Hệ thống điểm bán hàng (POS) giúp các nhà bán lẻ quản lý hàng tồn kho và nhân viên, cũng như xử lý các giao dịch bán hàng. Từng chỉ là một chiếc máy tính tiền đơn giản, POS đã trở thành trung tâm đa chức năng cho các nhà bán lẻ, hỗ trợ nhiệm vụ như bán hàng đa kênh và quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM).
Sự thành công của một cửa hàng bán lẻ phụ thuộc vào cách quản lý bán hàng và tồn kho và việc sử dụng POS ngày càng phổ biến. Thị trường phần mềm POS toàn cầu được định giá ở mức 20 tỷ đô la vào năm 2022 và được dự đoán sẽ tăng lên đến 42.49 tỷ đô la vào năm 2027.
Để chọn lựa hệ thống POS tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ cần những thiết bị và phần cứng phù hợp. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu rõ về các phương pháp bán hàng và cách chúng có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp bán lẻ của bạn.
Thiết bị POS là gì?
Thiết bị POS (Point-of-sale) là một hệ thống máy tính hóa được thiết kế để ghi lại và theo dõi các giao dịch bán hàng trong môi trường bán lẻ hoặc lưu trú. Thông thường, nó bao gồm một màn hình, một bàn phím và một ngăn kéo tiền, có thể kết nối với các thiết bị ngoại vi như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn và màn hình hiển thị cho khách hàng.
Phân biệt hệ thống POS với thiết bị POS
Mọi người thường nhầm lẫn về sự khác biệt giữa hệ thống POS và thiết bị POS.
Thiết bị POS là phần cứng được sử dụng để chạy hệ thống POS. Chúng bao gồm điện thoại thông minh, máy tính bảng, POS di động (mPOS), máy đọc thẻ, màn hình cảm ứng, máy tính tiền, máy tính, kios tự phục vụ và các máy POS khác.
Một hệ thống POS là phần mềm được sử dụng để chạy thiết bị POS. Đó là một hệ thống quản lý bán lẻ, ngoài việc xử lý bán hàng, nó còn theo dõi tồn kho và cung cấp quyền truy cập vào thông tin chi tiết của khách hàng, cả hai đều giúp bạn cung cấp trải nghiệm mua sắm mượt mà.
Nói một cách đơn giản, thiết bị POS của bạn hoạt động cùng với hệ thống POS, dù bạn là cửa hàng tạm thời hay một cửa hàng bán lẻ đã được xác lập, để giúp bạn bán được nhiều hơn.
Các loại thiết bị POS
1. Máy tính bảng và điện thoại thông minh
Máy tính bảng (Tablet)
Một chiếc máy tính bảng là một máy tính nhỏ gọn với màn hình cảm ứng, giống như iPad. Thường có bề mặt phẳng và bàn phím ảo trên màn hình. Máy tính bảng là một lựa chọn gọn gàng và linh hoạt thay thế cho phần cứng POS cồng kềnh, yên lặng mà các nhà bán lẻ đã sử dụng trong thập kỷ qua.
Với một chiếc máy tính bảng, bạn có thể:
- Tra cứu sản phẩm có sẵn trong kho.
- Mở lên hồ sơ khách hàng và cá nhân hóa giao tiếp.
- Xử lý giao dịch ở bất kỳ nơi nào trong cửa hàng.
- Theo dõi tồn kho.
Điện thoại thông minh (Smartphone)
Điện thoại thông minh, như iPhone hoặc Android, cũng rất hữu ích trong ngành bán lẻ. Với phần mềm POS trên thiết bị di động của bạn, bạn có thể tính tiền cho khách hàng và tra cứu sản phẩm từ bất kỳ đâu.
Với ứng dụng phần mềm POS, bạn có thể quét mã vạch trên điện thoại trong khi đếm tồn kho và thanh toán sản phẩm. Điện thoại thông minh cũng là một lựa chọn tốt để bán hàng tại các sự kiện và cửa hàng tạm thời, mang lại linh hoạt để chấp nhận thanh toán không tiếp xúc ở bất kỳ đâu.
2. Đầu đọc thẻ và máy quét mã vạch
Đầu đọc thẻ
Đầu đọc thẻ hoặc thiết bị đầu cuối thẻ tín dụng chấp nhận thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ bằng cách chạm, đưa vào hoặc quẹt thẻ. Các đầu đọc thẻ thường là các thiết bị độc lập; tuy nhiên, bạn có thể kết nối đầu đọc thẻ vào thiết bị POS của mình để quẹt thẻ.
Thiết bị đầu đọc thẻ cho phép bạn:
- Hỗ trợ thanh toán thẻ và không tiếp xúc thông qua Visa, Mastercard, American Express, Discover và thanh toán di động như Apple Pay và Google Pay.
- Bảo vệ dữ liệu thẻ theo Tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu ngành Thẻ thanh toán (PCI DSS).
- Kết nối không dây với máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của bạn qua Bluetooth
- Dễ dàng cầm và mang theo thiết bị đến bất cứ nơi nào bạn đang bán hàng.
Máy quét mã vạch
Máy quét mã vạch đọc và dịch thông tin chứa trong mã vạch. Chúng là các thiết bị POS quan trọng, giúp doanh nghiệp quét sản phẩm một cách nhanh chóng và chính xác.
Có hai loại máy quét mã vạch phổ biến:
- Máy quét cầm tay có thể quét mã vạch trên sản phẩm hoặc tem nhãn, nhỏ gọn và di động đủ để đưa gần mã vạch của sản phẩm.
- Máy quét cố định lớn và đắt tiền hơn, chính xác hơn và có thể quét mã vạch từ xa.
3. Màn hình hiển thị cho khách hàng và ngăn kéo tiền
Màn hình hiển thị dành cho khách hàng
Màn hình hiển thị dành cho khách hàng là những màn hình mà khách hàng của bạn nhìn thấy khi mua hàng từ bạn. Chúng có thể được sử dụng để hiển thị các mặt hàng họ đang mua, tổng số tiền mua và bất kỳ chương trình khuyến mãi hoặc giảm giá nào có thể áp dụng.
Có hai loại màn hình hiển thị dành cho khách hàng:
- POS với chân đế xoay: Cả người mua và người bán đều có thể sử dụng cùng một thiết bị để xem các mặt hàng trong giỏ hàng và thực hiện thanh toán không tiếp xúc. Đây cũng là lựa chọn di động dễ dàng hơn khi bán hàng tại cửa hàng tạm thời hoặc nếu bạn đang kinh doanh theo mùa.
- Thiết bị chuyên dụng: Với thiết bị chuyên dụng, nhân viên thu ngân sử dụng thiết bị riêng để thanh toán, còn khách hàng sử dụng một thiết bị khác để thanh toán.
Khi chọn màn hình hiển thị dành cho khách hàng, bạn cần lưu ý một vài điều:
- Kích thước màn hình: Đảm bảo màn hình hiển thị dành cho khách hàng đủ lớn để dễ dàng hiển thị các mặt hàng họ đang mua và tổng số tiền mua.
- Độ phân giải: Đảm bảo độ phân giải của màn hình đủ cao để khách hàng có thể đọc các mặt hàng và tổng số tiền hiển thị.
- Giao diện tùy chỉnh: Chọn màn hình hiển thị dành cho khách hàng cho phép bạn thường xuyên cập nhật và điều chỉnh màn hình.
- Tùy chọn không dây: Hệ thống POS không dây là linh hoạt nhất. Nó dễ xử lý hơn và bạn có thể mang nó đi bất cứ đâu.
Ngăn kéo đựng tiền
Khoảng 60% thanh toán trong các cửa hàng bán lẻ được thực hiện bằng tiền mặt. Bất kỳ doanh nghiệp nào chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt đều cần một ngăn kéo đựng tiền.
Ngăn kéo đựng tiền là một chiếc hộp được thiết kế đặc biệt để đựng tiền mặt và giữ cho nó được ngăn nắp. Ngăn kéo đựng tiền thường được kết nối với máy in hóa đơn và tự động mở khi máy in hoạt động để in hóa đơn.
4. Máy in hóa đơn và cân đóng gói
Máy in hóa đơn
Máy in hóa đơn cho phép bạn in biên lai cho khách hàng của mình. Biên lai bao gồm thông tin hữu ích như các mặt hàng đã mua, giá sản phẩm, số tiền thuế cũng như thời gian và địa điểm giao dịch diễn ra.
Cân đóng gói
Cân đóng gói dùng để cân các gói hàng trước khi vận chuyển. Một doanh nghiệp vận chuyển sản phẩm từ cửa hàng của mình có thể sử dụng nó để tính chính xác chi phí vận chuyển. Cân đóng gói có nhiều kích cỡ khác nhau, vì vậy bạn nên chọn loại phù hợp với nhu cầu của mình.
Lợi ích của thiết bị POS
Trong thời đại công nghệ số, việc sở hữu một thiết bị POS (Point-of-sale) đã trở thành điều gần như bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp bán lẻ nào muốn thành công. Thiết bị nhỏ bé này không chỉ giúp bạn tính tiền nhanh chóng mà còn mang lại vô vàn lợi ích khác, góp phần thúc đẩy tăng trưởng doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Quản lý kho hàng hiệu quả
Một trong những nỗi lo lớn nhất của các chủ cửa hàng là tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt hàng. Hệ thống POS tích hợp chức năng theo dõi kho hàng có thể giải quyết nỗi lo này, giúp bạn tối ưu hóa lượng hàng dự trữ.
Nhờ có dữ liệu bán hàng theo thời gian thực, bạn có thể dễ dàng nắm bắt nhu cầu của khách hàng và đưa ra các quyết định đặt lại hàng hóa hợp lý, tránh tình trạng vừa phải chịu chi phí lưu kho cao do hàng tồn nhiều, vừa gặp cảnh mất doanh thu do thiếu hàng bán.
Thanh toán nhanh gọn
Quá trình thanh toán chậm chạp không chỉ khiến khách hàng khó chịu mà còn ảnh hưởng đến doanh thu của cửa hàng. Thiết bị POS hiện đại giúp giải quyết vấn đề này bằng cách rút ngắn thời gian thanh toán.
Bạn có thể sử dụng màn hình hiển thị dành cho khách hàng để hiển thị tổng số tiền cần thanh toán khi quét các mặt hàng. Khách hàng chỉ cần chạm thẻ vào đầu đọc thẻ hoặc sử dụng tính năng thanh toán không tiếp xúc (NFC) nếu hệ thống POS của bạn hỗ trợ, qua đó việc thanh toán diễn ra nhanh chóng và thuận tiện.
Nâng cao dịch vụ khách hàng
Thiết bị POS không chỉ giúp việc bán hàng trở nên dễ dàng hơn mà còn cho phép nhân viên cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng. Khi nhân viên có thể truy cập thông tin sản phẩm và tình trạng kho hàng theo thời gian thực, họ có thể tư vấn cho khách hàng hiệu quả hơn và giải quyết các thắc mắc nhanh chóng.
Ngoài ra, việc tích hợp các chương trình khách hàng thân thiết vào hệ thống POS giúp nhân viên dễ dàng áp dụng các ưu đãi cho khách hàng, qua đó tăng cường sự hài lòng và khuyến khích quay lại mua hàng.
Lựa chọn thiết bị POS phù hợp cho kinh doanh
Để chọn được thiết bị POS phù hợp, bạn cần cân nhắc đến nhiều yếu tố, trong đó có hai yếu tố quan trọng là tính năng quản lý khách hàng và loại hình kinh doanh của bạn.
Tính năng quản lý khách hàng:
Một thiết bị POS lý tưởng không chỉ giúp bạn tính tiền nhanh chóng mà còn cho phép bạn quản lý thông tin khách hàng một cách chặt chẽ. Hãy chú ý đến những tính năng như:
- Hồ sơ khách hàng: Lưu trữ thông tin liên lạc và lịch sử mua hàng của khách giúp bạn cá nhân hóa các chiến dịch marketing, đưa ra gợi ý sản phẩm phù hợp và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn.
- Tích hợp email marketing: Gửi hóa đơn điện tử, theo dõi khách hàng sau khi mua và triển khai các chiến dịch dựa trên lịch sử mua sắm là những cách hiệu quả để thu hút khách hàng quay lại.
- CRM tùy chỉnh: Chức năng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) linh hoạt cho phép bạn thiết lập các phân nhóm khách hàng, theo dõi mức độ hài lòng và thực hiện nhiều hoạt động khác để củng cố mối quan hệ với khách hàng.
Nên ưu tiên chọn các thiết bị POS có khả năng đồng bộ dữ liệu khách hàng và hàng tồn kho giữa cửa hàng vật lý và nền tảng thương mại điện tử của bạn. Điều này giúp bạn tạo ra trải nghiệm mua sắm liền mạch và thống nhất cho khách hàng trên mọi kênh.
Phù hợp với loại hình kinh doanh:
Mỗi loại hình kinh doanh sẽ có những nhu cầu riêng. Đối với cửa hàng bán lẻ truyền thống, hệ thống POS tối thiểu nên bao gồm:
- Thiết bị đầu cuối (Terminal).
- Máy quét mã vạch.
- Hệ thống xử lý thanh toán.
- Máy in hóa đơn.
Còn đối với các cửa hàng tạm thời hoặc tham gia tại các sự kiện, thiết bị POS di động như máy tính bảng hay điện thoại thông minh sẽ là lựa chọn phù hợp. Những thiết bị này vừa nhỏ gọn, tiện mang theo lại đảm bảo các chức năng cơ bản như tính tiền, gửi hóa đơn qua email và cập nhật kho hàng.
Hầu hết các hệ thống POS hiện đại đều cho phép tích hợp dữ liệu bán hàng từ kênh online, giúp bạn quản lý tổng thể hoạt động kinh doanh và xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với khách hàng.
Ưu tiên của khách hàng:
Một trong những yếu tố cần xem xét khi chọn một giải pháp POS là sở thích của khách hàng. Đại dịch đã khiến cho khách hàng đánh giá lại giá trị và những gì họ muốn từ trải nghiệm mua sắm.
Khi chọn thiết bị POS của bạn, hãy xem xét những gì khách hàng của bạn đánh giá.
-
Họ có mua sắm theo phong cách thân thiện với môi trường không? Bạn có thể không cần máy in hóa đơn, vì những khách hàng này thích nhận biên nhận qua email.
-
Họ có ưa thích sử dụng các tùy chọn thanh toán không tiếp xúc không? Bạn sẽ muốn sở hữu đầu đọc thẻ thanh toán.
-
Họ đánh giá chương trình khách hàng thân thiện? Hệ thống POS của bạn nên cho phép họ dễ dàng đăng ký và sử dụng điểm thưởng.
Việc sở hữu đúng thiết bị POS có thể giúp bạn thể hiện cho khách hàng cách giá trị kinh doanh của bạn liên kết với giá trị của họ. Điều này cũng có thể tăng cường lòng trung thành của khách hàng và cải thiện trải nghiệm mua sắm.
Xử lý thanh toán tích hợp:
Xử lý thanh toán là một tính năng quan trọng cần xem xét trong một hệ thống POS. Đơn giản là khả năng xử lý giao dịch mà không cần cổng thanh toán hoặc tài khoản doanh nhân riêng biệt. Điều này giúp đơn giản hóa hoạt động, giảm chi phí và làm cho quy trình thanh toán trở nên dễ dàng.
Lợi ích chính của việc xử lý thanh toán tích hợp là sự đơn giản. Mọi thứ được tích hợp vào hệ thống, giúp bạn giảm bớt bước để xử lý một giao dịch. Bạn có thể chấp nhận thanh toán bằng thẻ, chạm để thanh toán trên iPhone, thanh toán không tiếp xúc,... Hệ thống cũng nên xử lý hoàn trả và xử lý các trường hợp lừa đảo một cách mượt mà và giúp bạn giải quyết những trường hợp gian lận.
Báo cáo chi tiết:
Với một hệ thống POS mạnh mẽ, bạn có thể đạt được cái nhìn chi tiết về hoạt động kinh doanh thông qua báo cáo và phân tích toàn diện. Bạn có thể sử dụng những tính năng này để thúc đẩy sự phát triển, tối ưu hóa hoạt động và tăng cường lợi nhuận.
Một số báo cáo mà hệ thống POS của bạn nên cung cấp bao gồm:
- Doanh số bán hàng.
- Tồn kho.
- Khách hàng.
- Nhân viên.
- Lợi nhuận và chi phí.
- Báo cáo bán hàng thời gian thực.
Chi phí thiết bị:
Giá cả thiết bị POS phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nhu cầu của bạn, loại hình thanh toán muốn chấp nhận (chạm, tiền mặt,...), số lượng cửa hàng và nhân viên. Tùy vào tình hình cụ thể, bạn có thể lựa chọn mua hoặc thuê mướn thiết bị POS. Ví dụ, đối với một cửa hàng tạm thời, thuê mướn thiết bị sẽ hợp lý hơn so với mua đứt.
Dưới đây là một số giá tham khảo của thiết bị POS:
- Giá đỡ máy tính bảng: 149-185 USD.
- Đầu đọc thẻ: 39-49 USD.
- Máy quét mã vạch: 229-329 USD.
- Ngăn kéo đựng tiền: 139-159 USD.
- Máy in hóa đơn: 299-369 USD.
- Cân đóng gói: 59-89 USD.
Hãy nghiên cứu các lựa chọn từ nhiều nhà cung cấp POS và cân nhắc kỹ lưỡng những thiết bị cần thiết cho cửa hàng của bạn.
Đào tạo nhân viên:
Các thiết bị POS hiện đại mang đến trải nghiệm mua sắm thú vị cho khách hàng. Tuy nhiên, trải nghiệm tích cực còn phụ thuộc vào cách bạn đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống này. Thời gian đầu tư cho việc đào tạo nhân viên sẽ giúp họ tương tác tốt hơn với khách hàng.
Một số phương pháp đào tạo hiệu quả:
- Huấn luyện trực tiếp trên hệ thống POS mới: Giúp nhân viên học thông qua thực hành, cung cấp phản hồi tức thời về những điểm cần cải thiện và hỗ trợ thêm bằng video hướng dẫn và tài liệu tham khảo.
- Tích hợp thực hành vào đào tạo.:Tạo cơ hội cho nhân viên thực hiện các kỹ năng trong bối cảnh thực tế. Điều này giúp họ ghi nhớ quy trình chính xác và tăng thêm sự tự tin khi giao tiếp với khách hàng.
- Thu thập phản hồi từ nhân viên: Hãy lắng nghe những trải nghiệm của nhân viên với các thiết bị POS khác nhau. Điều này giúp họ cảm thấy được lắng nghe và thúc đẩy giao tiếp tốt hơn giữa họ và quản lý. Bạn cũng có thể sử dụng phản hồi để cải thiện việc đào tạo POS.
Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống POS mới đòi hỏi thời gian và sự chu đáo. Tuy nhiên, với một chút chuẩn bị và chú ý đến từng chi tiết, bạn có thể đào tạo nhân viên hiệu quả và gia tăng doanh thu cho cửa hàng.
Bên cạnh chi phí thiết bị và đào tạo nhân viên, còn có một số khoản chi phí khác liên quan đến hệ thống POS như phí phần mềm, phí dịch vụ và bảo trì. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng ngân sách của mình và lựa chọn các nhà cung cấp POS phù hợp để đảm bảo khoản đầu tư của bạn mang lại hiệu quả tối ưu.
Kết luận
Tóm lại, vai trò của thiết bị POS trong quản lý bán lẻ rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc lựa chọn các thiết bị và phần cứng phù hợp là một quyết định chiến lược trực tiếp ảnh hưởng đến doanh số bán hàng, quản lý tồn kho và sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách thông tin về những xu hướng hiện tại và xem xét kỹ nhu cầu riêng của doanh nghiệp, những người bán lẻ có thể tận dụng công nghệ POS để cải thiện hoạt động tổng thể.
>>> Xem thêm:
LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI QUẢN LÝ TEM NHÃN MÃ VẠCH TRONG LĨNH VỰC BÁN LẺ
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ NHẬN DẠNG VÀ THU THẬP DỮ LIỆU TỰ ĐỘNG (AIDC) TRONG TRUNG TÂM PHÂN PHỐI BÁN LẺ
TOP 4 THƯƠNG HIỆU MÁY QUÉT MÃ VẠCH DÀNH CHO CỬA HÀNG BÁN LẺ
7 BƯỚC CƠ BẢN ĐỂ CÁC NHÀ CUNG CẤP TUÂN THỦ QUY ĐỊNH DÁN THẺ RFID CỦA CÁC CHUỖI BÁN LẺ
