Trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ, máy POS (Point of Sale - thiết bị tính tiền) đóng vai trò trung tâm hỗ trợ mọi giao dịch diễn ra tại cửa hàng. Không chỉ đơn thuần là xử lý thanh toán, thiết bị đầu cuối POS tính tiền còn cung cấp dữ liệu quan trọng để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tác dụng, cấu tạo và lợi ích của thiết bị đầu cuối POS tính tiền.

Thiết bị đầu cuối POS tính tiền (POS Terminal) là gì?

Thiết bị đầu cuối POS tính tiền (POS Terminal), hoặc thiết bị bán hàng, là thiết bị phần cứng được sử dụng trong các cửa hàng bán lẻ để xử lý giao dịch. Nó hoạt động như một trung tâm để nhận thanh toán, quản lý hàng hóa và tạo báo cáo bán hàng. Thiết bị đầu cuối POS tính tiền giúp rút gọn quy trình thanh toán và mang lại trải nghiệm mượt mà cho khách hàng.

Cấu tạo của thiết bị đầu cuối POS tính tiền (POS Terminal)

Thiết bị đầu cuối POS tính tiền điển hình bao gồm các thành phần chính sau:

• Thiết bị thông minh: Máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh chạy phần mềm POS bán hàng.
• Máy quét mã vạch: Dùng để quét mã vạch trên sản phẩm, giúp nhanh chóng tìm kiếm thông tin và tính tiền chính xác.
• Thiết bị thanh toán (đầu đọc thẻ): Xử lý các phương thức thanh toán khác nhau như thẻ tín dụng, thẻ quà tặng, ví điện tử,...
• Phần mềm POS bán hàng: Phần mềm này giúp kết nối các thiết bị với nhau, thực hiện các chức năng như tính toán tiền hàng, in hóa đơn, quản lý kho hàng, báo cáo doanh thu,...

Chức năng chính của thiết bị đầu cuối POS tính tiền (POS Terminal)

POS Terminal không chỉ đơn thuần là thiết bị tính tiền mà còn đóng vai trò hỗ trợ toàn diện cho hoạt động bán hàng, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Dưới đây là một số chức năng chính của thiết bị đầu cuối POS tính tiền:

1. Xử lý đa dạng các phương thức thanh toán:

Máy POS tính tiền chấp nhận nhiều hình thức thanh toán khác nhau, bao gồm tiền mặt, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, thanh toán không chạm và ví điện tử (Apple Pay, Google Pay,...). Điều này giúp đa dạng hóa lựa chọn cho khách hàng và tăng tốc độ thanh toán.

2. Quản lý giao dịch:

Thiết bị đầu cuối POS tính tiền xử lý và ghi nhận giao dịch khi khách hàng mua hàng. Nó kết nối với các tổ chức tài chính liên quan để xác nhận và hoàn thành giao dịch, đảm bảo việc chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của khách hàng sang tài khoản doanh nghiệp.

3. Lưu trữ dữ liệu bán hàng:

Máy POS tính tiền ghi lại thông tin chi tiết về các giao dịch bán hàng, bao gồm sản phẩm bán, số lượng, giá cả, hình thức thanh toán,... Dữ liệu này được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như:

• Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi tình trạng hàng hóa, cảnh báo hàng sắp hết và kiểm soát quá trình xuất nhập kho.
• Phân tích doanh thu: Xác định sản phẩm bán chạy, khách hàng tiềm năng và tạo báo cáo chi tiết về tình hình kinh doanh.
• Kế toán và thuế: Dữ liệu bán hàng là căn cứ quan trọng cho việc ghi chép sổ sách và kê khai thuế.

4. Quản lý kho hàng (tùy hệ thống):

Một số hệ thống POS bán hàng tiên tiến có khả năng cập nhật tự động tình trạng hàng tồn kho theo từng giao dịch diễn ra. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động theo dõi và duy trì mức sản phẩm phù hợp, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa.

5. In hoặc gửi hóa đơn điện tử:

Thiết bị đầu cuối POS tính tiền có thể in hóa đơn giấy hoặc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn.

6. Tích hợp với các hệ thống khác:

Nhiều hệ thống POS bán hàng có thể liên kết với các phần mềm khác, chẳng hạn như phần mềm kế toán, hệ thống quản lý khách hàng (CRM), máy quét mã vạch,... Nhờ đó, dữ liệu được đồng bộ và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.

Các tính năng khác của thiết bị đầu cuối POS tính tiền (POS Terminal)

Ngoài các chức năng chính đã đề cập, thiết bị đầu cuối POS tính tiền còn cung cấp nhiều tính năng khác hỗ trợ chuyên sâu cho hoạt động bán hàng, giúp quản lý cửa hàng hiệu quả hơn.

1. Kiểm tra sản phẩm và tình trạng hàng tồn kho:

Máy POS tính tiền lưu trữ thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm tên, mã sản phẩm (SKU), giá cả, mô tả,... Bên cạnh đó, hệ thống còn tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho mỗi khi có giao dịch diễn ra. Nhờ vậy, nhân viên bán hàng có thể dễ dàng:

• Kiểm tra nhanh chóng xem sản phẩm còn hàng hay không.
• Theo dõi tình trạng hàng tồn kho để chủ động đặt hàng bổ sung khi cần thiết.

2. Thêm sản phẩm vào giỏ hàng của khách hàng:

Khác với cách ghi chép truyền thống, thiết bị đầu cuối POS tính tiền giúp nhân viên thêm sản phẩm vào giỏ hàng của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Nhân viên có thể:

• Quét mã vạch trên sản phẩm để thêm vào giỏ hàng.
• Tìm kiếm sản phẩm theo tên, mã sản phẩm hoặc từ khóa.

3. Tính tiền và thanh toán:

Sau khi thêm tất cả sản phẩm vào giỏ hàng, máy POS tính tiền sẽ tự động tính toán tổng số tiền cần thanh toán, bao gồm cả thuế và các khoản giảm giá (nếu có). Khách hàng có thể lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với các hình thức mà máy POS tính tiền hỗ trợ. Máy POS tính tiền sau đó sẽ xử lý giao dịch và in hoặc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng.

4. Quản lý hàng tồn kho:

Thiết bị đầu cuối POS tính tiền giúp bạn theo dõi tình trạng hàng hóa một cách dễ dàng và chính xác. Bạn có thể:

• Kiểm tra số lượng sản phẩm còn trong kho bất cứ lúc nào.
• Thiết lập mức đặt hàng tối thiểu (Reorder point). Khi sản phẩm sắp hết, hệ thống sẽ tự động gửi đơn đặt hàng để bổ sung kịp thời.

5. Báo cáo chi tiết:

Máy POS tính tiền thu thập dữ liệu từ mọi giao dịch bán hàng, bao gồm sản phẩm bán, số lượng, giá cả, nhân viên bán hàng,... Dựa vào các báo cáo này, bạn có thể:

• Xác định sản phẩm bán chạy để có chiến lược kinh doanh phù hợp.
• Phân tích thời gian cao điểm trong ngày/tuần để bố trí nhân sự hợp lý.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên bán hàng.

6. Quản lý thông tin khách hàng:

Thiết bị đầu cuối POS tính tiền giúp bạn lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, bao gồm lịch sử mua hàng, tần suất mua hàng, giá trị trung bình giỏ hàng,... Dữ liệu này có thể được sử dụng cho các mục đích:

• Xây dựng chương trình marketing: Gửi các khuyến mãi, ưu đãi phù hợp đến từng khách hàng dựa trên sở thích và hành vi mua sắm.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Nhân viên bán hàng có thể tra cứu lịch sử mua hàng để đưa ra gợi ý sản phẩm phù hợp và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Các loại thiết bị đầu cuối POS tính tiền (POS Terminal)

Thiết bị đầu cuối POS tính tiền (POS Terminal) là thiết bị hỗ trợ đắc lực cho hoạt động bán hàng. Tuy nhiên, tùy theo nhu cầu và quy mô cửa hàng, bạn có thể lựa chọn hai loại máy POS tính tiền chính: Máy POS cố định (Cash Wrap) và Máy POS di động/cầm tay (Mobile POS).

Máy POS cố định (Cash Wrap POS Terminal):

Đặc điểm: 

Kiểu dáng quen thuộc, thường bao gồm màn hình cảm ứng (tablet), đầu đọc thẻ, máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền mặt và máy in hóa đơn.

Ưu điểm:

• Chịu được khối lượng công việc lớn, phù hợp cho cửa hàng đông khách.
• Màn hình rộng, hiển thị nhiều thông tin, thuận tiện thao tác.
• Có ngăn kéo đựng tiền mặt, phù hợp với các cửa hàng thường xuyên nhận thanh toán bằng tiền mặt.

Nhược điểm:

• Ít linh hoạt, không di chuyển được, chỉ sử dụng được tại một vị trí cố định.
• Chiếm diện tích, tốn kém chi phí lắp đặt và bảo trì.
• Không phù hợp với các cửa hàng có không gian hạn chế.

Máy POS di động/cầm tay (Mobile POS Terminal):

Đặc điểm: 

Thiết kế nhỏ gọn, gọn nhẹ, thường dùng trên các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh.

Ưu điểm:

• Linh hoạt, di động, có thể sử dụng ở bất cứ đâu trong cửa hàng.
• Tiện lợi cho việc hỗ trợ khách hàng, tư vấn sản phẩm và thanh toán tại chỗ.
• Giảm thiểu thời gian chờ đợi cho khách hàng, nhất là vào giờ cao điểm.
• Tiết kiệm chi phí lắp đặt và bảo trì so với máy POS cố định.

Nhược điểm:

• Màn hình nhỏ hơn, hiển thị ít thông tin hơn so với máy POS cố định.
• Không có ngăn kéo đựng tiền mặt (trừ khi kết nối với máy in hóa đơn kiêm chức năng két đựng tiền).
• Khả năng chịu đựng khối lượng công việc không bằng máy POS cố định.

​​​​​​​Lựa chọn thiết bị đầu cuối POS tính tiền (POS Terminal) phù hợp cho cửa hàng

Thiết bị đầu cuối POS tính tiền đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động cửa hàng và cung cấp trải nghiệm mua sắm tốt cho khách hàng. Tuy nhiên, với hai lựa chọn phổ biến là máy POS cố định (Cash Wrap) và máy POS di động (Mobile POS), nhiều chủ cửa hàng băn khoăn không biết lựa chọn loại nào phù hợp. Dưới đây là một số yếu tố cần cân nhắc để đưa ra quyết định đúng đắn:

Kiểu trải nghiệm thanh toán mong muốn:

• Trải nghiệm truyền thống: Khách hàng đến quầy thanh toán với nhân viên để hoàn tất giao dịch. Đây là lựa chọn phù hợp cho những cửa hàng muốn mang lại sự quen thuộc cho khách hàng. Máy POS cố định là lựa chọn phù hợp cho mô hình này.
• Thanh toán linh hoạt: Khách hàng có thể thanh toán ở bất kỳ đâu trong cửa hàng với sự hỗ trợ của nhân viên. Máy POS di động là lựa chọn phù hợp, giúp nâng cao tính linh hoạt và cải thiện trải nghiệm mua sắm.
• Kết hợp cả hai: Cung cấp cả trải nghiệm quen thuộc với quầy thanh toán cố định, đồng thời nâng cao tính linh hoạt với máy POS di động. Đây là lựa chọn phù hợp cho cửa hàng có tần suất khách hàng cao hoặc diện tích rộng rãi.​​​​​​​

Phương thức thanh toán:

Máy POS cố định (Cash Wrap): Ưu điểm là thường tích hợp ngăn kéo đựng tiền mặt, cho phép bạn nhận thanh toán bằng tiền mặt. Tuy nhiên, việc lưu trữ tiền mặt trong cửa hàng có thể khiến doanh nghiệp dễ bị mất cắp.

Máy POS di động (Mobile POS): Thích hợp để chấp nhận các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt như thẻ tín dụng, thẻ quà tặng, ví điện tử,... Đây là những phương thức thanh toán nhanh chóng và an toàn hơn so với tiền mặt.

​​​​​​​

Chi phí:

Máy POS cố định (cash wrap): Thường có chi phí đầu tư cao hơn so với máy POS di động. Bạn cần tính toán chi phí mua sắm các thiết bị phần cứng như:

• Máy tính bảng (iPad): từ 329 USD.
• Giá đỡ máy tính bảng: từ 99 USD.
• Ngăn kéo đựng tiền mặt: từ 139 USD.
• Máy đọc thẻ: từ 49 USD.
• Máy quét mã vạch: từ 229 USD.
• Máy in hóa đơn: từ 299 USD.

Máy POS di động (Mobile POS): Tiết kiệm chi phí hơn so với máy POS cố định. Bạn chỉ cần:

• Điện thoại thông minh (iOS hoặc Android): vài trăm đô la tùy loại máy.
• Máy đọc thẻ: từ 49 USD.

Giải pháp POS di động tích hợp: Là lựa chọn tiết kiệm nhất. Ví dụ, Shopify POS Go giá 399 USD (tại Mỹ) đã bao gồm tất cả các thiết bị cần thiết để giao dịch, quản lý hàng tồn kho, thu thập dữ liệu khách hàng,...

Lưu ý: Ngoài chi phí phần cứng, bạn cần dự trù thêm chi phí cho phần mềm POS bán hàng. Ví dụ, phần mềm POS bán hàng của Shopify có giá từ 29 USD/tháng.

Tóm lại, việc lựa chọn phương thức thanh toán và thiết bị đầu cuối POS tính tiền (POS Terminal) phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hình kinh doanh, ngân sách đầu tư và nhu cầu của khách hàng. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố này để đưa ra quyết định phù hợp nhất cho cửa hàng của bạn. Chúc bạn thành công!

Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về các thiết bị máy POS bán hàng, hãy liên hệ ngay Tân Hưng Hà qua hotline 081 321 8668 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.

TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh : 752/2 Phạm Văn Bạch, Phường 12, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 081 321 8668 (Zalo)
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn

>>> Xem thêm:

PHÂN LOẠI HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG PHỔ BIẾN HIỆN NAY

14 YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHI PHÍ CỦA HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG CHO NHÀ HÀNG

LỰA CHỌN MÁY THANH TOÁN THẺ TRUYỀN THỐNG HAY HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG CHO DOANH NGHIỆP?

PHÂN BIỆT GIỮA HỆ THỐNG POS BÁN HÀNG VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI CHO NGƯỜI MỚI