Bạn đang tìm cách xử lý các thanh toán và phương thức thanh toán, theo dõi doanh số và quản lý khách hàng trong cửa hàng của mình cố định tại quầy hay di chuyển trong khu vực cửa hàng? Hãy xem qua các ứng dụng Point of sale (POS) này.

Ứng dụng Point-of-sale (POS) là gì?

Ứng dụng Point-of-sale (POS) là nơi diễn ra giao dịch kinh doanh thực tế trong một cửa hàng hoặc bất kỳ địa điểm nào khác. Thông thường, nó liên quan đến việc trao đổi tiền mặt, séc hoặc thẻ tín dụng để mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Thanh toán được thực hiện và cung cấp được hóa đơn ngay lập tức.

Hệ thống Point-of-sale hoạt động như thế nào?

Hệ thống POS giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ, liên kết với phần cứng, chẳng hạn như máy tính tiền hoặc máy quẹt thẻ tín dụng, với phần mềm sẽ xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ; quản lý hàng tồn kho; theo dõi dữ liệu bán hàng và thu thập thông tin khách hàng. Nhiều hệ thống POS thậm chí còn đồng bộ với phần mềm kế toán, tạo ra một gói quản lý tài chính hoàn chỉnh cho hoạt động của bạn.

Hệ thống POS bắt đầu là các thiết lập được tích hợp sẵn trong cửa hàng, nơi tất cả phần mềm chạy trên máy tính tại chỗ và được liên kết với các thiết bị thanh toán đầu cuối. Ngày nay, nhiều ứng dụng POS hoạt động dựa trên đám mây (cloud), chạy dưới dạng ứng dụng trên máy tính bảng và điện thoại thông minh, và chúng cung cấp các nguồn lực tuyệt vời cho chủ doanh nghiệp nhỏ với mức giá tiết kiệm. Một số hệ thống là sự kết hợp, với một số thông tin được lưu trữ trên máy tính cục bộ trong khi vẫn cung cấp sự linh hoạt và tự do chạy trên đám mây.

Cần tìm gì ở một ứng dụng POS

Mỗi doanh nghiệp có những ưu tiên riêng, nhưng dưới đây là những điều bạn cần cân nhắc khi quyết định ứng dụng POS nào phù hợp với doanh nghiệp của mình:

• Ứng dụng POS dễ sử dụng như thế nào?
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng có sẵn như thế nào?
• Nó có giá bao nhiêu?
• Nó cung cấp các chức năng gì?
• Loại báo cáo nào nó tạo ra?
• Dữ liệu của bạn dễ truy cập như thế nào?
• Ứng dụng an toàn như thế nào?
• Nó yêu cầu loại phần cứng nào?

Dưới đây là một số ứng dụng Point-of-sale (POS) hàng đầu hiện có:

1. Square

Square đã có mặt trên thị trường trong năm năm, trở thành một trong những người tiên phong trong hệ thống POS dựa trên đám mây trong ngành, cho phép các doanh nghiệp và cá nhân chấp nhận thanh toán thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ.

Ưu điểm của Square

• Nó có thể được sử dụng online hoặc offline, mặc dù bạn sẽ chịu trách nhiệm cho bất kỳ giao dịch nào được thực hiện ngoại tuyến bị từ chối hoặc dẫn đến hoàn tiền.
• Nó có thể được tùy chỉnh cho các sản phẩm của bạn với hình ảnh, tên và giá cả.
• Đối với nhà hàng, tiền boa có thể được tính toán và thêm vào bởi khách hàng chỉ với một cú nhấp chuột.
• Biên lai được gửi qua email hoặc văn bản và máy in có thể được kết nối để in ra bản cứng.
• Chương trình khách hàng thân thiết bằng thẻ đục lỗ có thể được tích hợp.
• Có một bộ sản phẩm liên quan ngày càng tăng sẵn có với chi phí bổ sung, bao gồm thương mại điện tử, hóa đơn trực tuyến và dịch vụ đặt lịch hẹn trực tuyến.
• Không có phí hàng tháng hoặc chi phí thiết lập, mặc dù có tính phí cho phần cứng như chân đế iPad hoặc máy in hóa đơn. Không có hợp đồng hàng tháng hoặc phí chấm dứt hợp đồng.

Nhược điểm của Square

• Square tính phí 2,75% trên mỗi giao dịch thẻ tín dụng đối với các thẻ được quẹt. Ngoài ra, họ tính phí 3,5% cộng thêm 3600đ khi thông tin được nhập thủ công, cao hơn so với hầu hết các bộ xử lý thẻ tín dụng thông thường.
• Thẻ quà tặng cho doanh nghiệp của bạn phải được mua từ Square (1,50 USD/thẻ) để hoạt động với Square.
• Square sử dụng thuật toán riêng tư của mình để quyết định phê duyệt từng giao dịch và đặt giữ tự động trên các giao dịch mà họ cho là rủi ro. Điều này có thể dẫn đến việc chậm thanh toán lâu hoặc đôi khi thậm chí là vô hiệu hóa tài khoản của người bán

2. Lightspeed

LightSpeed bắt đầu là một ứng dụng POS dựa trên trang web được đánh giá rất cao và họ đã thêm tùy chọn dựa trên đám mây vài năm trước bằng cách mua MerchantOS. Phiên bản tại chỗ vẫn tồn tại (LightSpeed OnSite) và ứng dụng đám mây LightSpeed (LightSpeed Retail) cung cấp hầu hết các chức năng tương tự. Phần cứng, bao gồm ngăn kéo đựng tiền mặt, chân đế iPad, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn và đầu đọc thẻ, có sẵn với một khoản phí bổ sung.

Ưu điểm của LightSpeed

• Phí đăng ký hàng tháng được gắn với quy mô doanh nghiệp của bạn và số lượng người dùng và máy đăng ký bạn có.
• Hàng tồn kho, đơn đặt hàng mua, quản lý nhân viên và quản lý quan hệ khách hàng được tích hợp đầy đủ.
• Mọi hình thức thanh toán đều được chấp nhận: tiền mặt, tín dụng, ghi nợ, séc, thẻ quà tặng và tín dụng cửa hàng.
• Biên lai có thể được in hoặc gửi qua email.
• Bạn có thể sử dụng nó để tạo dự toán, báo giá và đơn đặt hàng dịch vụ và sửa chữa.
• Một ứng dụng riêng biệt dành riêng cho các nhà hàng, chuyên biệt cho nhu cầu của họ.
• Có hàng trăm báo cáo có thể tùy chỉnh, có thể in và xuất dưới dạng bảng tính để nhập vào các chương trình khác.

Nhược điểm của LightSpeed

• Cần có kết nối internet; mọi thứ đều được thực hiện trực tuyến, vì vậy nếu internet của bạn bị gián đoạn, bạn không thể xử lý giao dịch.
• Một số nhà bán lẻ báo cáo gặp khó khăn khi xuất trực tiếp vào QuickBooks và đôi khi tích hợp không ổn định với Shopify cho các cửa hàng trực tuyến.
• Chi phí xử lý thẻ tín dụng không được bao gồm và bạn bị giới hạn ở các bộ xử lý được ưa thích của Lightspeed, Element, Cayan và Axia.
• Hướng đến nhiều hơn các nhà bán lẻ bán các sản phẩm có mã vạch và SKU, không dành cho dịch vụ hoặc hàng tồn kho không theo tiêu chuẩn.
• Việc thiết lập ban đầu phức tạp hơn một chút so với một số sản phẩm khác vì hệ thống có quá nhiều chức năng.

LightSpeed là một hệ thống POS rất mạnh mẽ có thể quá sức đối với một số doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, nếu bạn không ngại học hỏi, nỗ lực có thể đáng giá, đặc biệt nếu bạn có kế hoạch mở rộng. Phiên bản tại chỗ chạy trên iOS, ứng dụng di động có thể truy cập từ bất kỳ trình duyệt web nào.

3. ShopKeep

ShopKeep hướng đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cung cấp sự kết hợp tốt đẹp giữa các tính năng trong khi vẫn giữ giao diện dễ sử dụng. Đây là ứng dụng POS lai kết hợp cả hoạt động dựa trên đám mây và cài đặt tại chỗ chạy trên iPad, vì vậy bạn có thể tiếp tục bán hàng nếu dịch vụ internet bị gián đoạn.

Ưu điểm của ShopKeep

• Không có chi phí khởi động ngoài phần cứng. Phí cố định là $49 mỗi tháng mỗi đăng ký.
• Theo dõi hàng tồn kho, nhân viên và thông tin khách hàng.
• Cho phép bạn chấp nhận tiền mặt, thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ, thẻ quà tặng và các tùy chọn thanh toán khác như PayPal hoặc LevelUp.
• Bạn có thể chọn bộ xử lý thẻ tín dụng của riêng mình để có được thỏa thuận tốt nhất có thể.
• Ứng dụng điện thoại thông minh cho phép bạn đăng nhập và nhận báo cáo bất cứ lúc nào. Báo cáo có thể được xuất sang các chương trình kế toán.
• Có chương trình khách hàng thân thiết tích hợp.
• Hỗ trợ miễn phí 24/7 qua điện thoại, webchat hoặc email.

Nhược điểm của ShopKeep

• ShopKeep không cho phép áp dụng nhiều tỷ lệ thuế bán hàng, không tích hợp với bất kỳ cửa hàng trực tuyến nào và không thể xử lý thanh toán bằng thẻ quà tặng.
• Chức năng hạn chế cho các nhà hàng và quán bar phục vụ đầy đủ (không có bố cục bàn và không cho phép mở vé), mặc dù hoàn toàn phù hợp cho các quán cà phê kiểu tự phục vụ, quán cà phê, v.v.
• ShopKeep chạy tại chỗ trên iPad, nhưng bạn có thể truy cập ứng dụng ShopKeep Dashboard từ bất kỳ thiết bị di động nào. Ứng dụng hỗ trợ nhiều cửa hàng, vì vậy bạn có thể kiểm tra với nhiều địa điểm cùng một lúc. ShopKeep phù hợp hơn với các cửa hàng truyền

4. Vend

Vend là một ứng dụng lai khác kết hợp chức năng trong cửa hàng với ứng dụng web-di động. Nó chạy trên PC, Mac hoặc máy tính bảng, giúp nó có thể sử dụng với nhiều loại phần cứng. Điều này khiến nó đáng cân nhắc nếu bạn không muốn đầu tư vào phần cứng mới.

Ưu điểm của Vend

• Nếu bạn sử dụng iPad, camera có thể được sử dụng làm máy quét mã vạch.
• Giá cả dựa trên tính năng và người dùng: bạn càng trả nhiều tiền, bạn càng có nhiều người dùng và SKU hơn, cũng như khả năng có nhiều máy đăng ký và địa điểm hơn.
• Có thể truy cập kho hàng, hàng tồn kho, mua hàng, cơ sở dữ liệu khách hàng và cài đặt quản trị cửa hàng bất cứ lúc nào, bất cứ nơi nào thông qua ứng dụng.
• Bạn có thể chấp nhận thanh toán ngay cả khi kết nối internet bị gián đoạn. Thanh toán được xử lý khi kết nối trở lại.
• Tích hợp với PayPal và Shopify. Có tích hợp theo dõi khách hàng thân thiết và có thể xuất sang nhiều phần mềm kế toán.
• Theo dõi hàng tồn kho và kho cơ bản được tích hợp sẵn.
• Vend có thể được sử dụng với bất kỳ bộ xử lý thẻ tín dụng nào cung cấp cổng thanh toán Authorize.net (hầu hết là như vậy).

Nhược điểm của Vend

• Hệ thống cơ bản nhất là miễn phí nhưng có chức năng hạn chế và hỗ trợ cho phiên bản miễn phí chỉ thông qua diễn đàn cộng đồng.
• Hỗ trợ qua email và trực tuyến chỉ dành cho người dùng trả phí. Hỗ trợ qua điện thoại có giá thêm $39 mỗi tháng.
• Việc thiết lập hàng tồn kho có thể khá khó khăn, đặc biệt là khi thêm các biến thể vào các mặt hàng, chẳng hạn như kích cỡ và màu sắc.
• Không có chức năng tích hợp cho việc tip.
• Không có tùy chọn thẻ quà tặng tích hợp, mặc dù bạn có thể tạo các loại thanh toán tùy chỉnh.
• Không có đồng hồ chấm công cho nhân viên, vì vậy bạn sẽ cần một phương thức quản lý nhân viên hoặc theo dõi bảng lương khác.

Nhìn chung, Vend là một lựa chọn tốt cho hệ thống POS tầm trung, đặc biệt nếu bạn không muốn cam kết sử dụng iPad mới, thứ mà nhiều hệ thống khác sử dụng.

Nó có đủ tính năng để vượt qua mức cơ bản, nhưng không đủ để tốn kém, với các tiện ích bổ sung có sẵn với mức giá hợp lý. Đây không phải là lựa chọn lý tưởng nếu cần tính tiền boa, nhưng có thể là lựa chọn tốt cho nhiều nhà bán lẻ.

5. QuickBooks POS/Revel

Nhiều doanh nghiệp nhỏ đã sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks của Intuit. QuickBooks đã cung cấp POS tại chỗ trong nhiều năm. Giờ đây, công ty đang củng cố vị thế của mình trong lĩnh vực kinh doanh POS dựa trên đám mây thông qua quan hệ đối tác với Revel Systems. Nếu bạn đã tham gia hệ sinh thái QuickBooks, hệ thống dựa trên đám mây Quickbooks chắc chắn là thứ bạn nên cân nhắc.

Ưu điểm của QuickBooks POS/Revel

• Giao diện iPad dễ sử dụng.
• Xử lý giao dịch bán hàng, thanh toán, theo dõi hàng tồn kho và quản lý khách hàng.
• Xử lý quét mã vạch, lên lịch hẹn, đặt hàng trực tuyến, chương trình khách hàng thân thiết, lên lịch nhân viên và có nền tảng thương mại điện tử.
• Bạn có thể xử lý thanh toán và lưu giữ dữ liệu ngay cả khi internet bị gián đoạn hoặc bạn không có kết nối.
• Hoạt động cho nhà hàng và các ngành nghề chấp nhận tiền boa.
• Tự động đồng bộ hóa dữ liệu bán hàng, thanh toán, hàng tồn kho, khách hàng và bảng lương với QuickBooks một cách liền mạch.
• Tính năng hàng tồn kho đặc biệt mạnh mẽ với số liệu bán hàng chi tiết, theo dõi chiết khấu và lịch sử đặt hàng.

Nhược điểm của QuickBooks POS/Revel

• Mặc dù Intuit được đánh giá cao trong nhiều năm, đây là một quan hệ đối tác mới. Ứng dụng POS dựa trên đám mây QuickBooks là mới, vì vậy không có thành tích nào cho sản phẩm này. Tuy nhiên, Revel đã hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh này từ năm 2010 và có uy tín tuyệt vời.
• Revel được biết đến là một trong những nền tảng POS đắt đỏ nhất hiện có.
• Bạn cần thiết lập tài khoản dịch vụ thương gia riêng để chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng. (Intuit cũng cung cấp dịch vụ này.)
• Đây là một hệ thống lai khác. Revel chạy trên iPad, mặc dù dữ liệu và báo cáo có thể được xem từ bất kỳ máy tính hoặc điện thoại thông minh nào có trình duyệt web và kết nối internet.

Kết luận:

Mỗi ứng dụng POS có những ưu và nhược điểm riêng. Việc lựa chọn ứng dụng phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn, bao gồm ngân sách, tính năng, khả năng sử dụng và mức độ hỗ trợ khách hàng. Hãy dành thời gian nghiên cứu và đánh giá các ứng dụng khác nhau để tìm ra giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.