Tân Hưng Hà
Miễn phí vận chuyển đơn hàng từ 1.000.000 VNĐ
Công Nghệ RFID - RFID Solution

Kiểm kê hàng tồn kho: Thực hiện nhanh chóng và hiệu quả

By Administrator
July 10, 2024, 10:38 am0 lượt xem
Kiểm kê hàng tồn kho: Thực hiện nhanh chóng và hiệu quả

Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động thường xuyên được thực hiện trong kho hàng để xác minh chính xác số lượng, chất lượng và vị trí của hàng hóa. Đây là việc cơ bản để lập kế hoạch mua sắm và phân phối hàng hóa.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các phương pháp khác nhau để kiểm kê thực tế hàng tồn kho trong kho và các công cụ, phương pháp hay hỗ trợ việc này dễ dàng hơn, chính xác hơn.

Kiểm kê thực tế là gì? Mục tiêu của nó là gì?

Hàng tồn kho là danh sách các chi tiết, được sắp xếp và định giá về hàng hóa do một công ty lưu trữ. Các vật liệu này được phân loại và đánh giá dựa trên đặc điểm của chúng để trở thành một phần tài sản của công ty. Kiểm kê thực tế trong kho bao gồm việc đối chiếu hàng tồn kho, số lượng và các thuộc tính của chúng với dữ liệu trong hồ sơ hoặc hệ thống IT của công ty tại một thời điểm nhất định.

Mục tiêu chính của việc kiểm kê hàng tồn kho là phát hiện:

  • Sản phẩm hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng.
  • Hàng tồn kho lỗi thời: do bản thân sản phẩm được sửa đổi hoặc do nó đã được thay thế bằng sản phẩm khác. Loại hàng tồn kho này cần được theo dõi chặt chẽ vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí lưu trữ và chiếm dụng diện tích quý giá trong kho.
  • Sai lệch do lỗi của con người và hệ thống: lỗi của con người thường gặp hơn. Hoạt động hàng ngày càng được tổ chức tốt thì càng ít tổn thất.
  • Hàng hóa mất tích: được gọi là hao hụt, thường do trộm cắp hoặc các sự cố khác.

Trong mọi trường hợp, khi hoàn thành kiểm kê, quản lý kho phải lập báo cáo nêu bật:

  • Tỷ lệ sai lệch theo giá trị và theo đơn vị giữa sổ sách ban đầu và kiểm kê cuối cùng.
  • Những chênh lệch đáng kể nhất được tìm thấy và các nguyên nhân có thể xác định sau khi phân tích những mất cân bằng này.
  • Các hành động đề xuất để cải thiện quản lý kho.

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho chính

Dựa vào tần suất kiểm kê hàng hóa, các loại kiểm kê sau đây được phân biệt:

  • Kiểm kê hàng năm:

Kiểm kê thực tế hàng năm thường được yêu cầu bởi Cục Thuế cho mục đích thuế.

Thủ tục này là loại kiểm kê phổ biến nhất đối với các công ty không có nhiều Mã Sản phẩm (SKU). Tuy nhiên, với chỉ một lần kiểm kê mỗi năm, sẽ khó thực hiện phân tích các sai lệch và kịp thời thực hiện các biện pháp khắc phục.

  • Kiểm kê định kỳ hoặc theo chu kỳ

Kiểm kê theo Mã Sản phẩm và đơn vị được thực hiện theo các khoảng thời gian nhất định (hàng tháng, quý, v.v.) do các công ty xác định. Thường thì các lần kiểm kê này được lên kế hoạch trong thời gian lưu thông hàng hóa ít hơn, vì điều này tránh can thiệp vào hoạt động bình thường của kho.

  • Kiểm kê theo thời gian thực hoặc liên tục

Hàng tồn kho được kiểm soát bởi hệ thống quản lý kho (WMS), theo đó dữ liệu hàng tồn kho được cập nhật theo thời gian thực. Hệ thống hiển thị tất cả các luồng hàng hóa mà không cần dừng hoạt động. Việc triển khai hệ thống quản lý kho cũng có lợi thế trong việc quản lý mua sắm, vì nó giúp bộ phận mua hàng trong việc bổ sung Mã Sản phẩm.

Ngoài ra, bạn có thể xen kẽ các loại kiểm kê với các lần kiểm đếm đặc biệt khác khi cần kiểm tra hàng tồn kho có sẵn trong một khu vực hoặc nhóm vị trí cụ thể.

Từng bước kiểm kê hàng tồn kho thực tế

Có một số hành động cần thiết bạn có thể thực hiện để kiểm kê thực tế trong kho của mình, bất kể bạn sử dụng công nghệ nào:

  1. Xác định phương pháp: Điều này sẽ phụ thuộc vào loại hàng hóa được lưu trữ. Bạn cần quyết định hàng hóa nào sẽ được kiểm kê và cách chúng sẽ được định lượng (theo đơn vị, thể tích, trọng lượng, giá trị kinh tế, v.v.). Khi ưu tiên các MÃ Sản phẩm cần kiểm đếm, một lựa chọn là áp dụng phương pháp ABC để phân loại chúng theo doanh thu. Chúng cũng có thể được tổ chức theo khu vực hoặc nhóm sản phẩm.
  2. Đào tạo đội ngũ nhân viên vận hành: Đội ngũ cần biết chính xác các bước cần thực hiện, khu vực nào của cơ sở cần kiểm kê, cách sử dụng các công cụ, cũng như bất kỳ hướng dẫn nào khác (ví dụ, loại bỏ hàng tồn kho lỗi thời hoặc bị lỗi khi được xác định).
  3. Tận dụng thời gian ngoài giờ cao điểm: Điều quan trọng là phải tính đến tính theo mùa và cố gắng tổ chức kiểm kê trong các thời điểm ít hoạt động hơn. Điều này sẽ hạn chế tác động của chúng đến hoạt động của kho.
  4. Thông báo cho nhà cung cấp: Kiểm kê làm tê liệt việc nhập và xuất kho, vì vậy bạn cần lên kế hoạch trước và thông báo cho nhà cung cấp và khách hàng.
  5. Kiểm tra các công cụ và tài liệu: Điều này có vẻ như là một vấn đề ít quan trọng hơn, nhưng thời gian thực hiện kiểm kê nên được hạn chế tối đa. Do đó, các thiết bị và tài liệu cần thiết nên được chuẩn bị trước để tránh bất kỳ sự cố phút chót nào.

Kiểm kê hàng tồn kho: Từ Excel đến Hệ thống quản lý kho

Kết quả kiểm kê hàng tồn kho nên được thể hiện trên giấy hoặc định dạng máy tính, tùy thuộc vào quy mô của công ty. Chúng ta hãy cùng xem qua các lựa chọn phổ biến nhất:

  1. Kiểm kê hàng tồn kho với Excel hoặc trên giấy

Kiểm kê hàng tồn kho trên giấy là phiên bản cơ bản nhất của quy trình này. Nó chỉ khả thi đối với các doanh nghiệp có mức tồn kho tối thiểu. Mặc dù vậy, ngay cả trong trường hợp này, việc kiểm đếm hàng hóa mà không có hệ thống quản lý kho sẽ khiến công ty gặp phải những vấn đề có thể tốn kém.

Cách thức hoạt động như sau: Nhân viên kiểm tra hàng tồn kho theo danh sách sản phẩm trên giấy, dẫn đến một quy trình thủ công rất dễ xảy ra sai sót của con người.

Một sự phát triển của phương pháp này là sử dụng các mẫu kiểm kê Excel, giúp tự động hóa một chút bằng cách thực hiện các tính toán trên máy tính. Với Excel, bạn cũng có thể cài đặt các tiện ích mở rộng giúp thu thập thông tin trực tiếp từ đầu đọc mã vạch, giúp việc nhập dữ liệu được đơn giản hóa. Tuy nhiên, mặc dù tốt hơn giấy, giải pháp này cũng dễ xảy ra lỗi. Về lâu dài, giống như giấy, nó không đảm bảo hiệu quả hoặc an toàn trong việc kiểm soát hàng tồn kho.

  1. Kiểm kê hàng tồn kho với WMS

Hệ thống quản lý kho (WMS) đã tạo ra bước nhảy vọt về độ chính xác và tốc độ kiểm kê hàng tồn kho trong kho. Trên thực tế, chúng là thứ không thể thiếu trong các doanh nghiệp có nhiều MÃ Sản phẩm (SKU). Trong những trường hợp này, việc kiểm kê hàng tồn kho cực kỳ phức tạp và WMS giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi.

Mặc dù điều này có vẻ ngạc nhiên, theo dữ liệu từ Hội đồng Giáo dục và Nghiên cứu Kho bãi, hai phần ba kho bãi ở Hoa Kỳ vẫn quản lý hàng tồn kho của họ bằng các phương tiện khác ngoài WMS, bao gồm cả Excel. Đây là điều có thể thay đổi do các chức năng mà hệ thống quản lý kho cung cấp.

Ví dụ, Easy WMS, WMS của Mecalux, cho phép bạn:

  • Tổ chức nhiều đợt kiểm kê theo yêu cầu của người quản lý cơ sở và với các đặc điểm cần thiết. Ví dụ, có thể lập trình kiểm kê theo container (pallet, thùng carton, v.v.) hoặc theo các mặt hàng cụ thể.
  • Đánh dấu các khu vực của kho cần kiểm kê (kiểm kê theo vị trí).
  • Lập các quy tắc ưu tiên cho sản phẩm dựa trên các thông số logistics của chúng (mức độ doanh thu, chi phí đơn vị, ngày hết hạn, số lô, v.v.). Điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng lựa chọn chúng và bắt đầu kiểm kê theo những sản phẩm quan trọng nhất đối với công ty.
  • Tích hợp các loại thiết bị quét khác nhau, chẳng hạn như thiết bị đầu cuối tần số vô tuyến, hệ thống voice picking, v.v.
  • Duy trì kiểm soát tối đa kho bằng cách triển khai hệ thống kiểm kê theo thời gian thực. Điều này sẽ đảm bảo thông tin về hàng tồn kho có sẵn được cập nhật hàng ngày. Trong trường hợp của Easy WMS, mô-đun Phần mềm Phân tích Chuỗi cung ứng được giao nhiệm vụ quản lý khối lượng dữ liệu khổng lồ này.

Kiểm kê hàng tồn kho: Sử dụng mã vạch hay thẻ RFID?

Một yếu tố ảnh hưởng lớn đến cách thức thực hiện kiểm kê hàng tồn kho là hệ thống nhận dạng được sử dụng. Hệ thống này có thể dao động từ máy quét mã vạch truyền thống đến thẻ RFID phức hợp. Hãy cùng phân tích hai lựa chọn này:

  • Kiểm kê hàng tồn kho với đầu đọc mã vạch hoặc thiết bị RFID sử dụng tần số vô tuyến

Hệ thống nhận dạng mã vạch là hệ thống phổ biến nhất do tính hiệu quả, tính phổ biến và chi phí triển khai thấp. Việc truyền thông tin giữa thế giới thực và thế giới kỹ thuật số, cho dù thông qua Excel hay phần mềm tiên tiến hơn, được thực hiện bằng cách sử dụng các thiết bị quét mã vạch của sản phẩm. Điều này đòi hỏi phải có đường ngắm trực tiếp giữa đầu đọc và hàng hóa.

Thiết bị đầu cuối tần số vô tuyến cũng là máy quét mã vạch, nhưng có thêm khả năng giao tiếp với hệ thống quản lý kho thông qua sóng tần số vô tuyến. Do đó, người vận hành có thể nhận đơn đặt hàng và chạy kiểm tra trực tiếp thông qua thiết bị đầu cuối, giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ.

  • Kiểm kê hàng tồn kho với đầu đọc RFID:

Việc triển khai hệ thống nhận dạng sử dụng thẻ RFID (nhận dạng vô tuyến) đã tạo nên một bước tiến vượt bậc đối với việc kiểm kê hàng tồn kho nhanh chóng.

Công nghệ này sử dụng sóng radio để gửi và nhận dữ liệu được liên kết với một đối tượng. Bao gồm các chip được tích hợp vào nhãn dán, các thẻ này lưu trữ một lượng thông tin lớn hơn, có thể được sửa đổi trong suốt quá trình di chuyển của sản phẩm dọc theo chuỗi cung ứng.

Đối với các nhiệm vụ kiểm kê, một trong những ưu điểm chính là các nhãn này không yêu cầu phải có đường ngắm trực tiếp giữa thẻ và đầu đọc. Vì vậy, chỉ cần di chuyển đầu đọc qua thùng chứa, dữ liệu sẽ được tải trực tiếp vào hệ thống.

Hai rào cản chính cản trở việc triển khai rộng rãi hệ thống RFID là, một mặt, chi phí của nó và mặt khác, độ chính xác của nó. Tuy nhiên, thị trường đã phát triển; vào năm 2018, chi phí trung bình của cảm biến IoT như thẻ RFID giảm 200% so với năm 2004, theo Báo cáo Xu hướng Sản xuất của Microsoft.

Hơn nữa, đã có nhiều nghiên cứu điển hình thành công cho thấy công nghệ đã được cải thiện rõ rệt về độ chính xác của việc đọc dữ liệu. Một nghiên cứu được thực hiện bởi tổ chức GS1 US và Phòng thí nghiệm RFID tại Đại học Auburn tiết lộ rằng 70% đơn hàng được phân tích có chứa một số lỗi khi được xác định bằng mã vạch, trong khi con số đó chỉ là 0,01% đối với các đơn hàng được xử lý bằng thẻ RFID.

Kiểm kê hàng tồn kho: tầm quan trọng của việc thực hiện tốt

Mục tiêu của việc kiểm soát hàng tồn kho hợp lý là tối đa hóa lợi nhuận trong khi giảm thiểu chi phí lưu trữ. Đồng thời, bạn muốn đảm bảo rằng điều này không ảnh hưởng đến mức độ dịch vụ của cơ sở của bạn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Công nghệ như hệ thống quản lý kho và RFID đang góp phần làm cho toàn bộ quá trình trở nên chính xác hơn. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều việc phải làm, vì nhiều công ty vẫn dựa vào các phương pháp kiểm kê thủ công hơn trong kho.

Bài viết liên quan

  • Ecom
    Delivery

    Miễn phí vận chuyển

  • Ecom
    Support 24/7

    Hỗ trợ kỹ thuật

  • Ecom
    Gift voucher

    Quà tặng hấp dẫn

  • Ecom
    Refund

    Bảo hành & Đổi hàng

  • Ecom
    Secure payment

    Thanh toán đa dạng

Nhận thông tin sản phẩm & ưu đãi

Để lại Email của bạn để nhận nhiều ưu đãi lớn.

Chat Facebook (8h-24h)
Chat Zalo (8h-24h)
0916 962 335 (8h-24h)