Hiện nay, ERP được đánh giá là một công cụ hữu ích, trở thành "trợ thủ đắc lực" trong quản lý điều hành doanh nghiệp, giúp nâng cao sự cạnh tranh và thành công của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh. Vậy ERP là gì? Vai trò và ứng dụng của ERP trong doanh nghiệp như thế nào? Cùng Tân Hưng Hà tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một ứng dụng phần mềm hoặc hệ thống thông tin tích hợp được thiết kế để quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Nó kết hợp nhiều chức năng và quy trình quản lý, từ quản lý nguồn nhân lực, tài chính, sản xuất, bán hàng, nhập xuất kho, quản lý quan hệ khách hàng và nhiều khía cạnh khác của doanh nghiệp.
Mục tiêu chính của phần mềm ERP là tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc, giảm thiểu sự mất mát và lỗi, và cung cấp thông tin quản lý chính xác và đáng tin cậy. ERP giúp các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp công việc một cách hiệu quả, tạo sự liên kết và tính đồng nhất giữa các hoạt động khác nhau.
Tóm lại, hiểu một cách đơn giản thì hệ thống ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Các chức năng của hệ thống ERP
Một hệ thống ERP cơ bản bao gồm các module quan trọng để quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số chức năng cơ bản của phần mềm ERP:
1. Quản lý mua hàng (Purchase Control):
- Lập và quản lý kế hoạch mua hàng, yêu cầu mua hàng.
- Quản lý và theo dõi tình trạng đơn hàng/hợp đồng mua.
- Theo dõi công nợ nhà cung cấp và lập báo cáo mua hàng.
2. Quản lý bán hàng (Sales Control):
- Lập và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng trên phần mềm.
- Quản lý đơn hàng và theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng bán.
- Quản lý các công nợ khách hàng và lập báo cáo bán hàng.
- Theo dõi công nợ các nhà cung cấp và lập báo cáo mua hàng.
3. Quản lý hàng tồn kho (Stock Control):
- Quản lý nhập - xuất - tồn kho.
- Quản lý kho theo nhiều tiêu chí (lô, hạn sử dụng, vị trí...).
- Báo cáo tồn kho.
4. Quản lý Kế toán - Tài chính - Kinh tế (Accounting - Finance - Economy):
- Kế toán vốn bằng tiền (quản lý các dòng tiền mặt, tiền ngân hàng, tiền vay,...).
- Kế toán mua hàng và bán hàng.
- Kế toán kho hàng, vật tư.
- Kế toán tài sản, CCDC (Cơ cấu cố định).
- Kế toán giá thành.
- Kế toán thuế, tiền lương.
- Kế toán tổng hợp.
5. Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning):
- Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch nguyên vật liệu.
- Báo cáo quản trị (Management Reporting)
- Báo cáo phân tích lợi nhuận theo kỳ
- Báo cáo thực hiện kế hoạch kinh doanh theo quý/năm.
- Báo cáo hiệu quả bán hàng theo khách hàng
Ngoài các chức năng trên, hệ thống ERP còn có thể bao gồm các module khác như quản lý nhân sự (HR), quản lý dự án (Project Management), quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý chất lượng (Quality Management), v.v.
Đặc trưng của hệ thống ERP
1. Hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất:
ERP tích hợp và hỗ trợ quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh từ nhiều phòng ban và chức năng trong doanh nghiệp thành một quá trình hoạt động trơn tru, hợp nhất và có trật tự. Điều này giúp tạo ra sự đồng bộ và tương tác giữa các bộ phận, tránh sự tách rời và xung đột trong quá trình làm việc.
2. Hỗ trợ phần mềm:
ERP không phải là một dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người mà là một hệ thống phần mềm. Nó giúp tự động hóa các quy trình và quản lý thông tin, nhưng vẫn cần sự tham gia và kiểm soát từ con người để đạt được hiệu quả tối đa.
3. Quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng:
ERP thúc đẩy việc thiết lập các quy tắc, quy trình và kế hoạch rõ ràng cho các hoạt động trong doanh nghiệp. Việc xác định rõ nhiệm vụ và quy định nhất quán giúp đảm bảo sự hiệu quả và tính đồng nhất trong công việc.
4. Liên kết giữa các phòng ban trong công ty:
ERP tạo ra sự kết nối và liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, cho phép họ làm việc cùng nhau, trao đổi thông tin và cộng tác một cách hiệu quả. Thay vì hoạt động độc lập, các phòng ban trong doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin và làm việc theo một mục tiêu chung, đóng góp vào sự thành công tổng thể của công ty.
Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
1. Trung tâm thông tin và hoạt động trên thời gian thực:
ERP đóng vai trò như một trung tâm thông tin cho toàn bộ doanh nghiệp, giúp duy trì hoạt động quản lý thông tin và vận hành hàng ngày. Dữ liệu trong ERP được cập nhật và hiển thị theo thời gian thực (real-time), giúp lãnh đạo nắm bắt hoạt động của doanh nghiệp ngay lập tức.
2. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả:
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong ERP giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng tồn kho chính xác. Điều này giúp giảm thiểu hàng tồn và giảm chi phí liên quan đến tồn kho.
3. Tối ưu hóa hiệu suất công việc:
ERP giảm thiểu hoặc loại bỏ các quy trình thủ công lặp đi lặp lại bằng cách tự động hóa quy trình. Điều này giúp giải phóng sức lao động và cho phép nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
4. Cải thiện cộng tác trong doanh nghiệp:
ERP tạo môi trường làm việc tốt hơn thông qua cộng tác, giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong doanh nghiệp.
5. Công tác kế toán chính xác:
ERP giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm thiểu sai sót do dữ liệu được minh bạch và trực quan. Điều này giúp quá trình kế toán chính xác hơn và tiết kiệm thời gian.
6. Đưa ra quyết định quản trị nhanh chóng:
ERP cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu và trực quan, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định quản trị nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống phần mềm ERP
Mô hình cấu trúc của ERP với các phân hệ chính
Việc sử dụng hệ thống phần mềm ERP là cần thiết đối với doanh nghiệp trong các trường hợp sau:
- Thay đổi quy mô hoạt động: Khi doanh nghiệp đang phát triển và có kế hoạch mở rộng quy mô, hệ thống ERP giúp đồng bộ và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp trong quá trình mở rộng.
- Sử dụng quá nhiều phần mềm rời rạc: Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm không kết nối với nhau, việc triển khai hệ thống ERP giúp tạo sự liên kết giữa các phần mềm và tạo môi trường làm việc hợp nhất.
- Phát sinh các vấn đề trong công tác quản lý: Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý và giám sát các quy trình vận hành, hệ thống ERP giúp cải thiện hiệu quả quản trị.
- Cần nâng cấp hệ thống: Khi hệ thống hiện tại đã lỗi thời và không còn đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp, triển khai ERP sẽ giúp nâng cấp và cập nhật công nghệ mới.
- Cập nhật xu hướng quản lý mới: Nếu doanh nghiệp có kế hoạch thúc đẩy các giải pháp điều hành mới để đáp ứng xu hướng quản lý tương lai, hệ thống ERP là một giải pháp phù hợp.
- Nâng cao năng suất làm việc: Khi xử lý dữ liệu thủ công tiêu tốn quá nhiều thời gian và gây ra sai sót, ERP giúp tự động hóa các quy trình và tối ưu hóa năng suất làm việc của doanh nghiệp.
Các tiêu chí lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp
Để lựa chọn được hệ thống phần mềm ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp, cần xem xét các tiêu chí sau đây:
1. Năng lực của nhà cung cấp:
Đảm bảo chọn một nhà cung cấp có kinh nghiệm, uy tín và có khả năng cung cấp hỗ trợ, tư vấn trong quá trình triển khai và sau khi triển khai ERP.
2. Chức năng phù hợp với mục tiêu quản lý:
Phần mềm ERP phải hỗ trợ đáp ứng các yêu cầu và quy trình làm việc cụ thể của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quản lý và vận hành.
3. Đánh giá từ khách hàng đã sử dụng:
Tìm hiểu ý kiến và đánh giá từ những doanh nghiệp đã sử dụng hệ thống ERP của nhà cung cấp, từ đó đánh giá năng lực và hiệu quả của phần mềm.
4. Khả năng mở rộng:
Hệ thống ERP cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
5. Tích hợp với các phần mềm và hệ thống khác:
ERP nên có khả năng tích hợp với các phần mềm và hệ thống sẵn có trong doanh nghiệp để tối ưu hóa quy trình làm việc.
6. Phù hợp với quy định kế toán của Việt Nam:
Hệ thống ERP cần tuân thủ các quy định kế toán và thuế của Việt Nam để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác trong báo cáo tài chính.
7. Dễ sử dụng:
Phần mềm ERP cần thiết kế thân thiện với người dùng, giúp nhân viên dễ dàng sử dụng và thích nghi nhanh chóng.
8. Phù hợp với ngân sách:
Lựa chọn hệ thống ERP cần phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp, bao gồm cả chi phí triển khai, bảo trì và hỗ trợ.
Những lưu ý khi doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP
Triển khai ERP là một quá trình phức tạp và cần được thực hiện một cách cẩn thận và chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi triển khai ERP:
1. Lập kế hoạch chuẩn bị kỹ càng:
Đảm bảo doanh nghiệp có kế hoạch chi tiết về chi phí, nguồn lực, và thời gian triển khai trước khi bắt đầu quá trình triển khai ERP.
2. Chuẩn bị dữ liệu:
Đảm bảo dữ liệu của doanh nghiệp được chuẩn bị và làm sạch trước khi đưa vào hệ thống ERP mới. Dữ liệu không chính xác hoặc hỏng hóc có thể gây ra rất nhiều vấn đề trong quá trình triển khai.
3. Đào tạo nhân viên:
Đảm bảo nhân viên của doanh nghiệp được đào tạo về cách sử dụng hệ thống ERP mới. Đào tạo đầy đủ và chất lượng giúp đảm bảo nhân viên sẽ có thể sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.
4. Kiểm tra và thử nghiệm:
Trước khi đưa hệ thống ERP vào sử dụng, cần thực hiện các bước kiểm tra và thử nghiệm kỹ lưỡng để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động đúng và ổn định.
5. Cân nhắc về các thay đổi trong quy trình làm việc:
Triển khai ERP thường đi kèm với sự thay đổi trong quy trình làm việc của doanh nghiệp. Do đó, cần cân nhắc và chuẩn bị tâm lý cho nhân viên để họ thích nghi với những thay đổi này.
6. Hỗ trợ sau triển khai:
Đảm bảo rằng doanh nghiệp có kế hoạch hỗ trợ và bảo trì sau khi triển khai ERP. Hỗ trợ sau triển khai là cực kỳ quan trọng để giải quyết các vấn đề và sự cố phát sinh sau khi hệ thống được đưa vào sử dụng.
7. Phân loại ưu tiên:
Để tránh áp lực quá lớn khi triển khai, doanh nghiệp cần phân loại các công đoạn ưu tiên, triển khai từng phần một và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi chuyển sang phần tiếp theo.
8. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín:
Chọn một nhà cung cấp ERP có kinh nghiệm và uy tín để đảm bảo quá trình triển khai được diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.
Triển khai ERP đòi hỏi sự đầu tư về thời gian, nguồn lực và tiền bạc, tuy nhiên nó có thể mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp khi được thực hiện đúng cách và kỹ lưỡng.
Kết luận
Hệ thống ERP là một công cụ mạnh mẽ và có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc triển khai và sử dụng hệ thống ERP cần được quản lý và điều hành một cách cẩn thận và thông minh. Nếu được thực hiện đúng cách, ERP có thể trở thành một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất và hiệu quả vận hành.
Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên đây đã mang lại những thông tin hữu ích về hệ thống ERP cho bạn và doanh nghiệp của bạn. Chúc bạn và doanh nghiệp của bạn thành công và phát triển!
>>> Xem thêm:
BẬT MÍ 7 BƯỚC TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP CHO DOANH NGHIỆP 4.0
CẨM NANG VỀ SMART FACTORY - NHÀ MÁY THÔNG MINH TỪ A ĐẾN Z CHO DOANH NGHIỆP
TÂN HƯNG HÀ - CUNG CẤP VÀ PHÂN PHỐI THIẾT BỊ MÃ SỐ MÃ VẠCH CHÍNH HÃNG TOÀN QUỐC
