Trong bất kỳ dự án nào, việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đến tay khách hàng là điều tối quan trọng. Bất kể bạn đang làm việc trong quản lý dự án, sản xuất, chuỗi cung ứng hay quản lý hàng tồn kho, mục tiêu cuối cùng vẫn là mang lại giá trị cho khách hàng. Chính vì thế, việc hiểu rõ về lead time (Thời gian cung ứng) là vô cùng cần thiết.
Có rất nhiều giai đoạn từ ý tưởng ban đầu đến khi sản phẩm hoàn thành và việc biết được lead time của bạn sẽ giúp bạn giao dự án đúng thời hạn. Hãy cùng tìm hiểu về khái niệm thời gian cung ứng, cách tính toán và ứng dụng của nó trong các ngành khác nhau.
Lead time trong sản xuất là gì?
Lead time (hay thời gian cung ứng) là một chỉ số hiệu suất chính (KPI) trong sản xuất, thể hiện khoảng thời gian giữa khi bắt đầu một quy trình và khi kết thúc nó. Ví dụ, đó có thể là thời gian để sản xuất một sản phẩm từ đầu, thời gian xử lý đơn đặt hàng hoặc khoảng thời gian từ khi sản phẩm được vận chuyển đến khi khách hàng nhận được. Lead time được sử dụng trong nhiều ngành khác nhau, từ sản xuất đến quản lý chuỗi cung ứng và quản lý dự án.
Lead time trung bình khác nhau giữa các ngành công nghiệp. Mặc dù có một số điểm tương đồng nhưng lead time sẽ thay đổi dựa trên các quy trình khác nhau. Tuy nhiên, điểm chung của tất cả các ngành là lead time giúp các doanh nghiệp lên kế hoạch công việc và đưa ra thời hạn cho khách hàng hoặc người dùng cuối nhận được sản phẩm. Ngoài ra, so sánh kết quả của các giai đoạn tiền xử lý, xử lý và hậu xử lý cũng có thể giúp xác định các khoảng lãng phí, từ đó cải thiện hiệu quả công việc trong các dự án tiếp theo.
Các thành phần của lead time:
Lead time (Thời gian cung ứng) là yếu tố quan trọng trong quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, các thành phần của lead time không cố định, có thể thay đổi tùy theo từng ngành. Dưới đây là sáu thành phần chính thường gặp:
-
Thời gian tiền xử lý (Pre-processing lead time): Còn được gọi là thời gian lập kế hoạch, đây là khoảng thời gian từ khi nhận yêu cầu bổ sung hàng hoặc phát triển dự án cho đến khi hoàn tất đơn đặt hàng. Giai đoạn này bao gồm việc hiểu rõ yêu cầu và lập đơn hàng mua sắm hoặc sản xuất.
-
Thời gian xử lý (Processing lead time): Xảy ra sau khi nhận đơn hàng, đây là thời gian cần thiết để thu mua hoặc sản xuất sản phẩm.
-
Thời gian hậu xử lý (Post-processing lead time): Là sự kết hợp của các giai đoạn sau khi sản phẩm đã được sản xuất, bao gồm thời gian lưu kho, vận chuyển và kiểm tra.
-
Thời gian chờ (Waiting time): Đây là khoảng thời gian chờ đợi giữa lúc thu mua nguyên vật liệu cần thiết và thời điểm bắt đầu sản xuất.
-
Thời gian lưu trữ (Storage time): Đây là khoảng thời gian sản phẩm hoàn thành được lưu kho trước khi giao hàng.
-
Thời gian vận chuyển (Transportation time): Là khoảng thời gian vận chuyển sản phẩm từ kho hoặc nhà máy đến tay khách hàng.
-
Thời gian kiểm tra (Inspection time): Là thời gian sản phẩm được khách hàng xem xét và phê duyệt sau khi nhận hàng, bao gồm cả các quá trình trao đổi để xử lý nếu có vấn đề phát sinh.
Cách tính lead time
Sau khi hiểu các thành phần của lead time, việc tính toán chính xác chỉ số này giúp tối ưu quy trình và quản lý hàng tồn kho. Một phép tính chính xác giúp bạn tránh việc đặt hàng quá nhiều nguyên liệu gây tốn kém không gian lưu trữ, đồng thời đảm bảo đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu.
Khi tính toán lead time, bạn cần hiểu hai khái niệm sau:
- Độ trễ cung ứng (Supply delay): Thời gian nhà cung cấp cần để hoàn thành đơn hàng sau khi nhận được.
- Độ trễ đặt hàng lại (Reordering delay): Khoảng thời gian từ khi hoàn thành đơn hàng đến khi đặt đơn hàng tiếp theo.
Công thức tính lead time
Khi nói đến thời gian cung ứng (lead time), không có cách tính chung áp dụng cho tất cả các trường hợp. Tuy nhiên, có hai công thức phổ biến nhất để tính toán thời gian cung ứng:
1. Công thức lead time đơn hàng:
Lead time (LT) = Ngày giao hàng - Ngày đặt hàng.
Công thức này chỉ cung cấp một cái nhìn tổng quan về thời lượng của một quy trình sản xuất. Do đó, nhiều quản lý dự án sử dụng công thức thời gian cung ứng sản xuất sau để có một cái nhìn chi tiết hơn về các bước diễn ra giữa lúc khách hàng đặt hàng và khi họ nhận được sản phẩm:
2. Công thức lead time sản xuất:
Lead time = Thời gian tiền xử lý + Thời gian xử lý + Thời gian hậu xử lý.
Các thành phần của thời gian cung ứng này có thể được chia nhỏ hơn nữa thành thời gian đặt hàng, thời gian sản xuất và thời gian giao hàng.
Ví dụ về lead time sản xuất
Để hiểu rõ hơn về khái niệm lead time, hãy xem xét ví dụ sau:
Giả sử một công ty sản xuất cần sản xuất 100 sản phẩm với tốc độ sản xuất trung bình là 10 sản phẩm/ngày. Thời gian tiền xử lý là 2 ngày, thời gian xử lý là 5 ngày, và thời gian hậu xử lý là 3 ngày.
- Tính theo công thức đơn hàng: Lead time = 100 sản phẩm / 10 sản phẩm/ngày = 10 ngày.
- Tính theo công thức sản xuất: Lead time = 2 + 5 + 3 = 10 ngày.
Như vậy, trong ví dụ này, cả hai công thức đều cho kết quả giống nhau. Tuy nhiên, công thức chi tiết cung cấp thông tin chi tiết hơn về các giai đoạn khác nhau trong quy trình sản xuất.
Sử dụng bảng Kanban để tính toán lead time
Bảng Kanban là một công cụ quản lý công việc hiệu quả, giúp tính toán lead time (thời gian cung ứng) cho mọi quy trình công việc. Bảng Kanban bao gồm hai thành phần chính là cột Kanban và thẻ Kanban.
- Cột Kanban thể hiện các giai đoạn của quy trình.
- Thẻ Kanban chứa thông tin về từng nhiệm vụ như mô tả công việc, ngày bắt đầu và kết thúc, mức độ ưu tiên, các công việc con,...
Thẻ Kanban được di chuyển qua các cột để thể hiện trạng thái hoàn thành của từng công việc. Ví dụ, bảng Kanban có thể được sử dụng để quản lý quy trình sản xuất và tính toán lead time cho các hoạt động sản xuất.
Mẫu bảng Kanban miễn phí cho Excel:
Mẫu bảng Kanban miễn phí trên Excel có thể dễ dàng tùy chỉnh bằng cách chỉnh sửa các ô đại diện cho bảng và thẻ Kanban. Theo mặc định, mẫu sẽ giúp bạn theo dõi ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các nhiệm vụ. Tuy nhiên, bạn có thể thêm nhiều thông tin chi tiết hơn bằng cách bổ sung các dòng trong thẻ Kanban. Chỉ cần làm theo hướng dẫn trên trang mẫu để bắt đầu.
>>> Tải ngay mẫu bảng Kanban miễn phí cho Excel.
Nếu bạn không tải được mẫu, vui lòng tham khảo: Hướng dẫn cách tải file trên Google Drive mà không cần yêu cầu quyền chỉnh sửa.
Phân biệt Lead time và Cycle time:
Cycle time và Lead time đều là những chỉ số đánh giá hiệu quả và khả năng đáp ứng của quy trình. Tuy nhiên, chúng có phạm vi và trọng tâm khác nhau:
-
Cycle time (Thời gian chu kỳ): Là khoảng thời gian từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành một công việc. Cycle time tập trung vào quá trình làm việc thực tế như lập trình, kiểm tra và triển khai.
-
Lead time (Thời gian cung ứng): Như đã đề cập ở trên, lead time là khoảng thời gian từ khi khách hàng yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ cho đến khi họ nhận được sản phẩm. Lead time bao gồm toàn bộ quy trình làm việc, bao gồm cả thời gian chờ hoặc trễ.
Các loại lead time trong sản xuất
Lead time không chỉ đơn thuần là thước đo thời gian để sản xuất một sản phẩm mà còn bao gồm các quy trình khác trong sản xuất như quản lý hàng tồn kho, quản lý dự án vận hành, hoàn tất đơn hàng (order fulfillment) và vận chuyển.
1. Lead time sản xuất:
Lead time sản xuất là một loại thời gian cung ứng cụ thể trong lĩnh vực sản xuất. Nó đo lường tổng thời gian cần thiết để xử lý, chuẩn bị nguyên liệu, sản xuất và giao hàng. Công thức tính:
Lead time sản xuất = Thời gian tiền xử lý + Thời gian xử lý + Thời gian hậu xử lý.
-
Lead time sản xuất còn bao gồm thời gian cung ứng nguyên liệu, tức là thời gian cần để vận chuyển nguyên liệu đến nhà máy. Trong quản lý sản xuất, đây là khoảng thời gian từ khi nhận nguyên liệu cho đến khi sản phẩm hoàn thiện được sản xuất xong.
-
Lead time khách hàng là khoảng thời gian từ khi sản phẩm hoàn thành đến khi nó được giao đến tay khách hàng.
2. Lead time trong quản lý hàng tồn kho:
Trong quản lý hàng tồn kho, lead time được đo lường từ lúc đặt hàng cho đến khi hàng hóa được nhận về kho. Thời gian này ảnh hưởng trực tiếp đến lượng hàng tồn kho mà công ty cần duy trì để đảm bảo chu kỳ sản xuất không bị gián đoạn. Để tìm ra thời gian dẫn đầu trong quản lý hàng tồn kho, bạn cần cộng độ trễ cung ứng với độ trễ đặt hàng lại.
Lead time (LT) = Độ trễ cung ứng (SD) + Độ trễ đặt hàng lại (RD).
Điều này khác biệt một chút so với sản xuất, bởi trong quản lý hàng tồn kho, lead time bao gồm các bước xử lý hàng hóa hoặc nguyên liệu thành sản phẩm cuối cùng. Trong khi đó, trong sản xuất, bạn còn phải xem xét thêm cả quá trình giao sản phẩm đến khách hàng hoặc nhà bán lẻ.
3. Lead time trong quản lý chuỗi cung ứng:
Tương tự như trong sản xuất, lead time trong chuỗi cung ứng là độ dài thời gian từ khi tạo ra đơn đặt hàng đến khi giao hàng. Và giống như trong sản xuất, mỗi phần của lead time trong chuỗi cung ứng này đều có thời gian cung ứng riêng của nó:
- Lead time nguyên liệu: Là thời gian cần để giao nguyên liệu thô đến nhà máy.
- Lead time sản xuất: Là thời gian cần để nhà máy hoàn thành đơn hàng và giao sản phẩm hoàn thiện.
- Lead time khách hàng: Là thời gian từ khi khách hàng đặt đơn đến khi họ nhận được đơn hàng.
Cộng các lead time này sẽ cho bạn tổng lead time. Tuy nhiên, để nâng cao sự hài lòng của khách hàng, lead time khách hàng là yếu tố quan trọng nhất. Nếu doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian này, khả năng tăng doanh số sẽ cao hơn vì khách hàng luôn mong đợi những dịch vụ giao hàng nhanh chóng.
4. Lead time đơn hàng:
Lead time đơn hàng là thời gian cần để xử lý một đơn hàng. Điều này áp dụng cho nhiều ngành công nghiệp được liệt kê ở trên. Cụ thể hơn, đó là thời gian tối thiểu giữa đơn đặt hàng và giao hàng.
Để xác định thời gian cung ứng đơn hàng, bạn cần biết những thông tin sau:
- Lead time đơn hàng thực tế (A-OLT): Là thời gian từ khi nhận đơn đến khi hoàn thành.
- Lead time đơn hàng được yêu cầu (R-OLT): Là thời gian giữa đơn hàng và thời điểm khách hàng muốn giao hàng.
- Lead time đơn hàng được báo giá (Q-OLT): Là thời gian giữa ngày nhập đơn hàng và ngày giao hàng như được thể hiện trong hợp đồng.
- Lead time đơn hàng được xác nhận (C-OLT): Là ngày mà việc giao hàng đã được xác nhận.
5. Lead time giao hàng:
Lead time giao hàng là thời gian cần để một sản phẩm di chuyển từ nhà cung cấp đến khách hàng. Đây là một chỉ số quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng. Lead time giao hàng được tính bằng cách cộng thời gian sản xuất, thời gian xử lý và thời gian vận chuyển.
Bí quyết giảm lead time hiệu quả cho doanh nghiệp
Giảm lead time là một trong những mục tiêu quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách hiệu quả để bạn có thể giảm thiểu thời gian này:
Lập bản đồ quy trình kinh doanh và tối ưu hóa quy trình làm việc
Việc lập bản đồ quy trình kinh doanh giúp bạn nhận diện những điểm nghẽn và sự thừa thãi trong quy trình làm việc. Bằng cách sử dụng biểu đồ quy trình, bạn có thể hình dung rõ ràng hơn các bước thực hiện, từ đó tìm ra những điểm mạnh và điểm yếu. Tối ưu hóa quy trình sẽ giúp bạn rút ngắn lead time một cách hiệu quả.
Cân bằng khối lượng công việc của nhóm
Cân bằng khối lượng công việc là điều cần thiết để đội ngũ làm việc đạt hiệu suất tối đa. Ngoài việc phân bổ tài nguyên một cách đồng đều, các nhà quản lý cũng nên ưu tiên nhiệm vụ, giao việc hợp lý và cải thiện khả năng giao tiếp trong nhóm. Khi khối lượng công việc được cân đối, năng suất làm việc sẽ tăng lên rõ rệt.
Tăng cường năng lực tài nguyên
Một trong những cách quan trọng để giảm thời gian thực hiện là tăng cường năng lực tài nguyên. Dự báo nhu cầu sử dụng dữ liệu lịch sử giúp bạn xác định nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ, từ đó cung cấp kịp thời khi khách hàng cần. Hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp cũng rất quan trọng; họ sẽ nắm rõ thời điểm đặt hàng lại dựa trên dữ liệu bán hàng, giúp tăng tốc quá trình thực hiện. Ngoài ra, tự động hóa các nhiệm vụ và tối ưu hóa lịch trình sản xuất cũng là những giải pháp có thể giảm thiểu lead time.
Kết luận
Giảm lead time không chỉ là một mục tiêu mà còn là một chiến lược kinh doanh thông minh. Một nghiên cứu gần đây cho thấy rằng, các doanh nghiệp giảm được lead time trung bình 10% đã tăng doanh thu lên 5%. Bằng cách áp dụng các phương pháp tối ưu hóa quy trình, cân bằng khối lượng công việc và tăng khả năng nguồn lực, doanh nghiệp của bạn cũng có thể đạt được những kết quả tương tự. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm:
TỔNG HỢP CÁC MẪU EXCEL QUẢN LÝ SẢN XUẤT MIỄN PHÍ CHO DOANH NGHIỆP
Quản lý sản xuất và những yếu tố quan trọng trong quản lý sản xuất
DXFACT – GIẢI PHÁP PHẦN MỀM QUẢN LÝ SẢN XUẤT BẰNG MÃ VẠCH/QRCODE
CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ SẢN XUẤT TỪ A ĐẾN Z CHO DOANH NGHIỆP
TỔNG HỢP CÁC MẪU BÁO CÁO TỔNG KẾT CUỐI NĂM MIỄN PHÍ CHO CÁC PHÒNG BAN CÔNG TY
