Cách mà một doanh nghiệp tiếp nhận hàng tồn kho tại một kho hàng sẽ ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác trong chuỗi cung ứng bán lẻ bao gồm quản lý hàng tồn kho, việc lấy hàng, đóng gói và vận chuyển.

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, quá trình nhận hàng trong kho có thể dễ dàng trở nên phức tạp và lộn xộn hơn. Quy trình nhận hàng trong kho kém hiệu quả có thể dẫn đến các vấn đề kiểm soát hàng tồn kho và tăng chi phí hoạt động.

Trong bài viết này, hãy cùng Tân Hưng Hà tìm hiểu thêm về quy trình nhận hàng trong kho và lợi ích của việc tối ưu hóa việc nhận hàng trong kho hàng.

Nhận hàng trong kho là gì?

Nhận hàng trong kho (Warehouse receiving) là bước đầu tiên của quy trình thực hiện thương mại điện tử đề cập đến quy trình giao hàng, dỡ hàng và lưu trữ hàng tồn kho thương mại điện tử trong kho hoặc trung tâm thực hiện. Một quy trình nhận hàng trong kho được thiết lập tốt có thể giúp việc quản lý và thực hiện hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm chi phí và hiệu quả hơn.

Quy trình nhận hàng tiêu chuẩn tại kho hàng

Nhận hàng tại kho không chỉ đơn giản là mua hàng tồn kho và hàng được giao đến kho của bạn; thay vào đó, nó bao gồm một số bước chính cần được thực hiện đúng để đảm bảo rằng các mặt hàng và số lượng phù hợp được giao và lưu trữ chính xác. Dưới đây là tổng quan về quy trình nhận hàng tiêu chuẩn:

1. Tạo tài liệu phù hợp sau đó gửi hàng tồn kho của bạn

Trước khi hàng tồn kho được đặt hàng và giao hàng, chủ doanh nghiệp phải hoàn thành các nhiệm vụ nhận hàng trước khi gửi hàng tồn đến kho hàng.

Trong giai đoạn này, chủ doanh nghiệp quyết định bao nhiêu mặt hàng sẽ được vận chuyển trong bao nhiêu container, cũng như xác định yêu cầu đóng gói cho từng mặt hàng (ví dụ: tiêu chí dán nhãn, số lượng bao bì được để trên mỗi pallet, kích thước và trọng lượng bao bì chấp nhận được).

Nếu bạn hợp tác với một công ty bên thứ ba (3PL), bạn sẽ muốn kiểm tra yêu cầu nhận hàng trước của họ vì hầu hết trong số họ có quy trình riêng về cách gửi hàng tồn kho đến kho của họ và thường là các bước bạn phải hoàn thành trước khi gửi hàng tồn kho cho họ.

Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ cần điền vào nhãn Đơn đặt hàng nhận hàng trong kho (WRO) và đính kèm vào mỗi lô hàng với mã vạch hiển thị rõ ràng. Điều này giúp dễ dàng quét lô hàng bằng Hệ thống quản lý kho (WMS) để lấy dữ liệu về đơn hàng và đảm bảo rằng hàng tồn kho được nhận là chính xác và được lưu trữ ở đúng vị trí.

2. Nhận và dỡ hàng

Nếu bạn quản lý một nhà kho, bước tiếp theo là yêu cầu nhân viên nhận hàng tại nhà kho gặp người giao hàng ở bến tàu và dỡ hàng cần thiết. Nhân viên nhận hàng nên sẵn sàng thảo luận các câu hỏi hoặc mối quan tâm liên quan đến lô hàng với tài xế giao hàng.

Lý tưởng nhất là thùng xe tải nên được đóng gói từ trước ra sau theo thứ tự ngược lại của lịch trình giao hàng để nhân viên kho có thể dỡ hàng ngay mà không cần phải di chuyển các hàng hóa khác cản đường.

Tùy thuộc vào kích thước và khối lượng của hàng hóa, việc dỡ hàng đôi khi yêu cầu thiết bị nâng hạ nặng như xe nâng và xe đẩy pallet.

3. Đếm và xác nhận hàng tồn kho

Khi hàng hóa đang được dỡ xuống, nhân viên kho kiểm tra nội dung của mỗi lô hàng, bao gồm số lượng, tính toàn vẹn của niêm phong, mã sản phẩm/SKU và tình trạng chung của hàng hóa để đảm bảo rằng những gì có trong hộp khớp với những gì được liệt kê trên WRO và dự kiến sẽ đến.

Việc đếm hàng, kiểm tra và vận hành chung kho có thể tốn thời gian. Để tránh mất hàng giờ tại bến tàu, một số doanh nghiệp yêu cầu nhân viên kho đếm các thùng hoặc pallet thay vì các mặt hàng riêng lẻ hoặc chọn thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên định kỳ. Hoặc bạn có thể sử dụng hệ thống quét hàng tồn kho để tự động hóa quy trình này hoặc để cho 3PL thực hiện.

4. Lưu trữ và nộp sản phẩm

Khi tất cả hàng tồn kho đã được dỡ xuống và kiểm tra, bước cuối cùng trong quy trình nhận hàng tại kho là sắp xếp và lưu trữ hàng tồn kho mới trong kho.

Bước này trông khác nhau đối với mỗi doanh nghiệp, tùy thuộc vào loại kho, số lượng và kích thước của các mặt hàng của họ và liệu doanh nghiệp có dựa vào đối tác 3PL để lưu trữ hàng tồn kho hay không.

Tùy thuộc vào kích thước và số lượng sản phẩm, hàng tồn kho có thể được lưu trữ trên pallet, kệ hoặc thùng. Nếu bạn hợp tác với 3PL, nhân viên thực hiện của họ sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ hàng tồn kho của bạn theo cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất để giúp bạn tiết kiệm chi phí tồn kho.

Nếu bạn sở hữu hoặc thuê một nhà kho, các doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm xử lý việc lưu trữ dựa trên quy trình thực hiện của họ. Nhân viên logistics của bạn sẽ cần chịu trách nhiệm hoàn thành tất cả các thủ tục giấy tờ và xác minh cũng như nhập thông tin của hàng tồn kho đã nhận vào hệ thống WMS hoặc theo dõi nó thủ công.

Sai lầm phổ biến mà hầu hết các doanh nghiệp nhận hàng hay mắc phải

Mục tiêu của việc nhận hàng tại kho là dỡ hàng, kiểm tra và lưu trữ hàng tồn kho một cách hiệu quả và chính xác, đồng thời đảm bảo rằng tất cả hàng tồn kho đều được ghi nhận.

Khi các nhà kho hoặc doanh nghiệp không có quy trình hoặc danh sách kiểm tra để dỡ hàng và nhận hàng, họ có nguy cơ gặp phải tình trạng hàng tồn kho không chính xác hoặc bị thất lạc, điều này có thể ảnh hưởng đến việc đếm hàng tồn kho chính xác.

Để tránh phải đối mặt với việc theo dõi hàng tồn kho không chính xác, chủ doanh nghiệp nên cung cấp cho nhân viên kho của mình các tài liệu thống kê rõ ràng về danh sách các nhiệm vụ từng bước được sắp xếp hợp lý để thực hiện khi nhận hàng, cũng như danh sách các câu hỏi cần hỏi và chi tiết cần kiểm tra.

Lợi ích của việc tối ưu hóa quy trình nhận hàng tại kho

Việc tối ưu hóa quy trình nhận hàng tại kho là một khoản đầu tư sẽ giúp chiến lược logistics điều phối hàng hóa của bạn thành công. Vì đây là bước đầu tiên trong quy trình xử lý đơn hàng nên một quy trình nhận hàng tại kho có cấu trúc sẽ giúp bạn quản lý hàng tồn kho chính xác và đảm bảo rằng các mặt hàng và số lượng chính xác các mặt hàng có sẵn để đáp ứng đơn hàng.

Dưới đây là một số lợi ích khi tối ưu hóa quy trình nhận hàng tại kho hàng:

• Số lượng hàng tồn kho chính xác hơn

Số lượng hàng tồn kho chính xác là điều cần thiết để doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho của mình, tránh tình trạng hết hàng, dự báo nhu cầu, giảm tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho và duy trì biên lợi nhuận tối ưu.

Bằng cách dành thời gian để phát triển một danh sách kiểm tra toàn diện cho nhân viên của bạn tuân thủ theo sẽ giúp kiểm soát hàng tồn kho, đặc biệt nếu bạn sử dụng công nghệ tự động hóa để giúp quy trình dễ dàng hơn. Ví dụ như sử dụng máy quét hàng tồn kho mới để cập nhật mức tồn kho theo thời gian thực. Điều này cũng đảm bảo rằng nội dung của một đơn hàng khớp với đơn đặt hàng ban đầu.

• Giảm tình trạng thiếu hàng và hàng tồn kho chết

Thiếu hàng (không có đủ hàng tồn kho để thực hiện đơn hàng) có thể khiến khách hàng tìm kiếm nơi khác và cũng có thể dẫn đến đánh giá tiêu cực có thể ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu trực tuyến của bạn.

Mặt khác, việc tồn kho quá mức (được gọi là hàng tồn kho chết) khiến chủ doanh nghiệp phải tồn kho dư thừa sẽ không mang lại lợi tức đầu tư, chứ chưa nói đến lợi nhuận.

Một quy trình nhận hàng tại kho được tối ưu hóa sẽ giúp ngăn chặn cả hai vấn đề và các vấn đề về việc nhận hàng tồn kho có thể được phát hiện sớm, chẳng hạn như nhà cung cấp không giao đúng số lượng đã đặt hàng.

• Lưu trữ hàng tồn kho hiệu quả

Việc tối ưu hóa quy trình nhận hàng tại kho của bạn cũng có thể tăng cường hệ thống lưu trữ hàng tồn kho của bạn bằng cách đảm bảo rằng hàng tồn kho đang được lưu trữ theo cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất có thể.

Sử dụng hệ thống quản lý tồn kho (WMS), sau khi hàng tồn kho được quét khi nhận, nhân viên có thể lấy thông tin về cách mở gói và lưu trữ hàng tồn kho, cũng như cách lấy, đóng gói và giao hàng khi có đơn đặt hàng.

Cách tối ưu hóa quy trình nhận hàng tại kho của bạn

Có một số cách để tối ưu hóa quy trình nhận hàng tại kho. Để giúp bạn bắt đầu, đây là một số thông lệ tốt nhất mà bạn có thể thực hiện

• Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho (WMS)

Hệ thống quản lý hàng tồn kho (WMS) giúp các doanh nghiệp thương mại điện tử tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng của họ (không chỉ quy trình nhận hàng) bằng cách tự động hóa quy trình.

Chúng cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực và số liệu chính xác hơn cho mục đích kế toán hàng tồn kho.

Khi hàng tồn kho hiện tại của bạn được tải vào hệ thống quản lý hàng tồn kho (WMS), bạn sẽ có thể xem mức tồn kho theo thời gian thực và thấy số lượng hàng tồn kho của mình thay đổi ngay sau quy trình nhận hàng tại kho.

Loại phần mềm này cũng giúp dễ dàng thiết lập điểm đặt hàng lại tự động để nhắc nhở bạn rằng đã đến lúc đặt hàng thêm sản phẩm dựa trên dự báo hàng tồn kho cho mỗi SKU.

• Theo dõi chỉ số hàng tồn kho

Một quy trình nhận hàng tại kho thích hợp sẽ giúp việc theo dõi hàng tồn kho và chi phí logistics dễ dàng hơn nhiều, đặc biệt nếu bạn lưu trữ hàng tồn kho tại nhiều kho hoặc trung tâm xử lý đơn hàng. Bằng cách sử dụng công nghệ để quản lý toàn bộ hàng tồn kho, bạn có thể theo dõi các chỉ số phân phối quan trọng từ một bảng điều khiển trung tâm.

Bằng cách theo dõi các chỉ số này và chuyển đổi chúng thành sự thay đổi có ý nghĩa, chủ doanh nghiệp có thể biến dữ liệu của họ thành một ưu điểm cạnh tranh.

• Thực hiện việc kiểm tra

Một vài phút thận trọng từ đầu sẽ ngăn chặn rắc rối và chi phí của việc gửi lại hàng hóa bị hỏng, thiếu hoặc không chính xác sau khi đã quá muộn. Việc kiểm kê hàng tồn kho định kỳ như kiểm kê thực tế và phân tích số lượng hàng tồn kho cũng sẽ phát hiện ra sự mất cân đối hàng tồn kho trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng và sẽ thông báo cho đợt nhận hàng tiếp theo của bạn.

• Kiểm tra kỹ tài liệu

Không ai thích giấy tờ, nhưng bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều công sức để sửa lỗi bằng cách kiểm tra rằng hàng tồn kho được nhận phù hợp với đơn đặt hàng của bạn.

Việc thực hiện hệ thống hóa cho tất cả tài liệu nhận và gửi hàng, trong đó mỗi loại tài liệu có hệ thống số liệu và các biểu mẫu khác được đánh số theo thứ tự tuần tự giúp nhân viên kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ và xác định hàng tồn kho bị thiếu.

Hy vọng các thông hữu ích trên có thể giúp các doanh nghiệp tránh mắc sai lầm khi nhận hàng và đảm bảo rằng hàng tồn kho của mình luôn được quản lý chính xác và hiệu quả. Chúc bạn thành công!

>>> Xem thêm:

CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG THEO CHUẨN ISO DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

CÁCH TÍNH DIỆN TÍCH VÀ TỐI ƯU HÓA SỨC CHỨA KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT KHO HÀNG (WCS) CHO DOANH NGHIỆP

KIỂM TRA KHO HÀNG LÀ GÌ? 7 LOẠI HÌNH KIỂM TRA KHO HÀNG DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT

CHỈ SỐ KPI QUẢN LÝ KHO LÀ GÌ? 6 CHỈ SỐ KPI QUẢN LÝ KHO HÀNG DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO (WMS) CHO CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

TOP 5 MẪU FILE QUẢN LÝ KHO HÀNG BẰNG EXCEL HIỆU QUẢ VÀ MIỄN PHÍ