Quản lý hàng tồn kho là một công cụ rất quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp các công ty theo dõi tài sản vật chất như nguyên liệu, hàng hóa và sản phẩm có sẵn để bán. Mẫu file quản lý hàng tồn kho trên Google Sheets này phù hợp cho mọi trường hợp, đặc biệt là cho các đội ngũ cần hợp tác trực tuyến.
Tại sao bạn nên sử dụng mẫu file quản lý hàng tồn kho trên Google Sheets?
Hiện nay, hầu hết các nhóm quản lý sản xuất và bán lẻ thường sử dụng Excel để theo dõi hàng tồn kho. Tuy nhiên, có nhiều lý do để bạn chuyển sang sử dụng Google Sheets.
Khác biệt chính giữa mẫu bảng tính hàng tồn kho trên Excel và Google Sheets là Excel yêu cầu người dùng tải xuống, lưu trữ và chia sẻ mỗi khi có thay đổi. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn có thể gây nhầm lẫn, vì mọi người liên quan đến quản lý hàng tồn kho phải có phiên bản mới nhất của file, nếu không sẽ dẫn đến sai lệch trong việc theo dõi hàng tồn kho và thậm chí là các vấn đề kiểm soát hàng hóa.
Mẫu bảng tính hàng tồn kho trên Google Sheets không cần phải tải xuống hay lưu trữ, vì nó là một file trực tuyến (Online) được lưu trữ trên nền tảng đám mây (Cloud). Điều này có nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể truy cập phiên bản mới nhất của hàng tồn kho bất cứ lúc nào, từ bất kỳ thiết bị và địa điểm nào.
Cách sử dụng mẫu Google Sheets quản lý hàng tồn kho miễn phí
Bước đầu tiên để sử dụng mẫu Google Sheets quản lý hàng tồn kho là tạo một bản sao. Theo mặc định, liên kết Google Sheets chỉ cho phép bạn xem mẫu nhưng bạn sẽ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào trừ khi bạn tạo một bản sao riêng.
>>> Nếu bạn không tải được mẫu, vui lòng tham khảo: Hướng dẫn cách tải file trên Google Drive mà không cần yêu cầu quyền chỉnh sửa.
Tiếp theo, bạn sẽ muốn thêm thông tin hàng tồn kho vào Google Sheet, bao gồm mô tả, giá đơn vị và số lượng hàng tồn kho hiện có. Có các cột để thiết lập mức độ mà bạn muốn đặt hàng lại để không bị thiếu hàng trong quá trình sản xuất. Bạn cũng có thể ghi chú số lượng bạn muốn đặt hàng lại và nhiều thông tin khác.
Khi bạn đã hoàn thành mẫu bảng tính hàng tồn kho, hãy chia sẻ nó với nhóm của bạn. Việc có thể hợp tác trên Google Sheet là một trong những lợi thế lớn nhất khi sử dụng Google thay vì Excel.
Chỉ cần nhấn vào nút "Chia sẻ" (Share) ở góc trên cùng bên phải và thiết lập xem bạn muốn Google Sheet chỉ cho phép xem hay cho phép nhóm của bạn chỉnh sửa.
Sau đó, chọn các thành viên trong nhóm mà bạn muốn chia sẻ và gửi cho họ. Giờ đây, bạn đã có một bảng tính hàng tồn kho hợp tác để theo dõi sản xuất một cách hiệu quả.
Những thành phần chính trong mẫu Google Sheets quản lý tồn kho
Mẫu Google Sheets quản lý tồn kho miễn phí này bao gồm nhiều yếu tố quan trọng, giúp hỗ trợ quản lý hiệu quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm cột hoặc hàng tùy theo nhu cầu cụ thể của đội ngũ mình.
Thông tin người quản lý tồn kho:
Phần này cho phép bạn liệt kê thông tin về người chịu trách nhiệm quản lý kho hàng trong tổ chức. Bạn cần nhập tên và thông tin liên hệ như số điện thoại hoặc email của người quản lý. Việc này giúp dễ dàng liên hệ khi cần cập nhật hay xử lý các vấn đề liên quan đến tồn kho.
Mã số hàng tồn kho:
Mỗi mặt hàng trong kho sẽ được gán một số hoặc mã riêng biệt, tương tự như mã SKU (Stock Keeping Unit) của các sản phẩm. Việc đánh số này giúp dễ dàng theo dõi và quản lý hàng hóa trong kho.
Tên và mô tả sản phẩm:
Mẫu Google Sheets này có thể sử dụng để theo dõi cả hàng hóa, nguyên vật liệu và các vật tư cần thiết cho sản xuất. Phần này gồm hai cột để mô tả tên và đặc điểm chi tiết của từng mặt hàng.
Đơn giá:
Tại đây, bạn có thể nhập giá cho mỗi đơn vị sản phẩm trong kho. Đây là yếu tố quan trọng trong việc tính toán tổng giá trị tồn kho hoặc chi phí kinh doanh. Thông tin này hỗ trợ quá trình lập báo cáo tài chính và cung cấp cho các bên liên quan.
Số lượng tồn kho:
Cột này giúp theo dõi số lượng mỗi mặt hàng hiện có trong kho. Đây là giá trị sẽ thay đổi thường xuyên khi sản phẩm được sản xuất hoặc bán ra.
Giá trị tồn kho:
Giá trị tồn kho được tính tự động dựa trên đơn giá và số lượng sản phẩm còn trong kho. Điều này giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được tổng giá trị của toàn bộ hàng hóa hiện tại.
Thông tin đặt hàng lại:
Việc bổ sung hàng tồn kho định kỳ là điều cần thiết để đảm bảo quá trình sản xuất và bán hàng không bị gián đoạn. Các cột liên quan đến đặt hàng lại giúp theo dõi mức tồn kho tối thiểu, thời gian nhận hàng và số lượng cần đặt thêm.
Quá trình đặt hàng lại hiệu quả không chỉ đảm bảo phục vụ khách hàng tốt hơn mà còn giúp quản lý hoạt động logistic dễ dàng hơn.
- Mức đặt hàng lại: Số lượng tồn kho còn lại khi cần đặt thêm.
- Số ngày đặt hàng lại: Thời gian nhận được hàng sau khi đã đặt.
- Số lượng đặt hàng lại: Số lượng hàng cần đặt khi đạt mức đặt hàng lại.
Kết luận
Mẫu bảng tính quản lý hàng tồn kho trên Google Sheets không chỉ giúp bạn theo dõi hàng hóa một cách hiệu quả mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và ra quyết định trong doanh nghiệp. Hãy tận dụng mẫu bảng tính này để nâng cao hiệu quả hoạt động của bạn ngay hôm nay!
>>> Xem thêm:
MẪU FILE QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ DÀNH CHO DOANH NGHIỆP CHO THUÊ THIẾT BỊ
5 LƯU Ý KHI CHỌN PHẦN MỀM QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CHO DOANH NGHIỆP
QUẢN LÝ XƯỞNG SẢN XUẤT LÀ GÌ? MẪU KẾ HOẠCH NĂNG LỰC BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ CHO QUẢN LÝ XƯỞNG
BÁO CÁO SẢN XUẤT LÀ GÌ? MẪU FILE QUẢN LÝ SẢN XUẤT CHO EXCEL MIỄN PHÍ
TỔNG HỢP CÁC MẪU EXCEL QUẢN LÝ SẢN XUẤT MIỄN PHÍ CHO DOANH NGHIỆP