Giới thiệu chung về quản lý tài sản
Quản lý tài sản là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các tổ chức trên toàn thế giới. Tài sản thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Các doanh nghiệp hiện đại dựa vào rất nhiều vào tài sản vật chất để duy trì hiệu quả. Quy trình quản lý tài sản cũng giúp các doanh nghiệp có được nhiều giá trị hơn từ tài sản và đạt được mục tiêu kinh doanh.
Mặc dù khái niệm quản lý tài sản đã tồn tại trong vài thập kỷ qua, nó vẫn tiếp tục là một lĩnh vực không ngừng phát triển. Vì vậy, điều quan trọng là phải theo kịp sự phát triển và thích ứng với những thay đổi nhanh chóng. Cách các công ty thích nghi với sự thay đổi sẽ quyết định công ty nào sẽ thịnh vượng trong những năm tới.
Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ kỹ hơn khái niệm quản lý tài sản, tình hình hiện tại, lý do tại sao doanh nghiệp nên đầu tư vào nó, những điều nó mang lại và thậm chí là dự báo về cách nó có thể phát triển trong những năm tới.
Quản lý tài sản là gì?
Quản lý tài sản là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát việc mua lại, vận hành, bảo trì, đổi mới và thanh lý tài sản của tổ chức. Quá trình này nâng cao tiềm năng cung cấp của các tài sản và giảm thiểu các chi phí và rủi ro liên quan. Việc bảo trì đầy đủ và triển khai đúng hệ thống, con người và quy trình sẽ đảm bảo nâng cao giá trị tài sản trong suốt vòng đời của tài sản.
Vòng đời tài sản là gì?
Vòng đời của tài sản là số giai đoạn mà tài sản của tổ chức trải qua trong thời gian sở hữu tài sản. Đây là thời gian mà tổ chức có thể sử dụng tài sản một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Vòng đời tài sản thường bao gồm tất cả các giai đoạn trong vòng đời của tài sản, từ khi mua đến bảo trì và cuối cùng là thanh lý.
Các loại quản lý tài sản
Mặc dù định nghĩa quản lý tài sản có thể khác nhau giữa các tổ chức nhưng chúng có thể được phân loại thành ba loại chính: vật chất, tài chính và hợp đồng.
- 1. Quản lý tài sản vật chất: là quá trình xử lý các thứ như quản lý tài sản cố định, quản lý tồn kho, cơ sở hạ tầng và quản lý tài sản công.
- 2. Quản lý tài sản tài chính: đề cập đến quá trình quản lý mua sắm, phát triển chiến lược đầu tư, kiểm soát ngân sách và chi phí, xử lý tiền mặt, trái phiếu và cổ phiếu.
- 3. Tuân thủ hợp đồng: tối ưu hóa các quy trình như quản lý tài sản IT, quản lý tài sản kỹ thuật số, bảo trì hợp đồng và quản lý tài sản vô hình.
Những khó khăn trong việc quản lý tài sản của công ty
Quản lý tài sản đôi khi phải đối mặt với những vấn đề khó khăn trong việc giám sát và quản lý các tài sản hiện có một cách thủ công. Khi tài sản của bạn đã tồn tại trên hệ thống trong nhiều năm, nó có thể bị mất hoặc tệ hơn, bị xâm phạm.
Ngoài vấn đề nan giải này, quản lý tài sản thủ công còn gặp phải những điểm khó khăn dưới đây:
- Nhập dữ liệu thủ công, quy trình có nhiều lỗi và dữ liệu không chính xác.
- Quy trình quản lý tài sản không có cấu trúc.
- Thiếu thẩm quyền để thực hiện các chính sách quản lý tài sản.
- Quản lý thay đổi kém hoặc không hiệu quả.
- Theo dõi và báo cáo rất ít hoặc không có về giá trị và vị trí tài sản theo thời gian thực.
- Không có khả năng đánh giá rủi ro dữ liệu tiềm ẩn hoặc ngăn chặn nó.
7 phương pháp hay nhất để quản lý tài sản hiệu quả
Quy trình quản lý tài sản hiệu quả giúp doanh nghiệp giám sát và quản lý tài sản của họ bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận được hệ thống hóa. Với một quy trình vững chắc, các tổ chức có thể cải thiện năng suất và hiệu quả của tài sản, do đó nâng cao lợi nhuận đầu tư.
Các thành phần chính của một quy trình quản lý tài sản hiệu quả bao gồm:
- Lập sổ đăng ký tài sản: Danh sách hàng tồn kho các tài sản có sẵn.
- Xác định điều kiện tài sản và hệ thống xếp hạng.
- Theo dõi khấu hao tài sản một cách chính xác theo các khoảng thời gian hợp lý.
- Xác định giá trị của tài sản và chi phí thay thế của chúng.
- Tập trung hơn vào việc bảo dưỡng tài sản từ dự đoán hơn là phản ứng.
- Tập trung nhiều hơn vào quản lý thay đổi để đảm bảo tính toàn vẹn của cơ sở dữ liệu.
- Loại bỏ giấy tờ và tự động hóa các tác vụ như thu thập dữ liệu, báo cáo tài sản,...
Cách cải thiện quản lý tài sản
Việc triển khai một hệ thống quản lý tài sản sẽ không mang lại kết quả nếu quy trình đó chỉ ở mức trung bình. Vì vậy, trước khi tìm cách tự động hóa quy trình, điều quan trọng là phải hợp lý hóa các hoạt động quản lý tài sản hiện có.
Dưới đây là 7 yếu tố mà một tổ chức cần tập trung vào để cải thiện quản lý tài sản:
1. Hiểu lý do tồn tại của tài sản :
- Tài sản này phục vụ mục đích gì?
- Tại sao nó được mua sắm?
2. Tìm hiểu về tình trạng của tài sản:
- Tình trạng hiện tại của tài sản là gì?
- Nó thực hiện tốt mục đích của mình như thế nào?
- Nó có đáng tin cậy không?
3. Xem xét cách sử dụng tài sản hiệu quả:
- Tài sản hiện tại đang mang lại giá trị gì?
- Nó có đáp ứng được những kỳ vọng hiện tại không?
4. Xác định nhu cầu trong tương lai:
- Liệu sẽ có sự thay đổi trong kỳ vọng dịch vụ?
- Tài sản có đủ mạnh để đáp ứng nhu cầu trong tương lai không?
5. Đánh giá chương trình bảo trì hiện có:
- Những công việc đang được thực hiện để duy trì và cải thiện vòng đời của tài sản?
- Chương trình bảo trì tài sản hiện tại hiệu quả như thế nào?
- Liệu ước tính chi phí bảo trì hiện tại có chính xác không?
6. Dự đoán tỷ lệ khấu hao và rủi ro liên quan:
- Liệu tuổi thọ hữu ích của tài sản có được xem xét định kỳ không?
- Các kỳ vọng có khác biệt đáng kể so với các ước tính trước đó không?
- Liệu chi phí khấu hao cho các kỳ sau có được điều chỉnh cho phù hợp không?
- Tác động của khấu hao này là gì?
7. Dự báo thanh lý tài sản:
- Khi nào tài sản dự kiến sẽ được rút vĩnh viễn khỏi mục đích sử dụng?
- Lãi hoặc lỗ từ việc thanh lý tài sản có được có được ghi nhận trong báo cáo tài chính không?
Những lợi ích của việc tự động hóa quản lý tài sản
Các doanh nghiệp thông minh không lãng phí thời gian cố gắng hoàn thành các tác vụ quản lý tài sản cơ bản và lặp đi lặp lại theo cách thủ công bằng cách sử dụng cùng một quy trình lỗi thời hết lần này đến lần khác. Đầu tư vào ứng dụng quản lý tài sản cho phép các doanh nghiệp tự động hóa các hoạt động quản lý tài sản tẻ nhạt và tốn thời gian, giúp đội ngũ quản trị tập trung nhiều hơn vào các hoạt động tạo giá trị gia tăng.
Tuy nhiên, việc triển khai hệ thống quản lý tài sản là một quyết định lớn, vì vậy tốt hơn hết là bạn nên chắc chắn về những lợi ích hữu hình trước khi thực hiện. Lý tưởng nhất là phần mềm quản lý tài sản:
- Kéo dài tuổi thọ tài sản của bạn.
- Hỗ trợ cho việc phục hồi, sửa chữa và thay thế tài sản một cách hiệu quả.
- Đáp ứng nhu cầu của khách hàng với trọng tâm vào tính bền vững của hệ thống.
- Giúp tập trung vào các hoạt động quan trọng đối với hiệu suất bền vững.
- Cho phép các doanh nghiệp đáp ứng kỳ vọng về dịch vụ và yêu cầu của cơ quan quản lý.
- Cải thiện phản ứng đối với các trường hợp khẩn cấp hoặc rủi ro bất ngờ.
5 công cụ quản lý tài sản phổ biến trong ngành
Bây giờ bạn đã hiểu được lợi ích của việc triển khai giải pháp quản lý tài sản, đã đến lúc chọn giải pháp phù hợp. Không có phần mềm quản lý tài sản hoàn hảo nào, vì vậy bạn cần chọn đúng công cụ quản lý tài sản theo nhu cầu cụ thể của mình.
Dưới đây là 5 công cụ quản lý tài sản phổ biến trong ngành, bạn có thể tham khảo.
-
1. ServiceNow:
Được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp, ServiceNow cung cấp một loạt các dịch vụ quản lý tài sản bao gồm quản lý kho, quản lý thông tin tài chính và hợp đồng, theo dõi tài nguyên,... Với một công cụ quản lý tài sản toàn diện như ServiceNow, các doanh nghiệp sẽ không phải chuyển đổi giữa các giải pháp phần mềm thích hợp cho từng chức năng nhân sự cụ thể.
- Ưu điểm: Dễ sử dụng, cơ sở dữ liệu tài sản hợp nhất và báo cáo có thể tùy chỉnh.
- Nhược điểm: Quá trình khớp tất cả các quyền và hợp đồng tài sản ban đầu khá khó khăn và tốn thời gian.
- 2. Kissflow Finance and Operations Cloud:
Đây không phải là một công cụ tự động hóa quản trị hoàn toàn mà là một đám mây tài chính, bạn có thể sử dụng để quản lý các tác vụ vận hành cơ bản như quản lý tài sản, quản lý cơ sở vật chất,... Kissflow là một nền tảng quản lý tài chính đám mây, hoạt động đơn giản và mạnh mẽ cho các tổ chức thuộc mọi quy mô.
- Ưu điểm: Thân thiện với người dùng, linh hoạt và trải nghiệm người dùng nhất quán trên tất cả các thiết bị.
- Nhược điểm: Bố cục quy trình làm việc đơn giản, thiếu các mẫu và bảng điều khiển được xác định trước.
-
3. SAP ERP Suite:
Ban đầu, SAP không tập trung nhiều vào quản lý tài sản doanh nghiệp, do đó, sản phẩm có một số lỗ hổng về chức năng. Nhưng, hiện nay nó đã phát triển thành một bộ công cụ quản lý tài sản doanh nghiệp hoàn chỉnh có liên quan đến tất cả các ngành. Lợi thế lớn nhất của SAP là sự tiện lợi khi quản lý mọi thứ từ vật liệu đến tài sản và chi phí ở một nơi duy nhất.
- Ưu điểm: Chức năng phong phú, chuyên môn dịch vụ mạnh mẽ và cộng đồng người dùng đông đảo.
- Nhược điểm: Công cụ lên lịch bảo trì không linh hoạt và không tuân theo các tiêu chuẩn của ngành.
-
4. IBM Maximo:
Maximo là một giải pháp quản lý tài sản đầu cuối với mô-đun bảo trì chi tiết là chức năng chính với các công cụ bổ sung khác để quản lý mua sắm và quản lý hàng tồn kho. Khung tích hợp của sản phẩm rất hiệu quả, nó khuyến khích và kết nối tốt nền tảng quản lý tài sản.
- Ưu điểm: Chức năng sản phẩm, lộ trình sản phẩm và tầm nhìn tương lai.
- Nhược điểm: UI lộn xộn, lỗi trong tiện ích bổ sung không gian, sự cố với ứng dụng di động.
- 5. Oracle E-Business Suite:
Oracle E-Business Suite cung cấp giải pháp trọn gói để quản lý tài sản. Ứng dụng cung cấp chức năng báo cáo trực quan cao mà các bên liên quan có thể sử dụng để tạo báo cáo phân tích tùy chỉnh. Các tổ chức có thể tích hợp với một loạt các ứng dụng bằng cách sử dụng REST API hoặc kết nối SOAP.
- Ưu điểm: Thân thiện với người dùng, linh hoạt và trải nghiệm người dùng nhất quán trên tất cả các thiết bị.
- Nhược điểm: Chi phí bảo trì quá cao.
>>> Xem thêm: Đánh Giá 7 Phần Mềm Quản Lý Tài Sản Doanh Nghiệp Đáng Dùng Nhất
Quản lý tài sản hiệu quả là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào, đặc biệt là với tài sản cơ sở hạ tầng có tuổi thọ dài và chi phí vốn đáng kể sẽ tạo nền tảng cho hoạt động kinh tế. Tổ chức càng phức tạp thì việc có quy trình quản lý tài sản vững chắc càng quan trọng.
Mặc dù các thực hành quản lý tài sản thủ công có thể hoàn thành công việc, nhân viên sẽ phải tự tay giải quyết và xử lý nhiều chi tiết để đảm bảo tổ chức của họ tận dụng tối đa các tài sản sẵn có. Bằng cách triển khai công cụ quản lý tài sản, các doanh nghiệp có thể quản lý tài sản và thực hiện kế hoạch quản lý tài sản của họ một cách dễ dàng.
>>> Xem thêm:
HƯỚNG DẪN CƠ BẢN CÁCH QUẢN LÝ TÀI SẢN BẰNG MÃ QR CHO NGƯỜI MỚI
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ RFID TRONG QUẢN LÝ TÀI SẢN VÀ TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH CỦA DOANH NGHIỆP
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI SẢN IT BẰNG CÔNG NGHỆ RFID
TOP 10+ MẪU BẢNG TÍNH VÀ FILE QUẢN LÝ TÀI SẢN BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ CHO DOANH NGHIỆP
