90% Doanh Nghiệp Thất Bại Khi Quản Lý Kho Theo Vị Trí Vì Bỏ Qua Điều Này

Bạn có mệt mỏi vì nhân viên mất 15-30 phút chỉ để tìm một món hàng trong kho? Tỷ lệ sai sót khi xuất kho đang ở mức báo động? Số liệu tồn kho trên hệ thống không bao giờ khớp với thực tế?

Nếu câu trả lời là "Có", thì vấn đề của bạn không giải quyết được bằng cách thuê thêm người hay làm thêm file Excel.

Với kinh nghiệm trực tiếp triển khai cho hơn 500+ kho hàng lớn nhỏ, Tân Hưng Hà nhận thấy vấn đề cốt lõi thường không nằm ở sự thiếu cố gắng của nhân viên mà ở chỗ thiếu một hệ thống quản lý kho theo vị trí toàn diện.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn về một giải pháp toàn diện thực sự, không chỉ có mỗi phần mềm mà là sự kết hợp đồng bộ giữa phần mềm quản lý kho WMS và thiết bị mã vạch chuyên dụng.

Tổng quan về quản lý kho theo vị trí

Quản lý kho theo vị trí (Warehouse Slotting/Location Management) là phương pháp tổ chức và theo dõi hàng hóa dựa trên một địa chỉ vật lý cụ thể trong kho. Thay vì chỉ biết "có hàng", hệ thống này cho bạn biết chính xác "hàng đang ở đâu" - cụ thể đến từng Kệ - Tầng - Ô.

Ví dụ, một vị trí có thể được mã hóa là A-01-03-F: Khu A, Kệ 01, Tầng 03, Ô F.

Phương pháp này khác biệt hoàn toàn với quản lý truyền thống (dựa vào trí nhớ của nhân viên kho hoặc ghi sổ) và là nền tảng cho mọi hoạt động kho vận hiện đại.

Tại Việt Nam, nhu cầu ứng dụng công nghệ quản lý kho theo vị trí đang tăng mạnh với tốc độ 35% mỗi năm, đặc biệt trong các ngành sản xuất, phân phối và thương mại điện tử. Sự bùng nổ của thương mại điện tử (E-commerce) và yêu cầu giao hàng nhanh đã thúc đẩy các doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp quản lý kho hiệu quả hơn.

Sự khác biệt so với quản lý kho theo vị trí truyền thống

4 thiết bị cần thiết hỗ trợ cho phần mềm quản lý kho theo vị trí

Thực tế hiện nay có đến 90% doanh nghiệp đều lầm tưởng chỉ cần mua một phần mềm quản lý kho theo vị trí là xong. Đây là sai lầm lớn nhất.

Là chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai giải pháp kho bãi, Tân Hưng Hà khẳng định: Phần mềm (Software) chỉ là bộ não. Bạn cần "chân tay" (Hardware) để bộ não đó hoạt động.

Để triển khai quản lý vị trí hiệu quả, bạn bắt buộc cần 4 thiết bị sau:

1. Máy kiểm kho PDA (Mobile Computer)

Đây là thiết bị cần thiết của nhân viên kho 4.0. Tại sao không phải điện thoại?

• Quét mã chuyên dụng: Đầu quét laser/imager trên máy kiểm kho PDA quét mã vạch 1D/2D trong mọi điều kiện (xa, mờ, tối), tốc độ nhanh gấp 10 lần camera điện thoại.
• Độ bền chuẩn công nghiệp: Rơi rớt từ độ cao 1.8m, chống bụi, chống nước (IP67). Điện thoại vỡ tan, PDA vẫn chạy tốt.
• Pin khoẻ: Hoạt động liên tục 2-3 ca làm việc mà không cần sạc.
• Tích hợp WMS: Phần mềm WMS (như DXFact) được cài đặt và tối ưu riêng cho các thiết bị này.

2. Máy in tem nhãn mã vạch

Làm sao phần mềm biết được đâu là "Kệ A, Tầng 3"? Bạn phải "mã hóa" nó.

Bạn cần máy in tem nhãn chuyên dụng để in hai loại tem:

• Tem vị trí: In mã vạch (hoặc QR code) cho từng ô kệ, từng khu vực trong kho.
• Tem sản phẩm: In tem cho các sản phẩm chưa có mã vạch từ nhà sản xuất.

Những tem nhãn decal này phải có chất lượng cao để đảm bảo máy quét đọc được và không bị phai mờ.

>>> Xem thêm: HƯỚNG DẪN CÁCH DÁN TEM NHÃN GIÁ KỆ TRONG KHO HÀNG CHO NGƯỜI MỚI

3. Máy quét mã vạch (Cố định)

Trong khi PDA dành cho việc di chuyển, máy quét mã vạch cố định hoặc để bàn được dùng tại các trạm làm việc như:

• Trạm nhập hàng (In-bound).
• Trạm đóng gói (Packing).
• Trạm xuất hàng (Out-bound).

Chúng giúp giải phóng tay cho nhân viên và tăng tốc độ xử lý tại các điểm nghẽn trong quản lý kho.

4. Công nghệ RFID (Giải pháp nâng cao)

Với các kho hàng cực lớn hoặc hàng hóa giá trị cao, mã vạch có thể là chưa đủ. Công nghệ RFID (Nhận dạng qua tần số vô tuyến) là bước tiến cao hơn:

• Quét hàng loạt không cần nhìn thấy tem trực tiếp.
• Kiểm kê toàn bộ kho chỉ trong vài phút bằng cách đi bộ qua các lối đi.
• Độ chính xác gần như tuyệt đối 100%.

So sánh các giải pháp hàng đầu trên thị trường

Thị trường có nhiều giải pháp quản lý kho theo vị trí. Dưới đây là 3 cái tên nổi bật mà Tân Hưng Hà đã nghiên cứu và so sánh:

1. 1. DXFact (Của Tân Hưng Hà): Giải pháp được thiết kế chuyên biệt cho sản xuất và kho bãi, đặc biệt tối ưu cho hệ sinh thái phần cứng (PDA, máy in).
2. 2. 3S WMS: Một giải pháp WMS mạnh mẽ, có nhiều module chuyên sâu về quản lý kho.
3. 3. TTV (Viindoo): Một giải pháp ERP tổng thể (trong đó có module Kho) dựa trên nền tảng Odoo.

​​​​​​​​​​​​​​

Bảng so sánh tính năng

Để có cái nhìn khách quan, đây là bảng so sánh các tính năng then chốt:

Như bạn thấy, 3S WMS và TTV là các giải pháp phần mềm tốt. Nhưng chúng chỉ là phần mềm. Doanh nghiệp sẽ phải tự đi tìm nhà cung cấp phần cứng (PDA, máy in) và sau đó đối mặt với các vấn đề đau đầu về tích hợp.

Giải pháp DXFact của Tân Hưng Hà được định vị khác biệt: Một giải pháp đi kèm hệ sinh thái phần cứng đồng bộ. Chúng tôi đảm bảo phần mềm chạy mượt mà trên phần cứng chúng tôi cung cấp, vì chúng được thiết kế để làm việc cùng nhau.

>>> Khám phá giải pháp quản lý kho toàn diện DXFact của Tân Hưng Hà.

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho theo vị trí

Tiêu chí bắt buộc về kỹ thuật & Nghiệp vụ

Để chọn phần mềm phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí kỹ thuật sau:

• Tích hợp mã vạch/QR code: Cho phép quét mã để theo dõi hàng hóa nhanh chóng, giảm sai sót.
• Truy vết vị trí: Hệ thống phải xác định chính xác vị trí hàng hóa (ví dụ: Kệ A3, Ô B12).
• Báo cáo tự động: Cung cấp báo cáo tồn kho, nhập/xuất, và hiệu suất kho theo thời gian thực.
• Khả năng mở rộng: Hỗ trợ thêm kho, tăng số lượng hàng hóa mà không cần nâng cấp lớn.
• Tương thích hệ thống khác: Kết nối với ERP, kế toán, hoặc MES để đồng bộ dữ liệu.

Tiêu chí về hỗ trợ bảo trì, đào tạo, khả năng tùy biến

Ngoài yếu tố kỹ thuật, doanh nghiệp cần đánh giá năng lực nhà cung cấp:

• Hỗ trợ dài hạn: Nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ 24/7, cập nhật phần mềm thường xuyên không?
• Đào tạo nhân sự: Có chương trình đào tạo cho nhân viên kho và quản lý không?
• Tùy biến: Phần mềm có thể tùy chỉnh theo đặc thù ngành (ví dụ: kho lạnh, kho linh kiện)?
• Uy tín nhà cung cấp: Kiểm tra số năm kinh nghiệm, danh sách khách hàng và các dự án đã triển khai.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Doanh nghiệp nhỏ có cần phần mềm quản lý kho theo vị trí không?

Hoàn toàn nên áp dụng! Dù quy mô nhỏ, khi số lượng hàng hóa đa dạng, di chuyển luân chuyển liên tục, áp dụng giải pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian kiểm kê, giảm thiểu sai sót nhập/xuất – không phụ thuộc nhiều vào nhân sự kinh nghiệm.

2. Làm sao chuyển đổi dữ liệu từ quản lý thủ công lên phần mềm không bị mất số liệu/gián đoạn?

Giai đoạn đầu nên chạy song song phần mềm và hệ thống cũ, đối chiếu dữ liệu, thực hiện kiểm kê thực tế, lập kế hoạch đào tạo/chuyển đổi và kiểm tra phiếu nhập xuất trong 2-3 tuần đầu.

3. Lưu ý khi chọn phần mềm quản lý kho Việt hóa?

Doanh nghiệp cần khảo sát nhu cầu thực tế, yêu cầu demo và bàn giao thử nghiệm trên chính kho của mình. Không nên chỉ xem demo trên dữ liệu mẫu!

4. Thời gian triển khai phần mềm mất bao lâu?

Thông thường từ 1-3 tháng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, 3-6 tháng cho doanh nghiệp lớn, tùy thuộc vào mức độ tùy chỉnh và quy mô kho.

5. Phần mềm có hỗ trợ báo cáo phân tích không?

Có, các phần mềm như DXFact cung cấp báo cáo tồn kho, hiệu suất kho, và xu hướng hàng hóa theo thời gian thực, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.

Kết luận

Phần mềm quản lý kho theo vị trí không chỉ là công cụ mà là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Từ việc giải quyết các bất cập như thất thoát hàng hóa, tốn thời gian tìm kiếm, đến việc cung cấp dữ liệu thời gian thực và tích hợp công nghệ 4.0, các giải pháp như DXFact của Tân Hưng Hà đang dẫn đầu xu hướng hiện đại hóa quản lý kho tại Việt Nam.

Để bắt kịp xu thế logistics 4.0, doanh nghiệp cần nhanh chóng áp dụng các giải pháp công nghệ phù hợp. Hãy liên hệ ngay với Tân Hưng Hà để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí DXFact – giải pháp quản lý kho thông minh, giúp bạn dẫn đầu trong cuộc đua logistics!

TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Hà Nội.
VPGD Hồ Chí Minh : Tầng 1, Tòa nhà Sabay Building, Số 5 Đồng Nai, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh.
Hotline: 091 696 2335 (Zalo).
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn