Kiểm kê hàng tồn kho là một phần quan trọng trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và hướng phát triển tiếp theo của doanh nghiệp. Để thực hiện quy trình này một cách chính xác, cần có kinh nghiệm và kiến thức về quản lý hàng tồn kho. Trong bài viết dưới đây, Tân Hưng Hà sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình kiểm kê hàng tồn kho cho doanh nghiệp.
1. Tại sao cần kiểm kê hàng tồn kho?
Việc kiểm kê hàng tồn kho là việc không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hiện nay. Thường xuyên kiểm kê tồn kho mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Nắm bắt được lượng sản phẩm, các mã sản phẩm sắp quá hạn hoặc lỗi thời, từ đó đưa ra biện pháp xả hàng nhanh chóng.
- Tiết giảm chi phí lưu kho và chi phí nhân công, giải phóng không gian lưu trữ.
- Phát hiện sai sót giữa thực tế và sổ sách để điều chỉnh chính xác.
- Tối ưu hóa vốn lưu động của doanh nghiệp cho các hoạt động khác.
2. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả
Kiểm kê hàng tồn kho là một quy trình quan trọng yêu cầu sự chuẩn bị và thực hiện chuyên nghiệp từ phía nhà quản lý. Hiện nay, có hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được sử dụng rộng rãi là kiểm kê tồn kho thường xuyên và kiểm kê tồn kho theo định kỳ. Cả hai phương pháp này giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa một cách dễ dàng và nhanh chóng.
2.1. Kiểm kê hàng tồn theo ngày, tuần, tháng:
Phương pháp này đảm bảo kết quả kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất và được cập nhật liên tục để xử lý các sai sót ngay khi phát hiện. Đây là phương pháp phù hợp cho các sản phẩm có giá trị cao, máy móc, đơn vị lắp đặt, và các sản phẩm khác. Nó giúp nhà quản lý dễ dàng nhận biết sự thất thoát hoặc sai lệch hàng hóa và đưa ra các biện pháp xả hàng phù hợp. Tuy nhiên, phương pháp này tốn chi phí nhân sự và thời gian thực hiện, và yêu cầu kế toán phải xử lý khối lượng công việc lớn.
2.2. Kiểm kê hàng tồn định kỳ:
Phương pháp này thường áp dụng kiểm kê hàng tồn kho theo chu kỳ tháng, quý, hoặc năm, tùy thuộc vào kế hoạch của doanh nghiệp. Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng để kiểm kê số lượng hàng hóa lớn với đa dạng mã sản phẩm, giá trị sản phẩm không lớn và nhiều loại sản phẩm. Nhà quản lý không cần tiến hành kiểm kê hàng ngày, mà chỉ cần kiểm kê vào thời gian đã được lên kế hoạch, giúp tiết kiệm nguồn lực. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có hạn chế khi khả năng nắm bắt chính xác lượng hàng tồn giảm, gây khó khăn trong việc phát hiện sai sót và thất thoát.
Ngoài ra, còn có các hình thức kiểm kê hàng hóa khác như kiểm kê theo mã hàng, theo nhóm hàng hoặc khi phát hiện sai sót trong quá trình quản lý và xuất nhập hàng. Tùy thuộc vào kế hoạch và quy chuẩn của doanh nghiệp, phương pháp tối ưu nhất sẽ được áp dụng trong quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
3. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết Người quản lý phải lên kế hoạch và phân công công việc cho các cá nhân liên quan để dễ dàng thực hiện và kiểm soát quy trình kiểm kê.
Người chịu trách nhiệm bao gồm: Quản lý kho, thủ kho, kế toán kho.
Cần tạo bảng kiểm kê chi tiết bao gồm các mục như khu vực, mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế, số lượng được báo cáo, và ghi chú từ bộ phận kiểm đếm.
Bước 2: Tiến hành kiểm đếm Thực hiện kiểm đếm toàn bộ khu vực được phân công, so sánh lượng hàng thực tế với thông tin được ghi trong sổ sách, và cập nhật tình trạng hàng gần hết hạn sử dụng hoặc tồn kho quá lớn. Nếu có đủ nhân lực, nên áp dụng nguyên tắc kiểm kê hai người cùng làm trong cùng một khu vực để tăng tính khách quan và chính xác.
Lưu ý: Cần thông báo thời gian và khu vực kiểm kê để tránh xảy ra việc xuất nhập hàng từ các đối tác hoặc bộ phận khác, gây nhầm lẫn và sai sót trong quá trình kiểm đếm.
Bước 3: Báo cáo kết quả kiểm đếm So sánh kết quả kiểm đếm hàng hóa thực tế với thông tin được ghi trong sổ sách, và nếu có chênh lệch, cần lập tức báo cáo và giải trình. Sau đó, cập nhật đúng thông tin kết quả vào sổ sách theo thực tế.
Bước 4: Tìm nguyên nhân gây chênh lệch Sau khi lập biên bản kiểm kê, nhân viên tiến hành lưu trữ bản cứng của kết quả và trình báo cáo cho cấp quản lý. Các bên liên quan sẽ ký xác nhận để hoàn tất quy trình.
Tuy nhiên, trong trường hợp xảy ra chênh lệch, người quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân gây ra sai sót để tiến hành cải thiện quy trình, đào tạo lại, hoặc nếu phát hiện gian lận hoặc mất cắp, sẽ áp dụng biện pháp giải quyết kịp thời.
4. Một số sai lầm dễ mắc phải trong quá trình kiểm đếm hàng tồn kho
Thiếu chuẩn bị không gian lưu trữ: Đây là một sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp khi thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn. Việc không lên kế hoạch cụ thể về không gian kho lưu trữ sẽ dẫn đến mất thời gian trong quá trình bốc dỡ hàng, tình trạng hàng hóa bị lộn xộn gây khó khăn trong việc tìm kiếm.
Thiếu nhân sự kiểm kê kho: Đội ngũ nhân sự tham gia kiểm kê cũng là một yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần chú ý. Người thực hiện kiểm kê cần có hiểu biết đầy đủ về kho, sự chuyên nghiệp và được đào tạo chính quy để đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra chính xác.
Không xử lý lỗi phát sinh trong quá trình kiểm kê: Thường xuyên trong quá trình kiểm kê sẽ xảy ra các lỗi do sản phẩm, nhân sự kiểm kê, phương pháp kiểm kê, v.v. Các lỗi này, dù nhỏ hay lớn, cần được xử lý kịp thời trước khi đưa ra kết quả kiểm kê hàng tồn kho. Đặc biệt, lỗi chênh lệch giữa kết quả kiểm kê thực tế và báo cáo cần được chú ý.
Thiếu chuẩn bị cho việc tiêu hủy hàng tồn kho, hàng không rõ nguồn gốc: Quá trình xử lý hàng tồn kho cần được chuẩn bị trước với các thủ tục và tài liệu liên quan. Hoạt động này giúp giải phóng không gian kho nhanh chóng, tăng diện tích lưu trữ và cải thiện hiệu quả quản lý kho.
Quản lý hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng hàng năm để doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh của mình và từ đó xây dựng kế hoạch và chính sách kinh doanh phù hợp cho tương lai.
Hiện nay, giải pháp lưu trữ và quản lý hàng tồn kho tối ưu nhất là sử dụng máy kiểm kho PDA. Điều này giúp việc xuất nhập và kiểm đếm hàng hóa trở nên dễ dàng và thuận tiện. Hãy liên hệ ngay với Tân Hưng Hà qua hotline 081 321 8668 để được tư vấn trực tiếp và miễn phí.
TÂN HƯNG HÀ
Địa chỉ: Số 302 - Phú Viên - Bồ Đề - Long Biên - TP Hà Nội
Hotline: 081 321 8668 (Zalo)
Email: marketing@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
Có thể bạn quan tâm:
MÃ VẠCH: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO HÀNG VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP 4.0
