Đối với chủ quán cafe hay tiệm bánh ngọt, việc áp dụng hệ thống máy POS bán hàng phù hợp có thể giúp bạn cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng, tinh gọn hoạt động vận hành và xử lý hàng tồn kho một cách dễ dàng. Việc lựa chọn đúng thiết bị và phần mềm POS bán hàng cho quán cafe hoặc tiệm bánh mì là điều cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh khoa học và hiệu quả bằng cách tự động hóa tất cả các quy trình và giảm thiểu sai sót của con người. Trong bài viết dưới đây, Tân Hưng Hà sẽ hướng dẫn bạn 5 bước quan trọng để chọn hệ thống máy POS bán hàng tốt nhất cho quán cafe và tiệm bánh.
Bước 1: Đánh giá nhu cầu doanh nghiệp
Không phải hệ thống POS nào cũng đáp ứng hoàn hảo cho mọi mô hình kinh doanh. Do đó, việc xác định chính xác những tính năng cần thiết cho quán cafe bánh ngọt của bạn là điều tiên quyết. Dưới đây là một số câu hỏi quan trọng giúp bạn đánh giá nhu cầu và lựa chọn POS bán hàng phù hợp:
1. Tính năng nào thực sự cần thiết?
Hệ thống máy POS bán hàng ngày nay không chỉ dừng lại ở xử lý giao dịch và ghi nhận thanh toán. Chúng cung cấp đa dạng tính năng như quản lý giờ nhân viên, cơ sở dữ liệu khách hàng, đặt hàng trực tuyến, quản lý nguyên liệu, chương trình khách hàng thân thiết, báo cáo dữ liệu,... Tuy nhiên, một quán cafe nhỏ có thể không cần nhiều tính năng bằng một nhà hàng dịch vụ đầy đủ. Vì vậy, hãy xác định chức năng nào sẽ hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của bạn?
Các tính năng thiết yếu cho quán cà phê bánh ngọt:
- Quản lý kho: Hệ thống máy POS bán hàng nên cho phép quản lý kho kỹ thuật số đến từng nguyên liệu, theo dõi lượng đặt hàng của các mặt hàng trong thực đơn và cảnh báo khi sắp hết hàng.
- Quản lý thực đơn: Nếu bạn điều hành chuỗi cửa hàng cafe hoặc bánh ngọt, tính năng này cung cấp trung tâm để kiểm soát thực đơn dễ dàng. Mọi thay đổi về thực đơn sẽ tự động cập nhật đến tất cả các cửa hàng. Bên cạnh đó, bạn có thể linh hoạt thiết kế thực đơn bằng cách sắp xếp các mặt hàng theo danh mục hoặc đánh dấu các sản phẩm bán chạy để thúc đẩy doanh số.
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Đồng bộ dữ liệu khách hàng với dữ liệu bán hàng và dữ liệu kho để hiểu sở thích, hành vi và mặt hàng yêu thích của khách hàng. Từ đó, bạn có thể thiết kế các chương trình marketing và khách hàng thân thiết phù hợp.
- Bán hàng đa kênh linh hoạt: Hệ thống máy POS bán hàng nên có tính năng di động và linh hoạt để bạn quản lý bán hàng trên nhiều cửa hàng và kênh khác nhau.
- Quản lý dữ liệu: Xác định loại dữ liệu cần thiết và các chỉ số quan trọng để đo lường hiệu quả kinh doanh. Ví dụ, bạn có cần so sánh doanh số theo thời gian, theo địa điểm hoặc theo nhân viên không? Bạn có muốn biết mặt hàng bán chạy nhất? Bạn có cần tính toán tỷ lệ giá vốn thực phẩm so với giá bán không? Hãy đảm bảo hệ thống máy POS bán hàng của bạn có khả năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ cho các chỉ số này.
2. Tốc độ và độ tin cậy
Ngành F&B (Thực phẩm và đồ uống) luôn đề cao chất lượng và tốc độ phục vụ. Bạn cần tránh sự cố giật lag hoặc phản hồi chậm của hệ thống máy POS bán hàng, gây ra sự chậm trễ dịch vụ và khiến khách hàng khó chịu. Khi chọn giải pháp máy POS bán hàng cho quán cafe, hãy cân nhắc:
- Phần mềm POS bán hàng có giao diện trực quan, dễ dàng sử dụng cho nhân viên không?
- Có hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, tách hóa đơn,... không?
- Có tính năng nào giúp đẩy nhanh tốc độ phục vụ và xử lý giao dịch không?
- Trường hợp mất kết nối Internet, hệ thống máy POS bán hàng có thể hoạt động ở chế độ ngoại tuyến để xử lý đơn hàng không?
3. Khả năng mở rộng cho tương lai
Nếu doanh nghiệp phát triển, mở thêm cửa hàng mới, xây dựng chuỗi cafe và có lượng khách hàng đông hơn, hệ thống POS cần đáp ứng nhu cầu quản lý phức tạp hơn.. Do đó, hãy đảm bảo phần mềm POS bán hàng bạn chọn có khả năng dễ dàng mở rộng thêm thiết bị đầu cuối POS bán hàng, chi nhánh mới và thêm người dùng.
Hệ thống máy POS bán hàng tốt nhất sẽ cho phép bạn tích hợp liền mạch với các phần mềm của bên thứ 3. Ví dụ, nếu bạn muốn mở rộng dịch vụ giao hàng tận nhà với đối tác bên thứ 3, hệ thống máy POS bán hàng của bạn cần tương thích với ứng dụng giao hàng đó. Ở cấp độ cao hơn, nếu bạn đang suy nghĩ về việc mở rộng ra quốc tế, bạn nên kiểm tra xem hệ thống có hỗ trợ ngôn ngữ khác nhau hoặc nhiều loại tiền tệ và tuân thủ các chính sách kế toán không.
Bên cạnh tích hợp với phần mềm của bên thứ 3, một lựa chọn mở rộng khác dành cho chủ quán cafe là tùy chỉnh các tính năng tích hợp sẵn của POS bán hàng hoặc xây dựng các tính năng mới để đáp ứng nhu cầu kinh doanh thay đổi.
Mặc dù bạn có thể bắt đầu với hệ thống máy POS bán hàng giá rẻ có ít khả năng mở rộng, nhưng nó sẽ gây ra nhiều vấn đề hơn nếu doanh nghiệp phát triển và bạn cần thay thế bằng phần mềm tiên tiến khác. Do đó, bạn nên có một lộ trình kinh doanh rõ ràng để lựa chọn POS phù hợp – một khoản đầu tư xứng đáng có thể mở rộng và hỗ trợ bạn trong nhiều năm.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống máy POS bán hàng
Sau khi đánh giá các yêu cầu, bạn có thể lập danh sách ngắn các nhà cung cấp POS bán hàng tiềm năng để so sánh.
1. Hệ thống máy POS bán hàng nền tảng đám mây (cloud-based) hay truyền thống (legacy system)?
Hệ thống máy POS bán hàng truyền thống lưu trữ dữ liệu của bạn trên các máy chủ cục bộ trên mạng lưới kín. Ngược lại, hệ thống máy POS bán hàng đám mây được lưu trữ trên web, cho phép bạn truy cập ở bất kỳ đâu trên bất kỳ thiết bị nào. Phương pháp này lưu trữ dữ liệu của bạn trên nền tảng đám mây, cung cấp tính linh hoạt để quản lý quán cafe và tiệm bánh của bạn từ bất cứ đâu. Nhờ những lợi ích của công nghệ đám mây, ngày càng nhiều công ty tin tưởng và lựa chọn phương pháp này.
2. Hệ thống máy POS bán hàng chuyên biệt cho nhà hàng
Mặc dù các hệ thống máy POS bán lẻ thông thường có thể đáp ứng các đơn hàng và thanh toán cơ bản cho các cửa hàng thực phẩm nhưng hệ thống dành riêng cho nhà hàng có các yêu cầu rất khác biệt. Một hệ thống máy POS bán hàng được xây dựng cho nhà hàng sẽ cho phép bạn dễ dàng xử lý các tác vụ hàng ngày như theo dõi món ăn và quản lý số bàn, thêm hoặc loại bỏ nguyên liệu từ món ăn, bán các gói khuyến mại kết hợp cafe và bánh ngọt, tách hóa đơn, gửi đơn hàng thẳng đến bếp,... Hãy ghi nhớ nhu cầu của bạn là điều quan trọng để lựa chọn hệ thống máy POS bán hàng phù hợp.
Bước 3: Nghiên cứu chi phí
Đầu tư vào hệ thống máy POS bán hàng mới là một quyết định quan trọng nhưng lợi ích mang lại sẽ rất xứng đáng. Đừng vội vàng lựa chọn giải pháp có chi phí trả trước thấp nhất, hãy đảm bảo bạn đã tính toán được tỷ lệ hoàn vốn (ROI) có thể đạt được. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi phân tích tác động của công nghệ đến lợi nhuận của bạn:
- Giảm thời gian đào tạo nhân viên: Vì ngành thực phẩm và đồ uống có tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao, bạn nên áp dụng hệ thống máy POS bán hàng trực quan, dễ học và sử dụng để tiết kiệm thời gian đào tạo nhân viên mới.
- Giảm thiểu lãng phí thực phẩm: Sử dụng POS bán hàng có công cụ quản lý hàng tồn kho mạnh mẽ có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí bằng cách đặt hàng đúng lượng nguyên liệu cần thiết và tối ưu hóa lượng hàng có sẵn trong kho.
- Thúc đẩy chương trình khách hàng thân thiết: Nếu hệ thống máy POS bán hàng của bạn có tính năng chương trình khách hàng thân thiết, bạn có thể gửi ưu đãi đến khách hàng đã đăng ký và thiết kế các chiến dịch khuyến mãi giúp tăng lượng khách quay lại.
- Tránh lãng phí thời gian đối chiếu dữ liệu: Hệ thống máy POS bán hàng có thể tích hợp các chức năng khác nhau như bán hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý nhân viên và quản lý nhà cung cấp thành một nền tảng duy nhất, cho phép bạn tạo ra các phân tích giá trị từ dữ liệu trong khi đơn giản hóa tất cả các quy trình.
Sau khi đánh giá tất cả các yếu tố, bạn có thể thu hẹp danh sách các lựa chọn POS bán hàng đáp ứng nhu cầu và ngân sách của mình. Bước tiếp theo là tham khảo ý kiến từ những người trong ngành và các chủ quán khác.
Bước 4: Đọc đánh giá và tham khảo cộng đồng
Tìm kiếm đánh giá trên internet và xem xét uy tín của nhà cung cấp. Hãy đảm bảo nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật khi bạn gặp vấn đề và họ liên tục cập nhật phần mềm. Cần thận với các nhà cung cấp công nghệ mới vì có rủi ro họ có thể thay đổi hoặc ngừng hoạt động trong vài năm. Do đó, hãy chọn một công ty có lịch sử hoạt động đáng tin cậy, có thể hỗ trợ và cập nhật phần mềm khi bạn cần.
Bên cạnh việc đọc đánh giá trên internet, bạn cũng nên tham khảo ý kiến từ các nhà hàng, quán cà phê đang sử dụng hệ thống máy POS bán hàng mà bạn nhắm tới. Gặp gỡ những người trong ngành để hỏi họ về trải nghiệm với hệ thống máy POS bán hàng:
- Bạn thích và không thích gì về hệ thống máy POS bán hàng?
- Nhân viên của bạn nghĩ gì về hệ thống máy POS bán hàng?
- Hệ thống máy POS bán hàng tích hợp với hoạt động kinh doanh của bạn như thế nào?
- Bạn có muốn thay đổi gì trên hệ thống máy POS bán hàng không?
- Bạn hài lòng như thế nào với bộ phận chăm sóc khách hàng?
Ngoài ra, khi đến thăm một quán cafe hoặc tiệm bánh sử dụng hệ thống đó, bạn có thể trải nghiệm hệ thống như một khách hàng. Đặt hàng và thanh toán để xem trải nghiệm có mượt mà và chính xác không, nhân viên có thể lấy thông tin của bạn và đăng ký chương trình khách hàng thân thiết dễ dàng không. Một hệ thống máy POS bán hàng tốt nên giúp trải nghiệm mua sắm trở nên thú vị và hỗ trợ thương hiệu tìm hiểu thêm về khách hàng của mình.
Bước 5: Trải nghiệm hệ thống máy POS bán hàng
Cuối cùng, bạn nên yêu cầu dùng thử (demo) các hệ thống máy POS bán hàng mà bạn quan tâm. Bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp thông qua trang web của họ và yêu cầu dùng thử. Đây là cơ hội để bạn tìm hiểu về cách thức hoạt động của hệ thống trong quán cafe của mình và có được kỳ vọng chính xác về những gì bạn sẽ nhận được. Dưới đây là danh sách kiểm tra để chuẩn bị cho yêu cầu dùng thử của bạn:
Chuẩn bị cho buổi dùng thử (demo):
- Thuyết phục những người ra quyết định chính tham gia buổi demo. Đảm bảo tất cả các bên liên quan tham gia cuộc họp demo để họ có thể thảo luận và xác định hệ thống máy POS bán hàng nào phù hợp.
- Chia sẻ mục tiêu trước buổi demo: Trao đổi trước với nhân viên bán hàng của nhà cung cấp, chia sẻ mục tiêu kinh doanh của bạn, điều gì quan trọng nhất đối với bạn trong hệ thống POS và các sản phẩm hoặc tính năng cụ thể mà bạn yêu cầu. Điều này sẽ cho phép nhân viên bán hàng chuẩn bị bản demo dựa trên những gì quan trọng nhất với bạn.
- Chuẩn bị danh sách câu hỏi: Liệt kê các câu hỏi về chức năng mà bạn muốn tìm hiểu thêm về hệ thống máy POS bán hàng. Đây cũng là cơ hội để bạn hiểu nhà cung cấp POS bán hàng như một đối tác. Hãy hỏi họ về lộ trình nghiên cứu và phát triển, xem phương thức làm việc của họ có phù hợp với bạn không.
- Xác nhận thời gian và các bước tiếp theo: Nếu buổi demo diễn ra tốt đẹp và bạn muốn tiến hành, hãy trao đổi rõ ràng về thời gian triển khai hệ thống, đặc biệt nếu bạn đang mở thêm cửa hàng mới.
Việc lựa chọn hệ thống máy POS bán hàng tốt nhất cho quán cafe và tiệm bánh của bạn là một quyết định quan trọng, có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận của bạn. Chúng tôi hy vọng hướng dẫn này đã cung cấp cho bạn kiến thức phù hợp về cách lựa chọn hệ thống máy POS bán hàng có thể nâng tầm doanh nghiệp của bạn.
Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về các thiết bị máy POS bán hàng, hãy liên hệ ngay Tân Hưng Hà qua hotline 081 321 8668 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.
TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh : 752/2 Phạm Văn Bạch, Phường 12, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 081 321 8668 (Zalo)
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
>>> Xem thêm:
8 BƯỚC CƠ BẢN ĐỂ LỰA CHỌN HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG PHÙ HỢP CHO QUÁN ĂN TỰ PHỤC VỤ (CAFETERIA)
NÂNG TẦM HOẠT ĐỘNG CHO QUÁN ĂN TỰ PHỤC VỤ (CAFETERIA) VỚI HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ BÁN HÀNG HIỆU QUẢ CHO NHÀ HÀNG, QUÁN CAFE VỚI MÁY POS BÁN HÀNG IMIN M2 PRO
12 THIẾT BỊ KHÔNG THỂ THIẾU CHO QUÁN CAFE MỚI MỞ
8 TÍNH NĂNG CẦN THIẾT CỦA HỆ THỐNG POS CHO NHÀ HÀNG VÀ DỊCH VỤ ĂN UỐNG (F&B)
