Việc thực hiện một kế hoạch, dù là dự án nhỏ hay chiến lược lớn của tổ chức, sẽ không có ý nghĩa nếu không theo dõi tiến độ và hiệu suất. Sự thành công không tự nhiên đến mà không gặp rủi ro và thay đổi trong quá trình thực hiện kế hoạch. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý sử dụng bảng hiệu suất KPI (KPI Dashboard) để đảm bảo mọi thứ luôn đi đúng hướng.
Bảng KPI Dashboard là gì?
Bảng KPI Dashboard (Key Performance Indicator) là một công cụ trực quan hiển thị các chỉ số quan trọng dưới dạng đồ thị, giúp quản lý hiệu suất và tiến độ của dự án hoặc tổ chức. Nó là một nền tảng thu thập và phân tích các chỉ số KPI liên quan để theo dõi, đánh giá và mức độ đạt được mục tiêu của dự án.
Việc sử dụng bảng KPI Dashboard cho thấy mức độ hoàn thành các mục tiêu của dự án hoặc tổ chức. Những bảng dashboard này giúp nhận diện xu hướng, giám sát tiến trình và hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên dữ liệu. Một số chỉ số có thể hiển thị trên bảng KPI Dashboard bao gồm: tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận, sự hài lòng của khách hàng và mức độ cam kết của nhân viên. Với các dự án, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc đã hoàn thành, khối lượng công việc của đội ngũ và nhiều chỉ số khác.
Khi tạo bảng KPI Dashboard, trước tiên, bạn cần xác định những chỉ số quan trọng để đạt được mục tiêu của nhóm. Thay vì quá tải thông tin, hãy tập trung vào các chỉ số cốt lõi. Để xác định KPI, bạn có thể áp dụng phương pháp SMART, viết tắt của: chi tiết (Specific), đo lường được (Measurable), khả thi (Achievable), liên quan (Relevant), và có thời hạn (Time-bound).
Bảng KPI Dashboard tốt nhất là bảng cung cấp dữ liệu theo thời gian thực (Real-time), nghĩa là các nhà quản lý đang ra quyết định dựa trên những gì đang xảy ra hiện tại, thay vì dựa vào những thông tin đã lỗi thời.
Các loại Bảng KPI Dashboard phổ biến
Có rất nhiều loại bảng KPI Dashboard khác nhau, từ những bảng dùng để theo dõi dự án đến các bảng giúp tổ chức quản lý tiến độ và hiệu suất trong nhiều ngành công nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ về các loại bảng KPI Dashboard phổ biến trong các ngành nghề khác nhau.
1. Bảng KPI Dashboard doanh nghiệp:
Bảng KPI Dashboard doanh nghiệp là công cụ trực quan hiển thị KPI, là các chỉ số có thể đo lường được giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Mỗi phòng ban trong một tổ chức có thể sử dụng bảng KPI Dashboard doanh nghiệp với các chỉ số khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của từng bộ phận. Các chỉ số thường được theo dõi bao gồm: tăng trưởng doanh thu, hiệu suất hoạt động và sự hài lòng của khách hàng.
2. Bảng KPI Dashboard quản lý dự án:
Bảng KPI Dashboard quản lý dự án cung cấp một cái nhìn tổng quan về tiến độ và hiệu quả của dự án. Nó giúp các nhà quản lý dự án xác định điểm yếu, theo dõi tiến trình, xem xét ngân sách và cải thiện hiệu quả công việc. Các nhà quản lý dự án sử dụng bảng KPI Dashboard để xem xét tiến độ, truy cập các nhiệm vụ đang chờ xử lý, xem xét ngân sách, trực quan hóa năng lực của nhóm, cải thiện kết quả, đưa ra quyết định tốt hơn và nâng cao giao tiếp cũng như sự đồng bộ giữa các phòng ban.
3. Bảng KPI Dashboard cho Marketing:
Bảng Dashboard này thu thập, theo dõi và hiển thị dữ liệu giúp các nhà tiếp thị và đội ngũ bán hàng hiểu thông tin để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn. KPI marketing cho thấy mức độ tiến triển của một chiến dịch marketing đối với các mục tiêu của nó. Nó bao gồm các chỉ số như lưu lượng truy cập trang web, tạo lead, tỷ lệ chuyển đổi, tương tác trên mạng xã hội, tăng trưởng khách hàng, tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trên đầu tư (ROI) được quy cho marketing.
4. Bảng KPI Dashboard cho sản xuất:
Bảng KPI Dashboard này giúp các nhà sản xuất theo dõi và đánh giá sản xuất. Nó cung cấp dữ liệu cho phép họ xác định các lĩnh vực cần cải thiện, theo dõi thay đổi và đưa ra quyết định chiến lược. KPI có thể được đo lường ở các cấp độ khác nhau của một kế hoạch, từ cấp tổ chức đến cấp quy trình. Các chỉ số quan trọng bao gồm hiệu quả tổng thể của thiết bị (OEE), thời gian chu kỳ và tỷ lệ sử dụng công suất.
5. Bảng KPI Dashboard cho tài chính:
Bảng KPI Dashboard này cung cấp cái nhìn tổng quát về hiệu suất tài chính của một tổ chức. Nó cho phép các bên liên quan theo dõi và phân tích các chỉ số tài chính để giám sát sức khỏe của công ty, xác định rủi ro và đưa ra quyết định chiến lược. Một số chỉ số tài chính thường gặp bao gồm: vốn lưu động, tỷ số thanh toán hiện hành, tỷ số nợ trên vốn chủ sở hữu và dòng tiền hoạt động.
Lợi ích của việc sử dụng KPI Dashboard
Việc sử dụng bảng KPI Dashboard mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Chúng giúp cải thiện hiệu suất, quá trình ra quyết định và năng suất làm việc. Bên cạnh đó, bảng KPI Dashboard còn giúp nhận diện xu hướng, đồng bộ hóa mục tiêu và tối ưu hóa hiệu suất. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật khi sử dụng bảng KPI Dashboard.
Theo dõi hiệu suất của nhân viên:
Bảng KPI Dashboard giúp theo dõi hiệu suất nhân viên bằng cách thiết lập các mục tiêu dựa trên ưu tiên và mục tiêu của tổ chức. Các mục tiêu này có thể được điều chỉnh phù hợp với từng cá nhân, đồng thời giúp truyền tải thông tin một cách rõ ràng và nhất quán đến nhân viên. Qua đó, nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ, phân tích dữ liệu và so sánh với các chỉ số chuẩn đã đề ra.
Xác định điểm nghẽn và tối ưu hóa quy trình làm việc:
KPI Dashboard có thể xác định điểm nghẽn bằng cách theo dõi các chỉ số và cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất. Dữ liệu về thời gian chu kỳ và thời gian xử lý có thể giúp phát hiện các trì hoãn trong quy trình, trong khi các chỉ số về hiệu suất sẽ xác định các hoạt động kém hiệu quả. Nhờ vào các dữ liệu này, nhà quản lý có thể tối ưu hóa quy trình hàng ngày, loại bỏ điểm nghẽn và tối ưu hoá quy trình làm việc hàng ngày.
Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên:
Với dữ liệu theo thời gian thực, bảng KPI Dashboard giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng và đưa ra các quyết định sáng suốt hơn. Việc biết rõ trạng thái của nguồn lực, tỷ lệ sử dụng nguồn lực, dự báo nhu cầu trong tương lai và lập kế hoạch tối ưu hóa sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả tài nguyên.
Mẫu bảng KPI Dashboard bằng Excel
Hiện nay, có nhiều phần mềm quản lý dự án có tích hợp bảng điều khiển với nhiều kích thước và tính năng khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các công cụ này đều yêu cầu thiết lập trước để tận dụng tối đa lợi ích. Với những ai muốn trải nghiệm ngay mà không cần đầu tư nhiều thời gian vào thiết lập, hãy tải về mẫu bảng KPI Dashboard miễn phí trên Excel dưới đây.
>>> Tải ngay mẫu bảng KPI Dashboard miễn phí.
Nếu bạn không tải được mẫu, vui lòng tham khảo: Hướng dẫn cách tải file trên Google Drive mà không cần yêu cầu quyền chỉnh sửa
Mẫu bảng KPI Dashboard này hoàn toàn tùy chỉnh và có thể theo dõi tiến độ công việc của các dự án riêng lẻ hoặc cả danh mục dự án. Ngoài ra, mẫu còn cung cấp các biểu đồ để giám sát chi phí dự án, theo dõi ngân sách, giúp đảm bảo dự án và tổ chức luôn theo sát các mục tiêu tài chính đề ra.
Mẫu bảng dasboard này cũng cho phép theo dõi khối lượng công việc của đội nhóm, chi phí lao động và giám sát việc sử dụng các nguồn lực như nguyên vật liệu, thiết bị và các tài nguyên khác. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và tăng cường quản lý hiệu quả các nguồn lực.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm video hướng dẫn trực quan dưới đây:
Kết luận
Bảng KPI Dashboard là một công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp hiện nay. Với khả năng trực quan hóa dữ liệu, theo dõi hiệu suất và hỗ trợ ra quyết định,bảng KPI Dashboard giúp các tổ chức đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Bằng cách tận dụng các mẫu bảng KPI Dashboard sẵn có hoặc xây dựng dashboard tùy chỉnh, bạn có thể biến dữ liệu thành thông tin hữu ích, đưa ra những quyết định đúng đắn và đạt được thành công trong kinh doanh.
>>> Xem thêm:
CHỈ SỐ KPI QUẢN LÝ KHO LÀ GÌ? 6 CHỈ SỐ KPI QUẢN LÝ KHO HÀNG DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT
TOP 10+ MẪU BẢNG TÍNH VÀ FILE QUẢN LÝ TÀI SẢN BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ CHO DOANH NGHIỆP
MẪU FILE QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ CHO DOANH NGHIỆP NHỎ
MẪU FILE QUẢN LÝ BÁN HÀNG BẰNG EXCEL ĐƠN GIẢN VÀ MIỄN PHÍ CHO NGƯỜI MỚI
