Đối với chủ doanh nghiệp mới muốn chấp nhận giao dịch thẻ tín dụng của khách hàng, nhiều thông tin về thủ tục ban đầu có vẻ khiến bạn cảm thấy quá tải. Nhưng điều quan trọng là bạn phải hiểu tất cả các tính năng có sẵn liên quan đến việc xử lý thanh toán.
Giải pháp thanh toán phù hợp mang lại nhiều lợi thế về mặt quy trình và công nghệ. Doanh nghiệp thường có thể sử dụng chúng để tiết kiệm một khoản tiền đáng kể. Không chỉ vậy, chúng còn có thể tạo ra hiệu quả giúp việc mở rộng quy mô và quản lý doanh nghiệp của bạn dễ dàng hơn ngay từ ban đầu.
Điều này trở nên quan trọng khi bạn phải lựa chọn máy thanh toán thẻ truyền thống hoặc hệ thống máy POS bán hàng cho doanh nghiệp của mình. Mặc dù bề ngoài trông khá giống nhau nhưng máy thanh toán thẻ truyền thống và hệ thống máy POS bán hàng là hai cách riêng biệt để chấp nhận thẻ tín dụng.
Trong bài viết dưới đây, Tân Hưng Hà sẽ giải thích sự khác biệt giữa máy thanh toán thẻ truyền thống và hệ thống máy POS bán hàng, đồng thời giúp bạn quyết định tính năng nào phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Khái niệm về máy thanh toán thẻ truyền thống và hệ thống máy POS bán hàng
Máy thanh toán thẻ truyền thống và hệ thống máy POS bán hàng đều là các loại phần cứng xử lý thẻ tín dụng. Ngoài ra còn có các máy thanh toán thẻ ảo cho phép doanh nghiệp thực hiện các giao dịch thẻ tín dụng qua điện thoại nhưng đây là các thiết bị đầu cuối chạy trên phần mềm.
Máy thanh toán thẻ truyền thống và máy POS bán hàng là các thiết bị phần cứng vật lý mà doanh nghiệp sẽ sử dụng để thu thập dữ liệu thẻ tín dụng từ khách hàng thông qua thao tác quẹt, chạm hoặc nhúng thẻ.
Trong bối cảnh này, POS được hiểu là "điểm bán hàng." Trong lĩnh vực xử lý thẻ tín dụng, đây là nơi diễn ra giao dịch hoặc bán hàng thực tế cho khách hàng. Nói chung, đây là các thiết bị được đặt tại khu vực thanh toán, máy thu ngân hoặc quầy lễ tân của doanh nghiệp.
Một số doanh nghiệp có cả hoạt động trực tuyến và bán lẻ; đối với những doanh nghiệp này, chủ thương mại có thể tích hợp một hệ thống máy POS bán hàng, có thể hoạt động cho cả hai hình thức kinh doanh. Chúng tôi sẽ đề cập đến điều này sau trong phần chia sẻ về các tính năng của hệ thống máy POS bán hàng.
Hệ thống máy POS bán hàng là gì?
Hệ thống máy POS bán hàng là sự kết hợp của phần cứng và phần mềm, không chỉ chấp nhận thanh toán của khách hàng mà còn giúp đơn giản hóa hoạt động kinh doanh và cung cấp các tính năng bổ sung.
Hệ thống máy POS bán hàng với khả năng mở rộng đang ngày càng phổ biến trong các nhà hàng và các địa điểm bán lẻ khác.
Dưới đây là một số tính năng chính mà hệ thống máy POS bán hàng có thể cung cấp ngoài các giao dịch thanh toán:
Phân tích doanh thu:
Hệ thống máy POS bán hàng có khả năng theo dõi và phân tích các dữ liệu bán hàng và hành vi mua sắm của khách hàng. Thông tin này có thể được tích hợp với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác, chẳng hạn như phần mềm kế toán. Trên thực tế, 86% nhà hàng sử dụng dữ liệu từ hệ thống máy POS bán hàng để phân tích và thiết kế các chương trình giảm giá, khuyến mãi và chiến lược marketing, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
Quản lý nhân viên:
Hệ thống máy POS bán hàng có thể kết hợp với phần mềm quản lý nhân viên, cho phép nhân viên đăng nhập và đăng xuất khi bắt đầu hoặc kết thúc ca làm việc. Ngoài ra, hệ thống còn có thể hỗ trợ tính lương và quản lý thời gian làm việc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
Quản lý kho hàng:
Hệ thống máy POS bán hàng có khả năng theo dõi tình trạng hàng tồn kho. Khi sản phẩm được bán ra, phần mềm POS bán hàng sẽ tự động trừ trong kho và cảnh báo cho nhân viên khi hàng sắp hết. Bên cạnh đó, hệ thống còn có thể tích hợp với máy quét mã vạch để việc quản lý kho hàng chính xác và hiệu quả hơn.
Quản lý chương trình khách hàng thân thiết:
Nhiều doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp nhỏ, hiện nay áp dụng chương trình khách hàng thân thiết để thu hút và giữ chân khách hàng. Hệ thống máy POS bán hàng giúp việc quản lý chương trình này trở nên dễ dàng hơn. Nhân viên có thể đăng ký thành viên mới và hỗ trợ khách hàng ngay tại quầy thanh toán.
Linh hoạt và đa dạng:
Những tính năng được liệt kê ở trên chỉ là một phần nhỏ trong những gì hệ thống máy POS bán hàng có thể làm. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn các tính năng phù hợp với nhu cầu riêng, tạo nên một giải pháp quản lý toàn diện và hiệu quả.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp máy POS bán hàng phù hợp cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với Tân Hưng Hà. Chúng tôi cung cấp các hệ thống máy POS bán hàng mới nhất hiện nay, cùng đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn lựa chọn giải pháp tối ưu nhất.
>>> Xem thêm: TÂN HƯNG HÀ - ĐỐI TÁC CHIẾN LƯỢC PHÂN PHỐI GIẢI PHÁP POS BÁN HÀNG CỦA IMIN TẠI VIỆT NAM
Máy thanh toán thẻ truyền thống là gì?
Máy thanh toán truyền thống có chức năng đơn giản hơn so với hệ thống máy POS bán hàng. Mục đích chính của chúng là thu thập dữ liệu thẻ của khách hàng.
Dưới đây là một số loại máy thanh toán thẻ tín dụng phổ biến thường được các doanh nghiệp sử dụng:
Máy đọc thẻ di động:
Những máy đọc thẻ này có thể được sử dụng di động hoặc tại một địa điểm khi nhân viên cần di chuyển xung quanh cửa hàng, showroom để thu tiền. Chúng thu thập dữ liệu thẻ và sau đó chuyển đi để xử lý. Doanh nghiệp có thể sử dụng chúng riêng lẻ hay được tích hợp vào điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
Máy đọc thẻ không có thêm các tính năng hay chức năng khác, mặc dù doanh nghiệp có thể tích hợp chúng với các hệ thống thanh toán lớn hơn. Nhưng tự bản thân chúng, chúng chủ yếu dùng để thu thập dữ liệu thẻ khi di động.
Ví dụ bao gồm cửa hàng tạm thời hoặc doanh nghiệp di động, chẳng hạn như dịch vụ sửa chữa điện thoại di động hoặc dịch vụ chăm sóc thú cưng lưu động.
Máy đọc thẻ để bàn:
Đây là loại máy đọc thẻ truyền thống mà hầu hết mọi người có thể thấy tại khu vực thanh toán của các doanh nghiệp nhỏ. Tương tự như máy đọc thẻ di động, chúng cũng chỉ thu thập dữ liệu thẻ và truyền đi để được chấp thuận. Sau khi được chấp thuận, thiết bị đầu cuối sẽ nhận được thông báo rằng giao dịch thành công.
Doanh nghiệp cũng có thể tích hợp các thiết bị đầu cuối và máy đọc thẻ này vào một hệ thống máy POS bán hàng phức tạp. Tuy nhiên, chúng cũng có thể hoạt động độc lập nếu không cần thêm chức năng nào khác. Mặc dù, kiểu thiết lập này ngày càng ít phổ biến vì ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận ra những lợi ích bổ sung của hệ thống máy POS bán hàng.
Các loại máy thanh toán thẻ và máy đọc thẻ:
Máy đọc thẻ chip EMV:
Đây là loại máy đọc thẻ mới nhất, tương thích với chip nhỏ được tích hợp trên thẻ thanh toán hiện đại. EMV là viết tắt của Europay, Mastercard và Visa - ba tập đoàn tài chính cùng nhau phát triển công nghệ và tiêu chuẩn cho thẻ chip.
Máy đọc thẻ EMV vẫn có thể quẹt thẻ qua đầu đọc từ tính cũ. Tuy nhiên, tùy theo tình huống, các bộ xử lý thanh toán đang dần loại bỏ phương thức này. Hệ thống máy POS bán hàng vẫn sử dụng chức năng quẹt thẻ cho thẻ khách hàng thân thiết hoặc một số loại thẻ quà tặng.
Thanh toán không chạm:
Máy thanh toán thẻ không chạm chấp nhận các phương thức thanh toán như Apple Pay, Android Pay và các dịch vụ tương tự. Những máy đọc này sử dụng công nghệ NFC (giao tiếp trường gần) để nhận dữ liệu thanh toán từ ví điện tử hoặc thẻ tín dụng không chạm.
Thông thường, một máy đầu cuối sẽ hỗ trợ tất cả các tính năng này. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tìm thấy một số máy đầu cuối không có các tính năng mới hơn như khả năng NFC. Khi mua hoặc thuê thiết bị mới, tốt nhất nên chọn máy đầu cuối có các tính năng mới hơn, ngay cả khi bạn chưa triển khai chúng.
Máy đọc thẻ so với hệ thống máy POS bán hàng
Mặc dù có vẻ như hai thiết bị này thực hiện cùng một chức năng nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng và là hai thành phần riêng biệt trong một hệ thống xử lý thanh toán. Máy đọc thẻ là một thành phần module của hệ thống máy POS bán hàng phức tạp hơn, có nhiệm vụ thu thập dữ liệu thẻ.
Tuy nhiên, máy đọc thẻ này cũng có thể hoạt động như một thiết bị đầu cuối độc lập và không yêu cầu hệ thống máy POS bán hàng đi kèm. Thiết bị đầu cuối có thể xử lý thanh toán riêng lẻ, mặc dù các chức năng khác của nó bị hạn chế.
Mặt khác, hệ thống máy POS bán hàng cần có máy đọc thẻ. Phần mềm POS bán hàng có thể thực hiện nhiều tác vụ khác nhau nhưng nó cần một máy đọc để thu thập dữ liệu thẻ.
Lợi ích vượt trội của hệ thống máy POS bán hàng so với máy thanh toán thẻ truyền thống
Hệ thống máy POS bán hàng mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với máy thanh toán truyền thống, có thể áp dụng cho hầu hết mọi loại hình doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa hoạt động và tiết kiệm chi phí.
Nâng cao độ chính xác và giảm thiểu sai sót:
Một lợi ích quan trọng của hệ thống máy POS bán hàng là khả năng phòng ngừa nhiều lỗi nhân viên có thể mắc phải trong quá trình thanh toán. Là một phần của hệ thống phần mềm bảo mật, nếu nhân viên bỏ qua một bước hoặc không nhập dữ liệu cụ thể, giao dịch sẽ chỉ tiếp tục sau khi nhân viên khắc phục sự cố.
Ví dụ, trong quá trình trả hàng, nhân viên có thể cần nắm quy trình trả hàng cho một mặt hàng cụ thể và cách thức ghi có cho giao dịch mua đó. Hệ thống máy POS bán hàng có thể cảnh báo họ rằng mặt hàng chỉ đủ điều kiện được hoàn tiền hoặc trả hàng đầy đủ nếu đáp ứng một số điều kiện nhất định. Với máy thanh toán truyền thống, nhân viên có thể hoàn tất giao dịch trả hàng và hoàn tiền cho khách hàng mà không có cảnh báo, dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp.
Theo dõi nhân viên xử lý giao dịch:
Do nhân viên có thể đăng nhập vào hệ thống POS bằng ID người dùng duy nhất, điều này cho phép theo dõi tốt hơn nhân viên nào đã làm việc với khách hàng cụ thể hoặc giao dịch nào. Giả sử có bất kỳ câu hỏi hoặc cần làm rõ, ban quản lý có thể dễ dàng xem ai đã xử lý giao dịch hoặc đang làm việc tại thiết bị đầu cuối.
Tính năng này cũng có thể hữu ích cho bảo mật, vì chỉ nhân viên được ủy quyền mới có thể vận hành hệ thống thanh toán.
Tăng cường đăng ký chương trình khách hàng thân thiết:
Với hệ thống máy POS bán hàng, bạn có thể đăng ký thành viên mới cho chương trình khách hàng thân thiết ngay tại quầy thanh toán chỉ với một vài bước bổ sung. Nếu không có hệ thống máy POS bán hàng, bạn sẽ phải hướng dẫn khách hàng đến trang web hoặc cổng thông tin khác để đăng ký, điều này làm giảm tỷ lệ chuyển đổi và tổng số người đăng ký.
Nhân viên cũng có thể quản lý chương trình khách hàng thân thiết tại hệ thống máy POS bán hàng và tra cứu điểm hoặc các tính năng khác khi khách hàng yêu cầu.
Kết nối các chi nhánh khác nhau:
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh trong cùng khu vực thành phố hoặc quốc gia, thì hệ thống máy POS bán hàng dựa trên nền tảng đám mây sẽ giúp việc cập nhật cho nhiều chi nhánh dễ dàng hơn. Do việc kiểm soát hệ thống máy POS bán hàng được tập trung, bạn có thể thực hiện cập nhật, bao gồm thêm sản phẩm hoặc loại bỏ sản phẩm từ một chi nhánh. Sau đó, phần mềm được kết nối sẽ đẩy những thay đổi này ra tất cả các hệ thống POS của bạn qua một bản cập nhật.
Việc sử dụng kết hợp nhiều máy thanh toán truyền thống thường tốn nhiều công sức để cập nhật và nhân viên thường phải di chuyển đến từng chi nhánh để thực hiện thủ công các cập nhật này.
Nhược điểm của hệ thống máy POS bán hàng:
- Yêu cầu bảo mật cao: Do kết nối với nhiều máy tính và mạng khác nhau, hệ thống máy POS bán hàng dễ trở thành mục tiêu tấn công của tin tặc hoặc vi phạm bảo mật. Một lỗ hổng an ninh trong hệ thống máy POS bán hàng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng hơn do tính kết nối của các hệ thống.
- Chi phí cao hơn: Hệ thống máy POS bán hàng thường có chi phí ban đầu cao hơn so với máy thanh toán thẻ truyền thống. Bên cạnh đó, việc tuân thủ các yêu cầu bảo mật (PCI DSS) cũng có thể tốn kém, đặc biệt đối với doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn.
Ưu điểm của máy thanh toán thẻ truyền thống:
Mặc dù hệ thống máy POS bán hàng mang lại nhiều lợi ích nhưng máy thanh toán thẻ truyền thống cũng có những ưu điểm riêng.
Đơn giản, dễ sử dụng:
Đây là ưu điểm chính của máy thanh toán thẻ truyền thống. Chúng dễ dàng thiết lập, bảo trì và thường không yêu cầu hỗ trợ bổ sung sau khi cài đặt. Điều này khiến chúng phù hợp hơn với các doanh nghiệp có nhu cầu xử lý đơn giản.
Có thể an toàn hơn:
Mặc dù gian lận với máy thanh toán thẻ truyền thống vẫn tồn tại, nhưng nhìn chung, chúng có thể an toàn hơn phần cứng và phần mềm POS bán hàng mà không cần nhiều nỗ lực bảo mật. Lý do chính là vì hệ thống máy POS bán hàng tích hợp với hệ thống máy tính, tạo ra con đường cho tin tặc và những kẻ khác truy cập toàn bộ hệ thống. Cả hai hệ thống đều có thể được bảo mật nhưng việc bảo mật máy thanh toán thẻ truyền thống thường dễ dàng hơn đối với các doanh nghiệp không có nguồn lực nhân viên IT chuyên trách.
Chi phí thấp hơn:
Do máy thanh toán thẻ truyền thống có ít chức năng hơn nên chi phí của chúng thường thấp hơn so với hệ thống máy POS bán hàng. Máy thanh toán thẻ truyền thống cũng cần ít thiết lập và tùy chỉnh hơn, giúp tiết kiệm chi phí.
Nhìn chung, các doanh nghiệp thường tiết kiệm được chi phí ban đầu khi thiết lập máy thanh toán truyền thống so với hệ thống máy POS bán hàng.
Lựa chọn máy thanh toán thẻ truyền thống hay hệ thống máy POS bán hàng?
Quyết định lựa chọn giữa máy thanh toán thẻ truyền thống và hệ thống máy POS bán hàng phụ thuộc vào hai yếu tố chính liên quan đến doanh nghiệp của bạn: tình trạng hiện tại và mục tiêu phát triển trong tương lai.
Mục tiêu phát triển:
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu xử lý thanh toán đơn giản, không có kế hoạch mở rộng hoặc cải thiện hoạt động thì máy thanh toán thẻ truyền thống có thể phù hợp với chi phí ban đầu và thời gian đầu tư thấp nhất.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn tận dụng các công nghệ và hiệu quả nhất định để phát triển doanh nghiệp với quy trình làm việc được cải thiện, phân tích bán hàng chi tiết và dịch vụ khách hàng tốt hơn thì hệ thống máy POS bán hàng là lựa chọn phù hợp.
Mặc dù chi phí ban đầu của hệ thống máy POS bán hàng thường cao hơn nhưng những lợi ích nó mang lại có thể bù đắp qua việc cải thiện hoạt động kinh doanh.
Nhu cầu cụ thể:
Một điều khác cần cân nhắc là liệu doanh nghiệp của bạn có cần giải quyết một vấn đề nào cụ thể hay không. Trong trường hợp này, việc xem xét hệ thống máy POS bán hàng có thể giải quyết vấn đề cho bạn và cung cấp giải pháp dễ dàng hay không là điều cần thiết.
Ví dụ, một chuỗi nhà hàng địa phương nhỏ muốn triển khai chương trình khách hàng thân thiết tích điểm thưởng cho mỗi lần ghé thăm. Tuy nhiên, họ có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện điều này với hệ thống máy thanh toán đơn giản hiện tại.
Bằng cách nâng cấp lên hệ thống máy POS bán hàng, họ ngay lập tức có cơ hội triển khai chương trình khách hàng thân thiết vào các hệ thống máy POS bán hàng phổ biến nhất trong ngành nhà hàng.
Hệ thống máy POS bán hàng có thể là giải pháp nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải một vấn đề hoặc nhu cầu cụ thể.
Một ví dụ khác là chuỗi cửa hàng bán rượu cần theo dõi dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực, dẫn đến việc lãng phí không gian kho hoặc thiếu sản phẩm trên kệ. Hệ thống máy POS bán hàng cung cấp dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực về các mặt hàng được mua, giúp luôn cập nhật kho hàng. Ngoài ra, hệ thống còn có thể phân tích doanh số giúp doanh nghiệp mua sắm hàng tồn kho cần thiết trước thời hạn.
Tổng kết
Máy thanh toán thẻ truyền thống phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu thanh toán đơn giản và chi phí thấp. Hệ thống máy POS bán hàng linh hoạt hơn, cung cấp nhiều tính năng, tuy nhiên chi phí ban đầu cao hơn. Doanh nghiệp cần cân nhắc mục tiêu phát triển và nhu cầu cụ thể để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho mình.
Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về các thiết bị máy POS bán hàng, hãy liên hệ ngay Tân Hưng Hà qua hotline 081 321 8668 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.
TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh : 752/2 Phạm Văn Bạch, Phường 12, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 081 321 8668 (Zalo)
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
>>> Xem thêm:
10 ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI CHỌN MUA HỆ THỐNG POS BÁN HÀNG CHO DOANH NGHIỆP ĐANG PHÁT TRIỂN
PHÂN BIỆT GIỮA HỆ THỐNG POS BÁN HÀNG VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI CHO NGƯỜI MỚI
TOP 3 HỆ THỐNG POS BÁN HÀNG PHỔ BIẾN DÀNH CHO CÁC DOANH NGHIỆP BÁN LẺ
GIẢI PHÁP POS BÁN HÀNG CẢM ỨNG ĐA NĂNG DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
