Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng nhanh tại Việt Nam, việc quản lý kho hàng hiệu quả không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, dù là cửa hàng nhỏ hay doanh nghiệp quy mô lớn. Việc ghi chép thủ công, theo dõi tồn kho bằng Excel dần bộc lộ những hạn chế: sai sót cao, mất thời gian và không thể cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Đặc biệt, với những doanh nghiệp mới khởi nghiệp, chi phí đầu tư ban đầu là một rào cản lớn.
Hiểu được nỗi lo này, bài viết dưới đây của Tân Hưng Hà sẽ giới thiệu đến bạn 5 phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí và được đánh giá cao. Chúng tôi đã dành nhiều thời gian nghiên cứu, so sánh và đánh giá các công cụ hàng đầu hiện nay, với tiêu chí: hoàn toàn miễn phí, dễ sử dụng và cung cấp đầy đủ tính năng cơ bản phù hợp cho các startup và hộ kinh doanh cá thể.
Top phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí thân thiện với người dùng phổ thông
Điều quan trọng cần làm rõ ngay từ đầu: trong giới công nghệ, "miễn phí" có thể mang nhiều ý nghĩa khác nhau. Có loại miễn phí vĩnh viễn (Freemium), có loại chỉ là dùng thử miễn phí (Free Trial) và có loại miễn phí mã nguồn mở (Open-source). Trong phần đánh giá, chúng tôi sẽ minh bạch từng loại để bạn không bị nhầm lẫn.
Dưới đây là danh sách 5 phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí được đánh giá cao về tính dễ dùng, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng bán lẻ hoặc những người mới bắt đầu làm quen với công nghệ quản lý kho.
Phần mềm StockPile
StockPile là một phần mềm quản lý kho trực tuyến miễn phí vĩnh viễn, được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh cá thể. Với giao diện đơn giản và trực quan, StockPile giúp người dùng dễ dàng theo dõi tồn kho, quản lý sản phẩm và vị trí lưu trữ mà không cần kiến thức công nghệ phức tạp. Người dùng có thể làm quen chỉ trong vòng 15-30 phút.
Ưu điểm nổi bật:
- Hoàn toàn miễn phí, không giới hạn số lượng sản phẩm.
- Hỗ trợ quản lý đa kho, đa chi nhánh.
- Hỗ trợ quản lý kho trên nền tảng đám mây, cho phép truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
- Tích hợp quét mã vạch, giúp kiểm kê hàng hóa nhanh chóng.
- Dễ dàng xuất báo cáo tồn kho dưới dạng Excel hoặc CSV.
Hạn chế:
- Không tích hợp kế toán.
- Không hỗ trợ quản lý lô hàng hoặc hạn sử dụng, điều này có thể hạn chế với các doanh nghiệp có yêu cầu phức tạp hơn.
- Giao diện tiếng Anh là chính, chưa có hỗ trợ tiếng Việt toàn bộ (nhưng các thao tác rất trực quan, dễ hiểu).
- Hạn chế về báo cáo chi tiết và tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử lớn tại Việt Nam (như Shopee, Lazada) so với các phần mềm khác.
Đánh giá: 4.5/5.
StockPile mạnh về sự tối giản và dễ dùng. Nếu bạn cần một phần mềm chỉ để quản lý xuất – nhập – tồn đơn giản, không cần tích hợp bán hàng, StockPile là lựa chọn tối ưu.
Phần mềm MISA AMIS
MISA AMIS là một sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA, một trong những nhà cung cấp giải pháp phần mềm uy tín tại Việt Nam. Phiên bản miễn phí của MISA AMIS Kế toán có tích hợp module quản lý kho, phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần quản lý nhập-xuất-tồn kho một cách chi tiết.
Điểm mạnh của MISA AMIS:
- Giao diện tiếng Việt 100%, dễ sử dụng.
- Hỗ trợ đa dạng nghiệp vụ kho: nhập kho, xuất kho, chuyển kho, kiểm kê.
- Tự động cảnh báo hàng tồn kho min/max.
- Xuất báo cáo Excel chuyên nghiệp.
- Hỗ trợ kỹ thuật bằng tiếng Việt
Một số hạn chế:
- Phiên bản miễn phí giới hạn số lượng giao dịch (50 đơn hàng/tháng).
- Một số tính năng nâng cao chỉ có trong gói trả phí.
Đánh giá: 4.2/5.
MISA AMIS là giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp Việt Nam muốn kết hợp quản lý kho và kế toán. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí phù hợp nhất với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và nhu cầu cơ bản.
"Tôi đã dùng thử MISA AMIS Kho hàng trong 2 tuần. Phần mềm rất mạnh, giao diện đẹp và rất phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam. Nhưng sau khi dùng thử hết, giá thành khá cao so với ngân sách của một cửa hàng nhỏ mới mở. Tôi đã phải tìm giải pháp khác." - Cô Lan, chủ cửa hàng thời trang tại TP.HCM.
Phần mềm KiotViet
KiotViet không chỉ là phần mềm quản lý bán hàng mà còn tích hợp module quản lý kho mạnh mẽ. Gói miễn phí phù hợp cho cửa hàng nhỏ với nhu cầu quản lý đơn giản.
Ưu điểm nổi bật:
- Cập nhật tồn kho theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót và thất thoát hàng hóa.
- Hỗ trợ quét mã vạch và quản lý hàng hóa theo màu sắc, kích cỡ, số lô, hạn sử dụng.
- Tích hợp với các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada và hệ thống POS.
- Giao diện thân thiện, dễ làm quen ngay cả với người mới.
Nhược điểm:
- Sau 10 ngày dùng thử, người dùng cần chuyển sang gói trả phí (từ 180.000 VNĐ/tháng).
- Chưa tối ưu cho các doanh nghiệp tập trung vào bán hàng trực tuyến.
Đánh giá: 4.3/5.
Tóm lại, KiotViet là lựa chọn hàng đầu cho các cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam nhờ tính năng mạnh mẽ và khả năng tích hợp đa kênh. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí chỉ phù hợp để trải nghiệm trước khi quyết định đầu tư.
Phần mềm Sapo
Sapo là giải pháp quản lý tổng thể cho cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ. Module quản lý kho vật tư của Sapo được đánh giá cao về tính linh hoạt và khả năng tùy biến. Phần mềm này cung cấp bản dùng thử miễn phí trong 7 ngày, với các tính năng hỗ trợ quản lý kho hiệu quả cho cả bán hàng online và offline.
Ưu điểm:
- Tự động cập nhật số lượng tồn kho khi phát sinh đơn hàng.
- Hỗ trợ quản lý kho trên Facebook và tích hợp với các sàn thương mại điện tử.
- Cảnh báo hàng tồn kho sắp hết hoặc tồn quá lâu, giúp tối ưu hóa nhập hàng.
- Hoạt động ổn định ngay cả khi không có kết nối internet.
Nhược điểm:
- Phiên bản miễn phí chỉ kéo dài 7 ngày, sau đó phải trả phí (từ 119.000 VNĐ/tháng).
- Một số tính năng nâng cao yêu cầu gói trả phí cao hơn.
Đánh giá: 4.1/5.
Sapo là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp bán hàng đa kênh, đặc biệt là các shop online. Giao diện thân thiện và khả năng hoạt động offline là điểm cộng lớn.
Odoo Inventory (Community Edition)
Odoo Inventory (Community Edition) là một phần mềm mã nguồn mở với module quản lý kho vật tư miễn phí hoàn toàn, phù hợp cho các doanh nghiệp có đội ngũ IT mạnh hoặc cần tùy chỉnh linh hoạt. Odoo được đánh giá cao nhờ khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác như CRM, bán hàng và quản lý dự án.
Ưu điểm:
- Miễn phí vĩnh viễn, không giới hạn người dùng hoặc sản phẩm.
- Hỗ trợ quản lý nhiều kho, quét mã vạch, theo dõi lô hàng và hạn sử dụng.
- Tích hợp với hệ thống ERP, phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn.
- Có thể tùy chỉnh mã nguồn để đáp ứng nhu cầu đặc thù.
* Lưu ý: Việc cài đặt Odoo đòi hỏi kiến thức về hệ điều hành Linux, server, database. Bạn cần có (hoặc thuê) kỹ thuật viên IT.
Nhược điểm:
- Yêu cầu kiến thức kỹ thuật để cài đặt và cấu hình.
- Giao diện có thể phức tạp với người dùng phổ thông.
Đánh giá: 4.0/5.
Nhìn chung, Odoo Inventory là lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp có đội ngũ IT và cần một giải pháp quản lý kho linh hoạt, mở rộng. Tuy nhiên, người mới có thể gặp khó khăn trong việc làm quen.
Bảng so sánh nhanh các phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí
Dưới đây là bảng so sánh dựa trên dữ liệu từ các nguồn uy tín như G2 và Capterra (cập nhật 2025):
| Phần mềm | Giao diện thân thiện | Số lượng sản phẩm miễn phí | Tích hợp e-commerce | Hỗ trợ tiếng Việt | Điểm đánh giá (trung bình) |
| StockPile | Cao | Không giới hạn | Có | Không | 4.5/5 |
| MISA AMIS | Trung bình | 500 | Cơ bản | Có | 4.2/5 |
| KiotViet | Cao | Không giới hạn | Có | Có | 4.3/5 |
| Sapo | Cao | Không giới hạn (giới hạn đơn hàng) | Cao | Có | 4.1/5 |
| Odoo Inventory | Trung bình | Không giới hạn | Cao | Có (tùy chỉnh) | 4.0/5 |
* Lưu ý: Các tính năng như tích hợp đa kênh hoặc quản lý lô/hạn sử dụng có thể yêu cầu nâng cấp lên gói trả phí ở một số phần mềm.
Kinh nghiệm chọn phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí phù hợp
Việc lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp đòi hỏi bạn phải hiểu rõ nhu cầu và đặc điểm của doanh nghiệp mình. Dưới đây là một số kinh nghiệm hữu ích được Tân Hưng Hà tổng hợp:
Xác định quy mô và nhu cầu doanh nghiệp
- Doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh cá thể nên chọn các phần mềm đơn giản như StockPile.
- Nếu bạn cần tích hợp với kế toán hoặc bán hàng đa kênh, MISA AMIS, KiotViet hoặc Sapo sẽ phù hợp hơn.
- Doanh nghiệp có đội ngũ IT hoặc yêu cầu tùy chỉnh cao nên cân nhắc Odoo Inventory.
Ưu tiên giao diện thân thiện
Giao diện trực quan, dễ sử dụng là yếu tố quan trọng, đặc biệt nếu bạn hoặc nhân viên không rành công nghệ. KiotViet và Sapo nổi bật ở điểm này.
Kiểm tra khả năng mở rộng
Nếu bạn có kế hoạch mở rộng quy mô (thêm chi nhánh, sản phẩm), hãy chọn phần mềm hỗ trợ quản lý đa kho hoặc tích hợp đa kênh như Odoo hoặc MISA AMIS.
Đánh giá đội ngũ hỗ trợ
Các phần mềm nội địa như KiotViet, Sapo hay MISA AMIS thường có đội ngũ hỗ trợ tiếng Việt nhiệt tình, hoạt động 24/7. Đây là lợi thế lớn so với các phần mềm quốc tế như StockPile.
Trải nghiệm bản dùng thử
Hầu hết các phần mềm đều cung cấp bản dùng thử miễn phí. Hãy tận dụng thời gian này để kiểm tra xem phần mềm có đáp ứng được nhu cầu của bạn hay không.
Một báo cáo từ McKinsey cho thấy, doanh nghiệp sử dụng phần mềm miễn phí đúng cách có thể tiết kiệm 30% chi phí vận hành. Hãy bắt đầu với các bản miễn phí, sau đó mới nâng cấp lên nếu cần.
Hỏi đáp nhanh về phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp (FAQ) về phần mềm quản lý kho miễn phí, giúp bạn giải đáp các thắc mắc phổ biến:
1. Có thể kết nối máy quét mã vạch với các phần mềm miễn phí không?
Hầu hết các phần mềm như MISA AMIS, KiotViet, Sapo, Odoo… đều hỗ trợ kết nối với thiết bị quét mã vạch tiêu chuẩn USB hoặc Bluetooth.
2. Khi nào nên dùng bản trả phí?
Nếu bạn cần quản lý nhiều kho, tích hợp sâu với kế toán, quản lý tồn kho phức tạp hoặc xuất hóa đơn hàng loạt; khi đó các giới hạn của bản miễn phí sẽ không đủ.
3. Có thể xuất dữ liệu hoặc chuyển đổi sang phần mềm khác không?
Nhiều phần mềm (StockPile, MISA, Odoo…) cho phép xuất dữ liệu dưới dạng file Excel hoặc CSV, thuận tiện cho mục đích lưu trữ hoặc chuyển đổi hệ thống.
4. Phần mềm có hướng dẫn chi tiết không?
Hầu hết đều có hướng dẫn sử dụng bằng video, bài viết chi tiết trên website chính thức. Đội ngũ hỗ trợ của MISA, KiotViet đặc biệt nổi bật về tốc độ phản hồi.
5. Phần mềm có bảo mật dữ liệu tốt không?
Các phần mềm nền tảng đám mây như StockPile, MISA, Odoo đều áp dụng mã hóa, phân quyền người dùng rõ ràng, đảm bảo an toàn dữ liệu.
Kết luận
Quản lý kho vật tư không còn là nỗi lo khi bạn có trong tay các phần mềm miễn phí dễ dùng như StockPile, MISA AMIS, KiotViet, Sapo và Odoo. Chúng không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững.
Từ góc nhìn của Tân Hưng Hà, chúng tôi tin rằng việc chọn đúng công cụ sẽ giúp doanh nghiệp bạn phát triển mạnh mẽ. Hãy bắt đầu thử nghiệm ngay hôm nay và liên hệ với chúng tôi nếu cần hỗ trợ. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này – hy vọng nó hữu ích cho hành trình kinh doanh của bạn!
>>> Xem thêm:
So Sánh Các Phần Mềm Quản Lý Kho Vật Tư Dạng SaaS, Custom Development và Lowcode Phổ Biến Tại Việt Nam
5+ Phần mềm quản lý kho miễn phí và mã nguồn mở cho doanh nghiệp SME
