Trong hoạt động kinh doanh, việc lưu trữ và sử dụng tài liệu giữ vai trò vô cùng quan trọng. Trong cả khu vực công và tư nhân, việc in ấn tài liệu trên giấy vẫn là phương thức phổ biến. Tuy nhiên, các giải pháp in ấn bảo mật ứng dụng công nghệ RFID (nhận dạng qua tần số vô tuyến) đang nổi lên như một giải pháp tối ưu, không chỉ giúp giảm chi phí quản lý mà còn cho phép các doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ việc truy cập và in ấn các tài liệu mật và tài sản trí tuệ.
Mô tả hệ thống in ấn bảo mật sử dụng công nghệ RFID
Giải pháp in ấn bảo mật sử dụng công nghệ RFID chủ yếu bao gồm 4 thành phần chính (trong môi trường doanh nghiệp):
- Máy in: Máy in là thiết bị trung tâm của hệ thống in ấn bảo mật. Máy in phải được tích hợp đầu đọc RFID để có thể xác thực thẻ RFID của người dùng.
- Máy đọc RFID cố định: Đầu đọc RFID được tích hợp vào máy in để đọc thẻ RFID của người dùng. Đầu đọc RFID phải tương thích với loại thẻ RFID được sử dụng trong hệ thống.
- Thẻ RFID: Thẻ RFID được cấp cho nhân viên để xác thực họ khi họ muốn in tài liệu. Thẻ RFID phải được mã hóa với thông tin nhận dạng duy nhất của người dùng.
- Kết nối internet giữa hệ thống/laptop của người dùng với máy in: Kết nối internet cho phép người dùng gửi lệnh in tới máy in và cho phép máy in gửi thông tin trạng thái tới hệ thống của người dùng.
Khi người dùng gửi lệnh in, họ có thể quẹt thẻ RFID của mình để truy cập tài liệu trên màn hình giao diện người dùng của máy in và điều chỉnh số lượng bản sao cho phù hợp. Các chính sách cũng có thể được thiết lập về các tài liệu có thể được in cho mỗi người dùng trong một khung thời gian nhất định hoặc dịch vụ tự động tính phí cũng có thể được bật cho người dùng không phải là nhân viên chính thức, tức là trả tiền khi bạn in. Quản lý truy cập và xác thực liên quan cũng có thể được thực hiện thông qua giải pháp đối tượng, tức là chỉ những cá nhân được phép mới có thể lấy bản cứng của tài liệu mật có liên quan đến doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: CẨM NANG RFID TỪ A ĐẾN Z DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
Cách thức hoạt động của giải pháp in ấn bảo mật qua RFID
Giải pháp in ấn bảo mật qua RFID hoạt động bằng cách sử dụng thẻ RFID và đầu đọc RFID để xác định người dùng và kiểm soát quyền truy cập vào máy in. Khi người dùng gửi lệnh in, họ phải quẹt thẻ RFID của mình trên đầu đọc RFID được tích hợp trong máy in. Đầu đọc RFID sẽ đọc số nhận dạng thẻ RFID của người dùng và gửi thông tin này đến máy in. Máy in sẽ sau đó kiểm tra số nhận dạng thẻ RFID của người dùng với danh sách người dùng được phép truy cập vào máy in. Nếu số nhận dạng thẻ RFID của người dùng được phép truy cập, máy in sẽ in tài liệu. Nếu số nhận dạng thẻ RFID của người dùng không được phép truy cập, máy in sẽ không in tài liệu và người dùng sẽ nhận được thông báo lỗi.
Tại sao nên sử dụng công nghệ RFID cho việc in ấn?
Việc sử dụng công nghệ RFID cho việc in ấn trong các doanh nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích và lợi thế cạnh tranh, bao gồm:
-
Giảm chi phí: Việc sử dụng công nghệ RFID có thể giúp các doanh nghiệp giảm chi phí in ấn bằng cách hạn chế việc sử dụng giấy và máy in cho các mục đích không cần thiết. Đặc biệt, khi nhiều phòng ban sử dụng chung một máy in, việc theo dõi tài liệu đến từng người dùng và cấp độ IP trở nên vô cùng quan trọng.
-
Nâng cao bảo mật: Công nghệ RFID cung cấp một khuôn khổ bảo mật nâng cao vì thẻ RFID không dễ bị sao chép hoặc hack và nhiều kiểm tra bảo mật có thể được thực hiện trong khi cấu hình đầu đọc.
-
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả: Công nghệ RFID giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả in ấn, do đó tăng năng suất cho nhân viên.
-
Dễ sử dụng và tiện lợi: Thay vì các hệ thống dựa trên mã PIN và mật khẩu, các giải pháp in ấn dựa trên RFID rất tiện lợi cho người dùng cuối và mang lại nhiều quyền kiểm soát cho ban quản lý.
Nhìn chung, các công ty cung cấp chip RFID hợp tác với các nhà sản xuất máy in lớn, do đó các doanh nghiệp có thể sử dụng máy in hỗ trợ RFID ngay lập tức. Một ví dụ như vậy là NXP Semi-conductors, một nhà sản xuất chip RFID có trụ sở tại Hoa Kỳ, hợp tác với các thương hiệu máy in như Epson và HP để cung cấp các giải pháp RFID cho các doanh nghiệp, từ đó làm phong phú thêm các kết nối giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B).
Tổng kết
Trong bối cảnh công nghệ phát triển không ngừng, các doanh nghiệp có thể thích ứng với sự thay đổi của công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) sẽ nâng cao đáng kể vị thế của mình trên thị trường. In ấn bảo mật dựa trên công nghệ RFID là một trong nhiều giải pháp tương lai không chỉ có thể hợp lý hóa hoạt động kinh doanh mà còn mang lại nhiều tiện lợi, tiết kiệm thời gian và chi phí cùng với bảo mật và quyền riêng tư. Do rất dễ triển khai, nó là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp, bất kể họ đang hoạt động ở quy mô nhỏ hay lớn hơn. Do đó, in ấn bảo mật dựa trên RFID cho phép các tổ chức tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi thay vì các hoạt động phụ trợ và đạt được thành công đáng kể trong tăng trưởng và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm:
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI SẢN IT BẰNG CÔNG NGHỆ RFID
TÂN HƯNG HÀ CUNG CẤP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ RFID CHO QUẢN LÝ TỒN KHO VÀ TÀI SẢN
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VÀ PHÂN PHỐI HÀNG TỒN KHO BẰNG RFID
TỔNG HỢP CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ HỆ THỐNG RFID (PHẦN I)
TỔNG HỢP CÁC CÁCH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ RFID TRONG CUỘC SỐNG (PHẦN I)
