Khi tìm kiếm nhà cung cấp hệ thống POS bán hàng, bạn có thể bắt gặp nhiều thuật ngữ như cổng thanh toán, nhà cung cấp tài khoản thương mại, nhà mua lại thương mại, dịch vụ thương mại,... Thực tế, những thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau và đôi khi có thể gây nhầm lẫn cho chủ cửa hàng bán lẻ.
Hiểu rõ các thuật ngữ này là điều cần thiết để đưa ra lựa chọn tốt nhất về loại hệ thống POS phù hợp cho cửa hàng của bạn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải mã các thuật ngữ đó. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn về sự khác biệt giữa dịch vụ thương mại và hệ thống POS bán hàng, các thuật ngữ quan trọng khác bạn cần biết và tất cả thông tin này ảnh hưởng như thế nào đến việc lựa chọn nhà cung cấp hệ thống POS bán hàng.
Dịch vụ thương mại là gì?
Dịch vụ thương mại, thường được gọi đơn giản là xử lý thẻ tín dụng, là các dịch vụ và thiết bị cho phép doanh nghiệp B2C (Business-to-Consumer - doanh nghiệp bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng) chấp nhận và xử lý thanh toán từ khách hàng thông qua thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và các phương thức thanh toán điện tử.
Ngân hàng thường cung cấp dịch vụ thương mại thông qua một tài khoản mà doanh nghiệp mở để hỗ trợ xử lý thẻ tín dụng. Dịch vụ này là cần thiết để thiết lập hệ thống POS bán hàng, cổng thanh toán trực tuyến và nền tảng thương mại điện tử.
Thuật ngữ "dịch vụ thương mại" đôi khi cũng được dùng để chỉ các doanh nghiệp trung gian trong các giao dịch này. Các doanh nghiệp này còn được gọi là bộ xử lý thẻ tín dụng hoặc đơn giản là bộ xử lý. Về phí dịch vụ, bộ xử lý sẽ thu một tỷ lệ phần trăm nhỏ trên mỗi giao dịch.
Hệ thống POS bán hàng là gì?
Hệ thống POS bán hàng (Point of sale) là sự kết hợp giữa phần mềm và phần cứng được cài đặt tại quầy thu ngân (hoặc trên trang thanh toán thương mại điện tử) cho phép doanh nghiệp chấp nhận thanh toán từ khách hàng cho hàng hóa và dịch vụ.
Hầu hết các hệ thống POS hiện đại không chỉ ghi lại doanh số bán hàng và xử lý trả hàng mà còn có nhiều tính năng khác như in hóa đơn, theo dõi doanh số, quản lý kho hàng, cung cấp thông tin về hiệu quả kinh doanh và hỗ trợ khởi chạy và quản lý chương trình khách hàng thân thiết. Phần lớn hệ thống POS bán hàng hiện nay đều dựa trên nền tảng đám mây (Cloud POS), nghĩa là bạn có thể truy cập tất cả các giao dịch và hoạt động trong cửa hàng của mình mà không cần trực tiếp có mặt tại cửa hàng.
Nhà cung cấp dịch vụ thương mại làm gì?
Trong thời đại kinh doanh hiện đại, việc chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ đã trở nên phổ biến. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần đến sự hỗ trợ của các nhà cung cấp dịch vụ thương mại.
Nhà cung cấp dịch vụ thương mại (Merchant services provider) là tổ chức cung cấp các dịch vụ và công nghệ cần thiết để doanh nghiệp có thể chấp nhận và xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ từ khách hàng.
Những hoạt động chính của nhà cung cấp dịch vụ thương mại:
- Phê duyệt hoặc từ chối giao dịch: Kiểm tra tính hợp lệ của thẻ và số dư tài khoản, sau đó phê duyệt hoặc từ chối giao dịch dựa trên thông tin nhận được từ ngân hàng phát hành thẻ.
- Thu thập tiền từ ngân hàng phát hành: Nhận tiền từ ngân hàng phát hành thẻ sau khi giao dịch được phê duyệt.
- Chuyển tiền cho doanh nghiệp: Sau khi trừ các khoản phí liên quan (interchange fee - phí trao đổi giữa các ngân hàng, và các phí khác), số tiền còn lại sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
Quy trình chấp nhận thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ:
- Khách hàng cung cấp thẻ hoặc nhập thông tin thanh toán: Khách hàng cung cấp thẻ tín dụng/ghi nợ cho nhân viên thu ngân hoặc nhập thông tin thanh toán trực tuyến.
- Thông tin thanh toán được gửi đến ngân hàng mua lại: Ngân hàng thu nhận của doanh nghiệp (nơi doanh nghiệp mở tài khoản) nhận được thông tin chi tiết về thanh toán.
- Ngân hàng mua lại gửi giao dịch đến bộ xử lý thanh toán: Ngân hàng mua lại gửi giao dịch đến bộ xử lý thanh toán thông qua tổ chức thẻ thích hợp (Visa, MasterCard, Discover, American Express).
- Tổ chức thẻ gửi giao dịch đến ngân hàng phát hành và yêu cầu phê duyệt: Tổ chức thẻ gửi giao dịch đến ngân hàng đã phát hành thẻ tín dụng để xác nhận tính hợp lệ và yêu cầu phê duyệt.
- Ngân hàng phát hành gửi mã phê duyệt: Ngân hàng phát hành gửi mã phê duyệt đến tổ chức thẻ nếu giao dịch được chấp thuận.
- Tổ chức thẻ gửi mã phê duyệt đến ngân hàng mua lại: Tổ chức thẻ gửi mã phê duyệt đến ngân hàng thu nhận của doanh nghiệp.
- Ngân hàng mua lại gửi mã phê duyệt đến thiết bị đầu cuối của doanh nghiệp: Ngân hàng mua lại gửi mã phê duyệt đến thiết bị đầu cuối thanh toán của doanh nghiệp.
- In hóa đơn: Thiết bị đầu cuối in hóa đơn cho khách hàng ký.
Lưu ý:
- Về phía khách hàng: Vào cuối kỳ thanh toán, ngân hàng phát hành sẽ tính phí cho khách hàng dựa trên các khoản phí phát sinh trong kỳ. Khách hàng sẽ thanh toán hóa đơn thẻ tín dụng cho ngân hàng phát hành.
- Về phía doanh nghiệp: Số tiền thu được thường được tập hợp vào cuối mỗi ngày làm việc và được gửi vào tài khoản ngân hàng doanh nghiệp trong vòng 24-72 giờ. Nhà cung cấp dịch vụ thương mại sẽ khấu trừ tất cả phí xử lý từ tổng số này trước khi tiền được gửi.
Lựa chọn dịch vụ thương mại nào phù hợp cho cửa hàng của bạn?
Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ thương mại uy tín, bạn cần được hỗ trợ toàn diện trong quá trình tích hợp các dịch vụ này vào hoạt động kinh doanh của mình. Dưới đây là một số dịch vụ thương mại thiết yếu cho cửa hàng:
1. Bộ xử lý thanh toán (Payment Processor):
- Hoạt động trung gian giữa doanh nghiệp và các tổ chức tài chính liên quan, xử lý các giao dịch thẻ tín dụng.
- Thu phí nhỏ trên mỗi giao dịch, phí này thay đổi tùy theo từng nhà cung cấp. Do đó, việc lựa chọn một bộ xử lý thanh toán công bằng và minh bạch là điều cần thiết.
2. Tài khoản thương mại (Merchant Account):
- Là một loại tài khoản ngân hàng thương mại cho phép doanh nghiệp chấp nhận và xử lý các giao dịch thẻ thanh toán điện tử.
- Yêu cầu doanh nghiệp hợp tác với ngân hàng mua lại (acquiring bank) để hỗ trợ tất cả các liên lạc trong giao dịch thanh toán điện tử.
- Đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp trực tuyến.
3. Cổng thanh toán (Payment Gateway):
- Đọc và chuyển thông tin thanh toán thương mại điện tử từ khách hàng sang tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
- Chức năng chính là thu thập dữ liệu, đảm bảo tính sẵn có của quỹ và giúp doanh nghiệp nhận thanh toán.
- Tất cả các doanh nghiệp trực tuyến cần thiết lập một cổng thanh toán đáng tin cậy và an toàn trên trang web của họ.
4. Thiết bị đầu cuối xử lý thẻ tín dụng (Credit Card Processing Terminal):
- Cho phép doanh nghiệp hoặc khách hàng chèn, quẹt hoặc chạm phương thức thanh toán của họ.
- Thường được kết nối với hệ thống POS thông qua tích hợp thanh toán đơn giản.
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ:
- Một số doanh nghiệp bắt đầu bằng việc hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ thương mại trước tiên. Trong trường hợp này, họ sẽ được thiết lập dịch vụ xử lý thẻ tín dụng và tìm kiếm giải pháp POS bán hàng tương thích.
- Ngược lại, một số doanh nghiệp bắt đầu với giải pháp POS bán hàng, sau đó tìm nhà cung cấp dịch vụ thương mại tích hợp.
- Hiện nay, nhiều nhà cung cấp POS bán hàng và dịch vụ thương mại đã kết hợp hoạt động của họ thành một giải pháp duy nhất. Mặc dù tiện lợi hơn khi có một hệ thống duy nhất, nhưng giải pháp này thường có giá cao hơn: các giải pháp như vậy thường tính phí xử lý cao hơn, khiến doanh nghiệp phải trả thêm hàng nghìn đô la mỗi tháng.
Phí trao đổi và các chi phí khác trong dịch vụ thương mại
Hiểu rõ các khoản hoa hồng và phí khác là điều quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ thương mại. Phí trao đổi (Interchange fees) chiếm phần lớn phí xử lý thẻ tín dụng. Đây là khoản phí giao dịch mà tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp phải trả khi khách hàng sử dụng thẻ tín dụng/ghi nợ để mua hàng tại cửa hàng.
Phí này được thanh toán cho ngân hàng phát hành thẻ để trang trải chi phí xử lý, chi phí gian lận và nợ xấu, cũng như rủi ro phê duyệt thanh toán. Bởi vì nếu người tiêu dùng không bao giờ thanh toán hóa đơn thẻ tín dụng hoặc thanh toán trễ cho hàng hóa đã mua, ngân hàng phát hành sẽ bị mất số tiền đó.
Số tiền và loại phí bạn phải chịu với tư cách là doanh nghiệp phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm:
- Loại hình doanh nghiệp bạn điều hành: Thường được xác định bởi mã loại hình thương mại (MCC).
- Số thẻ được quẹt hoặc nhập thủ công: Số thẻ tín dụng/ghi nợ được sử dụng trong giao dịch.
- Mức độ rủi ro của loại hình kinh doanh: Mức độ rủi ro liên quan đến gian lận và nợ xấu của ngành nghề kinh doanh.
- Bán lẻ trực tiếp (có thẻ) hay giao dịch qua Internet, thư tín dụng hoặc điện thoại (MOTO hoặc không có thẻ): Hình thức giao dịch diễn ra trực tiếp hay trực tuyến (online).
- Điểm tín dụng và lịch sử hoạt động của doanh nghiệp: Điểm tín dụng của doanh nghiệp ảnh hưởng đến mức phí.
Ngoài phí trao đổi, các doanh nghiệp cũng phải trả thêm:
- Phí xử lý (cho nhà cung cấp dịch vụ thương mại): Phí này do nhà cung cấp dịch vụ thương mại tính để cung cấp các dịch vụ như xử lý giao dịch và hỗ trợ kỹ thuật.
- Phí nhỏ cho các mạng lưới thẻ (VISA, Amex,...): Phí này được trích lại bởi các tổ chức thẻ tín dụng để duy trì hoạt động của mạng lưới thanh toán.
Một số nhà cung cấp dịch vụ thương mại có thể tính thêm các khoản phí khác như: phí hủy dịch vụ, phí phụ trội và các chi phí có thể tránh được. Tốt nhất là tìm kiếm giải pháp không bao gồm các khoản phí bổ sung này.
Phân biệt nhà cung cấp tài khoản thương mại và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán:
- Nhà cung cấp tài khoản thương mại thường là các công ty cho phép bạn mở tài khoản ngân hàng thương mại. Họ cũng có thể hỗ trợ bạn chấp nhận thanh toán, chẳng hạn như cung cấp thiết bị đầu cuối thẻ tín dụng, cổng thanh toán và hệ thống POS.
- Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán hoạt động khác biệt. Thay vì cung cấp cho mỗi công ty một tài khoản riêng, họ tập hợp tiền của tất cả các công ty họ hợp tác vào một tài khoản thương mại duy nhất, sau đó phân bổ chúng cho từng tài khoản ngân hàng của công ty theo tỷ lệ.
Lựa chọn hệ thống POS bán hàng phù hợp
Việc lựa chọn nhà cung cấp hệ thống POS bán hàng phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm tính năng, dịch vụ và chi phí. Dưới đây là một số điều cần cân nhắc khi đưa ra quyết định:
>>> Xem thêm: TÂN HƯNG HÀ - ĐỐI TÁC CHIẾN LƯỢC PHÂN PHỐI GIẢI PHÁP POS BÁN HÀNG CỦA IMIN TẠI VIỆT NAM
1. Phương thức thanh toán đa dạng:
Hệ thống POS hiện đại nên hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán khác nhau để mang lại sự tiện lợi cho khách hàng. Điều này bao gồm:
- Thanh toán không chạm: Qua thẻ tín dụng/ghi nợ, Apple Pay, Google Pay và các thiết bị khác sử dụng công nghệ NFC (giao tiếp tầm ngắn) hoặc RFID (nhận dạng qua tần số vô tuyến).
- Thanh toán di động: Thanh toán thông qua các thiết bị di động như máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh. Khách hàng có thể sử dụng các ứng dụng thanh toán di động như PayPal và Venmo.
2. Khả năng tích hợp:
Phần mềm POS tốt nên cung cấp các tính năng tích hợp cần thiết để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của bạn. Các tính năng tích hợp phổ biến bao gồm: thương mại điện tử, kế toán/tiền lương, lên lịch, chương trình khách hàng thân thiết và quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
Ngoài ra, nhiều nhà bán lẻ còn tìm kiếm các tính năng tích hợp chuyên biệt hơn tùy theo ngành hàng.
3. Tính năng:
Bên cạnh khả năng tích hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc đến các tính năng của hệ thống POS bán hàng. Các tính năng thường có bao gồm: quản lý kho hàng, báo cáo sản phẩm và doanh số, quản lý nhân viên, quản lý quan hệ khách hàng,...
Lập danh sách các tính năng quan trọng nhất trước khi bắt đầu tìm kiếm hệ thống POS bán hàng phù hợp.
4. Chi phí:
Chi phí là một yếu tố quan trọng. Hệ thống POS bán hàng có giá cả rất đa dạng, tùy thuộc vào phần cứng và phần mềm. Do đó, bạn cần xác định ngân sách trước khi lựa chọn.
Chi phí xử lý thẻ tín dụng cũng là một phần của tổng chi phí. Mặc dù có một số cách để giảm phí nhưng điều quan trọng nhất là tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ thương mại uy tín và minh bạch.
Các loại phí xử lý thanh toán
Hiểu rõ cách tính phí xử lý thanh toán là điều quan trọng để doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp tiết kiệm và phù hợp nhất. Dưới đây là một số loại phí xử lý thanh toán phổ biến:
1. Phí theo cấu trúc Interchange-plus (Cộng phí trao đổi):
- Các tổ chức phát hành thẻ tín dụng như Mastercard và Visa, tính phí trao đổi riêng cho từng loại thẻ dựa trên các yếu tố đã đề cập trước đó (loại hình doanh nghiệp, mức độ rủi ro,...).
- Cấu trúc Interchange-plus cho phép bộ xử lý thêm một khoản phí nhỏ vào phí trao đổi cho mỗi giao dịch.
- Mô hình này được đánh giá cao về tính minh bạch vì cho phép doanh nghiệp thấy rõ ràng chi phí xử lý thanh toán của họ được phân bổ như thế nào cho nhà cung cấp dịch vụ thương mại. Các gói dịch vụ khác thường gộp phí này với phí trao đổi và phí mạng, khiến doanh nghiệp khó nắm được chi tiết.
- Do tính minh bạch, cấu trúc Interchange-plus gần như luôn là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp.
2. Phí theo tỷ lệ cố định (Flat rate):
Mô hình giá này phù hợp với các doanh nghiệp bán lẻ nhỏ và startup có khối lượng bán hàng thấp. Phí theo tỷ lệ cố định là một tỷ lệ phần trăm cố định áp dụng cho mỗi giao dịch.
Ưu điểm của phương thức này là nhanh chóng, dễ thiết lập và dễ sử dụng, tuy nhiên tỷ lệ phí thường cao hơn so với cấu trúc Interchange-plus minh bạch hơn.
3. Phí theo bậc thang (Tiered rates):
Lựa chọn này không phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ vì phí dao động tùy theo loại thẻ (Visa, Mastercard, Discover). Phí theo bậc thang được nhóm thành các cấu trúc khác nhau, phân tách từng loại thẻ, khiến doanh nghiệp khó nắm rõ chi tiết và thường phải trả phí cao hơn.
4. Phí trực tiếp theo Interchange (Direct Interchange):
Với phương thức này, doanh nghiệp chỉ trả một khoản phí hàng tháng cố định, không phụ thuộc vào tỷ lệ phần trăm trên mỗi giao dịch. Đây hiếm khi là giải pháp tối ưu, nhưng có thể phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn nhưng giá trị giao dịch thấp.
Lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ thương mại
Khi tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ thương mại, bạn cần lưu ý đến các chi phí sau:
- Phí cài đặt (Installation fee): Chi phí lắp đặt và thiết lập hệ thống.
- Chi phí thiết bị (Equipment cost): Chi phí cho các thiết bị đầu cuối, máy in hóa đơn,...
- Phí dịch vụ hàng tháng (Monthly fee/service charge): Phí duy trì dịch vụ hàng tháng.
- Phí giao dịch (Transactional fee): Phí tính trên mỗi giao dịch thanh toán.
- Phí hủy dịch vụ (Cancellation fee): Phí phạt nếu bạn hủy hợp đồng trước thời hạn.
- Các khoản phụ phí khác (Other surcharges): Các khoản phí bổ sung khác có thể phát sinh.
Tân Hưng Hà - Cung cấp hệ thống POS bán hàng chính hãng
Tân Hưng Hà là nhà phân phối hệ thống POS bán hàng chính hãng dành cho các cửa hàng bán lẻ như cửa hàng tiện lợi, cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini, quán cà phê, bảo tàng,...
Ưu điểm của Tân Hưng Hà:
- Thiết bị POS chính hãng: Cam kết cung cấp thiết bị POS bán hàng chính hãng, đảm bảo chất lượng.
- Tích hợp với nhiều nhà cung cấp xử lý thanh toán: Bạn có thể lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ thương mại nào phù hợp với mình.
- Dễ dàng sử dụng: Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu căng thẳng và mệt mỏi trong quá trình tìm kiếm và thiết lập hệ thống.
- Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp: Tân Hưng Hà cung cấp đầy đủ thông tin và hỗ trợ bạn trong suốt quá trình sử dụng.
Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về các thiết bị máy POS bán hàng, hãy liên hệ ngay Tân Hưng Hà qua hotline 081 321 8668 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.
TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh : 752/2 Phạm Văn Bạch, Phường 12, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 081 321 8668 (Zalo)
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
>>> Xem thêm:
TOP 3 HỆ THỐNG POS BÁN HÀNG PHỔ BIẾN DÀNH CHO CÁC DOANH NGHIỆP BÁN LẺ
GIẢI PHÁP POS BÁN HÀNG CẢM ỨNG ĐA NĂNG DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
