Trong vài năm qua, các ngành công nghiệp như thương mại điện tử đã liên tục tăng trưởng. Năm 2021, thương mại điện tử bán lẻ chiếm hơn 4,9 nghìn tỷ đô la doanh số bán hàng. Các nghiên cứu dự đoán rằng con số này sẽ tăng lên gần 7,4 nghìn tỷ đô la vào năm 2025.

Ngày càng nhiều khách hàng mua sắm trực tuyến cho dù là B2C, B2B hay DTC. Sự tăng trưởng nhanh chóng này đã tạo ra sự thay đổi trong kỳ vọng của khách hàng đối với các yếu tố như thời gian giao hàng và tính khả dụng của sản phẩm.

Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, việc theo kịp xu hướng thị trường và hành vi khách hàng đang thay đổi có thể là một nhiệm vụ khó khăn. May mắn thay, các chiến lược và công cụ quản lý hàng tồn kho đang liên tục được cải thiện để đáp ứng nhu cầu.

Thực hiện các thay đổi tối ưu hóa có thể được áp dụng chung cho các trang web của doanh nghiệp trên toàn cầu không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Tuy nhiên, các giải pháp phần mềm quản lý hàng tồn kho đang tối ưu hóa tất cả các bước trong chuỗi cung ứng logistics, bao gồm cả lĩnh vực kho bãi vô cùng quan trọng.

Điều này có nghĩa là bạn và đội ngũ quản lý của mình có thể tối ưu hóa quá trình hiện đại hóa chiến lược quản lý hàng tồn kho của mình. Các công cụ quản lý hàng tồn kho có thể giúp cải thiện hiệu quả hoạt động kho bãi của bạn; với công nghệ hiện đại, việc triển khai dễ dàng hơn bao giờ hết.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quy trình quản lý hàng tồn kho bao gồm việc giám sát sản phẩm từ nhà cung cấp đến tay người tiêu dùng. Điều này bao gồm việc mua nguyên vật liệu (nếu có), nhận hàng tồn kho, lưu trữ mặt hàng, hoàn tất đơn hàng (fulfillment), vận chuyển và giao hàng cho tất cả các sản phẩm được bán ra tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn kho giải quyết các mức tồn kho tổng thể bất kể vị trí của chúng trong doanh nghiệp. Thông tin này cho phép ban quản lý dự báo nhu cầu và tính toán mức đặt hàng lại để tránh tình trạng thiếu hàng và tồn kho quá mức. Nó cũng có thể giúp cung cấp cho doanh nghiệp ý tưởng tương đối chính xác (hoặc tốt hơn) về hàng tồn kho và tính toán chi phí hàng bán (COGS).

Tầm quan trọng của việc triển khai quản lý hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của quản lý chuỗi cung ứng. Đối với nhiều doanh nghiệp, như các doanh nghiệp bán lẻ, việc giữ cho hàng tồn kho của bạn được ngăn nắp là quan trọng nhất trong các kho của bạn. Điều này là bởi vì kho là nơi diễn ra các hoạt động nhận hàng, lưu trữ, thực hiện và vận chuyển; đó là nhiều lĩnh vực có thể gây thất thoát tiền bạc và lỗi của con người có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho so với hệ thống quản lý kho (IMS so với WMS)

Ban đầu, quản lý hàng tồn kho và quản lý kho có vẻ như là những thuật ngữ tương đương nhau. Nhưng chúng lại có một số điểm khác biệt chính.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho	Hệ thống quản lý kho hàng
* Theo dõi tất cả hàng tồn kho trên tất cả các địa điểm. * Cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả hàng tồn kho. * Tập trung vào việc duy trì mức tồn kho để đáp ứng các đơn đặt hàng dự kiến.	* Theo dõi sự di chuyển của hàng hóa và các vị trí trong nhà kho. * Tạo báo cáo về tình trạng hàng tồn kho. * Tập trung vào việc chọn hàng, đóng gói và vận chuyển hàng hóa. * Tạo ra các quy tắc lấy hàng và đóng gói, đồng thời hướng dẫn người dùng thực hiện các quy tắc đó để đảm bảo hiệu quả.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho (IMS) được thiết kế để xử lý bất kỳ quy trình nào liên quan đến hàng tồn kho cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Điều này bao gồm không chỉ khả năng đếm hàng tồn kho mà còn thực hiện dự báo, đặt hàng, nhận hàng và phân bổ kho. Bất kỳ doanh nghiệp nào kinh doanh vận chuyển hàng tồn kho đều có thể thu được lợi ích từ phần mềm quản lý hàng tồn kho.

Hệ thống quản lý kho (WMS) sẽ có nhiều khả năng quản lý hàng tồn kho chính tương tự nhưng phạm vi của hệ thống tập trung hơn vào những gì đang xảy ra trong kho. Đối với những người mới bắt đầu, bất kỳ doanh nghiệp nào tìm kiếm giải pháp WMS sẽ cần một thành phần cần thiết: Một kho hàng. WMS thường là một phần của các hệ thống lớn hơn như nền tảng ERP.

Do đó, WMS là một giải pháp phổ biến được sử dụng bởi các công ty và doanh nghiệp lớn. Các công cụ này có thể tích hợp liền mạch với các hệ thống kinh doanh khác. Tuy nhiên, các hệ thống ERP có thể khá phức tạp, không linh hoạt và không phù hợp với bán lẻ.

Ưu điểm của hệ thống quản lý hàng tồn kho trong kho hàng

Các doanh nghiệp như của bạn có thể có nhiều kho hàng ở nhiều địa điểm khác nhau. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp bạn hình thành chiến lược tối ưu hóa kho hàng của mình mà còn đưa ra một hệ thống thống nhất duy trì tính liên tục của doanh nghiệp.

Có nhiều ưu điểm khi sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho trong kho của bạn:

• Tăng độ chính xác thực hiện đơn hàng: 

Khi nói đến khách hàng của bạn, họ không quan tâm đến những lý do bạn đưa ra cho việc họ nhận được đơn hàng sai hoặc tệ hơn, không nhận được gì cả.

Mỗi trải nghiệm tiêu cực đều có nguy cơ nhận được đánh giá trực tuyến không tốt và mất đi giá trị trọn đời của khách hàng (CLV). Với hệ thống quản lý hàng tồn kho, đội ngũ của bạn sẽ được hướng dẫn thực hiện đơn hàng chính xác hơn nhiều lần.

Thông tin về hàng tồn kho chính xác sẽ ngăn chặn các lỗi đặt hàng gây ra sự thất vọng cho khách hàng. Nhiều hệ thống dự phòng và tự động có thể được đặt ra để đảm bảo rằng hầu như không có gì rời khỏi kho mà không hoàn hảo.

• Cải thiện năng suất kho: 

Các hệ thống có thể quản lý quy trình kho hàng của bạn sẽ cải thiện năng suất theo nhiều cách. Đầu tiên, chúng có thể giúp bạn lập kế hoạch bố trí kho tối ưu cho quy trình làm việc. Điều này có nghĩa là các mặt hàng được lưu trữ theo cách trực quan và hợp lý đối với đội ngũ của bạn. Ví dụ, các sản phẩm bán chạy nhất của bạn sẽ được đặt gần các trạm đóng gói hơn.

Một cách khác để cải thiện năng suất là hướng dẫn đội ngũ của bạn thông qua quy trình lấy hàng. Người lấy hàng sẽ có thể lấy tất cả các mặt hàng họ cần theo tuyến đường ngắn nhất mà không cần phải quay lại.

Các tính năng tự động hóa kho cũng loại bỏ các tác vụ thủ công như nhập dữ liệu, tạo nhãn, tạo đơn đặt hàng mua và gửi hàng trước. Điều này giúp đội ngũ kho của bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian để họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn như lấy và hoàn tất đơn hàng (fulfilling orders).

• Vận chuyển và giao hàng nhanh chóng: 

Với hệ thống quản lý hàng tồn kho, bạn có thể thiết lập quy trình làm việc tự động và tối ưu hóa cho việc vận chuyển và giao hàng sản phẩm. 

Việc lấy hàng và bố trí kho được tối ưu hóa sẽ giúp đội ngũ của bạn hoàn tất đơn hàng của khách hàng nhanh chóng hơn. Và điều đó có nghĩa là các đơn hàng có thể được giao nhanh hơn. Không gì có thể khiến khách hàng của bạn hài lòng hơn là việc vận chuyển nhanh chóng và thời gian giao hàng ngắn.

• Hiệu quả về chi phí: 

Chiến lược và hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp bạn tối đa hóa nguồn tài chính của mình.

Hệ thống có thể giúp bạn tính toán các điểm đặt hàng lại và mức tồn kho tối ưu. Việc sử dụng hiệu quả hơn không gian kho hàng đồng nghĩa với việc bạn sẽ cắt giảm được chi phí lưu trữ. Ngoài ra, việc tăng năng suất kho có nghĩa là đội ngũ của bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, giúp tiết kiệm chi phí về tiền lương.

• Tăng sự hài lòng của khách hàng: 

Không gì khiến người tiêu dùng trực tuyến thất vọng hơn việc tìm thấy sản phẩm hoàn hảo và sau đó mới phát hiện ra rằng sản phẩm đó đã hết hàng. Tình trạng hết hàng là một điều cần thiết trong bán lẻ nhưng có thể loại bỏ hoàn toàn với hệ thống phần mềm quản lý hàng tồn kho phù hợp. Bạn sẽ tránh bị mất doanh số bán hàng tiềm năng nhờ lượng sản phẩm sẵn có được cải thiện để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Độ chính xác tốt hơn và giao hàng nhanh chóng sẽ mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Lòng trung thành của khách hàng sẽ tăng vọt, các đơn đặt hàng hầu như không có lỗi và việc vận chuyển hoạt động theo đúng như mong muốn. Điều này không chỉ để cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Hiệu quả về chi phí và tăng năng suất đội ngũ cũng có nghĩa là bạn có thể tăng lợi ích cho chính khách hàng của mình.

Các loại hệ thống và giải pháp quản lý hàng tồn kho

Giống như nhiều khía cạnh trong kinh doanh, quản lý hàng tồn kho là một thuật ngữ chung bao gồm nhiều loại chiến lược và hệ thống. Không có một phương pháp chung nào cho việc quản lý hàng tồn kho và kho bãi. Các doanh nghiệp như của bạn có thể thấy rằng một phương pháp kết hợp sẽ phù hợp với nhu cầu của mình.

• Hệ thống định kỳ

Một loại phương pháp đếm hàng tồn kho thủ công hoặc vật lý được gọi là hệ thống kiểm kê kho định kỳ. Các đợt kiểm kê định kỳ này được thực hiện ít nhất một lần một năm, nhưng thường không được thực hiện thường xuyên hơn ba tháng một lần. Điều này là do đếm thủ công là một nhiệm vụ khó khăn và tốn thời gian cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Trong hệ thống kiểm kê định kỳ, bạn không bị giới hạn chỉ thực hiện việc kiểm kê hàng tồn kho đầy đủ cùng một lúc. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng đếm chu kỳ để thực hiện kiểm tra hàng tồn kho đầy đủ. Điều này cho phép bạn thực hiện một số lượng đầy đủ từng phần một. Hãy nhớ rằng phương pháp này có thể dẫn đến nhiều khả năng xảy ra lỗi do con người hơn như đếm hai lần. Nó cũng không cung cấp cho bạn một bức tranh toàn cảnh về kho của bạn tại bất kỳ thời điểm nào.

• Hệ thống liên tục

Hệ thống liên tục chính xác như tên gọi của nó: Hệ thống đếm hàng tồn kho không bao giờ kết thúc. Với loại theo dõi hàng tồn kho này, mọi hàng hóa nhận hoặc bán được đều được cập nhật liên tục để phản ánh mức tồn kho chính xác và cập nhật các chỉ số kế toán như COGS.

Hệ thống hàng tồn kho liên tục chỉ có thể được triển khai hiệu quả với giải pháp phần mềm. Các doanh nghiệp sẽ sử dụng các công cụ theo dõi như máy quét mã vạch hoặc thẻ nhận diện bằng tần số radio (RFID) để liên tục theo dõi và cập nhật hàng tồn kho của họ theo thời gian thực. Loại hệ thống này hầu như loại bỏ nhu cầu kiểm tra hàng tồn kho định kỳ thủ công.

Việc có quyền truy cập vào thông tin hàng tồn kho được cập nhật nhất có thể giúp dễ dàng tính toán các số liệu kế toán và tối ưu hóa các quy trình như bổ sung hàng.

• Phần mềm quản lý hàng tồn kho tại cơ sở

Phần mềm quản lý hàng tồn kho là nền tảng quan trọng của việc giám sát và kiểm soát kho hàng hiện đại. Những giải pháp quản lý hàng tồn kho tại chỗ đang dần bị loại bỏ. Tuy nhiên, các hệ thống kiểu cũ này vẫn hiệu quả hơn so với việc sử dụng thứ gì đó như bảng tính để theo dõi SKU (mã sản phẩm), đơn đặt mua hàng và tất cả các yếu tố khác của việc quản lý hàng tồn kho.

• Hệ thống SaaS (phần mềm lưu trữ trên đám mây)

Các hệ thống phần mềm như một dịch vụ (SaaS) cung cấp dịch vụ quản lý hàng tồn kho kho hàng theo yêu cầu cho mọi thứ, từ các doanh nghiệp nhỏ đến các doanh nghiệp lớn. Các dịch vụ này được cung cấp qua nền tảng đám mây trên máy chủ của nhà cung cấp hoặc thông qua cơ sở hạ tầng của bên thứ ba như Amazon Web Services (AWS). Giải pháp kho và hàng tồn kho SaaS thường có thể được sử dụng bởi bất kỳ thành viên trong đội ngũ nào có kết nối mạng.

Phần mềm lưu trữ trên đám mây thường được thanh toán hàng tháng hoặc hàng năm. Loại phần mềm quản lý hàng tồn kho này hoạt động rất tốt cho các doanh nghiệp vì tính linh hoạt mà nó cho phép và giá trị mà nó mang lại; bạn chỉ trả cho những gì bạn sử dụng. Các nền tảng này đi kèm với một loạt các khả năng cho quản lý hàng tồn kho, chuỗi cung ứng, vận chuyển và quản lý đơn hàng.

• Hệ thống quản lý kho (WMS)

Nhiều giải pháp phần mềm hoặc bao gồm hệ thống quản lý kho, còn được gọi là WMS. Các công cụ phần mềm này là các mô-đun độc lập hoặc được bao gồm như một phần của các bộ phần mềm rộng hơn có thể là tại cơ sở hoặc được lưu trữ trên đám mây (phổ biến hơn nhiều hiện nay).

• Hệ thống mã vạch

Hệ thống mã vạch hoạt động song song với các công cụ quản lý hàng tồn kho. Mặc dù chúng vẫn yêu cầu theo dõi thủ công của các thành viên trong đội ngũ, nhưng chúng có thể giúp rút ngắn thời gian đếm hàng, chuyển hàng và trả lại hàng. Việc sử dụng máy quét mã vạch cũng giúp loại bỏ lỗi của con người khỏi việc nhập dữ liệu thủ công.

• Hệ thống RFID

Công nghệ nhận dạng bằng tần số radio (RFID) là một phương thức thay thế cho việc quản lý hàng tồn kho dựa trên mã vạch. Có hai loại thẻ RFID: Thẻ RFID chủ động và thẻ RFID thụ động.

Với thẻ RFID chủ động, các thẻ cung cấp thông tin hàng tồn kho thời gian thực như một phần của giải pháp quản lý kho. Chúng giúp cung cấp dữ liệu tự động như số lượng hàng tồn kho và vị trí của mặt hàng luôn được cập nhật. Hệ thống sẽ hoạt động liên tục miễn là thẻ có pin và nằm trong phạm vi giao tiếp với đầu đọc thẻ.

Thẻ RFID thụ động cần được kích hoạt bởi đầu đọc để gửi thông tin. Việc kích hoạt thủ công diễn ra khi các thành viên trong đội ngũ sử dụng thiết bị cầm tay để quét sản phẩm hoặc pallet. Việc quét cũng có thể được thực hiện liên tục bởi các đầu đọc cố định tự động và phức tạp hơn, liên tục gửi thông tin theo thời gian thực về kho hàng của bạn.

Các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho

Việc nâng cấp hoặc cải thiện hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau, đặc biệt là bằng cách lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp. Tuy nhiên, có một số kỹ thuật có thể giúp bạn cải thiện khả năng quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp mình:

• Phương pháp kế toán

Có lẽ điều quan trọng nhất về hàng tồn kho là nó luôn đến và đi (tất nhiên là nếu doanh nghiệp của bạn muốn tồn tại). Nếu không có quy trình nào được đặt ra, những người lấy hàng sẽ luôn chọn mặt hàng phù hợp đầu tiên mà họ tìm thấy. Điều này không phải lúc nào cũng là cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất và làm tăng chi phí lưu trữ. Nếu bạn đang sử dụng trung tâm hoàn tất đơn hàng (fulfillment), bạn có thể dự kiến chi phí lưu kho sẽ tăng lên khi một mặt hàng nằm trong kho lâu hơn.

Phương pháp kế toán phổ biến nhất là nhập trước xuất trước (FIFO). Với FIFO, bạn có thể đảm bảo luân chuyển hàng tồn kho hợp lý để giảm thiểu thời gian mỗi mặt hàng lưu trữ trong kho. Tuy nhiên, khi sản phẩm không có hạn sử dụng hoặc phải chịu phí lưu trữ quá cao, thì phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) phù hợp với việc chọn hàng và thực hiện đơn hàng nhanh chóng.

Bạn nên chọn phương pháp phù hợp nhất với hàng tồn kho và nhu cầu của mình. Bạn có thể thấy rằng một phương pháp kế toán kết hợp sẽ hoạt động tốt nhất.

• Lập kế hoạch nhu cầu

Dự báo doanh số bán hàng là yếu tố cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho trong kho của bạn. Dự báo nhu cầu là công cụ hoàn hảo để trình lên cho ban quản lý, các bên liên quan và thậm chí cả nhà đầu tư; và việc dự báo cũng sẽ cung cấp cho độ ngũ của bạn thông tin để tối ưu hóa hoạt động kho bãi của bạn.

Lập kế hoạch hàng tồn kho cho phép bạn đặt mức tồn kho an toàn phù hợp và đảm bảo chuyển hàng tồn kho kịp thời. Dự báo bán hàng cũng sẽ củng cố các điểm đặt hàng lại của bạn để bạn có thể tận dụng tối đa chi phí lưu trữ trong khi vẫn đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Khi chuyển sang hệ thống mới, ban đầu bạn có thể thấy quá trình này gặp nhiều khó khăn. Nhưng khi bạn bắt đầu thu thập và đối chiếu dữ liệu lịch sử, bạn có thể mong đợi khả năng dự báo theo mùa hiệu quả với độ chính xác ngày càng tăng.

• Dropshipping

Nếu bạn đang đọc bài viết này, thì khả năng cao là doanh nghiệp của bạn đang quản lý một hoặc nhiều kho hàng như một phần trong hoạt động kinh doanh của mình. Một giải pháp thay thế có thể loại bỏ một số phức tạp là đi theo con đường dropshipping. Với quy trình này, nhà cung cấp của bạn sẽ giao sản phẩm trực tiếp cho khách hàng. Điều này cho phép bạn loại bỏ chi phí lưu trữ và hoàn tất đơn hàng (fulfillment) trong khi vẫn giao hàng cho khách hàng của mình một cách nhanh chóng.

Ngay cả khi bạn có nhiều kho hàng, dropshipping có thể là một giải pháp nhanh chóng cho nhu cầu bất ngờ hoặc lạm phát về chi phí lưu kho. Đây có thể là một kỹ thuật hữu ích cho ngắn hạn hoặc dài hạn; tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn sẽ có ít quyền kiểm soát hơn đối với việc sẵn có sản phẩm và độ chính xác của đơn hàng.

• Tồn kho an toàn

Một cách đơn giản nhưng hiệu quả để chống lại sự không chắc chắn trong hàng tồn kho là sử dụng tồn kho an toàn. Đây là hàng tồn kho mà bạn đặt hàng và lưu trữ vượt quá dự báo nhu cầu của mình.

Đây không phải là cách hiệu quả nhất về chi phí để vận hành kho hàng của bạn, nhưng nó sẽ đảm bảo chống lại những điều như gián đoạn chuỗi cung ứng và đột biến nhu cầu bất ngờ. Đối với nhiều doanh nghiệp, việc đảm bảo an toàn tốt hơn là không đảm bảo an toàn. Bạn sẽ muốn biết chi phí so với lợi ích của bất kỳ tồn kho an toàn nào; luôn tập trung vào các mặt hàng bán chạy nhất của bạn.

Các cách thức tốt nhất để quản lý hàng tồn kho trong kho hàng

Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong kho hàng của doanh nghiệp đòi hỏi sự kết hợp giữa những công cụ tốt nhất cùng với cách thức quản lý đúng đắn. Tìm kiếm giải pháp quản lý hàng tồn kho tốt nhất chỉ là bước đầu tiên. Bạn và đội ngũ của bạn cũng cần đặt ra cho mình những phương pháp đúng đắn để đảm bảo sự thành công.

Dưới đây là một số phương pháp tốt nhất mà bạn nên tham khảo:

• Sử dụng các tùy chọn tiết kiệm chi phí

Mục tiêu cuối cùng của quản lý hàng tồn kho là tăng ROI (lợi nhuận thu về so với tổng vốn đầu tư). Điều này đồng nghĩa với việc loại bỏ lãng phí và thiết lập các hoạt động một cách hiệu quả với ít nguồn lực nhất có thể. Để làm đúng điều này, bạn sẽ cần xem xét tất cả các tùy chọn và phương pháp có sẵn. Nếu bạn có thể hoạt động theo cách “Đúng thời điểm" (just-in-time), hãy áp dụng một giải pháp như cross-docking. Điều này cho phép bạn cắt giảm một lượng lớn chi phí dành cho việc lưu trữ hàng tồn kho.

Bạn cũng nên đảm bảo chọn đúng các quy trình cho doanh nghiệp của bạn và các sản phẩm mà bạn bán. Ví dụ, cả wave picking và batch picking đều có thể giúp đội ngũ trong kho hàng hoạt động như một cỗ máy được vận hành tốt. Cả hai phương pháp này đều có thể giúp giảm chi phí tiền lương, giúp việc lấy hàng nhanh chóng hơn và cuối cùng là hoàn tất đơn hàng (order fulfillment) hiệu quả hơn.

Nếu bạn chủ yếu bán một vài mặt hàng hoặc chỉ bán các mặt hàng nhỏ, thì batch picking sẽ tối đa hóa năng suất của từng người lấy hàng trong nhóm của bạn. Nếu bạn nhận được nhiều đơn hàng đa dạng hơn, thì wave picking sẽ có lợi hơn. Wave picking sẽ yêu cầu nhiều nhân viên hơn trong thời gian lấy hàng, nhưng họ sẽ có thể đóng gói nhiều đơn hàng hơn trong cùng một khoảng thời gian.

Hãy đảm bảo rằng những người ra quyết định xem xét tất cả các tùy chọn, chọn những tùy chọn tạo ra nhiều giá trị nhất cho doanh nghiệp. Phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt nhất nên có khả năng hướng dẫn đội ngũ của bạn trong suốt quá trình này.

• Liên kết mức tồn kho và độ chính xác

Theo báo cáo của ECR, 60% hồ sơ hàng tồn kho có thể sai lệch tại bất kỳ thời điểm nào. Bằng cách tăng thông tin có sẵn về mức độ tồn kho của bạn, bạn sẽ thấy độ chính xác trong báo cáo của mình tăng lên.

Khi bạn triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho lần đầu tiên, bạn có thể thu thập nhiều dữ liệu hơn bao giờ hết. Việc xử lý và sàng lọc tất cả dữ liệu đôi khi có thể khiến bạn cảm thấy áp lực.

Điều quan trọng nhất là đảm bảo rằng bạn đang sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để tối ưu hóa quy trình theo dõi. Sử dụng máy quét mã vạch hoặc thẻ RFID để giúp đội ngũ trong kho dễ dàng kiểm soát mọi chuyển động của từng mặt hàng tồn kho.

Khi thực hiện đúng cách, bạn sẽ thấy báo cáo hàng tồn kho với độ chính xác cao hơn nhiều. Thành tựu này có thể vô cùng quý giá trong việc tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Đầu tiên, bạn có thể loại bỏ nhu cầu kiểm tra lại và đếm thủ công tốn thời gian. Thứ hai, với số lượng chính xác, bạn có thể tối ưu hóa hoàn toàn việc lưu trữ và điểm đặt hàng lại trong kho của mình (với sự trợ giúp của phần mềm quản lý hàng tồn kho).

• Theo dõi các sản phẩm bán chạy

Khi bạn kết hợp công nghệ theo dõi với hệ thống quản lý hàng tồn kho, mọi việc đều sẽ nằm trong tầm kiểm soát của bạn.

Sử dụng các công cụ quản lý hàng tồn kho của bạn để xác định các sản phẩm bán chạy nhất theo mùa và quanh năm. Đặt những mặt hàng này ở những vị trí lưu trữ hàng đầu để lấy hàng nhanh chóng và hoàn tất đơn hàng. Đây nên là ưu tiên hàng đầu của bạn khi thiết kế lại bố trí lưu trữ và kho hàng.

Bạn cũng nên sử dụng nền tảng quản lý hàng tồn kho hoặc kho hàng cho phép bạn tính toán và tự động hóa điểm đặt hàng lại cho các mặt hàng bán chạy nhất của bạn. Nhiều doanh nghiệp như của bạn đã có mức tồn kho an toàn nhất định cho hàng tồn kho hoạt động tốt nhất của họ. Mặc dù điều này có thể hoạt động tốt, nhưng bạn có thể giảm chi phí lưu kho và giá vốn hàng bán (COGS) bằng cách sử dụng dự báo dự đoán.

Sử dụng phân tích và báo cáo để theo dõi các số liệu như khối lượng hàng bán, mức sử dụng và xu hướng thay đổi về nhu cầu đối với các sản phẩm của bạn. Với các thông báo đặt hàng lại tự động, bạn sẽ có mức tồn kho tối ưu và tránh tình trạng hết hàng trong giai đoạn có nhu cầu cao điểm.

• Cách quản lý hàng tồn kho tập trung vào con người

Khi bạn đưa phần mềm quản lý hàng tồn kho vào hoạt động, luồng dữ liệu sẽ bắt đầu đổ vào trung tâm quản lý của bạn. Ban quản lý và những người ra quyết định khác có thể nhanh chóng nắm bắt các con số như giá vốn hàng bán (COGS) và lợi nhuận gộp nhưng đừng quên đội ngũ trong kho hàng thực tế của bạn.

Mỗi khi một mặt hàng được quét hoặc ghi lại tương tác, thông tin như số nhân viên hoặc các nhận dạng khác và thời gian trong ngày cũng được ghi lại. Dữ liệu có giá trị về các thành viên trong đội ngũ có thể giúp quản lý và giám sát hiểu rõ hơn nhu cầu nhân viên cho các đợt lấy hàng và đội ngũ vận chuyển. Nó cũng cho phép họ xác định ai là những người năng nổ nhất của bạn và ai có thể cần được hướng dẫn và hỗ trợ.

Triển khai chiến lược quản lý hàng tồn kho là tất cả về việc vận hành một tổ chức tinh gọn nhưng con người mới là trái tim của doanh nghiệp. Hãy cung cấp cho các thành viên trong đội ngũ của bạn các công cụ họ cần và trao quyền cho họ để làm việc hiệu quả và năng suất.

• Tổ chức lại mặt bằng kho

Rất có thể bạn đã có những người quản lý kho giàu kinh nghiệm và đáng tin cậy tại mỗi địa điểm của mình. Họ có thể đã vận hành một hệ thống đầy đủ hoặc tốt hơn trong nhiều năm nay. Lãnh đạo không muốn can thiệp vào những điều đó, nhưng đã đến lúc cho mọi người biết rằng những thay đổi để cải tiến đang được thực hiện.

Bạn có thể thuyết phục các bên liên quan bằng cách cho họ biết bạn đang hướng đến đâu: Giảm chi phí và tăng năng suất. Với đội ngũ trong kho của mình, bạn cần chuẩn bị và hướng dẫn họ cho những thay đổi lớn có thể xảy ra trong sơ đồ mặt bằng của mỗi kho. 

Một phương pháp thông thường để vận hành một kho hiệu quả là sử dụng phương pháp ABC. Với phương pháp này, bạn phân loại và xếp hạng hàng tồn kho của mình theo tỷ lệ doanh thu. Sử dụng mô hình 80/20, Danh mục A đại diện cho 20% hàng tồn kho tạo ra 80% doanh số bán hàng của bạn. Mỗi danh mục tiếp theo đại diện cho một tỷ trọng doanh thu thấp hơn.

Tập trung đặt các sản phẩm Danh mục A gần với bộ phận hoàn tất đơn hàng và vận chuyển nhất có thể. Một khi việc tổ chức lại kho hàng về mặt vật lý đã được thực hiện, những phần sau sẽ dễ dàng hơn. Đội ngũ trong kho của bạn sẽ được trao quyền với quy trình làm việc tốt hơn và quy trình hoàn tất đơn hàng ít vất vả hơn. Điều này đồng nghĩa với việc có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn hoặc với chi phí nhân công thấp hơn.

Trong bán lẻ và thương mại điện tử, quản lý hàng tồn kho không phải là điều có thể coi nhẹ. Bạn có thể hài lòng nhất với các hệ thống kiểm soát kho hiện tại của mình hoặc bạn có thể nhận thức được rằng chúng đang gặp khó khăn. Dù bằng cách nào, việc tối ưu hóa doanh nghiệp của bạn với hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt hơn sẽ mang lại khả năng tiết kiệm chi phí và tăng năng suất của nhân viên.

Điều này không chỉ dừng lại ở đó. Việc bạn có sẵn hàng tồn kho tốt hơn, vận chuyển nhanh chóng và giá thấp hơn sẽ thu hút được những khách hàng trung thành lâu dài. Quản lý hàng tồn kho trong phần mềm kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh và nâng cao thương hiệu của bạn trong mắt khách hàng.

 

>>> Xem thêm:

CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

CÁCH TÍNH DIỆN TÍCH VÀ TỐI ƯU HÓA SỨC CHỨA KHO HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO (WMS) CHO CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

TIPS HƯỚNG DẪN LÀM BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO + MẪU BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO MIỄN PHÍ

TỔNG HỢP CÁC MẪU EXCEL KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO CHO DOANH NGHIỆP

QUY TRÌNH KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ MÀ DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT