Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc vận hành thường đi kèm với lợi nhuận eo hẹp do chi phí cố định cao và quy mô kinh doanh hạn chế. Để duy trì tính cạnh tranh, họ cần linh hoạt xử lý nhiều khâu, đảm bảo quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Với các cửa hàng thương mại điện tử có danh mục sản phẩm ít, phương pháp quản lý hàng tồn kho thủ công có thể tạm ổn trong thời gian ngắn. Miễn là bạn áp dụng các nguyên tắc tốt nhất, quy trình thủ công vẫn hữu ích hơn là không có hệ thống quản lý hàng tồn kho nào.
Tuy nhiên, nếu bạn là một người bán hàng tham vọng với nhiều địa điểm lưu trữ sản phẩm và kênh bán hàng khác nhau (hoặc bạn đang cố gắng mở rộng quy mô kinh doanh nhanh chóng) thì bạn sẽ cần sử dụng các giải pháp phần mềm mạnh mẽ để đạt được mục tiêu của mình. Để tận dụng tối đa hệ thống công nghệ, bạn nên tuân theo một bộ quy tắc quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho danh nghiệp, giúp bạn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Bạn có đang điều hành một doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm? Nếu vậy, quản lý hàng tồn kho chắc hẳn là một trong những mối quan tâm hàng đầu của bạn.
Quản lý hàng tồn kho là quá trình tối ưu hóa mức dự trữ nguyên vật liệu và thành phẩm để đảm bảo hoạt động trơn tru của doanh nghiệp. Nó bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của bạn, chẳng hạn như đặt hàng, kiểm đếm, điều chuyển và lưu trữ hàng hóa. Mục tiêu chính là đáp ứng nhu cầu thị trường và tối đa hóa lợi nhuận.
Mặc dù các quy trình thủ công có thể thực hiện được những nhiệm vụ này nhưng chúng sẽ tốn nhiều thời gian và công sức. Thời gian đó có thể được sử dụng để mở rộng quy mô sản xuất, cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc phát triển các khía cạnh khác của doanh nghiệp.
Đây là lúc tự động hóa quy trình làm việc phát huy vai trò. Ưu điểm chính của việc sử dụng công nghệ trong quản lý hàng tồn kho là giảm thiểu sai sót của con người và tự động hóa các tác vụ tốn nhiều thời gian. Điều này cho phép bạn tập trung vào các hoạt động giúp doanh nghiệp phát triển.
Do đó, giải pháp tối ưu cho quản lý hàng tồn kho là sử dụng các phần mềm chuyên dụng để giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi và đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
Lợi ích của quản lý hàng tồn kho với người bán hàng
Quản lý hàng tồn kho tuy quan trọng với cả doanh nghiệp dịch vụ và bán sản phẩm nhưng đối với các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm thì đây là quy trình kinh doanh cốt yếu. Bất kể quy mô lớn hay nhỏ, quản lý hàng tồn kho hiệu quả đều mang lại nhiều lợi ích thiết thực.
Tận dụng tối đa nguồn lực của công ty:
Kiểm soát chi phí hàng tồn kho là bài toán cân não đối với cả nhà sản xuất và nhà bán lẻ. Tìm ra sự cân bằng này có thể tốn kém, đặc biệt đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ nếu họ chỉ dựa vào phương pháp thử nghiệm.
Bằng các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho hiệu quả, chẳng hạn như thu thập dữ liệu bán hàng trên tất cả các mặt hàng và dự báo nhu cầu, bạn có thể cắt giảm chi phí đồng thời tăng tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho.
Quản lý hàng tồn kho ở mọi nơi:
Nếu bạn có sản phẩm ở nhiều địa điểm, chẳng hạn như kho hàng và cửa hàng vật lý, việc theo dõi mức tồn kho sẽ dễ dàng bị rối. Và nếu không có khả năng nắm rõ tình trạng hàng tồn kho ở các địa điểm khác nhau, bạn có thể mua thừa các mặt hàng dễ hỏng hoặc theo mùa, góp phần vào khoản lãng phí hàng tồn kho trị giá 163 tỷ USD mỗi năm.
Mặc dù việc kết nối hàng tồn kho ở các địa điểm khác nhau là một phần quan trọng của quản lý hàng tồn kho nhưng nếu bạn dựa vào các quy trình quản lý hàng tồn kho thủ công tốn thời gian và dễ mắc lỗi thì rất dễ sai sót.
Tối ưu hóa hiệu suất hoạt động:
Trong quá trình kinh doanh, những thiếu sót nhỏ về quản lý hàng tồn kho có thể tích tụ dần theo thời gian, ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận của bạn. Nếu không có hệ thống quản lý hiệu quả, những lỗ hổng này sẽ khó phát hiện cho đến khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.
Ví dụ, tính toán Giá vốn hàng bán (COGS) là một khía cạnh dễ bị sai sót. Lý do là chi phí trực tiếp liên quan đến sản xuất hàng hóa thường bị hiểu sai hoặc tính toán không chính xác. Khi tính COGS, hãy nhớ rằng nó không chỉ bao gồm chi phí hàng tồn kho vật lý mà còn cần tính đến tất cả các khoản liên quan đến quản lý chuỗi cung ứng, chẳng hạn như sản xuất, kho bãi và dịch vụ logistics của bên thứ ba (3PL).
Quản lý hàng tồn kho hợp lý có thể giúp bạn giảm thời gian giao hàng và nâng cao năng suất của nhân viên kho. Ví dụ, khi không có hàng tồn kho dư thừa chiếm dụng diện tích kho, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm sản phẩm và đóng gói chúng để giao hàng nhanh chóng.
Nâng cao sự hài lòng và sự trung thành của khách hàng:
Nếu thiếu chiến lược quản lý hàng tồn kho lấy khách hàng làm trọng tâm, bạn có thể hết hàng, khiến khách hàng rời khỏi cửa hàng truyền thống hoặc cửa hàng thương mại điện tử của bạn với sự thất vọng. Điều này có thể dẫn đến việc họ chuyển sang đối thủ cạnh tranh và trở thành khách hàng trung thành của họ. Một nghiên cứu trên người mua hàng tạp hóa ở Anh cho thấy 27% khách hàng sẽ đặt câu hỏi về lòng trung thành của họ với một nhà bán lẻ tạp hóa nếu tình trạng hết hàng thường xuyên xảy ra.
Với các phương thức quản lý hàng tồn kho phù hợp, chẳng hạn như thiết lập điểm đặt hàng tối thiểu và cảnh báo hết hàng, khách hàng có thể yên tâm lựa chọn sản phẩm và tin tưởng rằng cửa hàng của bạn luôn có đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu của họ, từ đó thúc đẩy doanh số bán hàng.
Các quy tắc quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Quản lý hàng tồn kho là một chuỗi nhiệm vụ phức tạp cần được quan tâm thường xuyên. Nếu thiếu các nguyên tắc hướng dẫn, bạn có thể dễ dàng đánh giá thấp tác động của độ chính xác mức độ hàng tồn kho đến lợi nhuận của mình.
Để duy trì hoạt động kinh doanh trên đà phát triển, hãy áp dụng những nguyên tắc quản lý hàng tồn kho sau đây cho người bán sản phẩm:
1. Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp:
Nếu không có phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp, bạn sẽ mất nhiều thời gian để cập nhật thủ công các bảng tính và liên tục kiểm tra lại số lượng hàng tồn kho trong tất cả các khâu kinh doanh (ví dụ: kiểm soát kho, hàng đang vận chuyển và hàng ở các cửa hàng).
Những quy trình này tốn thời gian và ngay cả với quy trình vận hành tiêu chuẩn chi tiết, lỗi đánh máy và sai sót vẫn có thể xảy ra.
Các công cụ quản lý hàng tồn kho tốt nhất sẽ giúp tăng độ chính xác của kho, tự động hóa nhiều tác vụ tốn thời gian như kiểm soát hàng tồn kho, cho phép bạn tập trung vào bán hàng sản phẩm và phát triển doanh nghiệp.
Tuy nhiên, với nhiều công cụ có sẵn, việc đánh giá các lựa chọn và chọn phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của bạn là điều quan trọng. Cuối cùng, nếu sử dụng quá nhiều công cụ và quy trình quản lý hàng tồn kho, bạn có thể bỏ qua các mục tiêu quản lý hàng tồn kho của mình, chẳng hạn như sự hài lòng của khách hàng và tối đa hóa lợi nhuận.
Quá nhiều công cụ có thể làm tăng tính phức tạp của hệ thống và giảm hiệu quả của các quy trình quản lý hàng tồn kho. Ngoài ra, sự không tương thích dữ liệu và báo cáo không chính xác có thể khiến bạn khó khăn trong việc áp dụng hiệu quả một số quy tắc quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Do đó, lựa chọn tốt nhất của bạn là sử dụng giải pháp quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp. Với các tính năng sản phẩm đa dạng, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về mọi thứ, từ hoạt động sản xuất và kho bãi đến điểm bán hàng, giúp bạn đưa ra quyết định quản lý hàng tồn kho sáng suốt và dự báo chính xác nhu cầu trong tương lai.
2. Duy trì mức tồn kho tối ưu:
Bạn không muốn kho hàng và kệ cửa hàng của mình chất đầy những mặt hàng bán chậm (tệ hơn là hàng tồn kho chết) nhưng bạn cũng cần duy trì một lượng hàng dự phòng cho một số mặt hàng nhất định để đáp ứng các đợt nhu cầu cao của khách hàng.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm có thời gian đặt hàng lâu. Công thức điểm đặt hàng tối thiểu có thể giúp bạn tìm ra nhu cầu hàng tồn kho thông thường, nhưng khi đặt hàng lại, đừng rơi vào bẫy "cài đặt và quên".
Thay vào đó, hãy chạy báo cáo bán hàng và hàng tồn kho thường xuyên, đồng thời yêu cầu nhân viên kho và cửa hàng chủ động giúp bạn xác định các sản phẩm có mức tồn kho không tối ưu.
Bất kể bạn sử dụng chiến lược quản lý hàng tồn kho nào, hãy nhớ rằng tiền mặt bị ràng buộc vào hàng tồn kho chậm bán sẽ khiến bạn không thể đầu tư vào các sản phẩm khác hoặc các lĩnh vực khác của doanh nghiệp, chẳng hạn như marketing.
Hơn nữa, bạn có thể cần phải loại bỏ hàng tồn kho dễ hỏng hoặc hàng theo mùa (ví dụ: quần áo mùa hè) nếu chúng không bán kịp thời.
3. Áp dụng quy tắc 80/20:
Quy tắc 80/20 được áp dụng rộng rãi trong kinh doanh và kinh tế nhưng việc sử dụng nó còn mở rộng sang các lĩnh vực khác, chẳng hạn như kiểm soát chất lượng. Theo quy tắc 80/20, còn được gọi là nguyên lý Pareto, 80% lợi nhuận của bạn nên đến từ 20% hàng hóa trong kho.
Khi bạn phân tích hiệu suất bán hàng của mình bằng các số liệu khác nhau, bạn có thể tinh chỉnh phương pháp bổ sung kho để tập trung vào 20% sản phẩm bán chạy nhất.
Các quy tắc và phương pháp quản lý hàng tồn kho truyền thống khác cần cân nhắc bao gồm FIFO (First-In-First-Out - Nhập trước xuất trước), LIFO (Last-In-First-Out - Nhập sau xuất trước) và JIT (Just-in-Time - Kiểm soát hàng tồn kho tối thiểu).
4. Kiểm soát tất cả các loại hàng tồn kho:
Hàng tồn kho không chỉ bao gồm thành phẩm. Bạn cũng có khoản tiền đầu tư vào các loại hàng tồn kho khác, chẳng hạn như nguyên vật liệu, hàng đang gia công, hàng dự phòng, vật liệu đóng gói, vật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO).
Nếu bạn chỉ theo dõi mức tồn kho và giá trị của thành phẩm, bạn sẽ có cái nhìn không chính xác về Giá vốn hàng bán (COGS).
Để phân tích sâu hơn về mức độ ưu tiên của các loại hàng tồn kho khác nhau, bạn có thể phân loại và phân tích hàng tồn kho dựa trên các tiêu chí nhất định, chẳng hạn như giá trị hoặc thời gian đặt hàng.
Ví dụ, trong phân tích ABC, bạn có thể phân loại hàng tồn kho thành loại A, B hoặc C dựa trên giá trị cảm nhận của nó. Các mặt hàng thuộc loại A sẽ là hàng hóa có giá trị cao, trong khi các mặt hàng thuộc loại C có giá trị thấp nhất.
5. Sử dụng dự báo:
Để dự đoán chính xác doanh số bán hàng trong tương lai, bạn sẽ cần nhiều hơn là linh cảm và kế hoạch khuyến mãi sản phẩm. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả bao gồm việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Đối với kế hoạch cầu hàng hiệu quả, bạn cần phải xem xét doanh số bán hàng trước đó và dự đoán các giai đoạn bán hàng tăng cao. Ví dụ, các nhà bán hàng thương mại điện tử có thể cần phải tăng gấp ba lần đơn đặt hàng của các sản phẩm bán chạy nhất để kịp thời gian cho Thứ Hai Điện Tử (Cyber Monday) và Thứ Sáu Đen (Black Friday).
Hãy nhớ rằng phương pháp quản lý hàng tồn kho của bạn chỉ hiệu quả khi dữ liệu bạn sử dụng để triển khai nó.
6. Tinh gọn các đơn vị lưu giữ hàng tồn kho (SKU):
Khi bạn tập trung vào việc tăng cường sự đa dạng sản phẩm để mang lại cho khách hàng nhiều lựa chọn hơn, bạn có thể quên mất việc loại bỏ những sản phẩm đang cản trở mình (ví dụ: sản phẩm bán chậm).
Nếu danh sách SKU của bạn đã phát triển ngoài tầm kiểm soát (sự gia tăng SKU), hãy áp dụng phương pháp tối ưu hóa SKU để đơn giản hóa việc quản lý kho hàng, bán hàng và báo cáo.
Điều đó liên quan đến việc giảm số lượng SKU trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn hoặc hợp nhất chúng để việc đặt hàng và báo cáo dễ dàng hơn.
Nếu bạn chỉ bán một vài dòng sản phẩm, việc tối ưu hóa SKU là một quá trình tương đối đơn giản. Nhưng khi danh sách sản phẩm của bạn tăng lên, nhiệm vụ này trở nên khó khăn hơn nhưng cũng quan trọng hơn. Để đạt hiệu quả tốt nhất, hãy sử dụng các công cụ báo cáo nâng cao để xác định các SKU dư thừa một cách khách quan.
7. Tự động hóa mọi khi có thể:
Các nhà quản lý hàng tồn kho có một loạt các nhiệm vụ quan trọng liên tục và ngay cả những sơ suất nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến doanh số bán hàng. Bằng cách tự động hóa các quy trình quản lý hàng tồn kho (như tạo đơn đặt hàng, gửi thông báo trong ứng dụng và email, báo cáo,...), bạn có thể tiết kiệm thời gian và giảm bớt áp lực cho nhân viên của mình.
8. Tích hợp các ứng dụng:
Nếu bạn sử dụng nhiều chương trình phần mềm khác nhau (ví dụ: quản lý hàng tồn kho, tuân thủ thuế và kế toán) để vận hành doanh nghiệp sản phẩm của mình, bạn có thể cần phải truyền dữ liệu theo cách thủ công và kiểm tra lại độ chính xác.
Và càng nhiều công cụ rời rạc bạn sử dụng, việc truyền dữ liệu càng trở nên khó khăn. Để giảm thiểu vấn đề này, hãy chọn các công cụ tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ thống công nghệ của bạn.
9. Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên:
Mặc dù việc tin rằng báo cáo hàng tồn kho và bán hàng của bạn là chính xác có thể dễ hiểu nhưng đây không phải là cách làm tốt nhất cho các nhà quản lý hàng tồn kho. Ngay cả một lỗi nhỏ như lỗi đánh máy cũng có thể làm sai lệch số lượng hàng tồn kho của bạn và mô tả không chính xác về doanh số bán hàng của sản phẩm.
Giả sử bạn nhận được hai sản phẩm từ nhà cung cấp nhưng nhân viên kiểm soát kho lại nhập nhầm "20" vào hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn. Sau khi bán hai mặt hàng này, hệ thống vẫn sẽ báo bạn còn 18 mặt hàng trong kho. Trên báo cáo bán hàng cơ bản, sẽ có vẻ như 18 mặt hàng ảo này không bán được, trong khi thực tế chúng không thể bán được vì đã hết hàng.
Đây là lúc kiểm kê hàng tồn kho phát huy tác dụng. Các cuộc kiểm kê này đảm bảo rằng số lượng hàng tồn kho thực tế khớp với hồ sơ hàng tồn kho của bạn.
Khi xác định được những điểm sai lệch, bạn nên điều tra nguyên nhân của chúng, chẳng hạn như sai sót trong việc kiểm đếm kho, đơn vị đo lường hoặc mã vạch không chính xác, hoặc quy trình ghi chép lỏng lẻo. Sau đó, hãy tập trung vào việc khắc phục các vấn đề và thay đổi quy trình vận hành tiêu chuẩn để ngăn chúng tái diễn.
Thay vì chỉ kiểm kê vào cuối năm, tốt nhất là chạy báo cáo quản lý hàng tồn kho theo lịch sử và theo thời gian thực thường xuyên và thực hiện kiểm tra tại chỗ để đảm bảo mọi thứ đều theo thứ tự.
10. Linh hoạt và chủ động:
Các cách thức quản lý hàng tồn kho khác nhau tùy theo khối lượng bán hàng và dòng sản phẩm, vì vậy bạn có thể cần thử một vài phương pháp trước khi tìm ra phương pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Nhưng nếu bạn không thấy kết quả trong một khung thời gian hợp lý, tốt nhất bạn nên thử một cái gì đó mới.
Lời kết
Quản lý hàng tồn kho là một quy trình phức tạp nhưng cần thiết để vận hành doanh nghiệp bán sản phẩm thành công. Bằng cách áp dụng các quy tắc vàng được chia sẻ trong bài viết này và cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho đa năng, bạn có thể tự tin đưa ra các quyết định về hàng tồn kho sáng suốt, giảm thiểu chi phí và gia tăng doanh số cho doanh nghiệp. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm:
GIẢM THIỂU THIẾT BỊ MÁY QUÉT VÀ TỐI ƯU HIỆU QUẢ VỚI GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO THÔNG MINH
7 BƯỚC ĐỂ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP
QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ VỚI HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG CHO DOANH NGHIỆP
3 CÁCH GIÚP DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ
CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG KHO HÀNG DOANH NGHIỆP
MẪU FILE QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ DÀNH CHO DOANH NGHIỆP CHO THUÊ THIẾT BỊ
