Kiểm kê là việc xác định số lượng, giá trị, tình trạng của tài sản, hàng hóa, công cụ dụng cụ,... tại một thời điểm nhất định. Kiểm kê là một công việc quan trọng trong kế toán, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thực tế của tài sản, hàng hóa,... để kịp thời điều chỉnh, khắc phục những thiếu sót, sai sót trong quản lý.
Trong kế toán, có hai phương pháp kiểm kê chính, bao gồm:
- Kiểm kê định kỳ
Là việc kiểm kê tài sản, hàng hóa,... theo định kỳ, thường là hàng năm hoặc theo chu kỳ kinh doanh. Kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp xác định được sự biến động của tài sản, hàng hóa,... trong một khoảng thời gian nhất định.
- Kiểm kê đột xuất
Là việc kiểm kê tài sản, hàng hóa,... không theo định kỳ, mà thực hiện khi có nhu cầu, chẳng hạn như khi có thay đổi về cơ cấu tổ chức, khi xảy ra thiên tai, hỏa hoạn,... Kiểm kê đột xuất giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thực tế của tài sản, hàng hóa,... một cách kịp thời.
Ngoài ra, trong kế toán còn có một số phương pháp kiểm kê khác, bao gồm:
- Kiểm kê toàn bộ
Là việc kiểm kê tất cả các tài sản, hàng hóa,... của doanh nghiệp. Kiểm kê toàn bộ thường được thực hiện khi doanh nghiệp có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, khi xảy ra thiên tai, hỏa hoạn,...
- Kiểm kê chọn mẫu
Là việc kiểm kê một số tài sản, hàng hóa,... đại diện cho toàn bộ tài sản, hàng hóa,... của doanh nghiệp. Kiểm kê chọn mẫu thường được thực hiện khi doanh nghiệp có số lượng tài sản, hàng hóa,... lớn, khó kiểm kê toàn bộ.
- Kiểm kê bằng máy
Là việc sử dụng các thiết bị máy móc, công nghệ hiện đại để kiểm kê tài sản, hàng hóa,... Kiểm kê bằng máy giúp doanh nghiệp kiểm kê nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót.
Cách thức thực hiện kiểm kê phụ thuộc vào từng phương pháp kiểm kê và yêu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung, quy trình kiểm kê thường bao gồm các bước sau:
- Chuẩn bị
Lập kế hoạch kiểm kê, phân công nhiệm vụ cho các thành viên tham gia kiểm kê, chuẩn bị các công cụ, phương tiện cần thiết.
- Thực hiện kiểm kê
Kiểm kê tài sản, hàng hóa,... theo kế hoạch đã được phê duyệt, đảm bảo chính xác, trung thực, khách quan.
- Xử lý số liệu
Tổng hợp, xử lý số liệu kiểm kê, lập biên bản kiểm kê tài sản, hàng hóa,...
- Báo cáo kết quả kiểm kê
Báo cáo kết quả kiểm kê tài sản, hàng hóa,... cho lãnh đạo doanh nghiệp.
Các bước thực hiện kiểm kê
Quy trình kiểm kê trong kế toán thường bao gồm các bước sau:
- Lập kế hoạch kiểm kê
Lập kế hoạch kiểm kê bao gồm các nội dung sau:
* Mục đích kiểm kê
* Phạm vi kiểm kê
* Thời gian kiểm kê
* Thành phần Hội đồng kiểm kê
* Nhiệm vụ của từng thành viên
- Thành lập Hội đồng kiểm kê
Hội đồng kiểm kê là tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản, hàng hóa, thành phẩm,... Hội đồng kiểm kê thường bao gồm các thành viên sau:
* Chủ tịch Hội đồng: Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị
* Phó Chủ tịch Hội đồng: Kế toán trưởng
* Các thành viên: Cán bộ quản lý trực tiếp của các phòng ban, bộ phận sử dụng tài sản; cán bộ quản lý trực tiếp phòng quản lý tài sản; kế toán tài sản, kế toán kho, thủ quỹ của doanh nghiệp; các thành viên khác tham gia Hội đồng
- Thực hiện kiểm kê
Tổ kiểm kê thực hiện kiểm kê tài sản, hàng hóa, thành phẩm,... theo kế hoạch đã được phê duyệt.
- Lập biên bản kiểm kê
Biên bản kiểm kê là văn bản ghi nhận kết quả kiểm kê tài sản, hàng hóa, thành phẩm,... Biên bản kiểm kê phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
* Danh mục tài sản, hàng hóa, thành phẩm được kiểm kê
* Số lượng, giá trị tài sản, hàng hóa, thành phẩm theo sổ sách kế toán
* Số lượng, giá trị tài sản, hàng hóa, thành phẩm thực tế
* Sự chênh lệch giữa số lượng, giá trị tài sản, hàng hóa, thành phẩm theo sổ sách kế toán và thực tế
* Nguyên nhân và biện pháp xử lý đối với tài sản, hàng hóa, thành phẩm có sự chênh lệch
- Lập báo cáo kiểm kê
Báo cáo kiểm kê là văn bản tổng hợp kết quả kiểm kê tài sản, hàng hóa, thành phẩm,... Báo cáo kiểm kê phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
* Mục đích kiểm kê
* Phạm vi kiểm kê
* Thời gian kiểm kê
* Thành phần Hội đồng kiểm kê
* Kết quả kiểm kê
* Kiến nghị, đề xuất
Báo cáo kiểm kê được gửi đến các cấp có thẩm quyền để xem xét, quyết định.
