Logistics kho hàng (Warehouse logistics) là một khía cạnh quan trọng trong chuỗi cung ứng của mọi doanh nghiệp. Nó liên quan đến việc quản lý, lưu trữ và vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả từ nhà cung cấp đến tay người tiêu dùng.
Bài viết dưới đây sẽ đi sâu vào khái niệm logistics kho hàng, tầm quan trọng của nó, cũng như các công cụ và phần mềm hỗ trợ.
Logistics kho hàng là gì?
Logistics (Hậu cần) trong kinh doanh đề cập đến dòng chảy của hàng hóa vật chất và thông tin trong toàn bộ công ty. Trong bối cảnh kho hàng, logistics bao gồm việc tổ chức, di chuyển và quản lý hàng tồn kho vật lý. Một số hoạt động chính trong logistics kho hàng bao gồm:
- Nhận hàng và xuất hàng.
- Quản lý thời gian.
- Duy trì điều kiện bảo quản hàng hóa phù hợp.
Ngoài việc quản lý hàng hóa, logistics kho hàng còn bao gồm cách bạn quản lý không gian lưu trữ. Ví dụ, các biện pháp kiểm soát sâu bọ hoặc nhiệt độ mà bạn áp dụng trong kho của mình đều là một phần của quy trình logistics. Bên cạnh đó, các chính sách an toàn và cách thức quản lý hàng trả lại từ khách hàng cũng nằm trong phạm vi logistics kho hàng.
Như vậy, chúng ta có thể xem logistics kho hàng như một thuật ngữ tổng quát cho các chính sách, công cụ, quy trình và phần mềm mà bạn sử dụng để quản lý cách hàng hóa di chuyển vào và ra khỏi kho hàng.
Quy trình logistics kho hàng đầu vào:
Doanh nghiệp cần có các quy trình để xử lý và lưu trữ hàng hóa nhận từ nhà cung cấp. Những quy trình này thuộc về lĩnh vực logistics đầu vào. Bạn cần biết cách tiếp nhận, dỡ hàng và lưu trữ các mặt hàng trong kho, để sẵn sàng vận chuyển đến khách hàng.
Có các quy trình logistics đầu vào tốt sẽ giúp bạn quản lý tồn kho hiệu quả và hoàn tất đơn hàng cho khách hàng nhanh chóng. Ngược lại, quy trình không hiệu quả có thể dẫn đến sự chậm trễ, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng.
Hàng nhập kho là bước đầu tiên trong quá trình quản lý kho hàng. Quy trình này bao gồm 4 bước chính:
1. Hoàn thiện các tác vụ trước khi nhận hàng:
Trước nhận hàng bao gồm tất cả các công việc bạn thực hiện trước khi nhận hàng. Nếu doanh nghiệp vận hành kho riêng, các công việc này bao gồm quyết định số lượng mỗi mặt hàng cần và số lượng container dự kiến nhận. Bạn cũng sẽ xác định yêu cầu về bao bì cho mỗi container, chẳng hạn như sử dụng vật liệu lưu trữ đặc biệt và cách dán nhãn sản phẩm phù hợp với quy trình của bạn.
Một số doanh nghiệp hợp tác với công ty bên thứ ba để quản lý kho. Trong trường hợp này, bạn phải hiểu rõ yêu cầu của công ty khác về việc nhận hàng để đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng được.
Một số công cụ và phần mềm có thể hỗ trợ bước này, quan trọng nhất là hệ thống quản lý kho (WMS) của bạn. Hệ thống này hoạt động như một danh mục kiểm kê hàng tồn kho. Một số doanh nghiệp sẽ lập Phiếu nhận hàng kho (WRO), bao gồm mã vạch, cho phép quét hàng hóa nhập trực tiếp vào hệ thống WMS.
>>> Xem thêm: MÃ VẠCH: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO HÀNG VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP 4.0
2. Nhận và dỡ hàng:
Sau khi hoàn thành các công việc trước nhận hàng, nhiệm vụ tiếp theo là tiếp nhận hàng hóa. Thông thường, điều này bao gồm đảm bảo nhân viên tiếp nhận kho sẵn sàng để tiếp nhận và dỡ hàng. Nếu bên giao hàng không trực tiếp đến kho của bạn, bạn cũng cần xem xét cách vận chuyển lô hàng đến cơ sở của mình.
Kích thước và trọng lượng hàng hóa là yếu tố quan trọng. Hàng hóa nặng có thể yêu cầu thiết bị đặc biệt như xe nâng pallet và xe nâng. Bạn cũng có thể cần xe tải và kiến thức về cách xếp xe hợp lý nếu vận chuyển hàng hóa tự làm.
3. Kiểm tra hàng tồn kho:
Kiểm tra hàng tồn kho là bước không thể thiếu trước khi lưu trữ hàng hóa trong kho. Quy trình kiểm tra này bao gồm việc xác nhận số lượng hàng hóa đã nhận, đảm bảo chúng được niêm phong đúng cách và mã sản phẩm khớp với những gì bạn mong đợi.
Tất cả những yếu tố này ảnh hưởng đến việc kiểm kê hàng tồn kho, quyết định số lượng hàng hóa mà bạn có thể lưu trữ trong kho. Đồng thời, việc kiểm tra tình trạng hàng hóa nhận cũng rất quan trọng để đảm bảo bạn không bán những sản phẩm không đạt yêu cầu.
4. Sắp xếp và lưu trữ hàng hoá:
Mỗi doanh nghiệp có quy trình riêng để sắp xếp và lưu trữ hàng hóa. Tuy nhiên, quy trình chung bao gồm lưu trữ hàng hóa trên pallet, kệ hoặc ngăn, tùy thuộc vào kích thước. Việc sắp xếp hàng hoá có thể bao gồm gán mã riêng cho từng mặt hàng, sau đó quét mã, nhập vào hệ thống WMS để theo dõi số lượng tồn kho.
Bất kể quy trình của bạn là gì, điều then chốt là nó phải đơn giản hóa việc lưu trữ và truy xuất hàng hóa. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử, cần khả năng lấy và giao hàng nhanh chóng.
Quy trình logistics kho hàng đầu ra
Hàng xuất kho bao gồm quá trình gửi hàng từ kho đến tay khách hàng. Quy trình này thường gồm 5 bước:
1. Xử lý đơn hàng:
Khi nhận được đơn hàng qua điện thoại hoặc website, hệ thống quản lý kho (WMS) sẽ xử lý và đưa đơn hàng vào hàng đợi để chuẩn bị.
- Hệ thống động: Một số WMS cập nhật hàng đợi liên tục theo thời gian thực.
- Danh sách tĩnh: Với quy trình đơn giản hơn, các đơn hàng có thể được in ra thành danh sách cố định trong ngày.
2. Lấy và đóng gói sản phẩm:
Đội ngũ kho sẽ lấy hàng dựa trên danh sách đóng gói, sử dụng máy quét mã vạch để cập nhật thông tin vào WMS. Hệ thống này theo dõi mã sản phẩm và số lượng tồn kho theo thời gian thực.
Sau khi lấy hàng, sản phẩm được đóng gói, dán nhãn và phân loại dựa trên địa điểm giao hàng.
3. Vận chuyển đến trung tâm phân phối:
Nếu doanh nghiệp sử dụng xe giao hàng trực tiếp từ kho, bước này có thể được bỏ qua.
Trong trường hợp khác, hàng hóa được gom lại và chuyển đến các trung tâm phân phối. Tại đây, các quy trình logistics tiếp tục với mục tiêu đẩy nhanh quá trình giao hàng.
4. Giao hàng đến tài xế:
Tại trung tâm phân phối, tài xế đến nhận hàng để giao cho khách. Các công cụ như WMS và máy quét mã vạch tiếp tục được sử dụng để cập nhật trạng thái hàng hóa theo thời gian thực, đảm bảo thông tin minh bạch.
5. Giao hàng đến khách hàng:
Bước cuối cùng là giao hàng trực tiếp đến địa chỉ của khách.
- Nếu sử dụng bên thứ ba: Các công ty giao hàng thường cung cấp công cụ theo dõi trạng thái đơn hàng để khách hàng kiểm tra.
- Nếu tự vận hành giao hàng: Doanh nghiệp cần trang bị công cụ để cập nhật thông tin trạng thái giao hàng cho khách hàng.
5 mẹo quản lý logistics kho hàng hiệu quả
Logistics kho hàng là một quy trình phức tạp, yêu cầu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hệ thống, công cụ và nhân lực để đảm bảo hàng hóa được lưu chuyển hiệu quả. Bất kỳ mắt xích nào trong chuỗi này bị gián đoạn đều có thể dẫn đến chậm trễ, ảnh hưởng không chỉ đến doanh nghiệp mà còn đến khách hàng cuối cùng.
Dưới đây là 5 mẹo giúp bạn tối ưu quy trình logistics kho hàng, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh:
1. Lập kế hoạch bố trí kho hợp lý:
- Tối ưu hóa không gian: Sắp xếp các sản phẩm bán chạy ở những vị trí dễ tiếp cận nhất để rút ngắn thời gian lấy hàng.
- Trang bị đầy đủ thiết bị: Đảm bảo đội ngũ nhân viên có đầy đủ công cụ như xe nâng, xe đẩy và máy quét mã vạch để hỗ trợ trong quá trình làm việc.
- Luồng di chuyển hàng hóa hiệu quả: Thiết kế lối đi trong kho giúp hàng hóa được luân chuyển mượt mà, tránh tình trạng ùn tắc.
>>> Xem thêm: TIPS HƯỚNG DẪN SẮP XẾP KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP
2. Sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS):
WMS là công cụ không thể thiếu để quản lý tồn kho chính xác và tự động hóa các quy trình.
- Giảm sai sót: Loại bỏ nguy cơ nhập sai dữ liệu hoặc gửi nhầm hàng.
- Tiết kiệm thời gian: Hệ thống tự động hóa các bước kiểm tra, theo dõi và báo cáo tồn kho.
- Phân tích dữ liệu: Hỗ trợ doanh nghiệp nhận diện các sản phẩm không bán chạy để đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
3. Chú trọng an toàn lao động:
- Đào tạo nhân viên: Tổ chức các chương trình huấn luyện về kỹ thuật làm việc an toàn, đặc biệt khi xử lý hàng hóa nặng.
- Tuân thủ quy định: Đảm bảo mọi tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn lao động được thực hiện đầy đủ.
- Bảo vệ nhân sự: Giảm nguy cơ tai nạn lao động, từ đó hạn chế số ngày nghỉ việc không mong muốn.
4. Tận dụng quy trình cross-docking:
Cross-docking là giải pháp giúp giảm thời gian lưu kho bằng cách chuyển trực tiếp hàng hóa từ xe tải này sang xe tải khác mà không cần lưu trữ trong kho.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí lưu kho và xử lý hàng hóa.
- Đẩy nhanh thời gian giao hàng: Phù hợp với các đơn hàng cần giao ngay cho khách hàng.
5. Loại bỏ các sản phẩm không bán chạy:
Sản phẩm tồn đọng chiếm không gian lưu trữ quý giá, làm giảm hiệu quả hoạt động của kho.
- Phân tích dữ liệu từ WMS: Xác định các mặt hàng bán chậm để lên kế hoạch giải phóng không gian.
- Giải pháp xử lý: Đưa sản phẩm vào chương trình khuyến mãi hoặc thanh lý để tối ưu hóa diện tích kho.
Top 5 thiết bị quản lý logistics kho hàng phổ biến
Trong thời đại công nghệ số, việc ứng dụng các thiết bị công nghệ vào quản lý kho hàng là điều vô cùng cần thiết. Những thiết bị này giúp tự động hóa các quy trình thủ công, tăng hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót. Dưới đây là 5 thiết bị công nghệ hàng đầu có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình logistics kho hàng:
- 1. Máy kiểm kho Honeywell CT60: Máy tính di động này kết hợp quét 1D và 2D, giúp bạn quét mã trên nhãn sản phẩm một cách dễ dàng.
- 2. Máy tính bảng công nghiệp Honeywell RT10A: Máy tính bảng này có tích hợp công nghệ FlexRange, cho phép người dùng quét mã vạch từ khoảng cách lên đến 10 mét.
- 3. Máy kiểm kho Zebra TC52: Với máy quét mã vạch tích hợp, đây là một thiết bị cầm tay tuyệt vời khác mà nhân viên kho có thể sử dụng để gửi dữ liệu vào hệ thống WMS.
- 4. Máy quét mã vạch Zebra DS3678-SR: Máy quét này có cả phiên bản có dây và không dây. Nó có công nghệ Bluetooth 4.0 và khả năng quét mã vạch 1D và 2D.
- 5. Máy quét mã vạch Zebra DS3600-ER: Tương tự như Zebra DS3608-ER, thiết bị này cũng cung cấp quét 1D và 2D. Tuy nhiên, nó sử dụng phiên bản Bluetooth cũ hơn và không tương thích Wifi.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về các thiết bị này, chuyên gia tư vấn của Tân Hưng Hà luôn sẵn sàng trả lời qua điện thoại hoặc email. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn muốn biết thêm về cách các thiết bị này hỗ trợ logistics kho hàng.
5 phần mềm quản lý logistics kho hàng hàng đầu
Phần mềm cũng quan trọng không kém so với các thiết bị bạn sử dụng cho logistics kho hàng. Một hệ thống quản lý kho (WMS) tốt có thể tạo ra sự khác biệt lớn khi cải thiện hiệu quả. Dưới đây là 5 gói phần mềm tốt nhất cho logistics kho hàng:
- 1. Hệ thống quản lý kho Honeywell Momentum: Tự động hóa các quy trình kho hàng, giúp quản lý tồn kho chính xác.
- 2. Oracle Warehouse Management: Hệ thống mạnh mẽ hỗ trợ tối ưu hóa luồng hàng và giảm thiểu lỗi trong quy trình vận hành.
- 3. Hệ thống quản lý kho NetSuite: Giải pháp tích hợp giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa cải thiện hiệu suất quản lý kho.
- 4. Mantis: Phần mềm nổi bật với khả năng tùy chỉnh cao, phù hợp cho các kho có yêu cầu phức tạp.
- 5. Hệ thống quản lý kho DXFact: Lý tưởng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hỗ trợ theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực.
Kết luận
Với nhiều quy trình cần xem xét, logistics kho hàng có thể tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể giảm thiểu các yếu tố về thời gian và chi phí bằng cách kết hợp các công cụ tốt, phần mềm hiệu quả và quy trình thông minh.
Quản lý hàng tồn kho vào và ra là rất quan trọng, với các bước cần thiết phải được thực hiện để đảm bảo hàng hóa lưu thông vào và ra khỏi kho một cách hợp lý. Hơn nữa, việc triển khai các công cụ và phần mềm phù hợp sẽ hỗ trợ cho quy trình logistics.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về cách doanh nghiệp của bạn có thể cải thiện logistics kho hàng hoặc muốn thảo luận về bất kỳ công nghệ nào đã đề cập trong bài viết này, hãy liên hệ với Tân Hưng Hà ngay hôm nay!
TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Hà Nội.
VPGD Hồ Chí Minh : Tầng 1, Tòa nhà SABAY, Số 05, Đồng Nai, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.
Hotline: 091 696 2335 (Zalo)
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
>>> Xem thêm:
CẨM NANG VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG THEO CHUẨN ISO DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO CỦA DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM DXFACT
Mẫu Google Sheets Quản Lý Hàng Tồn Kho Miễn Phí Trực Tuyến Cho Doanh Nghiệp Sản Xuất
Hướng dẫn chi tiết về mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 133 và Thông tư 200
