Blog

MÁY POS LÀ GÌ? CÁCH CHỌN MÁY POS PHÙ HỢP CHO DOANH NGHIỆP

By Administrator

February 9, 2025, 10:31 pm0 lượt xem

MÁY POS LÀ GÌ? CÁCH CHỌN MÁY POS PHÙ HỢP CHO DOANH NGHIỆP

Máy POS, còn gọi là máy tính tiền POS hay thiết bị đầu cuối POS, được phát triển từ chiếc máy tính tiền truyền thống. Ngày nay, máy POS là công cụ mạnh mẽ hỗ trợ bán hàng, quản lý kho và kế toán.

Là nền tảng của nhiều doanh nghiệp bán lẻ và kinh doanh dịch vụ, máy POS giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong các lĩnh vực quan trọng này, đồng thời giảm thiểu rủi ro do lỗi người dùng gây ra.

Máy POS là gì?

POS là viết tắt của Point Of Sale, nghĩa là điểm bán hàng, nơi diễn ra các giao dịch.

Máy POS (máy tính tiền hoặc thiết bị đầu cuối POS) là thiết bị được sử dụng để tính tổng và thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ được mua.

Nó có thể bao gồm:

Máy tính tiền có thể hoặc không kết hợp với máy đọc thẻ riêng biệt (xử lý thanh toán).
Máy/hệ thống/thiết bị đầu cuối kết nối với máy đọc thẻ thông qua cáp hoặc Wifi (tối ưu hóa quá trình thanh toán).

Tuy nhiên, máy POS hiện đại còn có nhiều tính năng hơn so với các thuật ngữ định nghĩa trước đây.

Ví dụ, trong nhà hàng, máy POS có thể tích hợp hệ thống gọi món và thông báo bếp, đồng thời được tích hợp với máy thanh toán điện tử (EFTPOS) có thể mang đến bàn của khách. Do đó, đây là một hệ thống quản lý mọi thứ từ nhận đơn hàng đến thanh toán.

Các thành phần cấu tạo của máy POS bán hàng:

Các thành phần máy pos-tanhungha

1. Màn hình hiển thị:

Phần đầu tiên bạn nhìn thấy trên máy POS bán hàng là màn hình hiển thị. Màn hình thường là màn hình cảm ứng, tương tự như các thiết bị điện tử thông thường. Một số máy POS bán hàng có tùy chọn thêm màn hình thứ hai để hiển thị thông tin cho khách hàng.

Một màn hình hiển thị tốt cần rõ nét, nhạy bén với thao tác chạm và hiển thị màu sắc rực rỡ. Màn hình tốt giúp nhân viên thu ngân thao tác nhanh chóng và chính xác.

Đối với các doanh nghiệp sử dụng màn hình thứ hai cho khách hàng, chất lượng màn hình có thể được coi là phản ánh chất lượng của doanh nghiệp. Nếu sử dụng hiệu quả, màn hình thứ hai còn có thể hiển thị hình ảnh sản phẩm, thúc đẩy doanh số bán hàng.

2. Thân máy:

Thân máy POS xác định các chức năng mà nó có thể thực hiện. Ví dụ, một máy POS bán hàng để bàn nhỏ gọn có thể không có khả năng in ấn hoặc hiển thị màn hình thứ hai cho khách hàng như một máy POS bán hàng để bàn lớn và chắc chắn hơn.

Tuy nhiên, kích thước không phải là yếu tố duy nhất quyết định chức năng. Mặc dù nhỏ, một số máy POS cầm tay di động có thể quét, in và thực hiện nhiều chức năng khác.

Đối với một số doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp chú trọng đến thẩm mỹ thương hiệu, vẻ ngoài của máy POS bán hàng cũng rất quan trọng. Màu đen là màu phổ biến nhất, nhưng có thể tùy chỉnh màu theo yêu cầu nếu doanh nghiệp đặt hàng số lượng đủ lớn.

3. Máy in hóa đơn:

Không phải mọi máy POS bán hàng đều đi kèm với máy in tích hợp hoặc có thể kết nối với máy in hóa đơn. Đối với máy POS có máy in tích hợp, bạn nên cân nhắc vị trí đặt máy in - liệu nhân viên thu ngân có dễ dàng thao tác?

Chất lượng máy in cũng rất quan trọng. Một hóa đơn được in sắc nét và nhanh chóng sẽ tạo ấn tượng tốt hơn cho khách hàng và giúp họ kiểm tra đơn hàng nhanh chóng.

4. Máy quét mã vạch:

Một số máy POS đi kèm với máy quét mã vạch tích hợp. Điều này thường có trên máy POS di động và kiosk tự đặt hàng nhưng ít phổ biến hơn với máy POS để bàn và hệ thống hiển thị nhà bếp (KDS).

Máy quét mã vạch hữu ích cho thanh toán không tiếp xúc cũng như quét mã QR hoặc mã vạch cho chương trình khách hàng thân thiết và các ứng dụng khác.

Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng máy POS

Một hệ thống POS tích hợp đầy đủ (máy POS kết hợp với máy/thiết bị đọc thẻ) là công cụ hoàn hảo cho các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ.

Nó có thể giúp đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng thông qua những hiểu biết từ báo cáo, đồng thời giúp tối ưu hóa các quy trình hàng ngày của bạn.

Dưới đây là một số cách mà các doanh nghiệp bán lẻ và dịch vụ có thể hưởng lợi từ việc sở hữu một hệ thống POS tích hợp:

Tiết kiệm thời gian: Giúp tiết kiệm thời gian đáng kể trong các hoạt động kinh doanh chính.
Giảm lỗi: Giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót do lỗi người dùng.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Tạo ấn tượng chuyên nghiệp và cải thiện trải nghiệm mua sắm cho khách hàng.
Phát triển kinh doanh: Hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng quy mô với khả năng quản lý đa chi nhánh.
Hiểu rõ khách hàng: Thu thập dữ liệu về hành vi khách hàng để xây dựng chương trình khách hàng thân thiết.
Quản lý hiệu quả: Xác định sản phẩm bán chạy, thời điểm cao điểm và thấp điểm để tối ưu hóa kinh doanh.
Đưa ra quyết định: Cung cấp thông tin giá trị về doanh số và quản lý hàng tồn kho.

máy pos là gì-tanhungha-02-nguồn sưu tầm

Nâng cao trải nghiệm khách hàng và hiệu quả kinh doanh:

Công nghệ máy POS hiện đại hướng tới việc giúp khách hàng hoàn tất quá trình thanh toán nhanh chóng và hiệu quả, điều này không chỉ mang lại lợi ích cho khách hàng mà còn góp phần giảm chi phí bán hàng.

Quản lý voucher và các chương trình khuyến mãi trở nên dễ dàng hơn, đồng thời máy POS cũng là công cụ hữu ích để quản lý chương trình khách hàng thân thiết.

Việc thay đổi ý kiến tại quầy thanh toán cũng đơn giản hơn với máy POS, cho phép trừ sản phẩm dễ dàng như thêm sản phẩm và quản lý hoàn tiền.

Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất:

Một máy POS tốt sẽ rút ngắn thời gian xử lý mỗi giao dịch, đồng thời tiết kiệm thời gian cho việc báo cáo doanh số, quản lý hàng tồn kho và kế toán.

Thay vì nhập dữ liệu bán hàng thủ công vào phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ (như Xero và MYOB), hệ thống của bạn có thể thực hiện trực tiếp thông qua phần mềm tích hợp phù hợp.

Những máy POS tốt nhất cũng rất trực quan, giúp bạn giảm thời gian đào tạo nhân viên, đặc biệt là nhân viên thời vụ, để tập trung vào việc kinh doanh.

Giảm lỗi, cải thiện hoạt động kinh doanh:

Việc nhập số tiền một cách thủ công có thể dẫn đến rủi ro sai sót của con người. Các thiết bị quét mã vạch và giao diện màn hình cảm ứng dễ sử dụng có thể giúp tránh rủi ro này và lợi ích này cũng có thể được chuyển tiếp đến các hệ thống văn phòng, nơi việc nhập dữ liệu thủ công có thể được giảm thiểu.

Cộng tổng hóa đơn bằng máy POS nhưng sau đó nhập số tiền vào máy thanh toán điện tử (EFTPOS) cũng là một thao tác dễ xảy ra lỗi. Máy thanh toán điện tử tích hợp với máy POS giúp tránh rủi ro này bằng cách chuyển khoản thanh toán từ máy POS trực tiếp sang máy đọc thẻ EFTPOS.

Báo cáo doanh thu và thông tin giá trị:

Hầu hết các máy POS cơ bản đều cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu của bạn. Những máy POS hiện đại hơn cho phép bạn theo dõi và phân tích hiệu suất bán hàng của các địa điểm, bộ phận và nhân viên khác nhau.

Bạn cũng có thể thu thập và tận dụng dữ liệu về sản phẩm bán chạy, lợi nhuận tương đối, doanh thu trung bình của khách hàng và hiệu quả của các chương trình khuyến mãi, tất cả đều cung cấp cho bạn thông tin giá trị để lập kế hoạch kinh doanh và quản lý dòng tiền.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả:

Với phần mềm bán hàng POS phù hợp, bạn sẽ biết chính xác mức tồn kho dựa trên doanh thu bán hàng. Nó cũng có thể nhắc nhở bạn nhập hàng, đặt hàng tự động ở mức nhất định và hỗ trợ chuyển hàng giữa các địa điểm.

Dữ liệu khách hàng chi tiết:

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) tốt bắt đầu từ kiến thức mà công nghệ POS có thể cung cấp. Một số máy POS phổ biến giúp bạn xây dựng hồ sơ khách hàng dựa trên hành vi mua hàng, cho phép bạn nhắm mục tiêu tiếp thị và khuyến mãi hiệu quả hơn.

Bạn cũng có thể thêm thông điệp khuyến mãi vào hóa đơn, bao gồm cả những thông điệp bán chéo (cross-sell) dựa trên sản phẩm đã mua.

Lựa chọn máy POS phù hợp cho doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều có nhu cầu sử dụng máy POS khác nhau. Hãy nhớ rằng máy POS không chỉ là một thiết bị đơn lẻ mà là sự kết hợp của các khả năng giúp bạn xử lý giao dịch với khách hàng hiệu quả đồng thời hỗ trợ quy trình kinh doanh.

máy pos là gì-tanhungha-03-nguồn sưu tầm

Để tìm được máy POS phù hợp, hãy lập danh sách các tính năng cần thiết và so sánh các sản phẩm đáp ứng được yêu cầu. Một số tính năng quan trọng bao gồm:

Kích thước, trọng lượng và dễ sử dụng: Máy POS cần phù hợp với không gian kinh doanh và dễ sử dụng cho nhân viên.
Chế độ offline: Đảm bảo hoạt động bình thường khi mất mạng.
Báo cáo và phân tích thời gian thực: Giúp theo dõi hiệu suất kinh doanh.
Quản lý đa chi nhánh: Hỗ trợ mở rộng kinh doanh.
Đặt hàng và thanh toán tại bàn: Phù hợp với nhà hàng và quán cà phê.
Quản lý bàn: Tính năng cần thiết cho nhà hàng.
Chia sẻ hóa đơn, hoàn tiền, tiền tip: Các chức năng cần thiết trong dịch vụ.
Tích hợp phần mềm: Kết nối với phần mềm kế toán, thương mại điện tử, đặt chỗ, khách hàng thân thiết.
Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi và quản lý hàng hóa hiệu quả.
Lưu trữ dữ liệu trên đám mây: Đảm bảo an toàn và truy cập dễ dàng.
Hỗ trợ khách hàng 24/7: Đảm bảo sự hỗ trợ khi cần thiết.
Tích hợp với máy thanh toán điện tử: Xử lý thanh toán nhanh chóng.
Khả năng di động: Phù hợp với kinh doanh lưu động.
Xây dựng hồ sơ khách hàng: Hỗ trợ chương trình khách hàng thân thiết.
Thiết kế nhỏ gọn: Tiết kiệm không gian.

Kết luận

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, máy POS không chỉ là một công cụ hỗ trợ mà còn là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thành công. Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động kinh doanh, máy POS giúp bạn đưa ra các quyết định chính xác và tối ưu hóa lợi nhuận.

Bạn đã sẵn sàng khám phá những lợi ích mà máy POS mang lại cho doanh nghiệp của mình chưa? Hãy liên hệ với Tân Hưng Hà qua hotline 091 696 2335 để được tư vấn chi tiết và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình!

TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội.
VPGD Hồ Chí Minh : Tầng 3, Tòa nhà LTA, 15 Đống Đa, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.
Hotline: 091 696 2335 (Zalo).
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn