Kiểm kê hàng tồn kho là một quy trình quen thuộc nhưng có vai trò thiết yếu trong việc xác định chính xác lượng hàng tồn kho và vị trí của chúng. Hoạt động này là nền tảng để lập kế hoạch mua sắm, quản lý logistics và tối ưu hóa không gian lưu trữ.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các phương pháp kiểm kê phổ biến, các công cụ hỗ trợ và cách triển khai sao cho hiệu quả nhất.
Kiểm kê hàng tồn kho là gì và tại sao nó quan trọng?
Hàng tồn kho là danh sách chi tiết các sản phẩm, nguyên vật liệu hoặc hàng hóa được lưu trữ trong kho của doanh nghiệp. Việc kiểm kê hàng tồn kho thực tế là quá trình đối chiếu số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho với dữ liệu trên hệ thống quản lý hoặc hồ sơ của công ty tại một thời điểm cụ thể.
Mục tiêu chính của kiểm kê hàng tồn kho bao gồm:
- Phát hiện sản phẩm hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng: Những sản phẩm này cần được loại bỏ để tránh ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
- Xác định hàng tồn kho lỗi thời: Đây là những sản phẩm không còn phù hợp hoặc đã bị thay thế, gây lãng phí không gian và chi phí lưu trữ.
- Phát hiện sai lệch do lỗi hệ thống hoặc con người: Sai sót trong nhập liệu hoặc quản lý có thể dẫn đến mất cân bằng dữ liệu.
- Xử lý hàng hóa mất mát hoặc hao hụt: Thường do trộm cắp hoặc các sự cố khác.
Sau khi hoàn thành kiểm kê, quản lý kho cần lập báo cáo chi tiết, bao gồm tỷ lệ sai lệch, nguyên nhân và các biện pháp khắc phục để cải thiện quản lý hàng tồn kho.
Các loại hình kiểm kê hàng tồn kho phổ biến
Tùy thuộc vào tần suất và mục đích, kiểm kê hàng tồn kho có thể được thực hiện theo các hình thức sau:
1. Kiểm kê hàng năm:
Đây là hình thức kiểm kê toàn diện, thường được thực hiện một lần mỗi năm để phục vụ mục đích thuế hoặc báo cáo tài chính. Tuy nhiên, kiểm kê hàng năm không đủ để phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch trong quản lý kho.
2. Kiểm kê định kỳ hoặc theo chu kỳ:
Kiểm kê được thực hiện theo lịch trình cố định (hàng tháng, hàng quý,...), giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao hơn tình trạng hàng hóa. Phương pháp này thường được áp dụng trong thời gian kho hoạt động ít để tránh ảnh hưởng đến vận hành.
>>> Xem thêm: HỆ THỐNG KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO ĐỊNH KỲ LÀ GÌ? LỢI ÍCH VÀ CÁCH SỬ DỤNG
3. Kiểm kê theo thời gian thực:
Với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý kho (WMS), dữ liệu hàng tồn kho được cập nhật liên tục mà không cần dừng hoạt động. Đây là phương pháp hiện đại, giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả và chính xác hơn.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thực hiện các đợt kiểm kê đặc biệt khi cần kiểm tra một khu vực hoặc nhóm sản phẩm cụ thể.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả
Để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho một cách hiệu quả, bạn có thể áp dụng các bước sau:
- 1. Xác định phương pháp kiểm kê:
Lựa chọn cách kiểm kê phù hợp với loại hàng hóa (theo đơn vị, trọng lượng, giá trị,...). Bạn có thể áp dụng phương pháp ABC để ưu tiên kiểm kê các sản phẩm quan trọng hoặc tổ chức kiểm kê theo khu vực. - 2. Đào tạo nhân viên:
Đảm bảo đội ngũ nhân viên hiểu rõ quy trình, cách sử dụng công cụ và các hướng dẫn liên quan. - 3. Tận dụng thời gian ngoài giờ cao điểm:
Lên kế hoạch kiểm kê vào thời điểm kho hoạt động ít để giảm thiểu ảnh hưởng đến vận hành. - 4. Chuẩn bị công cụ và tài liệu:
Kiểm tra và chuẩn bị sẵn các thiết bị, tài liệu cần thiết để tránh gián đoạn trong quá trình kiểm kê. - 5. Thông báo cho nhà cung cấp và khách hàng:
Kiểm kê có thể làm chậm trễ việc nhập và xuất hàng, vì vậy cần thông báo trước để tránh ảnh hưởng đến các bên liên quan.
>>> Xem thêm: QUY TRÌNH KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ MÀ DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT
Công cụ hỗ trợ kiểm kê hàng tồn kho
Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn các công cụ sau để hỗ trợ kiểm kê:
1. Excel hoặc giấy tờ:
Đây là phương pháp cơ bản, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, phương pháp này dễ xảy ra sai sót và không hiệu quả trong dài hạn.
>>> Xem thêm: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY QUÉT MÃ VẠCH ĐỂ KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO TRONG EXCEL
2. Hệ thống quản lý kho (WMS):
WMS giúp tự động hóa quy trình kiểm kê, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý. Các hệ thống WMS hiện đại còn hỗ trợ kiểm kê theo thời gian thực, tích hợp với các thiết bị quét mã vạch hoặc RFID.
3. Công nghệ RFID:
RFID sử dụng sóng radio để nhận diện và theo dõi hàng hóa mà không cần quét trực tiếp. Công nghệ này giúp tăng tốc độ kiểm kê và giảm thiểu sai sót, nhưng chi phí triển khai vẫn còn cao.
Tầm quan trọng của kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí lưu trữ mà còn đảm bảo mức độ dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Với sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại như WMS và RFID, quy trình kiểm kê ngày càng trở nên chính xác và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để đạt được kết quả tốt nhất, doanh nghiệp cần kết hợp giữa công nghệ và quy trình quản lý chặt chẽ.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và các giải pháp để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho một cách hiệu quả. Hãy bắt đầu tối ưu hóa quy trình này ngay hôm nay để nâng cao hiệu suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn!
>>>Xem thêm:
TỔNG HỢP CÁC MẪU EXCEL KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO CHO DOANH NGHIỆP
Hướng dẫn chi tiết về mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 133 và Thông tư 200
Các phương pháp kế toán kiểm kê hàng tồn kho - Quản lý kho hàng
