CẨM NANG HƯỚNG DẪN VỀ GIAO DỊCH BÁN HÀNG (POS) DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT

Blog

CẨM NANG HƯỚNG DẪN VỀ GIAO DỊCH BÁN HÀNG (POS) DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT

By Administrator

June 12, 2024, 5:06 pm0 lượt xem

CẨM NANG HƯỚNG DẪN VỀ GIAO DỊCH BÁN HÀNG (POS) DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT

Trong bối cảnh kinh doanh thay đổi nhanh chóng ngày nay, các giao dịch bán hàng (Point of Sale - POS) hiệu quả và liền mạch là điều cần thiết cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành nghề. Hiểu rõ các khía cạnh của giao dịch POS là rất quan trọng để tối ưu hóa hoạt động, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối đa hóa lợi nhuận, dù bạn sở hữu cửa hàng bán lẻ, nhà hàng hay tổ chức dịch vụ. Cẩm rnang hướng dẫn này nhằm cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về các giao dịch POS, từ các yếu tố cơ bản đến các chiến lược thành công tiên tiến.

Chúng ta sẽ bắt đầu hành trình vào thế giới giao dịch POS, khám phá các yếu tố cốt lõi của hệ thống máy POS bán hàng và các loại giao dịch khác nhau mà bạn có thể gặp phải. Chúng tôi sẽ đi vào chi tiết về cách thiết lập một hệ thống máy POS bán hàng đáng tin cậy và hiệu quả, xem xét cả yêu cầu phần cứng và phần mềm cũng như các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn hệ thống tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Phần mềm quản lý tiền mặt tích hợp liền mạch với các giao dịch POS, giúp các doanh nghiệp theo dõi và quản lý dòng tiền hiệu quả, giám sát xu hướng bán hàng và tối ưu hóa quy trình tài chính.

Giao dịch POS là gì?

Giao dịch POS, hay còn gọi là giao dịch bán hàng, là quá trình hoàn tất việc mua bán diễn ra tại điểm thanh toán. Đây có thể là cửa hàng truyền thống với thu ngân, hoặc hình thức online trên các trang thương mại điện tử. Nói một cách đơn giản, POS là khoảnh khắc khách hàng trao đổi tiền cho doanh nghiệp để nhận lại sản phẩm hoặc dịch vụ.

Trong một giao dịch POS, khách hàng sẽ chọn sản phẩm/dịch vụ mong muốn và tiến tới quầy thanh toán. Tại đây, doanh nghiệp sẽ sử dụng hệ thống máy POS bán hàng để quản lý và xử lý giao dịch. Hệ thống này thường bao gồm phần mềm và phần cứng như máy tính tiền POS, máy quét mã vạch hoặc máy đọc thẻ.

POS bán hàng hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán khác nhau, bao gồm tiền mặt, thẻ tín dụng/ghi nợ, ví điện tử và chuyển khoản điện tử. Sau khi tính tổng, áp dụng giảm giá (nếu có) và in hóa đơn, nhân viên thu ngân sẽ tiến hành thu tiền từ khách hàng. Khi thanh toán được chấp thuận, giao dịch được coi như hoàn tất.

Giao dịch POS đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi doanh số, quản lý hàng tồn kho và mang đến trải nghiệm mua sắm suôn sẻ cho khách hàng. Nó giúp doanh nghiệp quản lý thu nhập, nắm bắt sản phẩm bán chạy và đẩy nhanh các thủ tục tài chính. POS bán hàng là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của các ngành như bán lẻ, khách sạn và thương mại điện tử.

Cuối ngày, nhân viên thu ngân thực hiện giao dịch POS để hoàn tất việc bán hàng, sau đó quản lý đối chiếu lại các giao dịch (POS reconciliation) để đảm bảo tính chính xác. Ưu điểm của giao dịch POS bao gồm thanh toán nhanh hơn, chính xác hơn và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Mặt khác, đối chiếu POS giúp doanh nghiệp xác định sai sót, phát hiện gian lận và duy trì hồ sơ tài chính chính xác.

Quy trình giao dịch bán hàng (POS)

Giao dịch bán hàng (POS) diễn ra theo một quy trình cụ thể để hoàn tất quá trình mua sắm. Dưới đây là các bước cơ bản trong một giao dịch POS thông thường:

Lựa chọn sản phẩm/dịch vụ:

Khách hàng bắt đầu bằng việc lựa chọn sản phẩm hoặc dịch vụ mong muốn từ cửa hàng. Điều này có thể diễn ra trực tiếp tại cửa hàng truyền thống hoặc chọn sản phẩm trên giỏ hàng ảo của các ứng dụng mua sắm trực tuyến.

Tính toán tổng số tiền:

Hệ thống máy POS bán hàng sẽ tự động tính toán tổng số tiền cần thanh toán dựa trên giá của từng sản phẩm đã chọn, bao gồm cả thuế, chiết khấu hoặc khuyến mãi áp dụng (nếu có). Hệ thống đảm bảo tính chính xác của giá cả và cung cấp cho khách hàng bản kê chi tiết các khoản phí.

Chọn hình thức thanh toán:

Khách hàng lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với mình, chẳng hạn như tiền mặt, thẻ tín dụng/ghi nợ, ví điện tử hoặc các hình thức thanh toán điện tử khác. Lưu ý rằng giao dịch POS và việc quản lý khoản phải trả (accounts payable) có mối quan hệ chặt chẽ. Giao dịch POS tạo ra hóa đơn cho hàng hóa hoặc dịch vụ được mua, trong khi quản lý khoản phải trả chịu trách nhiệm ghi nhận và xử lý các nghĩa vụ thanh toán liên quan đến những giao dịch đó, đảm bảo hồ sơ tài chính chính xác và thanh toán kịp thời.

Xử lý thanh toán:

Đối với thanh toán thẻ: Hệ thống có thể yêu cầu khách hàng quẹt, nhúng hoặc chạm thẻ vào đầu đọc thẻ, hoặc nhập thông tin thẻ theo cách thủ công.
Đối với thanh toán tiền mặt: Nhân viên thu ngân sẽ nhận tiền mặt và trả lại tiền thừa (nếu có).

Ủy quyền và kiểm tra:

Hệ thống máy POS bán hàng sẽ tiến hành ủy quyền cho giao dịch bằng cách xác minh thông tin thanh toán và đảm bảo khách hàng có đủ số dư tài khoản. Bước này đảm bảo tính hợp lệ và khả thi của giao dịch.

Hoàn thành giao dịch:

Khi thanh toán được chấp thuận, giao dịch được coi như hoàn tất. Hệ thống máy POS bán hàng sẽ tạo ra hóa đơn ghi chi tiết các mặt hàng đã mua, phương thức thanh toán và các thông tin cần thiết khác của doanh nghiệp. Hóa đơn có thể được cung cấp dưới dạng bản in hoặc điện tử tùy theo thiết lập của cửa hàng.

Cập nhật kho hàng và bán hàng:

Đồng thời, hệ thống máy POS bán hàng cập nhật hồ sơ kho hàng của doanh nghiệp, trừ đi các mặt hàng đã bán khỏi số lượng hàng tồn kho. Hệ thống cũng ghi nhận giao dịch này như một khoản bán hàng, góp phần vào báo cáo doanh thu và phân tích kinh doanh.

Suốt quá trình, hệ thống máy POS bán hàng đảm bảo tính chính xác, bảo mật và hiệu quả trong việc xử lý giao dịch, mang lại trải nghiệm thanh toán nhanh chóng cho khách hàng và hỗ trợ việc quản lý tài chính và kho hàng thiết yếu cho doanh nghiệp.

Phân loại các giao dịch POS

Giao dịch POS không chỉ gói gọn trong một hình thức nhất định, mà linh hoạt với nhiều phương thức thanh toán khác nhau, đáp ứng sở thích của khách hàng và nhu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại giao dịch POS phổ biến:

Thẻ tín dụng/ghi nợ:

Đây là phương thức thanh toán quen thuộc, khách hàng quẹt, chạm hoặc nhúng thẻ vào đầu đọc thẻ để thanh toán. Hệ thống xử lý thanh toán sẽ tiếp nhận và xử lý giao dịch.

Thanh toán một chạm (NFC):

Công nghệ NFC (Near Field Communication) cho phép thanh toán một chạm. Khách hàng chỉ cần chạm nhẹ thẻ tích hợp NFC hoặc thiết bị di động (như điện thoại thông minh hoặc đồng hồ thông minh) vào đầu đọc thẻ để hoàn tất giao dịch.

Ví điện tử:

Ngày nay, ví điện tử như Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay ngày càng phổ biến. Khách hàng lưu trữ thông tin thẻ tín dụng an toàn trên điện thoại thông minh và thanh toán dễ dàng bằng cách chạm thiết bị vào đầu đọc, thường cũng sử dụng công nghệ NFC.

Thẻ quà tặng & chương trình khách hàng thân thiết:

Khách hàng có thể sử dụng thẻ quà tặng hoặc đổi điểm tích lũy từ các chương trình khách hàng thân thiết để thanh toán. Hệ thống máy POS bán hàng sẽ xác minh và trừ số tiền tương ứng từ giá trị thẻ quà tặng hoặc điểm thưởng.

Tiền mặt:

Giao dịch truyền thống bằng tiền mặt vẫn luôn được ưa chuộng. Khách hàng đưa tiền mặt cho nhân viên thu ngân và có thể nhận lại tiền thừa (nếu có).

Thanh toán theo tỷ lệ:

Trong một số trường hợp, khách hàng có thể lựa chọn thanh toán theo tỷ lệ, ví dụ như một phần bằng tiền mặt, phần còn lại bằng thẻ tín dụng hoặc ví điện tử.

Giao dịch ngoại tuyến:

Ở những nơi có kết nối internet hạn chế, hệ thống máy POS bán hàng vẫn có thể hỗ trợ giao dịch ngoại tuyến. Các giao dịch này được lưu trữ cục bộ và xử lý khi kết nối được khôi phục.

Doanh nghiệp có thể cung cấp nhiều loại giao dịch POS khác nhau để đáp ứng sở thích đa dạng của khách hàng và xu hướng thanh toán điện tử ngày càng phát triển. Hiểu và hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán sẽ giúp gia tăng sự hài lòng của khách hàng, nâng cao hiệu quả xử lý giao dịch và thích nghi với sự thay đổi của thời đại.

Quản lý giao dịch bán hàng (POS) hiệu quả

Giao dịch bán hàng (POS) được quản lý trong doanh nghiệp thông qua sự kết hợp giữa phần cứng, phần mềm và các quy trình vận hành. Dưới đây là cách các giao dịch POS thường được quản lý:

Thiết lập hệ thống máy POS bán hàng:

Doanh nghiệp sẽ lắp đặt hệ thống máy POS bán hàng, bao gồm các thiết bị phần cứng như máy tính tiền, máy quét mã vạch, đầu đọc thẻ, máy in hóa đơn và có thể có thêm các thiết bị ngoại vi khác tùy theo nhu cầu. Hệ thống này được kết nối với máy tính hoặc máy tính bảng chạy phần mềm quản lý bán hàng POS.

Lựa chọn và quét sản phẩm:

Khách hàng chọn mặt hàng mong muốn mua. Trong môi trường bán lẻ, sản phẩm thường có mã vạch để nhân viên có thể quét bằng máy quét chuyên dụng. Hệ thống máy POS bán hàng sẽ tự động lấy thông tin sản phẩm, bao gồm mô tả, giá cả và dữ liệu tồn kho.

Tính toán tổng thanh toán:

Dựa trên giá của các mặt hàng được chọn, hệ thống máy POS bán hàng sẽ tính tổng số tiền cần thanh toán, bao gồm cả thuế (nếu có), chiết khấu và các chương trình khuyến mãi. Điều này đảm bảo tính chính xác của giá cả và cung cấp cho khách hàng bản kê chi tiết các khoản phí.

Xử lý thanh toán:

Sau khi tính tổng hóa đơn, khách hàng lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp (thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, tiền mặt, ví điện tử,...). Hệ thống máy POS bán hàng sẽ kết nối với bộ xử lý thanh toán hoặc cổng thanh toán thích hợp để ủy quyền cho giao dịch. Đối với thanh toán bằng thẻ, khách hàng có thể quẹt, nhúng hoặc chạm thẻ vào đầu đọc. Nhân viên thu ngân sẽ phụ trách nhận tiền mặt.

Ủy quyền và kiểm tra thanh toán:

Bộ xử lý thanh toán sẽ kiểm tra thông tin giao dịch, bao gồm chi tiết thẻ (đối với thanh toán thẻ), số dư tài khoản khả dụng hoặc xác thực thanh toán cho ví điện tử. Hệ thống máy POS bán hàng trao đổi với bộ xử lý để xác nhận phê duyệt giao dịch hoặc từ chối dựa trên phản hồi nhận được.

Hoàn thành giao dịch và xuất hóa đơn:

Sau khi thanh toán được chấp thuận, hệ thống máy POS bán hàng sẽ tạo ra hóa đơn. Hóa đơn có thể được in ra bằng máy in hóa đơn hoặc gửi dưới dạng điện tử qua email hoặc SMS. Hóa đơn bao gồm chi tiết giao dịch, chẳng hạn như các mặt hàng đã mua, phương thức thanh toán, ngày, giờ và bất kỳ chiết khấu hoặc điểm thưởng áp dụng nào.

Chiết khấu hóa đơn (Invoice Discounting):

Invoice discounting (chiết khấu hóa đơn) là một phương thức tài chính giúp doanh nghiệp nhận tiền nhanh chóng bằng cách bán các khoản phải thu (hóa đơn) cho tổ chức tài chính hoặc bên cho vay chuyên biệt. Bên cho vay sẽ trả trước cho doanh nghiệp một phần (thường từ 80 đến 90%) giá trị hóa đơn, trừ đi phí chiết khấu. Trách nhiệm thu tiền từ khách hàng vẫn thuộc về doanh nghiệp.

Với việc sử dụng invoice discounting, doanh nghiệp có thể cải thiện lưu động tiền mặt, rút ngắn khoảng thời gian giữa việc xuất hóa đơn và nhận thanh toán, duy trì nguồn vốn lưu động ổn định.

Quản lý kho hàng và báo cáo bán hàng:

Bên cạnh xử lý thanh toán, hệ thống máy POS bán hàng còn tự động cập nhật hồ sơ kho hàng của doanh nghiệp. Số lượng sản phẩm bán ra sẽ được trừ đi khỏi tồn kho, giúp doanh nghiệp duy trì mức hàng dự trữ chính xác và kích hoạt đặt hàng mới khi cần thiết. Dữ liệu giao dịch cũng được lưu trữ để phục vụ mục đích báo cáo bán hàng, cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu, các mặt hàng bán chạy và xu hướng mua sắm của khách hàng.

Bảo mật và tuân thủ:

Doanh nghiệp cần triển khai các biện pháp bảo mật để bảo vệ thông tin thanh toán của khách hàng và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn ngành, chẳng hạn như Tiêu chuẩn an toàn dữ liệu ngành Thẻ thanh toán (PCI DSS). Điều này bao gồm mã hóa dữ liệu nhạy cảm, lưu trữ an toàn thông tin giao dịch và tuân thủ các quy trình bảo vệ dữ liệu tốt nhất.

Đội ngũ nhân viên và vận hành hệ thống:

Để xử lý hiệu quả các giao dịch POS, doanh nghiệp cần đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, có khả năng vận hành thành thạo hệ thống máy POS bán hàng, hỗ trợ khách hàng thanh toán và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, việc theo dõi và bảo trì định kỳ hệ thống máy POS bán hàng là điều cần thiết để đảm bảo hiệu suất hoạt động tối ưu và giảm thiểu gián đoạn trong quá trình giao dịch.

Kết luận

Trong bài viết hướng dẫn chi tiết này, bạn đã khám phá toàn diện về thế giới giao dịch bán hàng (POS). Bằng việc nắm rõ các thành phần, loại hình và quy trình của giao dịch POS, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động, nâng cao trải nghiệm của khách hàng và quản lý hiệu quả doanh số cùng hàng tồn kho.

Việc triển khai hệ thống máy POS bán hàng đáng tin cậy, ưu tiên các biện pháp bảo mật và tuân thủ quy định là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình giao dịch diễn ra suôn sẻ và an toàn. Với những kiến thức này, doanh nghiệp được trang bị đầy đủ để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, gia tăng lợi nhuận và mang lại dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng.

Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về các thiết bị máy POS bán hàng, hãy liên hệ ngay Tân Hưng Hà qua hotline 091 696 2335 để được tư vấn chi tiết và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình!

TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội.
VPGD Hồ Chí Minh : Tầng 3, Tòa nhà LTA, 15 Đống Đa, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.
Hotline: 091 696 2335 (Zalo).
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn