Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố then chốt cho bất kỳ doanh nghiệp nào kinh doanh hàng hóa vật chất. Điều này bao gồm mọi thứ liên quan đến sản phẩm của bạn, từ việc đặt hàng đúng hạn đến việc tiếp nhận, theo dõi và lưu trữ đúng cách. Việc thực hiện tốt các khâu này là vô cùng quan trọng vì những sai sót sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của bạn. Bằng cách giảm thiểu việc mất doanh thu, thất lạc hàng hóa và đặt hàng dư thừa, việc quản lý hàng tồn kho sẽ giúp gia tăng lợi nhuận và thậm chí có thể giảm cả thuế.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là thuật ngữ bao gồm các quy trình và thủ tục ảnh hưởng đến việc đặt hàng, tiếp nhận, lưu trữ, theo dõi và kiểm kê tất cả hàng hóa mà doanh nghiệp bán.
Sự khác biệt giữa quản lý hàng tồn kho và quản lý chuỗi cung ứng
Quản lý hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng. Đây là hai thuật ngữ không thể thay thế cho nhau. Quản lý chuỗi cung ứng giám sát luồng sản phẩm từ nguyên liệu thô và nguồn sản xuất đến khâu phân phối cuối cùng. Quản lý hàng tồn kho tập trung vào việc tiếp nhận, theo dõi và lưu trữ các sản phẩm bạn nắm giữ, đồng thời cung cấp dữ liệu để mua hàng thông minh.
Đối với một doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân kinh doanh, các quy trình quản lý chuỗi cung ứng và hàng tồn kho có thể dễ dàng kết hợp với nhau. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải biết sự khác biệt giữa chúng khi bạn phát triển và bắt đầu ủy quyền các nhiệm vụ về chuỗi cung ứng và hàng tồn kho cho nhân viên hoặc nhà thầu bên ngoài.
Tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho
Bất kỳ doanh nghiệp nào bán sản phẩm đều phải quản lý hàng hóa đúng cách để tồn tại. Nếu bạn không có hàng hóa trong kho để bán hoặc không thể tìm thấy mặt hàng để đáp ứng đơn đặt hàng, bạn sẽ không có thu nhập.
Tuy nhiên, thiếu hụt hàng tồn kho chỉ là trở ngại đầu tiên do quản lý hàng tồn kho kém, hoặc không có gây ra. Việc dễ dàng đặt hàng tồn kho dư thừa khi bạn không theo dõi chặt chẽ kho hàng sẽ khiến bạn thiếu tiền mặt trong ngắn hạn. Theo thời gian, việc tồn kho quá mức cũng dẫn đến thua lỗ do hàng hết hạn, lỗi thời và không thể bán được.
Và đừng quên thuế doanh nghiệp. Quá nhiều hàng tồn kho chưa bán được vào cuối năm đồng nghĩa với việc phải đóng thuế tài sản doanh nghiệp và thuế thu nhập doanh nghiệp cao hơn. May mắn thay, bạn có thể tránh những rào cản này bằng cách kết hợp các quy trình và công cụ quản lý hàng tồn kho đơn giản vào kế hoạch hoạt động của mình.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong 7 bước
Nếu bạn thấy các tác vụ liên quan đến hàng tồn kho chiếm phần lớn thời gian mỗi ngày thì có lẽ đã đến lúc cần xem xét và khởi động lại quy trình quản lý. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp gia tăng độ chính xác của kho hàng mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn. Khi bạn thiết lập quy trình và thủ tục tốt, bạn sẽ sớm thấy mình có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động phát triển doanh nghiệp.
Dưới đây là phương pháp 7 bước để xây dựng kế hoạch quản lý hàng tồn kho với các quy trình, kiểm soát và công cụ phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn.
1. Xác định phương thức cung ứng và lưu trữ sản phẩm
Cách thức bạn cung ứng và lưu trữ các sản phẩm khác nhau sẽ quyết định cách bạn quản lý hàng tồn kho. Nếu bạn lưu trữ tất cả sản phẩm trong cơ sở của mình thì việc kiểm soát và quy trình hàng tồn kho sẽ được xử lý nội bộ.
Tuy nhiên, nếu bạn lưu trữ hàng hóa bên ngoài tại các trung tâm hoàn tất đơn hàng (fulfillment center) hoặc kho của nhà cung cấp, hoặc nếu bạn sử dụng nhà cung cấp giao hàng trực tiếp (dropship), thì bạn cần liên kết các quy trình và công cụ dữ liệu hàng tồn kho với hệ thống của họ.
2. Quyết định cách theo dõi dữ liệu hàng tồn kho
Bất kể bạn tự mình lưu trữ hàng hóa, sử dụng đối tác thực hiện đơn hàng (fulfillment partner) hay tập trung vào nhà cung cấp trực tiếp (dropship), việc theo dõi chặt chẽ dữ liệu hàng tồn kho là yếu tố then chốt trong quản lý hàng tồn kho. Đối với việc này, bảng tính Excel và hệ thống quản lý hàng tồn kho là những công cụ không thể thiếu.
Các dữ liệu hàng tồn kho bạn cần ghi lại và theo dõi thường bao gồm:
- Mã sản phẩm nội bộ và mã sản phẩm của nhà cung cấp: Mã sản phẩm được gọi là mã vật tư (SKU) và nhiều nhà cung cấp cũng sử dụng mã sản phẩm Toàn Cầu (UPC).
- Số lượng hàng tồn kho (QOH): Lượng hàng hóa hiện có của mỗi mặt hàng trong cửa hàng hoặc cơ sở của bạn.
- Vị trí lưu trữ sản phẩm: Khu vực được chỉ định để lưu trữ hoặc trưng bày các mặt hàng.
- Thông tin nhà cung cấp: Thông tin liên hệ, số lượng đặt hàng tối thiểu, số lượng theo thùng và thời gian giao hàng (còn gọi là thời gian chờ).
- Giá thành sản phẩm: Giá bán buôn theo từng nhà cung cấp và chiết khấu theo số lượng.
- Giá bán lẻ: Giá bán hiện tại và giá khuyến mại cho hàng hóa.
Bạn có thể sử dụng bảng tính Excel để theo dõi hàng tồn kho đơn giản, chẳng hạn như cho dưới 100 mặt hàng. Tuy nhiên, các hệ thống quản lý hàng tồn kho tích hợp như Square POS, Lightspeed hoặc Clover rất tiết kiệm chi phí và giúp việc xử lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ trở nên dễ dàng ngay từ đầu.
Những hệ thống này giúp đơn giản hóa quy trình đặt hàng của khách hàng, theo dõi hàng tồn kho, dữ liệu nhà cung cấp, đơn đặt hàng mua và biên lai nhận kho trong một hệ thống duy nhất. Thêm vào đó, hầu hết đều kết nối liền mạch với hệ thống máy POS bán hàng, kênh bán hàng trực tuyến, trung tâm thực hiện đơn hàng (fulfillment center) và đối tác dropship để cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực.
3. Tạo hệ thống mã SKU nội bộ
Việc tạo ra một hệ thống mã vật tư (SKU) nội bộ rất hữu ích để nhanh chóng xác định và theo dõi các sản phẩm trong các hoạt động hàng ngày. Mã SKU thường sử dụng kết hợp giữa chữ cái và số được sắp xếp để cung cấp các chi tiết chính về một mặt hàng chỉ trong nháy mắt.
Ví dụ: THH066-3201_DEN là một mã SKU nội bộ được mã hóa để truyền đạt thông tin cụ thể cho một công ty cung cấp thiết bị mã vạch.
- THH: là mã nhà cung cấp nội bộ cho nhà cung cấp Tân Hưng Hà.
- 066: là mã danh mục nội bộ cho máy quét mã vạch.
- 3: là mã vật liệu nội bộ cho nhựa để chỉ đạo trưng bày, xử lý và đóng gói.
- 201: liên kết với bốn chữ số cuối cùng của UPC của nhà cung cấp để kiểm tra lại các đơn đặt hàng bổ sung và biên lai nhận kho.
- DEN: là mã màu nội bộ cho màu đen.
Vì vậy, chỉ cần nhìn vào mã SKU, nhân viên sẽ biết chính xác một mặt hàng là gì và các chi tiết quan trọng khác chẳng hạn như được lưu trữ ở đâu và cách trưng bày hoặc vận chuyển như thế nào.
4. Tổ chức khu vực lưu trữ hàng tồn kho
Có một vị trí cho mọi thứ và mọi thứ đều ở vị trí của nó sẽ giúp tất cả các tác vụ liên quan đến hàng tồn kho của bạn trở nên nhanh chóng và hiệu quả. Nếu bạn tự mình xử lý hàng tồn kho trong cơ sở hoặc cửa hàng, trước tiên hãy tổ chức và xác định các khu vực lưu trữ, chẳng hạn như giá đỡ, kệ và thùng chứa, sau đó phân bổ mỗi sản phẩm vào một khu vực cụ thể.
Đây là nơi mã SKU nội bộ trở nên rất hữu ích. Bạn có thể dễ dàng kết nối các khu vực nhất định của cửa hàng bán lẻ, phòng chứa hàng hoặc kho bằng cách sử dụng mã nhà cung cấp hoặc mã danh mục của SKU.
Ví dụ:
- Khu vực A1 có thể chứa tất cả các sản phẩm có mã SKU bắt đầu bằng “THH” - mã cho nhà cung cấp Tân Hưng Hà.
- Khu vực B3 có thể chứa tất cả các sản phẩm có chứa “067” trong mã SKU - mã danh mục nội bộ cho máy in mã vạch.
Bằng cách sử dụng mã SKU theo cách này, bạn có thể nhanh chóng định vị bất kỳ sản phẩm nào trong kho chỉ bằng cách nhìn vào mã của nó.
5. Sử dụng dự báo để đặt hàng tồn kho
Dự báo là việc dự đoán lượng hàng tồn kho bạn cần có sẵn để đáp ứng nhu cầu sắp tới. Điều này đương nhiên liên quan đến nhiều yếu tố, chẳng hạn như tốc độ bán hàng của sản phẩm, chương trình khuyến mãi sắp tới, xu hướng thị trường, tính theo mùa và sự phát triển của doanh nghiệp.
Mục tiêu của dự báo là chỉ cần có đủ hàng tồn kho để đáp ứng dự đoán bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như 15, 30 hoặc 60 ngày. Hiểu rõ tốc độ bán hàng của các sản phẩm là yếu tố then chốt cho việc dự báo và các hệ thống quản lý hàng tồn kho hỗ trợ rất nhiều với các công cụ dự báo tích hợp trong đơn đặt hàng mua.
Hiểu rõ thời gian chờ của nhà cung cấp cũng đóng một vai trò quan trọng trong dự báo. Các nhà cung cấp đáng tin cậy giao hàng nhanh chóng cho phép bạn dự trữ ít mặt hàng hơn và đặt hàng thường xuyên hơn, điều này giúp ích cho dòng tiền. Đối với các nhà cung cấp vận chuyển chậm hoặc mua theo mùa, bạn sẽ có ít đơn hàng hơn nhưng với số lượng lớn hơn, điều này đồng nghĩa với việc lượng tiền mặt bị dồn vào hàng tồn kho nhiều hơn.
6. Thiết lập quy trình nhận hàng tồn kho
Nhanh chóng nhận các lô hàng tồn kho là một yếu tố then chốt khác để giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Bạn không thể bán hoặc vận chuyển hàng tồn kho chưa được kiểm tra và xếp kệ hoặc trưng bày đúng cách. Do đó, nên ưu tiên việc nhận hàng trong kế hoạch quản lý hàng tồn kho của bạn.
Việc kiểm tra hàng tồn kho cũng phải chính xác vì sai sót sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến dữ liệu QOH (Số lượng hàng tồn kho) của sản phẩm và dẫn đến việc đặt hàng quá nhiều, tồn kho ảo (backorders) và hàng tồn kho không bán được. Tất cả những điều này đều ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn.
Quy trình tốt nhất là nhận hàng theo đơn đặt hàng mua, đồng thời mở và kiểm tra tất cả các thùng và hộp đựng để đảm bảo mọi thứ đều chính xác. Đừng chỉ dựa vào tem nhãn dán trên thùng, hộp và phiếu đóng gói của nhà cung cấp vì nhân viên của họ cũng có thể mắc sai lầm.
Sau khi nhận hàng, hàng hóa nên được nhanh chóng xếp lên kệ tại vị trí được chỉ định. Hoặc, nếu đó là hàng tồn kho hoặc hàng theo mùa, hãy ghi chú vị trí tạm thời trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn để bạn có thể tìm thấy nó khi cần.
Khi xếp kệ hoặc dự trữ hàng tồn kho mới, bạn có thể sử dụng các phương pháp như “nhập sau xuất trước” (LIFO) hoặc “nhập trước xuất trước” (FIFO). Nói chung, nên sử dụng phương pháp FIFO, phương pháp này dự trữ hàng hóa mới phía sau hàng hóa cũ hơn, vì vậy bạn sẽ bán hàng cũ trước. Điều này đặc biệt quan trọng đối với thực phẩm dễ hỏng và hàng hóa có hạn sử dụng, chẳng hạn như mỹ phẩm.
7. Theo dõi mức hàng tồn kho
Hầu hết các doanh nghiệp định hướng hàng tồn kho đều thực hiện kiểm kê hàng tồn kho hàng năm, được gọi là kiểm toán, cho mục đích thuế. Việc này so sánh số lượng kiểm kê thực tế của tất cả hàng hóa trong kho với số lượng hàng tồn kho (QOH) hiển thị trong hồ sơ dữ liệu. Tuy nhiên, những sai lệch được tìm thấy trong các lần kiểm kê hàng năm gần như không thể truy vết và giải thích vì có thể mất vài tháng sau khi các lỗi xảy ra.
Đó là lúc các đợt kiểm kê tạm thời như kiểm kê theo chu kỳ và kiểm tra ngẫu nhiên lấp đầy khoảng trống. Chúng giúp bạn tìm và khắc phục những sai sót nhỏ trong hàng tồn kho trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.
- Kiểm kê theo chu kỳ: Chia toàn bộ hàng tồn kho của bạn thành các phần được kiểm kê theo lịch quay vòng. Kiểm kê theo chu kỳ có thể được thực hiện theo nhà cung cấp, danh mục sản phẩm, vị trí kho hoặc bất kỳ cách nào phù hợp với hoạt động của bạn.
- Kiểm tra ngẫu nhiên: Kiểm tra định kỳ một vài mặt hàng giúp phát hiện các lỗi ngẫu nhiên trong việc dự trữ, đặt hàng, lưu trữ hoặc mất hàng do trộm cắp.
Nói một cách đơn giản, khi nghi ngờ - hãy kiểm kê. Giám sát chặt chẽ hàng tồn kho là chìa khóa để cải thiện dòng tiền của bạn, phát hiện trộm cắp hoặc các vấn đề mất mát khác và gia tăng lợi nhuận.
Một số công cụ quản lý hàng tồn kho phổ biến
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công cụ quản lý hàng tồn kho tiết kiệm chi phí. Thậm chí một số còn miễn phí, chẳng hạn như Square POS. Hầu hết các hệ thống này đều cung cấp mọi thứ bạn cần để quản lý hàng tồn kho. Thêm vào đó, chúng kết nối liền mạch các kênh bán hàng và nguồn thực hiện đơn hàng trong một hệ thống duy nhất.
Dưới đây là một số công cụ quản lý hàng tồn kho hàng đầu đáng cân nhắc:
- Square POS: Hệ thống POS cơ bản miễn phí với bộ công cụ quản lý hàng tồn kho đầy đủ.
- Ordoro: Hệ thống quản lý hàng tồn kho tiên tiến, lý tưởng cho các hoạt động sản xuất và kho bãi đa dạng.
- Shopify POS: Hệ thống POS bán hàng phục vụ cho người bán hàng đa kênh, bán lẻ và trực tuyến trên Shopify.
- Lightspeed: Hệ thống POS bán hàng tiên tiến dành cho người bán hàng nhiều cửa hàng và khối lượng lớn.
- Clover: Hệ thống POS và quản lý hàng tồn kho trực tuyến tích hợp với nhiều giải pháp thương mại điện tử.
- eHopper: Được thiết kế cho các nhà hàng với tính năng theo dõi hàng tồn kho theo từng nguyên liệu.
- monday.com: Nâng cấp từ bảng tính với các công cụ quản lý hàng tồn kho và cảnh báo đặt hàng lại.
Kết luận
Đối với các startup và chủ doanh nghiệp nhỏ, việc lao ngay vào tìm nguồn sản phẩm và bán hàng mà không có kế hoạch quản lý hàng tồn kho là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, nếu bỏ bê quá lâu, những thiếu sót trong quản lý hàng tồn kho sẽ nhanh chóng trở thành vấn đề nhức nhối khiến bạn mất cả khách hàng lẫn lợi nhuận. Bằng cách thiết lập bảy yếu tố thiết yếu này, bạn sẽ đi đúng hướng để học cách quản lý hàng tồn kho và quan trọng nhất là thiết lập nền tảng cho lợi nhuận ngay từ đầu. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm:
QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ VỚI HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG CHO DOANH NGHIỆP
5+ MẪU FILE QUẢN LÝ XUẤT NHẬP TỒN KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ
MẪU FILE QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ DÀNH CHO DOANH NGHIỆP CHO THUÊ THIẾT BỊ
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VÀ PHÂN PHỐI HÀNG TỒN KHO BẰNG RFID
CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG KHO HÀNG DOANH NGHIỆP
TIPS HƯỚNG DẪN LÀM BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO + MẪU BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO MIỄN PHÍ
