Kiểm kê hàng hóa thường xuyên là điều cần thiết nhưng nếu bạn cảm thấy quá phụ thuộc vào máy quét mã vạch, việc này có thể tốn nhiều công sức và chi phí. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn một số mẹo hay để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giúp bạn giảm bớt nhân công và chi phí cho các máy quét.

Giảm thiểu nhu cầu sử dụng máy quét

Lên kế hoạch thông minh:

Thông thường, kiểm kê hàng hóa chỉ diễn ra theo định kỳ hàng năm. Do đó, bạn có nhiều thời gian để lên kế hoạch tổ chức khoa học, phân loại hàng hóa hợp lý. Bằng cách này, bạn có thể giảm đáng kể khối lượng công việc, từ đó giảm thiểu số lượng máy quét cần thiết.

Sử dụng hiệu quả các thiết bị sẵn có:

• Chia sẻ máy quét giữa các chi nhánh: Nếu công ty bạn có nhiều chi nhánh, máy quét mã vạch có thể được luân chuyển giữa các địa điểm, miễn là thời gian kiểm kê không trùng nhau. Tuy nhiên, điều này cũng có thể khiến máy hoạt động nhiều hơn. Trong trường hợp này, nên cân nhắc đầu tư vào các thiết bị bền bỉ hơn ngay từ đầu để chịu được cường độ sử dụng cao.

• Lựa chọn máy quét phù hợp: Máy quét đeo tay là lựa chọn tuyệt vời vì giúp nhân viên rảnh tay, tăng năng suất làm việc. Ngoài ra, loại máy này cũng khó bị thất lạc hay hư hỏng do được gắn chặt vào người.

Lên lịch kiểm kê thông minh:

• Kiểm kê theo khung giờ: Bạn có thể tận dụng những khung giờ hoạt động ít khách hàng để nhân viên tự kiểm kê kho.

• Kiểm kê luân phiên: Thay vì kiểm kê toàn bộ kho cùng một lúc, bạn có thể chia thành các đợt kiểm tra theo danh mục sản phẩm trong từng tháng. Điều này cũng giúp giảm thiểu số lượng máy quét cần thiết, tuy nhiên đòi hỏi việc theo dõi chính xác hàng nhập/xuất kho (có thể sử dụng sổ sách kho hoặc hệ thống ERP).

Xác định số lượng nhân sự và kỹ năng:

Tuyển dụng thêm nhân viên có thể giúp đẩy nhanh tiến độ kiểm kê. Tuy nhiên, điều quan trọng là đảm bảo nhân viên được đào tạo bài bản hoặc có người hướng dẫn có kinh nghiệm. Thuê nhân công bên ngoài như sinh viên đôi khi có thể dẫn đến sai sót do chưa quen thuộc quy trình, gây tốn thời gian và chi phí kiểm đếm lại.

Chuẩn bị kho hàng: Lựa chọn mã vạch phù hợp

Hãy đảm bảo kệ hàng và sản phẩm đều được dán mã vạch rõ ràng, cập nhật và dễ đọc. Loại mã vạch nên có dung lượng đủ để lưu trữ tất cả thông tin cần thiết. Mã vạch chứa nhiều thông tin sẽ giúp nhân viên định hướng tốt hơn, hạn chế sai sót, đặc biệt là với những sản phẩm có góc cạnh khó nhìn. Ví dụ, mã vạch 2D lưu trữ được nhiều dữ liệu hơn mã vạch 1D.

Tránh tình trạng hàng hóa tồn kho quá nhiều:

Kho hàng quá tải sẽ khiến việc kiểm kê trở nên phức tạp. Hàng hóa được xếp chồng lên nhau hoặc đặt không đúng vị trí sẽ gây khó khăn trong quá trình kiểm đếm.

Tạo sơ đồ kho hàng khoa học:

Cung cấp cho nhân viên sơ đồ hoặc hướng dẫn bố trí kho hàng sẽ giúp họ dễ dàng định hướng. Lý tưởng nhất là có thể tích hợp thông tin sơ đồ với máy quét mã vạch thông qua hệ thống ERP. Trường hợp không có bản điện tử, bạn có thể sử dụng sơ đồ giấy. Ngoài ra, hãy bố trí biển chỉ dẫn và bảng thông tin rõ ràng trong kho.

Đảm bảo Wifi mạnh và đủ ánh sáng:

Wifi là yếu tố quan trọng cho hoạt động của máy quét mã vạch di động. Kết nối Wifi mạnh sẽ giúp truyền dữ liệu nhanh chóng, tránh độ trễ truyền dữ liệu do tín hiệu yếu. Ánh sáng cũng đóng vai trò quan trọng. Nên sử dụng đèn LED để đảm bảo tầm nhìn tốt trong kho, hạn chế sai sót khi quét và kiểm đếm.

Giảm thiểu việc sử dụng máy quét mã vạch: Chỉ đếm những gì cần thiết

Không nhất thiết phải kiểm đếm từng món hàng trong kho. Hãy phân loại hàng hóa để xác định mức độ cần kiểm kê thường xuyên. Ví dụ, tài sản cố định, vật liệu thô và phụ liệu (như bulông, ván gỗ, dầu nhớt) chỉ cần kiểm kê ba năm một lần nếu chúng không phải là mặt hàng chính tạo ra doanh thu. Trong khoảng thời gian đó, bạn có thể ước tính số lượng dựa trên tổng giá trị, tình trạng tồn kho và loại hàng, nếu chúng không có biến động lớn.

Kiểm kê theo mẫu: Giảm thiểu đáng kể công sức

Kiểm kê theo mẫu là phương pháp giúp bạn tiết kiệm đáng kể công sức. Phương pháp này dựa trên nguyên tắc Pareto, tức là chỉ cần kiểm một phần đại diện cho tổng kho hàng, sau đó ngoại suy để ước tính toàn bộ. Tất nhiên, điều kiện tiên quyết để áp dụng phương pháp này là giá trị và loại hàng hóa tương đối đồng nhất, ít biến động.

Trước đây, kiểm kê theo mẫu thường chỉ phù hợp với các công ty lớn có hệ thống kho bãi khổng lồ và sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Ngày nay, nhờ sự phổ biến của hệ thống ERP hỗ trợ các quy trình kho vận, các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể tận dụng phương pháp kiểm kê theo mẫu. Để biết thêm chi tiết và được hướng dẫn cụ thể, bạn có thể liên hệ với cơ quan thuế.

Giải pháp tạm thời: Điện thoại thông minh hỗ trợ kiểm kê kho

Máy quét mã vạch là thiết bị quan trọng trong quá trình kiểm kê kho nhưng đôi khi tình trạng thiếu hụt thiết bị có thể xảy ra. Gợi ý cho bạn một giải pháp thay thế thông minh: Sử dụng điện thoại thông minh.

Thuê hoặc mua điện thoại thông minh:

• Giải pháp linh hoạt: Khi thiếu máy quét, bạn có thể cân nhắc lựa chọn thuê hoặc mua điện thoại thông minh. Mặc dù có chi phí ban đầu, điện thoại thông minh lại đa năng hơn máy quét chuyên dụng. Trong một số trường hợp, nhân viên có thể sử dụng chính thiết bị cá nhân của họ, giúp tiết kiệm chi phí.
• Lưu ý bảo mật dữ liệu: Cần lưu ý đến các quy định về bảo mật dữ liệu khi sử dụng điện thoại cá nhân. Tham khảo ý kiến chuyên gia để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Điện thoại thông minh: Giải pháp hữu ích cho các nhiệm vụ tiêu chuẩn

Điện thoại thông minh phù hợp với các hoạt động kiểm kê thông thường trong điều kiện môi trường làm việc tiêu chuẩn. Nếu được trang bị ốp lưng bảo vệ, chúng thậm chí có thể sử dụng được trong môi trường khắc nghiệt hơn.

Một số hạn chế: Pin của nhiều điện thoại thông minh hiện đại không thể tháo rời, gây khó khăn khi sử dụng liên tục nhiều giờ hoặc trong môi trường làm việc theo ca. Bên cạnh đó, cần đảm bảo phần mềm quản lý dữ liệu di động (MDE) tương thích với điện thoại thông minh. Hãy cân nhắc ưu nhược điểm và kiểm tra tính tương thích trước khi lựa chọn giải pháp phần mềm.

Quản lý dữ liệu tập trung:

Để quản lý tất cả các thiết bị quét mã vạch, bao gồm cả máy chuyên dụng và điện thoại thông minh, bạn cần sử dụng phần mềm quản lý thiết bị di động (MDM) như SOTI. Phần mềm này cho phép cấu hình và cập nhật từ xa thông qua một ứng dụng được cài đặt sẵn trên các thiết bị.

Bằng những giải pháp linh hoạt này, bạn có thể duy trì hoạt động kiểm kê ngay cả khi thiếu máy quét mã vạch chuyên dụng. Hãy lựa chọn phương pháp phù hợp và lưu ý đến các vấn đề về bảo mật dữ liệu để đảm bảo hiệu quả và an toàn cho hoạt động kiểm kê kho của doanh nghiệp. Chúc bạn thành công!

>>> Xem thêm:

7 BƯỚC ĐỂ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

3 CÁCH GIÚP DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ

MẪU FILE QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ DÀNH CHO DOANH NGHIỆP CHO THUÊ THIẾT BỊ

QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA BỆNH VIỆN BẰNG CÔNG NGHỆ RFID UHF

CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG KHO HÀNG DOANH NGHIỆP

ĐƠN GIẢN HÓA VIỆC KIỂM KÊ KHO HÀNG CUỐI NĂM BẰNG MÁY QUÉT MÃ VẠCH

TỔNG HỢP CÁC MẪU EXCEL KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO CHO DOANH NGHIỆP

QUY TRÌNH KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ MÀ DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT