Quy trình quản lý kho vật tư chuẩn là một chuỗi các hoạt động được tổ chức một cách khoa học, logic nhằm đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, bảo quản và sử dụng hiệu quả. Việc xây dựng và áp dụng quy trình quản lý kho chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp:

• Kiểm soát tốt lượng hàng hóa tồn kho, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.
• Tối ưu hóa chi phí lưu kho, giảm thiểu thất thoát hàng hóa.
• Nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư, góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất.
• Đảm bảo an toàn cho hàng hóa và tài sản trong kho.

Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình quản lý kho vật tư chuẩn cho doanh nghiệp:

1. Lập kế hoạch:

• Xác định nhu cầu hàng hóa: Dựa trên kế hoạch sản xuất, kinh doanh và nhu cầu tiêu thụ thực tế, doanh nghiệp cần xác định chính xác nhu cầu hàng hóa cần nhập kho trong một khoảng thời gian nhất định.
• Lập kế hoạch nhập kho: Xác định số lượng, chủng loại hàng hóa cần nhập kho, thời điểm nhập kho, nhà cung cấp phù hợp và phương thức vận chuyển.

2. Nhập kho hàng hóa

Với kế hoạch nhập kho hàng hóa rõ ràng và chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp có định hướng rõ ràng, tránh phải nhiểu rủi ro không cần thiết, đồng thời kiểm soát lượng vốn tồn đọng trong hàng hóa hiểu quả hơn. Quy trình nhập kho hàng hóa bao gồm:

• Kiểm tra hàng hóa: Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, cần kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng, số lượng, chủng loại, bao bì, tem nhãn, hạn sử dụng… của hàng hóa để đảm bảo đáp ứng yêu cầu.
• Ghi chép sổ sách: Ghi chép đầy đủ thông tin về hàng hóa nhập kho, bao gồm số lượng, chủng loại, giá cả, ngày nhập kho, nhà cung cấp, mã lô hàng… vào sổ sách hoặc phần mềm quản lý kho.
• Tạo phiếu nhập kho cho bên gửi hàng sau khi đã hoàn tất các bước kiểm tra hàng hóa.
• Cập nhật thông tin vào hệ thống: Cập nhật thông tin hàng hóa nhập kho vào hệ thống quản lý kho để theo dõi số lượng tồn kho theo từng chủng loại, mã lô hàng.

3. Lưu trữ dữ liệu và hàng hóa

Mỗi doanh nghiệp nên có sự đầu tư vào nơi lưu trữ dữ liệu cho riêng mình để đảm bảo công tác quản lý hàng hóa tốt hơn. Hàng hóa nên được quản lý bằng công nghệ sử dụng mã vạch, hoặc các phương pháp hiện đại (nếu doanh nghiệp có đủ khả năng tải chính). Các công nghệ hiện đại sẽ tiết kiệm được công sức cũng như nhân công vận hành kho vật tư.

Giai đoạn này đòi hỏi người quản lý kho vật tư phải:

• Sắp xếp hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa khoa học, hợp lý theo chủng loại, kích thước, giá trị, tần suất sử dụng… để dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra và xuất kho.
• Bảo quản hàng hóa: Bảo quản hàng hóa trong điều kiện phù hợp về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng… để đảm bảo chất lượng hàng hóa được giữ nguyên.
• Kiểm tra định kỳ: Thường xuyên kiểm tra hàng hóa trong kho để phát hiện hư hỏng, lỗi thời, hết hạn sử dụng hoặc bị thất thoát.
• Lưu trữ những ghi chép, giấy tờ liên quan đến hàng hóa như: danh mục hàng hóa, nguyên liệu/vật tư.

4. Xuất kho:

Dựa trên thông số báo cáo tình hình tồn kho mà chủ doanh nghiệp sẽ cân nhắc lên kế hoạch sản xuất và xuất kho cho phù hợp. Trong quản lý kho vật tư, việc xuất kho cũng cần phải cẩn trọng làm đúng theo quy trình quản lý của doanh nghiệp, thông qua các bước:

• Lập phiếu xuất kho: Lập phiếu xuất kho ghi rõ thông tin về hàng hóa xuất kho, bao gồm số lượng, chủng loại, giá cả, ngày xuất kho, người nhận, mục đích sử dụng,…
• Lưu trữ thông tin: những thông tin được lưu trữ cẩn thận sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng trích xuất khi gặp vấn đề lỗi, từ đó truy xuất được nguồn gốc của nhiều vấn đề gặp phải trong quá trình sản xuất
• Quản lý kho dựa vào thông tin phiếu xuất để lựa chọn hàng hóa theo yêu cầu. Quá trình xuất kho phải có chữ ký xác nhận của bộ phận chịu trách nhiệm
• Cập nhật hệ thống: Cập nhật thông tin hàng hóa xuất kho vào hệ thống quản lý kho để theo dõi số lượng tồn kho theo từng chủng loại, mã lô hàng.

5. Kiểm tra, thống kê và báo cáo:

Những thông tin hàng hóa đã được kiểm tra, thống kê và báo cáo định kỳ là ngồn dữ liệu quan trọng giúp người quản lý và doanh nghiệp có được góc nhìn tông quan về khả năng sản xuất và kinh doanh của mình. Hầu hết các quyết định quan trọng mang đến hiệu quả là được dựa trên các số liệu được biểu thị trong báo cáo.

• Báo cáo tồn kho: Báo cáo số lượng tồn kho định kỳ theo từng chủng loại, mã lô hàng để theo dõi tình trạng hàng hóa và đưa ra quyết định nhập kho phù hợp.
• Báo cáo xuất nhập kho: Báo cáo số lượng hàng hóa xuất nhập kho theo từng thời kỳ để đánh giá hiệu quả hoạt động của kho.

Ngoài ra, để quản lý kho vật tư hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Việc sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.
• Đào tạo nhân viên: Cần đào tạo nhân viên về quy trình quản lý kho, kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý kho và các kiến thức liên quan.
• Áp dụng các biện pháp an ninh: Áp dụng các biện pháp an ninh để bảo vệ hàng hóa và tài sản trong kho, bao gồm hệ thống camera giám sát, kiểm soát ra vào kho, bảo vệ,…
• Thường xuyên kiểm tra và đánh giá: Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hiệu quả hoạt động của kho để có biện pháp cải tiến phù hợp.

Việc xây dựng và áp dụng quy trình quản lý kho vật tư chuẩn sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận.