Máy POS bán hàng (Point of Sale) có thể nói là công cụ quan trọng nhất trong cửa hàng của bạn. Từ việc tính tiền và nhận thanh toán đến theo dõi kho hàng và lưu trữ hồ sơ khách hàng, một máy POS bán hàng phù hợp có thể giúp doanh nghiệp bán lẻ của bạn hoạt động trơn tru như một cỗ máy được bôi trơn.

Tuy nhiên, cũng giống như hầu hết các công cụ khác, hệ thống POS chỉ hiệu quả khi người sử dụng hiểu rõ cách vận hành. Đó là lý do tại sao bạn và đội ngũ nhân viên của bạn cần nắm vững những chức năng chính của POS để tận dụng tối đa từ nó.

Mỗi giải pháp đều khác nhau, vì vậy không có câu trả lời chung cho câu hỏi làm thế nào để sử dụng máy POS bán hàng của bạn. Nhưng hầu hết các giải pháp hiện đại ngày nay đều có các chức năng chung tương tự mà bạn nên biết.

Bài viết dưới đây sẽ giải thích một số tính năng đó và đưa ra các mẹo để khai thác tối đa giải pháp POS bán hàng của bạn.

Cách sử dụng máy POS bán hàng để tính tiền:

Chức năng chính của POS là tính tiền, vì vậy bạn cần làm quen với màn hình bán hàng của hệ thống. Mỗi giải pháp khác nhau, nhưng nói chung, POS của bạn sẽ cho phép bạn tính tiền bằng cách thực hiện các bước sau:

• Thêm sản phẩm vào giỏ: Đây là bước đầu tiên của quá trình thanh toán. Tùy theo cách cài đặt hệ thống của bạn, việc thêm sản phẩm có thể được thực hiện bằng:

  • Quét mã vạch sản phẩm.
  • Tìm kiếm trên màn hình bán hàng (hầu hết các hệ thống POS đều có thanh tìm kiếm / chức năng tìm kiếm sản phẩm).
  • Sử dụng phím tắt trên màn hình bán hàng (ví dụ: Phím tắt (Quick Keys) cho các mặt hàng thường mua). Từ đó, bạn có thể điều chỉnh số lượng tùy thuộc vào số lượng sản phẩm khách hàng mua.

• Áp dụng giảm giá: Nếu bạn đang chạy chương trình khuyến mại hoặc muốn áp dụng giảm giá cho một mặt hàng hoặc toàn bộ giỏ hàng, bạn có thể sử dụng POS để thực hiện việc này. Nếu hệ thống của bạn không có tính năng này, hãy xem nó có cho phép bạn điều chỉnh giá mặt hàng thủ công hay không.

• Nhận thanh toán: Đây là phần bạn nhận được tiền. Hầu hết các hệ thống POS đều có khả năng nhận tiền mặt hoặc thẻ tín dụng, vì vậy quá trình chấp nhận các loại thanh toán này khá đơn giản.

Tuy nhiên, các giải pháp khác cho phép bạn cung cấp các tùy chọn thanh toán bổ sung bao gồm:

• Thẻ quà: Nếu bạn bán thẻ quà, hãy đảm bảo chúng được tích hợp với POS của bạn để có thể chấp nhận chúng như một hình thức thanh toán. Một số giải pháp POS có quan hệ đối tác với các công ty thẻ quà, vì vậy hãy kiểm tra với nhà cung cấp của bạn và xem liệu bạn có thể nhận được ưu đãi hay không.
• Thanh toán di động: Tùy thuộc vào POS và bộ xử lý thanh toán của bạn, bạn có thể có khả năng nhận thanh toán di động như Apple Pay. Hãy kiểm tra với nhà cung cấp giải pháp của bạn để tìm hiểu thêm.
• Chương trình khách hàng thân thiết: Nếu bạn có chương trình khách hàng thân thiết, bạn cũng có thể nhận điểm hoặc phần thưởng khách hàng thân thiết như một hình thức thanh toán.

Quản lý kho đa cửa hàng:

Điều này rất quan trọng nếu bạn đang điều hành nhiều cửa hàng bán lẻ. Bạn muốn hệ thống POS / quản lý kho của bạn có khả năng kiểm soát kho hàng tập trung để bạn có thể quản lý sản phẩm từ nhiều cửa hàng từ một nền tảng.

Lý tưởng nhất, giải pháp của bạn nên cho phép bạn chuyển kho từ địa điểm này sang địa điểm khác, cũng như tạo báo cáo cho từng cửa hàng.

Việc quản lý các cửa hàng trên các hệ thống riêng biệt rất phức tạp, vì vậy nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp bán lẻ đa chi nhánh (hoặc bạn đang có kế hoạch mở rộng), hãy đảm bảo bạn có thể thực hiện mọi thứ từ một giải pháp duy nhất.

Quản lý kho đa kênh:

Tương tự đối với các nhà bán lẻ đa kênh. Nếu bạn bán hàng cả online và offline, thì doanh số bán hàng và biến động kho hàng của bạn nên được đồng bộ trên tất cả các kênh.

Điều này cho phép bạn kiểm soát chặt chẽ hơn hàng tồn kho của mình, để bạn biết chính xác mình có gì và ở đâu. Thêm vào đó, bạn sẽ không gặp rủi ro bán quá nhiều sản phẩm online.

Điều này giúp bạn kiểm soát tồn kho một cách chặt chẽ, vì vậy bạn biết chính xác bạn có bao nhiêu và ở đâu. Ngoài ra, bạn sẽ không rủi ro bán quá số lượng sản phẩm trực tuyến. Từ góc độ của khách hàng, không có gì tồi tệ hơn là đặt hàng trực tuyến, chỉ để phát hiện rằng sản phẩm đó không khả dụng tại cửa hàng.

Quản lý tồn kho đa kênh cũng giúp bạn cung cấp dịch vụ như mua hàng trực tuyến, nhận hàng tại cửa hàng, để khách hàng trực tuyến có thể chọn đến cửa hàng của bạn để nhận đơn hàng từ thương mại điện tử của họ.

Đếm tồn kho:

Việc thực hiện đếm tồn kho vật lý thường xuyên là quan trọng để theo dõi tồn kho, vì vậy nếu máy POS của bạn có tính năng kiểm kê tích hợp, đó là một điều rất tốt.

Đừng chọn lựa và quên lắp đặt các biện pháp an ninh trên hệ thống của bạn khi mua máy POS giá rẻ. Có nhiều loại biện pháp bảo mật khác nhau, nhưng ít nhất bạn nên tìm một hệ thống yêu cầu nhân viên nhập mã PIN bảo mật để truy cập hệ thống. Trong những tình huống cần độ bảo mật cao hơn, bạn có thể muốn lắp đặt máy quét vân tay thay thế.

Phần mềm được cài đặt trong hệ thống POS là rất quan trọng để đảm bảo bạn thu thập đúng dữ liệu từ hệ thống. Các hệ thống hiện đại có thể được nâng cấp với nhiều tính năng phần mềm có thể rất hữu ích, chẳng hạn như tích hợp với các chương trình khách hàng thân thiết. Những hệ thống khác có thể tải lên tất cả dữ liệu bán hàng vào một ngân hàng dữ liệu trung tâm mà có thể được truy cập từ một ứng dụng - điều rất hữu ích cho các quản lý cần giữ một sự chú ý cẩn thận đối với hoạt động bán hàng.

Kết luận

Máy POS bán hàng không chỉ là một công cụ để thực hiện thanh toán và ghi lại doanh số bán hàng mà còn là một công cụ quản lý mạnh mẽ cho doanh nghiệp bán lẻ. Việc sử dụng một máy POS bán hàng hiệu quả có thể tối ưu hóa quy trình kinh doanh của bạn và mang lại nhiều lợi ích, từ quản lý tồn kho đến dịch vụ khách hàng tốt hơn. Hãy đảm bảo bạn và đội ngũ nhân viên của mình nắm vững các tính năng quan trọng của máy POS bán hàng để tận dụng tối đa tiềm năng của nó.

>>> Xem thêm:

MÁY POS BÁN HÀNG GIÁ RẺ: ĐỐI TÁC ĐẮC LỰC CHO DOANH NGHIỆP BÁN LẺ

MÁY TÍNH TIỀN MÀN HÌNH CẢM ỨNG IMIN: CẢI THIỆN TRẢI NGHIỆM KHÁCH HÀNG, TỐI ƯU HÓA QUẢN LÝ

THIẾT BỊ POS LÀ GÌ? LỢI ÍCH VÀ CÁCH LỰA CHỌN PHÙ HỢP CHO KINH DOANH

MÁY POS CẦM TAY DI ĐỘNG: GIẢI PHÁP BÁN HÀNG LINH HOẠT TRONG KỶ NGUYÊN SỐ