Làm thế nào để bạn chọn một kho hàng có không gian tối ưu cho sự phát triển, sao cho bạn không phát triển quá nhanh - hoặc không bao giờ phát triển hết và cuối cùng phải chi trả tiền thuê kho bãi nhiều hơn so với mức bạn cần?
Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu cách tính toán và tối ưu hóa sức chứa kho hàng, cũng như khám phá các giải pháp giúp cho việc quản lý kho hàng hiệu quả.
Sức chứa kho hàng là gì?
Trong lĩnh vực thương mại điện tử, sức chứa kho hàng đề cập đến diện tích không gian khả dụng để lưu trữ, chuẩn bị hàng tồn kho và thực hiện đơn hàng.
Để hiểu đầy đủ về sức chứa kho hàng, điều quan trọng là phải phân biệt rõ ràng giữa sức chứa lưu trữ lý thuyết và sức chứa thực tế.
Trong khi sức chứa lưu trữ lý thuyết đề cập đến sức chứa vật lý của kho hàng (cả theo chiều dọc và chiều ngang), thì sức chứa thực tế là diện tích không gian có sẵn dựa trên:
- Trọng lượng và kích thước của sản phẩm được lưu trữ?
- Bạn cần bao nhiêu hàng tồn kho trong tay để đáp ứng nhu cầu?
- Đội ngũ của bạn cần bao nhiêu không gian để xác định vị trí các mặt hàng và xử lý đơn hàng hiệu quả?
Điều gì làm cho sức chứa kho hàng trở nên quan trọng?
Sức chứa kho hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động logistics và không chỉ giới hạn ở việc tối ưu hóa việc lưu trữ hàng tồn kho..
Hiểu rõ sức chứa kho hàng giúp bạn quyết định lượng hàng tồn kho bạn có thể có trong tay để đáp ứng nhu cầu đồng thời giảm thiểu rủi ro đơn đặt hàng tồn đọng và hết hàng.
Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng là tốt khi có nhiều không gian kho hàng hơn. Với sức chứa kho hàng và diện tích lớn hơn, chi phí kho bãi và vận chuyển của bạn sẽ cao hơn, bao gồm tiền thuê kho bãi, lựa chọn và đóng gói, các công việc quản lý hàng tồn kho,…
Ngoài ra, nhiều không gian hơn khiến cho việc lưu trữ nhiều hàng tồn kho hơn mức cần thiết trở nên dễ dàng, điều này có thể dẫn đến việc tích tụ hàng tồn kho chết (do đầu tư nhiều hàng tồn kho ban đầu, tiền vốn sẽ không luân chuyển được cho đến khi hàng tồn kho được bán đi).
Ngoài lưu trữ, bạn cũng có thể sử dụng không gian kho hàng cho việc xử lý đơn hàng. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần quyết định cách thiết lập không gian kho hàng của mình để có quy trình làm việc hiệu quả, từ đó thúc đẩy đội ngũ xử lý đơn hàng nhanh chóng và độ chính xác của đơn hàng cao hơn.
Cách tính toán sức chứa kho hàng
Hiểu rõ công suất kho hiện tại của bạn là bước đầu tiên để xác định cách bạn có thể tối ưu hóa nó. Sau đây là hướng dẫn từng bước đơn giản về cách tính toán công suất kho sử dụng diện tích tính bằng mét:
Bước 1: Lấy số đo diện tích tính bằng mét vuông (m2) của toàn bộ cơ sở kho hàng của bạn. Ví dụ diện tích kho hàng là 15.000m2.
Bước 2: Tính tổng diện tích đang sử dụng cho các mục đích không phải lưu trữ như văn phòng, nhà vệ sinh, phòng giải lao, khu vực xếp dỡ hàng hóa,... Giả sử con số này là 3.000m2
Bước 3: Trừ đi tổng diện tích không phải là lưu trữ khỏi tổng diện tích của kho hàng để xác định diện tích sử dụng của kho hàng. Công thức như sau:
Diện tích sử dụng = Tổng diện tích tính bằng mét vuông - Diện tích không lưu trữ tính bằng mét vuông
Theo ví dụ trên, tính diện tích như sau:
15.000m2 - 3.000m2 = 12.000m2.
Bước 4: Tiếp theo, xác định bạn có bao nhiêu không gian lưu trữ có thể sử dụng từ mặt đất trở lên (tức là chiều cao xếp chồng tối đa hoặc chiều cao thông thoáng). Đối với việc này, bạn cần xem xét vật thể treo trên cao thấp nhất như giá đỡ kho hoặc đồ đạc chiếu sáng. Giả sử chiều cao này là 3 mét.
Bước 5: Nhân chiều cao xếp chồng tối đa với tổng diện tích sử dụng được để tìm ra sức chứa lưu trữ của kho hàng tính bằng mét khối (m3):
Sức chứa lưu trữ = Diện tích sử dụng được tính bằng mét vuông * Chiều cao xếp chồng tối đa tính bằng mét
Theo ví dụ trên, phép tính này như sau:
12.000m2 * 3m = 36.000m3.
Ví dụ này có thể giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cách xác định tiềm năng lưu trữ trong kho hàng của bạn, nhưng hãy nhớ rằng, bạn sẽ cần xem xét cả các yếu tố cụ thể của kho chẳng hạn như khu vực làm việc nhặt hàng và đóng gói.
Bằng cách hiểu rõ phương pháp tính toán sức chứa kho hàng một cách tốt nhất, bạn có thể tối ưu hóa không gian dựa trên nhu cầu kho bãi của doanh nghiệp, bao gồm số lượng đơn vị và SKU riêng biệt, tổng thiết bị và không gian thực hiện cần thiết để vận hành một kho hàng.
Tối ưu hóa sức chứa kho hàng
Khi bạn hiểu cách tiếp cận vấn đề về sức chứa kho hàng, bạn có khả năng đưa ra quyết định tốt hơn về cách tối ưu hóa không gian bạn có và đưa ra quyết định dựa trên thông tin đáng tin cậy.
Các công cụ quản lý kho bãi kỹ thuật số cũng có thể đóng vai trò chính trong việc tối ưu hóa sức chứa kho hàng, cũng như cải thiện quy trình hoạt động của kho hàng thương mại điện tử.
Ví dụ, việc sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS) có thể giúp bạn thu thập và ghi lại dữ liệu liên quan đến kho hàng dựa trên hoạt động lịch sử, bao gồm việc theo dõi tồn kho trong thời gian thực. Thông tin này có thể giúp bạn theo dõi luồng hàng tồn kho trong toàn bộ kho hàng của bạn để xác định những điểm không hiệu quả và cải thiện hoạt động tổng thể của bạn.
Các cuộc kiểm tra kho định kỳ cũng có thể phát hiện ra các điểm không hiệu quả về sức chứa kho hàng. Bằng cách xem xét chức năng của kho - chứ không chỉ riêng công suất - bao gồm quy trình nhận và cất giữ hàng hóa của kho, bạn sẽ có được cái nhìn toàn diện về cách tối ưu hóa sức chứa kho hàng dựa trên hiệu suất tổng thể.
Thiết lập và theo dõi các chỉ số KPI của kho có thể giúp bạn tìm ra cách tối ưu hóa và cải thiện hoạt động kho, bao gồm công suất, bằng cách xác định mức độ hiệu quả của đội ngũ nhân viên trong việc lưu trữ, thực hiện và bổ sung hàng tồn kho.
Tăng sức chứa kho hàng hiện tại
Nếu kho của bạn đạt đến mức sức chứa tối đa, bạn sẽ phải tìm cách để tăng khả năng sức chứa kho của mình. Mặc dù có những cách để tối ưu hóa không gian hiện có của kho hàng, nhưng bạn không thể tăng sức chứa ngoài giới hạn của cơ sở vật chất mà kho hàng của bạn có thể chứa.
Vì vậy, nếu bạn đang dự đoán sự tăng trưởng trong tương lai gần, có thể nên chuẩn bị cho việc tăng công suất sớm hơn. Do đó, bạn sẽ cần có được ý tưởng tốt về nhu cầu trong tương lai bằng cách dự báo nhu cầu hàng tồn kho trước rất lâu.
Để tìm cách tăng sức chứa kho hàng hiện tại, hãy bắt đầu bằng cách xem xét thiết lập kho hàng hiện tại của bạn và tìm cách để cải thiện. Dưới đây là một số câu hỏi để xem xét:
- Bạn có tận dụng tối đa tất cả không gian khả dụng của mình không?
- Có thể sử dụng giá đỡ hai tầng để tiết kiệm không gian không?
- Có hệ thống giá đỡ nào khác có thể giúp bạn tận dụng tối đa không gian kho của mình không?
- Có thể điều chỉnh chiều rộng lối đi để tạo thêm chỗ cho việc lưu trữ mà không ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và an toàn kho không?
- Bạn có thể kết hợp các bến tàu vận chuyển và nhận hàng của mình để tạo thêm chỗ cho việc lưu trữ không?
- Chuyển sang một loại bao bì khác có giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ không?
- Bạn có tận dụng tối đa tự động hóa kho để giúp lưu trữ và quản lý hàng tồn kho không?
Một trong những cách tốt nhất để tăng công suất kho là thực hiện quy trình được gọi là phân bổ vị trí kho (warehouse slotting). Quy trình này được thiết kế để giúp tối đa hóa không gian và làm cho việc chọn hàng hiệu quả hơn bằng cách lưu trữ và tổ chức hàng tồn kho dựa trên số SKU, loại sản phẩm hoặc bất kỳ đặc điểm sản phẩm nào khác.
Trên thực tế, phân bổ vị trí đặt các mặt hàng được đặt hàng cùng nhau gần nhau để giảm bớt các bước thực hiện. Và việc phân bổ vị trí hiệu quả không chỉ giúp tăng không gian, mà còn cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho và giảm chi phí kho bãi.
Mặc dù phân bổ vị trí có thể là một dự án lớn tốn thời gian và cải tiến liên tục, nhưng nó có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn và tác động tích cực đến lợi nhuận của bạn.
Tất nhiên, việc tối đa hóa không gian bằng cách thử tái tổ chức hoặc tổng hợp một số khía cạnh của kho hàng có thể là các giải pháp ngắn hạn vì bạn có thể đã đạt được bước này thông qua sự phát triển - và hầu hết các công ty thành công sẽ tiếp tục phát triển.
Quản lý nhu cầu sức chứa kho hàng ngày càng tăng
Đôi khi, việc tăng sức chứa kho không phải là một lựa chọn tốt. Nếu bạn dự đoán doanh nghiệp của mình sẽ phát triển nhanh chóng, lựa chọn tốt nhất của bạn trong việc quản lý sức chứa kho là hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL), vì việc mua đất và thuê kho khác hoặc lớn hơn có thể rất tốn kém.
Ngay cả khi bạn có hợp đồng thuê dài hạn cho kho hàng hiện tại của bạn, một 3PL có thể giúp bạn thực hiện các đơn đặt hàng trong khu vực (hoặc thậm chí đơn đặt hàng trong nước tại các quốc gia khác), sử dụng phương pháp tiếp cận kết hợp hơn.
3PL cũng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện, để bạn có thể tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp.
3PL hoạt động bằng cách kết nối cửa hàng trực tuyến của bạn với công nghệ của 3PL, sau đó vận chuyển hàng tồn kho đến một hoặc nhiều địa điểm trung tâm xử lý đơn hàng trong mạng lưới logistics của 3PL. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể mở rộng sang nhiều địa điểm xử lý đơn hàng hơn và theo dõi phân bổ hàng tồn kho trên toàn bộ mạng lưới phân phối của mình.
Trên đây là một số thông tin cơ bản về việc tối ưu sức chứa kho hàng cho doanh nghiệp thương mại điện tử. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn quản lý kho hàng hiệu quả. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm:
CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP
XE TỰ HÀNH AGV - GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ 4.0 TRONG QUẢN LÝ KHO HÀNG THÔNG MINH
CẨM NANG VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG THEO CHUẨN ISO DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
TOP 5 MẪU FILE QUẢN LÝ KHO HÀNG BẰNG EXCEL HIỆU QUẢ VÀ MIỄN PHÍ
MÃ VẠCH: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO HÀNG VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP 4.0
