Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động thông thường được thực hiện trong kho hàng để xác minh chính xác mức độ tồn kho và vị trí của hàng hóa. Điều này là cơ bản để lập kế hoạch mua sắm và phân phối logistics.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét các tùy chọn khác nhau để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho thực tế trong kho và các công cụ, phương pháp phục vụ nhân viên kho thực hiện việc này thuận lợi hơn.
Kiểm kê thực tế là gì? Mục tiêu của nó là gì?
Hàng tồn kho là danh sách chi tiết, được sắp xếp và định giá của hàng hóa được lưu trữ bởi một công ty. Những vật liệu này được phân loại và đánh giá dựa trên các đặc điểm của chúng để trở thành một phần tài sản của công ty. Thực hiện kiểm kê thực tế trong một cơ sở bao gồm việc đối chiếu hàng tồn kho, số lượng và các thuộc tính của hàng hóa với dữ liệu trong hồ sơ hoặc hệ thống IT của công ty tại một thời điểm nhất định.
Mục tiêu chính của việc kiểm kê hàng tồn kho là phát hiện:
- Sản phẩm hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng.
- Hàng tồn kho lỗi thời: có thể do sửa đổi đối với chính sản phẩm hoặc do nó đã được thay thế bằng sản phẩm khác. Loại hàng tồn kho này cần được theo dõi chặt chẽ vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí lưu trữ và chiếm dụng diện tích quý giá trong kho.
- Sai lệch do lỗi của con người và hệ thống: lỗi của con người thường xảy ra hơn lỗi hệ thống. Hoạt động hàng ngày được tổ chức càng tốt thì càng ít mất cân bằng.
- Hàng hóa mất tích: được gọi là hao hụt, thường do trộm cắp hoặc các sự cố khác.
Trong mọi trường hợp, khi hoàn thành kiểm kê, quản lý kho phải lập báo cáo với những nêu bật:
- Tỷ lệ sai lệch theo giá trị và theo đơn vị, giữa hồ sơ ban đầu và kiểm kê cuối cùng.
- Những chênh lệch đáng kể nhất được tìm thấy và các nguyên nhân có thể được xác định sau khi phân tích những mất cân bằng này.
- Các hành động được đề xuất để cải thiện việc quản lý hàng tồn kho.
Các loại hình kiểm kê tồn kho chính
Dựa trên tần suất kiểm đếm hàng hóa, các loại hình kiểm kê tồn kho nổi bật bao gồm:
- Kiểm kê hàng năm:
Kiểm kê vật lý hàng năm thường được yêu cầu bởi Sở thuế vụ (IRS) cho mục đích thuế.
Thủ tục này là loại kiểm kê phổ biến nhất đối với các công ty không có nhiều MÃ Sản phẩm (SKU). Tuy nhiên, chỉ kiểm kê một lần mỗi năm thì khó có thể phân tích được sự mất cân bằng và thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời.
- Kiểm kê định kỳ hoặc theo chu kỳ
Kiểm đếm SKU và đơn vị sản phẩm được thực hiện theo các khoảng thời gian nhất định (hàng tháng, quý, v.v.) do các công ty xác định. Thường thì các lần kiểm đếm này được lên kế hoạch trong những thời điểm lưu lượng hàng hóa ít hơn, vì điều này giúp tránh ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của kho.
- Kiểm kê theo thời gian thực hoặc liên tục
Hàng tồn kho được kiểm soát bởi hệ thống quản lý kho (WMS), theo đó dữ liệu hàng tồn kho được cập nhật theo thời gian thực. Hệ thống hiển thị tất cả các chuyển động hàng hóa mà không cần dừng hoạt động. Việc triển khai một chương trình cũng có lợi thế cho việc quản lý mua sắm, vì nó hỗ trợ bộ phận mua hàng trong việc bổ sung SKU.
Ngoài ra, bạn có thể thay đổi các loại hình kiểm kê với các lần kiểm đếm đặc biệt khác khi cần xác minh hàng tồn kho có sẵn trong một khu vực cụ thể hoặc nhóm vị trí.
Từng bước Kiểm kê hàng tồn kho thực tế
Kiểm kê hàng tồn kho thực tế: từng bước
Có một số hành động thiết yếu bạn có thể thực hiện để kiểm kê hàng tồn kho thực tế trong kho của mình, bất kể bạn sử dụng công nghệ nào:
- Xác định phương pháp: Điều này sẽ phụ thuộc vào loại hàng hóa được lưu trữ. Bạn cần quyết định hàng hóa nào sẽ được kiểm kê và cách chúng sẽ được định lượng (theo đơn vị, thể tích, trọng lượng, giá trị kinh tế, v.v.). Khi ưu tiên các SKU để kiểm đếm, một lựa chọn là áp dụng phương pháp ABC để phân loại chúng theo doanh thu. Chúng cũng có thể được tổ chức theo khu vực hoặc nhóm sản phẩm.
- Đào tạo đội ngũ nhân viên vận hành: Đội ngũ cần biết chính xác các bước cần thực hiện, khu vực nào của cơ sở cần kiểm kê, cách sử dụng các công cụ, cũng như các hướng dẫn khác (ví dụ: loại bỏ hàng tồn kho lỗi thời hoặc hư hỏng khi được xác định).
- Tận dụng thời gian ngoài giờ cao điểm: Điều quan trọng là phải tính đến tính theo mùa và cố gắng tổ chức kiểm kê trong các giai đoạn hoạt động ít hơn. Điều này sẽ hạn chế tác động của chúng đến hoạt động của kho.
- Thông báo cho nhà cung cấp: Kiểm kê làm trì hoãn việc nhập và xuất kho, vì vậy bạn cần lên kế hoạch trước và thông báo cho nhà cung cấp và khách hàng.
- Kiểm tra các công cụ và tài liệu: Điều này có vẻ như là một vấn đề ít quan trọng, nhưng thời gian thực hiện kiểm kê nên được hạn chế tối đa. Do đó, các thiết bị và tài liệu cần thiết nên được chuẩn bị trước để tránh bất kỳ sự cố phút chót nào.
Kiểm kê hàng tồn kho: Từ Excel đến hệ thống quản lý kho
Kết quả kiểm kê hàng tồn kho nên được thể hiện trên giấy hoặc định dạng máy tính, tùy thuộc vào quy mô của công ty. Chúng ta hãy cùng xem qua các lựa chọn phổ biến nhất:
1. Kiểm kê với Excel hoặc trên giấy
Kiểm kê trên giấy là phiên bản cơ bản nhất của quy trình này. Nó chỉ khả thi đối với các doanh nghiệp có mức tồn kho tối thiểu. Mặc dù vậy, ngay cả trong trường hợp này, việc kiểm đếm hàng hóa mà không có hệ thống quản lý kho sẽ khiến công ty gặp phải những vấn đề tốn kém.
Cách thức hoạt động như sau: Nhân viên vận hành kiểm tra hàng tồn kho theo danh sách sản phẩm trên giấy, dẫn đến một quy trình thủ công dễ xảy ra sai sót của con người.
Một sự phát triển của phương pháp này là sử dụng các mẫu kiểm kê Excel, cung cấp một chút tự động hóa bằng cách thực hiện các tính toán trên máy tính. Với Excel, bạn cũng có thể cài đặt các tiện ích mở rộng để thu thập thông tin trực tiếp từ máy đọc mã vạch, giúp việc nhập dữ liệu được đơn giản hóa. Tuy nhiên, mặc dù tốt hơn giấy, giải pháp này cũng dễ xảy ra lỗi. Về lâu dài, giống như giấy, nó không đảm bảo hiệu quả hoặc an toàn trong việc kiểm soát hàng tồn kho.
2. Kiểm kê với WMS
Hệ thống quản lý kho (WMS) đã tạo ra bước nhảy vọt về độ chính xác và tốc độ kiểm kê hàng tồn kho trong kho. Thực tế, chúng là thứ không thể thiếu trong các doanh nghiệp có nhiều MÃ Sản phẩm (SKU). Trong những trường hợp này, việc kiểm đếm hàng tồn kho cực kỳ phức tạp và WMS giúp giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi.
Mặc dù điều này nghe có vẻ sẽ mang lại hiệu quả tốt, theo dữ liệu từ Hội đồng Giáo dục và Nghiên cứu Kho bãi, hai phần ba kho bãi ở Mỹ vẫn quản lý hàng tồn kho của họ bằng các phương thức khác ngoài WMS, bao gồm cả Excel. Đây là điều có khả năng thay đổi do các chức năng mà hệ thống quản lý kho cung cấp.
Ví dụ, Basic WMS, hệ thống WMS của Tân Hưng Hà, cho phép bạn:
- Tổ chức nhiều đợt kiểm kê theo yêu cầu của quản lý cơ sở và với các đặc điểm cần thiết. Ví dụ, có thể lập trình kiểm kê theo container (pallet, thùng carton, v.v.) hoặc theo các mặt hàng cụ thể.
- Đánh dấu các khu vực của kho cần kiểm kê (kiểm kê theo vị trí).
- Lập các quy tắc ưu tiên cho sản phẩm dựa trên các thông số logistics của chúng (mức độ doanh thu, chi phí đơn vị, ngày hết hạn, số lô, v.v.). Điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng lựa chọn chúng và bắt đầu kiểm kê theo những sản phẩm quan trọng nhất đối với công ty.
- Tích hợp các loại thiết bị quét khác nhau, chẳng hạn như thiết bị đầu cuối tần số vô tuyến, hệ thống voice-picking, v.v.
- Duy trì kiểm soát tối đa kho hàng bằng cách triển khai hệ thống kiểm kê theo thời gian thực. Điều này sẽ đảm bảo thông tin về hàng tồn kho có sẵn được cập nhật hàng ngày. Trong trường hợp của Easy WMS, mô-đun Phần mềm Phân tích Chuỗi cung ứng được giao nhiệm vụ quản lý khối lượng dữ liệu khổng lồ này.
Sử dụng mã vạch hay thẻ RFID cho công việc kiểm kê hàng tồn kho
Một yếu tố ảnh hưởng lớn đến cách thức thực hiện kiểm kê hàng tồn kho là hệ thống nhận dạng (indentification system) được sử dụng. Hệ thống này có thể tự do lựa chọn sử dụng từ máy quét mã vạch truyền thống đến thẻ RFID tiên tiến. Hãy cùng phân tích hai lựa chọn này:
- Kiểm kê với đầu đọc mã vạch hoặc thiết bị tần số vô tuyến
Hệ thống nhận dạng mã vạch là hệ thống được sử dụng phổ biến nhất do tính hiệu quả, tính phổ biến và chi phí triển khai thấp. Việc truyền thông tin giữa thế giới vật lý và thế giới kỹ thuật số, cho dù thông qua Excel hay phần mềm tiên tiến hơn, được thực hiện bằng cách sử dụng các thiết bị quét mã vạch của sản phẩm. Điều này đòi hỏi phải có đường ngắm trực tiếp giữa máy đọc và hàng hóa.
Thiết bị đầu cuối tần số vô tuyến cũng là máy đọc mã vạch, nhưng có thêm khả năng giao tiếp với hệ thống quản lý kho thông qua sóng tần số vô tuyến. Do đó, nhân viên vận hành có thể nhận đơn hàng và chạy kiểm tra trực tiếp qua thiết bị đầu cuối, giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ.
- Kiểm kê với đầu đọc RFID
Việc triển khai hệ thống nhận dạng sử dụng thẻ RFID (nhận dạng vô tuyến) đã tạo ra một bước tiến vượt bậc cho việc kiểm đếm hàng tồn kho nhanh chóng.
Công nghệ này sử dụng sóng radio để gửi và nhận dữ liệu được liên kết với một đối tượng. Gồm các chip được tích hợp vào nhãn dán, các thẻ này lưu trữ một lượng thông tin lớn hơn, có thể được sửa đổi trong suốt quá trình di chuyển của sản phẩm trên chuỗi cung ứng.
Đối với các nhiệm vụ kiểm kê, một trong những ưu điểm chính là các nhãn này không yêu cầu đường ngắm trực tiếp giữa thẻ và đầu đọc. Vì vậy, chỉ cần di chuyển đầu đọc qua thùng chứa, dữ liệu sẽ được tải trực tiếp vào hệ thống.
Hai rào cản chính cản trở việc triển khai rộng rãi hệ thống RFID là, một mặt, chi phí của nó, và mặt khác, độ chính xác của nó. Tuy nhiên, thị trường đã phát triển; vào năm 2018, chi phí trung bình của cảm biến IoT như thẻ RFID giảm 200% so với năm 2004, theo Báo cáo Xu hướng Sản xuất của Microsoft.
Hơn nữa, đã có nhiều trường hợp thành công cho thấy công nghệ đã được cải thiện rõ rệt về độ chính xác của việc đọc. Một nghiên cứu do tổ chức GS1 US và Phòng thí nghiệm RFID tại Đại học Auburn thực hiện cho thấy 70% đơn hàng được phân tích có chứa một số lỗi khi được xác định bằng mã vạch, trong khi con số đó chỉ là 0,01% đối với các đơn hàng được xử lý bằng thẻ RFID.
Tầm quan trọng của việc thực hiện tốt Kiểm kê hàng tồn kho
Mục tiêu của việc kiểm soát hàng tồn kho thích hợp là tối đa hóa lợi nhuận trong khi giảm thiểu chi phí lưu trữ. Đồng thời, bạn muốn đảm bảo rằng điều này không ảnh hưởng đến mức độ dịch vụ của cơ sở của bạn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Công nghệ như hệ thống quản lý kho và RFID đang góp phần làm cho toàn bộ quá trình trở nên chính xác hơn. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều việc phải làm, vì nhiều công ty vẫn dựa vào các phương pháp kiểm kê thủ công hơn trong kho.
