư, danh mục hàng hóa,…
• Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa theo quy định.

Xuất sử dụng hàng hóa

Trong quy trình quản lý hàng hóa, việc xuất sử dụng hàng hóa cũng cần phải tuân theo quy trình quản lý của doanh nghiệp, thông thường qua các bước sau:

• Tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu, chứng từ giao nhận hàng hóa.
• Xác nhận, phê duyệt phiếu yêu cầu đề nghị xuất kho cho đối tác, phòng ban cần sử dụng.
• Lưu trữ thông tin hàng hóa sau khi xuất kho, dán mã theo dõi.
• Lập thống kê xuất kho định kỳ theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Kiểm kê, báo cáo và thống kê hàng hóa

Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê hàng hóa trong kho định kỳ theo quý, theo năm, các chu kỳ kinh doanh nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu hàng hóa thực tế sử dụng với số liệu được lưu trữ của kế toán trên bảng cân đối kế toán hàng tồn kho.

Việc áp dụng Quản lý kho theo chuẩn ISO đem lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, từ việc kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn kho, tối ưu hóa hoạt động sản xuất và kinh doanh, cho đến việc tiết kiệm nguồn lực và minh bạch trong quản lý. Bằng việc tuân thủ quy trình này, doanh nghiệp có thể duy trì sự hiệu quả và đạt được sự tin cậy từ phía khách hàng và đối tác.

>>> Xem thêm:

CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ SẢN XUẤT TỪ A ĐẾN Z CHO DOANH NGHIỆP

MÃ VẠCH: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO HÀNG VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP 4.0

Ứng dụng công nghệ RFID trong quản lý kho bãi chuyên nghiệp thông minh

CẨM NANG VỀ MÁY KIỂM KHO PDA TỪ A ĐẾN Z CHO DOANH NGHIỆP

KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ MPS, MRP VÀ BOM TRONG VIỆC LẬP KẾ HOẠCH SẢN SUẤT