Hoá đơn là một phần thiết yếu trong mọi hoạt động mua bán. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo hoá đơn giấy và kỹ thuật số, bao gồm cả công cụ tạo hoá đơn miễn phí.
Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, việc lưu giữ hồ sơ giấy hoặc kỹ thuật số là nền tảng của hoạt động kinh doanh. Khi khách hàng mua hàng hoặc trả hàng, hoá đơn bán hàng sẽ là bằng chứng mua hàng và được ghi lại để kiểm kê chính xác. Vào mùa thuế, hoá đơn chi phí kinh doanh sẽ là tài liệu chứng minh các khoản chi phí đã khai báo.
Bất kể loại nào, hoá đơn đều có giá trị trong việc duy trì hồ sơ chính xác và theo dõi sự thành công của doanh nghiệp bạn. Dưới đây là tất cả những gì bạn cần biết về hoá đơn và cách tự động hoá chúng cho cửa hàng của mình.
Hoá đơn là gì?
Hoá đơn là bản ghi được in ra hoặc lưu trữ điện tử về một giao dịch kinh doanh hay còn được gọi là chứng từ mua hàng. Nó chứng minh rằng khách hàng đã thanh toán cho các mặt hàng hoặc dịch vụ, hiển thị giá cả và xác nhận rằng người bán đã giao hàng. Các chi tiết khác trên hoá đơn có thể bao gồm ngày, giờ giao dịch và phương thức thanh toán.
Vì sao hoá đơn lại quan trọng cho doanh nghiệp?
Hoá đơn bán lẻ đóng vai trò như bản ghi các giao dịch của bạn, giúp bạn hiểu rõ hơn về khối lượng bán hàng của doanh nghiệp. Hệ thống máy POS bán hàng mà bạn chọn sẽ quyết định khả năng cung cấp hoá đơn vật lý và kỹ thuật số cho khách hàng.
Dưới đây là một vài lý do quan trọng giải thích vì sao hoá đơn lại cần thiết:
- Đổi trả hàng hoá: Hoá đơn giúp việc đổi trả hàng hoá dễ dàng hơn. Nếu khách hàng cố gắng đổi trả hợp lệ nhưng không có hoá đơn và bị từ chối hoàn tiền, bạn có thể mất họ vĩnh viễn. Nhiều trải nghiệm mua sắm tích cực phụ thuộc vào quy trình cơ bản này.
- Theo dõi doanh số: Hoá đơn cho phép bạn theo dõi sản phẩm hoặc dịch vụ nào được khách hàng mua nhiều nhất. Dữ liệu này giúp bạn điều chỉnh các dịch vụ cung cấp để phù hợp nhất với thị trường mục tiêu.
- Giá trị giỏ hàng: Giá trị giỏ hàng là số lượng sản phẩm cụ thể mà bạn bán được. Từ đó, bạn có thể đánh giá sản phẩm nào tạo ra doanh thu nhiều nhất và tận dụng chúng trong các chiến dịch marketing.
- Kế toán: Hoá đơn giúp ghi lại doanh số bán hàng và doanh thu của doanh nghiệp cho các báo cáo lỗ lãi.
- Thuế doanh nghiệp: Nếu Cục thuế kiểm toán doanh nghiệp của bạn, họ sẽ yêu cầu xem hoá đơn cho các giao dịch. Bản sao hoá đơn được cấp cho khách hàng chứng minh số tiền doanh nghiệp bạn thu được và thời điểm. Hoá đơn cũng ghi lại thuế bán hàng mà khách hàng đã trả trong giao dịch. Hoá đơn nên nêu rõ ràng các khoản thuế được thanh toán như một mục riêng biệt.
Thông tin cần có trên hóa đơn bán hàng
Hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi hoạt động kinh doanh và cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng. Vậy hóa đơn cần chứa những nội dung gì?
Thông thường, một hóa đơn sẽ bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin công ty: Gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ kinh doanh, số điện thoại và email liên hệ.
- Thông tin mua hàng: Mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ được mua, bao gồm mã sản phẩm (SKU) và số lượng.
- Thông tin thanh toán: Tổng giá trị đơn hàng, số tiền cần thanh toán và phương thức thanh toán của khách hàng.
- Chi tiết ngày mua: Ngày, giờ mua hàng và đôi khi có thêm tên nhân viên bán hàng (hoặc mã nhân viên).
- Số hóa đơn: Là mã số duy nhất liên quan đến giao dịch mua bán. Một số doanh nghiệp sắp xếp số hóa đơn theo thứ tự trong ngày hoặc tuần.
- Ngôn ngữ phù hợp: Hóa đơn cần ghi rõ ràng từ "Hóa đơn" để tránh nhầm lẫn với các loại giấy tờ bán hàng khác, chẳng hạn như vận đơn hoặc hóa đơn thanh toán sau. Hóa đơn tùy chỉnh cũng có thể bao gồm chính sách đổi trả ở phía dưới để khách hàng tham khảo.
- Bảo mật thông tin: Lưu ý rằng bạn cần ẩn một phần thông tin thẻ tín dụng để tránh hiển thị toàn bộ số thẻ trên hóa đơn. Ngày hết hạn của thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ cũng phải được che giấu. Đây là các chi tiết nhạy cảm của khách hàng và cần được xử lý cẩn thận để tránh bị lộ thông tin, cung cấp cho các mục đích lừa đảo trực tuyến.
Ngoài ra, tùy theo quy định của từng địa phương, có thể có thêm các yêu cầu pháp lý khác, chẳng hạn như cách trình bày thuế bán hàng trên mỗi hóa đơn. Hãy kiểm tra thuế suất của địa phương bạn và các quy định miễn thuế để hiểu tác động của chúng đến doanh nghiệp của mình.
Tạo hóa đơn điện tử đơn giản cho doanh nghiệp
Tạo hóa đơn kỹ thuật số không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Dưới đây là các bước để tạo một hóa đơn kỹ thuật số dễ dàng và hiệu quả:
Bước 1: Tìm mẫu hóa đơn bán hàng tiêu chuẩn
Bạn có thể sử dụng công cụ tạo hóa đơn trực tuyến miễn phí hoặc tạo mẫu hóa đơn riêng. Thêm thông tin doanh nghiệp vào mẫu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài.
Sử dụng các phần mềm như Microsoft Word, Microsoft Excel hoặc Canva để có mẫu hóa đơn miễn phí, tùy chỉnh mỗi lần tạo.
>>> Xem thêm: TỔNG HỢP CÁC MẪU HÓA ĐƠN MIỄN PHÍ FILE WORD, EXCEL
Bước 2: Thêm thông tin bán hàng
Khi bán hàng, hãy thêm các chi tiết thay đổi vào hóa đơn, chẳng hạn như tổng số tiền cần thanh toán, số lượng mặt hàng đã bán, mã sản phẩm (SKU) và thông tin thẻ cho các giao dịch bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Để thuận tiện theo dõi và lưu trữ hồ sơ, bạn nên thêm số hóa đơn để quản lý các lần bán hàng. Nhiều hệ thống máy POS bán hàng ngày nay có thể tự động thêm các thông tin này.
Bước 3: Gửi hóa đơn cho khách hàng
Bạn cần cung cấp cho khách hàng bản sao của hóa đơn, trừ khi họ từ chối. Cách tốt nhất là gửi hóa đơn điện tử qua email hoặc tin nhắn, bạn có thể thực hiện việc này trực tiếp từ hệ thống máy POS bán hàng của mình.
Cách tạo hóa đơn giấy từ thiết bị máy POS bán hàng
Mỗi thiết bị máy POS bán hàng sẽ có cách tạo hóa đơn giấy hơi khác nhau nhưng các bước cơ bản nhìn chung sẽ giống nhau.
Bước 1: Chọn máy in hóa đơn phù hợp
Bước đầu tiên để in hóa đơn là tìm một máy in tương thích với hệ thống máy POS bán hàng của bạn. Có ba lựa chọn chính:
- Giấy thường và mực in.
- Giấy than và lực ép.
- Giấy in nhiệt và nhiệt độ.
Vì việc tự tìm máy in tương thích khá phức tạp, nhà cung cấp máy POS bán hàng thường cung cấp các máy in hoạt động với hệ thống thanh toán. Tân Hưng Hà cung cấp nhiều dòng máy in với các tùy chọn kết nối khác nhau, tích hợp hoàn hảo với máy POS iMin.
Bước 2: Kết nối máy in với thiết bị POS bán hàng
Máy POS bán hàng cho phép người dùng dễ dàng tạo hóa đơn in tùy chỉnh. Sau khi mua hàng, bạn có thể chia sẻ hóa đơn qua tin nhắn SMS hoặc dưới dạng hóa đơn điện tử qua email.
Đầu tiên, kết nối máy in với nguồn điện. Tùy thuộc vào loại máy in đã chọn, bạn có thể kết nối nó với POS bán hàng qua LAN, Wfi hoặc Bluetooth.
Trong ứng dụng quản lý bán hàng POS, vào “Trang chủ”, sau đó chọn “Cài đặt” và chọn “> Quản lý thiết bị được kết nối”. Chọn “Máy in hóa đơn” từ các tùy chọn và chạm vào màn hình hướng dẫn để kết nối phần cứng. Chạm vào “In thử hóa đơn” để kiểm tra xem máy in và POS đã được ghép nối thành công chưa. Sau đó, chạm vào “Xong”. Bạn sẽ thấy máy in được liệt kê trong mục Máy in hóa đơn.
Bước 3: Tạo đơn hàng cho khách
Sau khi đăng nhập vào phần mềm quản lý bán hàng POS, bạn sẽ thấy trang chủ. Thêm sản phẩm vào đơn hàng của khách bằng cách tìm kiếm theo tên trong thanh tìm kiếm phía trên hoặc chạm vào "Sản phẩm" và chọn từ danh sách sản phẩm đã thêm vào hệ thống.
Sau khi thêm tất cả các mặt hàng cho đơn hàng của khách, chạm vào "Thanh toán". Chọn phương thức thanh toán và thực hiện theo hướng dẫn để hoàn tất giao dịch.
Bước 4: Xuất và gửi hóa đơn
Khi giao dịch hoàn tất, bạn sẽ thấy màn hình hiển thị "Thanh toán thành công". Tại đây, bạn có tùy chọn in, gửi qua tin nhắn, email hoặc cung cấp hóa đơn quà tặng cho khách hàng.
Nếu khách mua hàng trong cửa hàng muốn nhận hóa đơn điện tử, đây là cơ hội tốt để thu thập thông tin khách hàng như email hoặc số điện thoại và tạo hồ sơ cho họ trong ứng dụng bán hàng POS.
Bạn cũng có thể thiết lập POS bán hàng tự động in hóa đơn giấy. Trong cửa hàng đông đúc, tính năng này giúp bạn tránh phải chọn tùy chọn hóa đơn sau mỗi lần bán. Hãy đảm bảo máy in được bật và kết nối với POS bán hàng. Sau đó, trong ứng dụng quản lý bán hàng POS, vào “Trang chủ”, “Cài đặt”, “Hóa đơn đã in” và kích hoạt “Tự động in hóa đơn”.
Kết luận
Hóa đơn bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Chúng không chỉ giúp bạn ghi chép doanh số và lợi nhuận mà còn hỗ trợ đổi trả hàng hóa, theo dõi xu hướng mua sắm của khách hàng, tuân thủ luật thuế và bảo vệ doanh nghiệp khỏi gian lận.
Với sự phát triển của công nghệ, việc tạo và quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Hãy tận dụng tối đa hóa đơn bán hàng để nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển doanh nghiệp của bạn!
>>> Xem thêm:
DANH SÁCH CÁC ĐƠN VỊ CUNG CẤP GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ (HĐĐT) ĐƯỢC TỔNG CỤC THUẾ CÔNG NHẬN
TOP 5 MÁY POS BÁN HÀNG IMIN HỖ TRỢ XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ (HĐĐT)
QUẢN LÝ TIỆM VÀNG THÔNG MINH NHỜ TÍCH HỢP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ (HĐĐT) VỚI MÁY TÍNH TIỀN POS IMIN M2 PRO
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT TỪNG BƯỚC CÁCH IN HÓA ĐƠN (BILL BÁN HÀNG) CHO NGƯỜI MỚI
ỨNG DỤNG MÁY IN MÃ VẠCH DI ĐỘNG VÀO THANH TOÁN HÓA ĐƠN TIỀN ĐIỆN: GIẢI PHÁP HIỆN ĐẠI VÀ TIỆN LỢI
