Tổng quan chung
Bạn có hình dung tình huống nhân viên lang thang khắp các lối đi trong kho, tìm kiếm một sản phẩm để hoàn thành đơn hàng cần xuất ngay hôm nay? Thật không may, mặt hàng đó lại hiển thị là hết hàng trong hệ thống hoặc được đặt nhầm vị trí. Vấn đề nằm ở chỗ sổ sách thủ công của bạn không chính xác, khiến bạn không thể biết được tình trạng thực tế.
Việc định vị và lấy hàng nhanh chóng trở thành thách thức. Các thiết bị và quy trình hiện tại của bạn không hỗ trợ giải quyết được vấn đề.
Nghiên cứu gần đây cho thấy các quy trình vận hành kém hiệu quả khiến các công ty thiệt hại gần 3.000 giờ làm việc hiệu quả và 390.000 đô la mỗi năm do lấy nhầm hàng. Đây là một khoản lãng phí thời gian và tiền bạc đáng kể.
Ngoài ra, việc quản lý kho hàng không đúng cách đồng nghĩa với việc bạn có thể bỏ lỡ các thông tin kinh doanh có giá trị. Những thông tin này có thể giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn để cải thiện tình hình chung của công ty và tránh những tình huống như trên.
Giải pháp hệ thống mã vạch
Hệ thống mã vạch chính là giải pháp giúp bạn loại bỏ sổ sách và quên đi những bảng tính phức tạp. Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp giảm thiểu giấy tờ thủ công, giảm thiểu sai sót của người dùng và cung cấp thông tin quan trọng theo thời gian thực.
Dù bạn là doanh nghiệp nhỏ chỉ có một cửa hàng với kho hàng phía sau, hay nhà sản xuất lớn với nhiều trung tâm phân phối, thì hệ thống mã vạch đều có thể giúp bạn cải thiện đáng kể việc kiểm soát hàng tồn kho.
Hoạt động kho hàng của bạn có thể đang gặp phải những thách thức sau mà hệ thống mã vạch có thể giải quyết:
1. Quá nhiều bất thường liên quan đến hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố then chốt cho mọi doanh nghiệp. Vậy tại sao bạn vẫn đang sử dụng bảng tính - hoặc tệ hơn là giấy và bút để theo dõi hàng tồn kho? Đây là những phương pháp lỗi thời và dễ dẫn đến sai sót trong nhập liệu, gây tổn thất về tiền bạc và khách hàng.
Do việc không tận dụng những tiến bộ của công nghệ, bạn có thể đang gặp phải những vấn đề sau:
Mất hàng hóa
Theo thời gian, khi công ty phát triển, hàng tồn kho của bạn cũng tăng lên. Việc theo dõi vị trí của các sản phẩm có thể trở thành một nhiệm vụ khó khăn. Sản phẩm có thường xuyên được di chuyển từ vị trí này sang vị trí khác mà không có bất kỳ ghi chép nào về việc di chuyển đó không?
Khi sử dụng tem nhãn mã vạch, việc chuyển hàng trở nên đơn giản chỉ với một lần quét nhanh chóng. Hệ thống sẽ lưu trữ lô hàng hoặc số serial của hàng tồn kho được chuyển đi, cũng như vị trí mới của hàng hóa. Cách thức này dễ sử dụng, chỉ mất vài giây và cho kết quả chính xác về vị trí của hàng tồn kho để tham khảo sau này. Bạn có thể dễ dàng và chính xác kiểm đếm hàng nghìn mặt hàng trong kho và cập nhật thông tin kho hàng.
Hao hụt hàng tồn kho
Theo Báo cáo toàn cầu về trộm cắp bán lẻ 2022-2023, hao hụt hàng tồn kho đã khiến ngành bán lẻ thiệt hại hơn 322 tỷ USD trên toàn cầu vào năm ngoái. Đây là một thiệt hại lớn cho lợi nhuận của bạn, đặc biệt nếu công ty bạn kinh doanh các mặt hàng có nguy cơ bị đánh cắp cao như thịt tươi, bánh kẹo, rượu, pho mát, hải sản, đồ điện tử hoặc quần áo.
Hao hụt hàng tồn kho hay sự mất hàng hóa giữa điểm sản xuất hoặc mua từ nhà cung cấp và điểm bán lẻ, xảy ra dưới nhiều hình thức:
- Sai sót hành chính.
- Trộm cắp của nhân viên.
- Gian lận của nhân viên hoặc nhà cung cấp.
- Tội phạm bán lẻ có tổ chức trong chuỗi cung ứng.
Vậy làm thế nào để công ty bạn có thể chống lại tình trạng hao hụt hàng tồn kho? Duy trì kiểm đếm chính xác hàng tồn kho của bạn.
Lý tưởng nhất, các công ty nên tích hợp các điểm kiểm tra như một phần của quy trình để kích hoạt kiểm đếm hàng tồn kho. Yêu cầu nhân viên kiểm đếm thực tế từng mặt hàng trong kho của bạn hoặc kiểm đếm theo chu kỳ, chỉ kiểm đếm một số mặt hàng nhất định theo định kỳ cho đến khi bạn kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho, là một biện pháp phòng ngừa tuyệt vời để xác định và giảm thiểu hao hụt. Tuy nhiên, trên thực tế, việc yêu cầu nhân viên thực hiện các chức năng này theo cách thủ công là không khả thi do vấn đề về thời gian và nguồn lực. Thêm vào đó, kiểm đếm thủ công thường dễ xảy ra sai sót.
Bằng cách đầu tư vào công nghệ như hệ thống mã vạch, các công ty có thể tận dụng công nghệ để tự động hóa hoạt động của kho hàng, giảm thời gian và cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho cần thiết để giảm thiểu hao hụt.
Các vấn đề thường gặp về hàng tồn kho: Dư, Thiếu và hết hàng
Quản lý kho nào cũng có lúc đối mặt với các vấn đề về hàng tồn kho như dư hàng, thiếu hàng hay hết hàng. Tuy nhiên, nếu những vấn đề này trở thành thường xuyên thì đây là dấu hiệu bạn nên cân nhắc việc tận dụng công nghệ để tự động hóa hoạt động phân phối. Có nhiều yếu tố có thể gây ra những vấn đề này, từ trộm cắp đến sai sót trong ghi nhận nhận hàng và xuất hàng. Nhưng việc kiểm đếm hàng tồn kho không chính xác thường xuyên là một vấn đề nghiêm trọng.
Mặc dù việc duy trì lượng hàng tồn kho thấp có thể cải thiện lợi nhuận nhưng nếu chuỗi cung ứng của bạn bị gián đoạn hoặc nhu cầu thay đổi, việc giao hàng có thể bị đình trệ. Đối với các công ty gặp vấn đề về hàng tồn kho, hệ thống mã vạch sẽ giúp:
- Kiểm đếm chính xác hàng tồn kho để giảm thiểu chi phí lưu trữ hàng.
- Theo dõi mức tồn kho để tăng vòng quay hàng tồn kho.
- Thiết lập hiệu quả cảnh báo đặt hàng lại để giảm hoặc loại bỏ tình trạng hết hàng.
- Thiết lập mức dự trữ an toàn để đảm bảo bạn không hết các mặt hàng phổ biến.
Thường xuyên lấy sai hàng hóa
Như đã đề cập trước đó, lỗi thường xuyên lấy sai hàng khiến các công ty thiệt hại hàng trăm nghìn đô la mỗi năm. Điều này có thể tránh được cho tổ chức của bạn nếu áp dụng đúng công nghệ. Khi được triển khai, hệ thống mã vạch hiện đại không chỉ cải thiện độ chính xác khi lấy hàng mà còn mang lại tính minh bạch trong hoạt động kho hàng của bạn.
Mặc dù với quản lý kho thì lỗi lấy hàng là vấn đề lớn trong ngành nhưng điều quan trọng cần lưu ý là mỗi sai sót sẽ được khuếch đại đáng kể khi chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp và nhu cầu đối với hoạt động phân phối tăng lên đáng kể.
Ngoài ra, một trong những cách tốt nhất để tránh mất khách hàng là không gửi cho họ sai mặt hàng; điều này có thể khiến họ cân nhắc lại việc mua sắm từ bạn lần nữa. Và hậu quả của nó có thể là mất doanh thu trong tương lai.
2. Chi phí nhân công tăng cao
Đối với nhiều công ty, một trong những khoản chi phí lớn nhất ngoài hàng tồn kho thường là tiền lương. Trong nền kinh tế cạnh tranh ngày nay, các công ty liên tục bị thách thức phải sản xuất nhiều hơn với ít nhân lực hơn. Và khi hoạt động của bạn phát triển, thì lượng lao động cần thiết để theo dõi hàng tồn kho cũng tăng lên.
Nếu bạn đang cân nhắc triển khai hệ thống mã vạch, việc chứng minh tính hợp lý về chi phí là rất quan trọng. Việc triển khai hệ thống mã vạch thay thế cho hoạt động thủ công sẽ loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công vào bảng tính Excel hoặc bằng giấy và bút. Tự động hóa này giúp giảm đáng kể lượng nhân công cần thiết để theo dõi hàng tồn kho.
Ví dụ, nếu hiện tại bạn cần hai nhân viên, mỗi người làm 1.000 giờ mỗi năm với mức lương 10 đô la một giờ để nhập dữ liệu thì công ty của bạn có thể tiết kiệm được hơn 20.000 đô la mỗi năm bằng cách sử dụng hệ thống thu thập dữ liệu mã vạch tự động thay vì các nỗ lực thủ công.
Mặc dù giảm chi phí nhân công là một trong những khoản tiết kiệm rõ ràng nhất nhưng nó thường bị đánh giá thấp bởi khoản tiết kiệm lớn hơn ở các lĩnh vực khác.
3. Tốc độ và độ chính xác giảm
Trong một kho hàng điển hình với "hệ thống giấy", các tờ kiểm kê được in ra; nhân viên nhận một tờ, tìm vị trí sản phẩm, đếm thủ công hàng tồn kho, ghi lại số lượng kiểm kê và nộp tờ kiểm kê, tại đó lại được nhập thủ công một lần nữa. Nhân viên sau đó lặp lại quy trình này hàng nghìn lần cho mỗi mặt hàng tồn kho trong cơ sở của bạn. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nhu cầu theo dõi hàng tồn kho chính xác và hiệu quả chỉ tăng thêm, cuối cùng khiến quy trình thủ công này trở nên không đáp ứng đủ.
Đối với quản lý kho, theo dõi các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPI) là điều cần thiết để xác định xem hoạt động có đạt yêu cầu hay không. Xu hướng giảm trong việc hoàn tất đơn hàng, độ chính xác hàng tồn kho, độ chính xác đơn hàng hoặc số lượng lô hàng được gửi đi là dấu hiệu cho thấy hoạt động phân phối của bạn đang gặp vấn đề về hiệu quả.
Bằng cách triển khai hệ thống mã vạch, quản lý kho có thể thiết lập và theo dõi các chỉ số đo lường hiệu suất chính để đảm bảo hoạt động đạt được mục tiêu về tốc độ và độ chính xác.
4. Thiếu thông tin theo thời gian thực
Khi điều hành bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, điều quan trọng là quy trình của bạn phải cung cấp dữ liệu giá trị liên quan đến hoạt động của bạn, chẳng hạn như:
- Cập nhật ngay lập tức phản ánh chính xác tình trạng hàng tồn kho hiện tại.
- Dự đoán thời gian giao hàng chính xác hơn nhờ hệ thống hàng tồn kho chính xác hơn.
- Chi phí hàng tồn kho thực tế.
- Các nguồn lực như nhân công và thời gian.
Tất cả những điểm này đều được đảm bảo giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn, dẫn đến năng suất tăng cao, hiệu quả hoạt động cải thiện, khách hàng quay lại và lợi nhuận được cải thiện.
Những vấn đề được đề cập ở trên có thể có vẻ thông thường đối với tổ chức của bạn nhưng chúng có thể nhanh chóng cộng dồn lại khi nhu cầu của chuỗi cung ứng ngày nay tăng lên. Khách hàng mong đợi dịch vụ giao hàng nhanh chóng và chính xác, việc thiếu hoặc mất hàng tồn kho đồng nghĩa với việc giao hàng trễ và khách hàng không hài lòng.
Bằng cách tích hợp mã vạch vào các quy trình vận hành trên toàn doanh nghiệp: lấy hàng, vận chuyển, sản xuất, đơn hàng bán hàng di động, giao hàng theo tuyến đường, bạn sẽ thấy rằng những lợi ích về hoạt động và tài chính vượt xa chi phí ban đầu, khiến khoản đầu tư trở nên xứng đáng.
Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về các thiết bị mã vạch, hãy liên hệ ngay Tân Hưng Hà qua hotline 081 321 8668 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.
TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh : 752/2 Phạm Văn Bạch, Phường 12, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 081 321 8668 (Zalo)
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
>>> Xem thêm:
ĐƠN GIẢN HÓA VIỆC KIỂM KÊ KHO HÀNG CUỐI NĂM BẰNG MÁY QUÉT MÃ VẠCH
MẪU FILE QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ DÀNH CHO DOANH NGHIỆP CHO THUÊ THIẾT BỊ
ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP THIẾT BỊ QUÉT MÃ VẠCH ĐEO TAY CHO DOANH NGHIỆP
HƯỚNG DẪN CÁCH DÁN TEM NHÃN GIÁ KỆ TRONG KHO HÀNG CHO NGƯỜI MỚI
