Hệ thống máy POS bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhà hàng, tuy nhiên, chi phí triển khai và sử dụng hệ thống này là điều khiến nhiều chủ quán băn khoăn. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về chi phí của hệ thống máy POS bán hàng cho nhà hàng, đồng thời phân tích 14 yếu tố ảnh hưởng đến mức giá.
Chi phí trung bình của hệ thống POS cho nhà hàng là bao nhiêu?
Câu hỏi này thường trực trong đầu những chủ quán đang tìm kiếm giải pháp POS bán hàng mới hoặc nâng cấp hệ thống cũ. Giá cả, bên cạnh tính năng, là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu để lựa chọn nền tảng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
Theo khảo sát, chi phí cơ bản của phần mềm và phần cứng POS bán hàng cho nhà hàng dao động từ 59 đến 279 USD/tháng. Mức giá này chỉ mang tính tương đối và có thể thay đổi tùy theo tính năng, phần cứng, phần mềm và dịch vụ bổ sung mà bạn lựa chọn.
Để có được bức tranh chính xác về chi phí thực tế cho doanh nghiệp của bạn, hãy cân nhắc 14 yếu tố sau đây khi nghiên cứu chi phí cho hệ thống máy POS bán hàng.
14 Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí hệ thống máy POS bán hàng cho nhà hàng
Khi nghiên cứu chi phí hệ thống máy POS bán hàng cho nhà hàng, hãy cân nhắc từng yếu tố sau đây và cách chúng ảnh hưởng đến giá cả. Một số yếu tố này được tính vào chi phí hàng tháng của POS bán hàng, trong khi những yếu tố khác có thể yêu cầu khoản phí một lần hoặc làm tăng chi phí hàng tháng của bạn.
1. Loại hệ thống máy POS bán hàng:
Yếu tố chính quyết định chi phí của hệ thống máy POS bán hàng cho nhà hàng mới là liệu bạn đang tìm kiếm một hệ thống máy POS bán hàng di động (Tablet POS) hay POS bán hàng truyền thống (Legacy POS). Mặc dù về mặt kỹ thuật, chúng hoạt động theo những cách tương tự nhưng POS truyền thống và POS di động lại có những khoản chi phí khác nhau, khiến việc lựa chọn giữa chúng trở nên vô cùng quan trọng.
- Hệ thống máy POS bán hàng truyền thống: Sử dụng các thiết bị đầu cuối (terminal) cồng kềnh, cập nhật thủ công và thường đắt hơn hệ thống máy POS bán hàng di động. Chi phí cao một phần là do bạn đang lắp đặt toàn bộ hệ thống máy tính vào nhà hàng, hoạt động thông qua mạng cục bộ.
- Hệ thống máy POS bán hàng di động/cầm tay: Sử dụng phần mềm trên máy tính bảng, phân phối đến các thiết bị di động trong toàn bộ nhà hàng. Thay vì hoạt động dựa trên một máy tính trung tâm, hệ thống này sử dụng phần mềm nền tảng đám mây, dễ dàng cập nhật và điều chỉnh theo nhu cầu. Hệ thống máy tính bảng sử dụng phần mềm iPad POS là lựa chọn tiết kiệm chi phí cho các nhà hàng tìm kiếm giải pháp thay thế POS bán hàng truyền thống.
2. Xử lý thanh toán và quản lý hóa đơn
Khi bạn cố gắng nắm rõ tổng thể các chi phí liên quan đến hệ thống máy POS bán hàng, xử lý thanh toán có thể giống như một khoản phí ẩn làm eo hẹp ngân sách của bạn. Bạn nên tìm hiểu về xử lý thanh toán ngay trong giai đoạn nghiên cứu ban đầu.
Đây là khoản phí không được cộng gộp trong chi phí triển khai và bảo trì hệ thống mà liên quan đến phí ngân hàng và phí xử lý thẻ. Do đó, việc trả thêm một chút phí cho hệ thống ngay từ đầu có thể giúp bạn tiết kiệm các khoản phí tiềm ẩn về sau.
3. Phí xử lý nội bộ
Hệ thống máy POS bán hàng có thể tính phí theo hai cách: phí sử dụng hàng tháng hoặc phí xử lý thẻ tín dụng thay cho phí hàng tháng. Điều này có thể hữu ích nếu bạn không có ý định sử dụng tài khoản thương mại khác và muốn giữ phí xử lý thanh toán nằm trong hệ thống POS bán hàng của nhà hàng.
4. Phí xử lý tài khoản thương mại
Một số hệ thống POS khác cho phép bạn sử dụng tài khoản thương mại đã có sẵn nếu bạn đã thiết lập. Trong trường hợp này, chi phí sẽ phụ thuộc vào phí xử lý của tài khoản thương mại. Cuối cùng, phí xử lý này không liên quan trực tiếp đến POS bán hàng, nhưng việc hệ thống máy POS bán hàng của nhà hàng vẫn xử lý khoản phí này và dựa trên doanh số bán của bạn, có nghĩa là đây vẫn là một chi phí đáng cân nhắc.
5. Phí thẻ tín dụng
Với nhiều lựa chọn xử lý thẻ tín dụng, điều quan trọng là bạn phải hiểu hệ thống máy POS bán hàng của mình xử lý thanh toán như thế nào và nó sẽ ảnh hưởng đến chi phí bổ sung cho hệ thống máy POS bán hàng của nhà hàng như thế nào.
- Tài khoản thương mại của bạn có sử dụng phương thức xử lý theo tỷ lệ cố định (flat-rate) hay theo bậc thang (tiered)?
- Cấu trúc giá chung của bộ xử lý là gì?
- Hệ thống máy POS bán hàng của bạn có cung cấp Chương trình Chiết khấu tiền mặt (Cash Discount Program), giúp bạn giảm phí thẻ tín dụng phải trả không? Đây là những câu hỏi bạn cần trả lời để đánh giá chính xác cách bộ xử lý thanh toán của hệ thống máy POS bán hàng sẽ thay đổi ngân sách của bạn.
6. Chi phí gói sản phẩm
Các nhà cung cấp POS bán hàng cung cấp các gói phần cứng và gói sản phẩm khác nhau dựa trên quy mô và khả năng mở rộng của nhà hàng. Cho dù bạn là xe bán hàng di động hay chuỗi nhà hàng hải sản thì việc có một hệ thống máy POS bán hàng có khả năng mở rộng là rất quan trọng nếu bạn có ý định phát triển hoặc mở thêm chi nhánh. Để giải quyết vấn đề này, hãy xác định mục đích chính của hệ thống POS cho nhà hàng của bạn (quản lý logistics hay hỗ trợ khách hàng), sau đó xem xét các gói sản phẩm phù hợp nhất với những nhu cầu đó. Lập danh sách các tính năng cần thiết của hệ thống máy POS bán hàng cho nhà hàng để bạn có thể thu hẹp phạm vi tìm kiếm.
7. Chi phí theo thiết bị đầu cuối
Hầu hết các gói POS bán hàng sẽ tính phí theo thiết bị đầu cuối (terminal) và thậm chí có thể thay đổi gói theo số lượng thiết bị bạn muốn sử dụng. Điều này có vẻ không quá quan trọng nếu bạn chỉ tăng từ một máy tính bảng POS bán hàng lên hai máy. Tuy nhiên, việc bổ sung thêm thiết bị đầu cuối cho hệ thống máy POS bán hàng truyền thống sẽ tốn kém hơn đáng kể.
8. Chi phí tính năng bổ sung
Các hệ thống máy POS bán hàng khác nhau có thể tích hợp với nhiều nền tảng phần mềm khác nhau, mang lại chức năng và quy trình làm việc được cải thiện. Giải pháp tích hợp cho POS bán hàng nhà hàng đặc biệt hữu ích khi một trong những tính năng cần thiết của bạn không được cộng gộp trong các tính năng cốt lõi của phần mềm nhưng có thể được tích hợp thông qua phần mềm bổ sung.
Mỗi tích hợp là một cơ hội để tạo ra các sự kết hợp độc đáo, có thể thay đổi cách bạn quản lý hoạt động của nhà hàng đồng thời cung cấp cho bạn tất cả các tính năng cần thiết. Lưu ý rằng không phải mọi hệ thống máy POS bá hàng nào cũng có thể tích hợp với mọi nền tảng phần mềm sẵn có, vì vậy điều quan trọng là phải hiểu phần mềm nào POS bán hàng của bạn tích hợp được và điều này có thể giúp bạn quản lý nhà hàng trong tương lai.
9. Chi phí cài đặt
Việc triển khai hệ thống máy POS bán hàng cho nhà hàng đòi hỏi quá trình cài đặt và tích hợp chuyên biệt để phù hợp với cấu trúc và quy trình hoạt động của nhà hàng. Thông thường, các dịch vụ cài đặt này sẽ yêu cầu một khoản phí riêng biệt do nhà cung cấp POS bán hàng tính. Hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo bạn hiểu rõ về các khoản phí này.
Các nhà cung cấp hệ thống máy POS bán hàng thường tính phí cài đặt riêng biệt với phí mua thiết bị đầu cuối ban đầu. Tùy thuộc vào việc đó là hệ thống POS bán hàng truyền thống hay di động, ví dụ, quá trình cài đặt của bạn có thể bao gồm nhiều chi phí khác nhau để phù hợp với các nền tảng phần cứng và phần mềm chuyên dụng. Các yếu tố khác, chẳng hạn như bất kỳ loại nhân công chuyên môn nào liên quan đến việc cài đặt, cũng sẽ ảnh hưởng đến chi phí cài đặt.
10. Chi phí triển khai
Ngay cả khi hệ thống máy POS bán hàng của bạn được cài đặt đầy đủ, vẫn còn các yếu tố tiềm ẩn khác cần cân nhắc trước khi coi hệ thống máy POS bán hàng hoàn toàn tích hợp vào quy trình hoạt động kinh doanh của nhà hàng. Hệ thống máy POS bán hàng di động có thể yêu cầu mua thêm bộ định tuyến và máy chủ độc lập, trong khi hệ thống máy POS bán hàng truyền thống có thể cần máy tính riêng. Ngoài ra, bất kỳ khóa đào tạo nào cần thiết để hướng dẫn nhân viên sử dụng hệ thống máy POS bán hàng cũng sẽ tốn thời gian và tiền bạc.
11. Hỗ trợ và bảo trì
Hiểu rõ hệ thống máy POS bán hàng của bạn sẽ cần được chăm sóc như thế nào trong tương lai là điều vô cùng quan trọng. Chi phí bảo trì và hỗ trợ phụ thuộc vào loại hệ thống, thời hạn sử dụng và các bản nâng cấp trong tương lai. Hãy dành thời gian để đảm bảo nhà cung cấp cung cấp tất cả các dịch vụ bạn cần để sửa chữa và bảo trì hệ thống máy POS bán hàng trước khi đưa ra bất kỳ quyết định mua hàng nào.
12. Chi phí cập nhật
Chi phí này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang muốn lắp đặt hệ thống máy POS bán hàng truyền thống cho nhà hàng. Một số hệ thống máy POS bán hàng cần được cập nhật thủ công, điều này có thể ảnh hưởng đến hoạt động hiện tại của bạn. Mặt khác, nhiều hệ thống máy POS bán hàng di động có thể cập nhật tương đối dễ dàng và được cộng gộp trong phí dịch vụ hàng tháng thông thường của bạn, điều này sẽ có lợi trong thời gian dài.
13. Chi phí sửa chữa
Khi nghĩ đến chi phí sửa chữa, hãy cân nhắc các dịch vụ được cung cấp. Nhà cung cấp có đường dây dịch vụ khách hàng riêng biệt hay chỉ trả lời qua email? Họ có cử chuyên gia đến địa điểm của bạn nếu sự cố không thể khắc phục qua điện thoại/email không?
14. Chi phí hàng tháng
Hầu hết các nhà cung cấp tính phí hàng tháng để sử dụng sản phẩm của họ. Phí này sẽ bao gồm dịch vụ khách hàng bạn nhận được và tương quan đến các loại sửa chữa bạn có thể mong đợi nếu hệ thống của bạn bị hỏng. Mặc dù phí này sẽ khác nhau tùy thuộc vào hệ thống POS bạn đang sử dụng, nhưng đây là một trong những chi phí dài hạn quan trọng cần cân nhắc khi ra quyết định.
Kết luận
Việc lựa chọn hệ thống máy POS bán hàng phù hợp với ngân sách và nhu cầu của nhà hàng là điều vô cùng quan trọng. Bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về 14 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí hệ thống máy POS bán hàng, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về các thiết bị máy POS bán hàng, hãy liên hệ ngay Tân Hưng Hà qua hotline 081 321 8668 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.
TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh : 752/2 Phạm Văn Bạch, Phường 12, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 081 321 8668 (Zalo)
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
>>> Xem thêm:
PHÂN LOẠI HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG PHỔ BIẾN HIỆN NAY
11 XU HƯỚNG & CÔNG NGHỆ POS BÁN HÀNG ĐANG ĐỊNH HÌNH TƯƠNG LAI NGÀNH BÁN LẺ
NHỮNG SAI LẦM PHỔ BIẾN KHI SỬ DỤNG HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG VÀ CÁCH KHẮC PHỤC
TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ KHO BÃI ĐỂ GIẢI QUYẾT TÌNH TRẠNG HẾT HÀNG TĂNG CAO
