Tài sản công nghệ thông tin (IT) là gì?
Công nghệ thông tin (CNTT) hay IT đề cập đến bất cứ thứ gì liên quan đến công nghệ máy tính như phần cứng, phần mềm, mạng, Internet hoặc thiết bị. Tài sản IT là bất kỳ mặt hàng có giá trị nào thuộc sở hữu của công ty có liên quan đến IT, chẳng hạn như máy chủ, máy tính, thiết bị di động, máy tính bảng, cáp hoặc bộ định tuyến. Hầu hết các công ty đều có một số Tài sản IT với chi phí khác nhau từ vài trăm đến hàng trăm nghìn đô la.
Tài sản IT được phân loại là tài sản thay vì mặt hàng tồn kho vì chúng không phải để bán, cũng không bị hao mòn. Hầu hết các Tài sản IT có tuổi thọ ít nhất vài năm, tùy thuộc vào tài sản và cũng có vòng đời tương đối có thể dự đoán được. Mặc dù các bước chính xác trong vòng đời của mỗi tài sản IT có thể khác nhau nhưng có sự thống nhất chung là có 6 bước chính: Lập kế hoạch, Tiếp nhận, Triển khai, Quản lý / Bảo trì, Hỗ trợ và Ngừng hoạt động và một bước bổ sung khác xảy ra tùy thuộc vào môi trường và chi phí của tài sản - Chuyển nhượng lại.
Quản lý tài sản IT (IT Asset Management - ITAM)
Quản lý hàng trăm Tài sản IT trong một công ty không phải là điều dễ dàng do tính di động điển hình của tài sản. Hầu hết các Tài sản IT đều yêu cầu bảo trì liên tục, nâng cấp, hỗ trợ và cập nhật giấy phép, vì vậy sẽ rất hợp lý khi hỏi: làm thế nào bạn có thể theo dõi từng thiết bị hoặc phần mềm và đảm bảo nó ở đúng vị trí, an toàn, cập nhật và hoạt động hiệu quả?. Câu trả lời là bằng cách triển khai hệ thống Quản lý tài sản IT. Một hệ thống quản lý hiệu quả Tài sản IT có thể tiết kiệm cho các công ty hàng trăm hoặc hàng nghìn đô la ở mức thấp và hàng chục hoặc hàng trăm nghìn đô la ở mức cao, do chi phí cao của Tài sản IT và thiệt hại tiềm ẩn có thể xảy ra do vi phạm bảo mật.
Quản lý Tài sản IT, còn được gọi là ITAM, là một khái niệm đã mang lại những kết quả không thể phủ nhận trong hàng nghìn công ty và vì lý do đó, có một hiệp hội chuyên nghiệp toàn cầu - IAITAM. IAITAM hay Hiệp hội quốc tế về quản lý tài sản IT, bao gồm các cá nhân hoặc tổ chức nghiên cứu chiến lược, xây dựng chương trình đào tạo và hướng tới tập trung hóa các hoạt động quản lý tài sản IT. IAITAM cung cấp các khóa đào tạo, hướng dẫn chuyên môn và 7 chứng nhận ITAM độc đáo, bao gồm: Chuyên gia quản lý tài sản được chứng nhận, Chuyên gia quản lý tài sản phần cứng được chứng nhận, Chứng nhận về thanh lý tài sản IT, Chuyên gia bảo mật quản lý tài sản được chứng nhận, Quản lý tài sản di động được chứng nhận, Quản lý tài sản phần mềm được chứng nhận và Quản lý tài sản IT được chứng nhận.
ITAM có năm tiêu chuẩn được tạo bởi Tổ chức Tiêu chuẩn Nội bộ (Internal Standards Organizations - ISO). Năm tiêu chuẩn này tạo ra khung và tiêu chuẩn cho dữ liệu và từ vựng thường được sử dụng trong ngành.
- ISO/IEC 19770-1 là một khuôn khổ quy trình cho phép tổ chức kết hợp các quy trình và chính sách ITAM đủ để đáp ứng các yêu cầu quản trị doanh nghiệp và đảm bảo hỗ trợ hiệu quả cho quản lý dịch vụ IT nói chung.
- ISO/IEC 19770-2 cung cấp tiêu chuẩn dữ liệu ITAM cho các thẻ nhận dạng phần mềm (“SWID”).
- ISO/IEC 19770-3 cung cấp một tiêu chuẩn dữ liệu ITAM cho các chi tiết về quyền sử dụng phần mềm, bao gồm quyền sử dụng, giới hạn và số liệu thống kê (“ENT”).
- ISO/IEC 19770-4 cung cấp một tiêu chuẩn dữ liệu ITAM cho Đo lường sử dụng tài nguyên (“RUM”)
- ISO/IEC 19770-5 cung cấp cái nhìn tổng quan về các tiêu chuẩn, từ vựng và là tiêu chuẩn miễn phí.
Hệ thống quản lý tài sản IT
Mục tiêu lớn của một hệ thống ITAM là quản lý hiệu quả hệ sinh thái Tài sản IT của công ty, nhưng nhiều lợi ích khác có thể đạt được thông qua việc triển khai loại giải pháp này. Khi được thiết lập một cách hiệu quả, hệ thống ITAM có thể cung cấp khả năng quan sát và ngăn ngừa sự không hiệu quả.
Lợi ích của việc quản lý tài sản IT
Hệ thống quản lý tài sản IT cho phép:
- Định danh duy nhất cho từng tài sản cụ thể.
- Ra quyết định sáng suốt cho việc lập kế hoạch tăng trưởng trong tương lai.
- Theo dõi các tài sản riêng lẻ (ví dụ: vị trí đọc lần cuối) [chỉ RFID].
- Xác định vị trí của Tài sản IT bị mất trong một cơ sở [chỉ RFID].
- Kiểm kê và kiểm toán nhanh chóng và hiệu quả [Chỉ mã vạch & RFID].
Hệ thống quản lý tài sản IT tạo ra:
- Hồ sơ cho từng tài sản cụ thể (ví dụ ngày mua, phân công nhân sự, hồ sơ bảo trì,...).
- Chuỗi quyền giám sát đối với từng tài sản trong trường hợp tài sản đó bị mất hoặc bị đánh cắp.
- Cảnh báo để thực hiện bảo dưỡng định kỳ.
- Tuổi thọ trung bình của tài sản CNTT của công ty.
- Hồ sơ cập nhật về tài sản có sẵn cho nhân viên mới.
Hệ thống quản lý tài sản IT ngăn chặn:
- Làm việc với thiết bị lỗi thời.
- Bản quyền đã hết hạn trong các sản phẩm phần mềm quan trọng.
- Thanh toán bản quyền hoặc đăng ký không còn được sử dụng.
- Thay thế thiết bị chỉ cần bảo trì định kỳ / Rút ngắn tuổi thọ của tài sản CNTT.
- Giám sát việc trộm cắp tài sản CNTT [chỉ RFID]
Các thành phần của hệ thống quản lý tài sản IT
Hệ thống quản lý tài sản IT (ITAM) khác nhau tùy thuộc vào mức độ chức năng cần thiết. Loại phần mềm, thẻ và phần cứng được sử dụng sẽ phụ thuộc vào mục tiêu của công ty nhưng có hai cách phổ biến để xác định và quản lý Tài sản IT là tem nhãn mã vạch và thẻ RFID.
Thẻ/Nhãn
Thẻ hoặc nhãn được áp dụng cho mỗi Tài sản IT để xác định tính duy nhất của tài sản này so với một tài sản khác. Nếu tài sản không được xác định tính duy nhất thì các hồ sơ và dữ liệu liên quan đến hoạt động và bảo trì tài sản đó không thể được quản lý đúng cách.
Mã vạch là một cách hiệu quả để lưu giữ hồ sơ và quản lý thiết bị nhưng chúng thiếu khả năng theo dõi và giám sát như thẻ RFID có thể cung cấp. Khi chọn thẻ để đặt trên Tài sản IT, hãy cân nhắc loại thẻ và mức hao mòn mà thiết bị sẽ gặp phải trong suốt vòng đời của nó. Dưới đây là một vài lưu ý khi chọn thẻ hoặc nhãn lý tưởng.
Loại thẻ/tem nhãn
- Thẻ RFID: Có thể đọc được trong phạm vi lên đến hơn 6 mét, cho phép kiểm kê nhanh chóng, khả năng định vị trong một khu vực và tự động hóa dữ liệu đọc khi vào/ra cơ sở.
- Cả mã vạch và thẻ RFID: Hiệu quả về mặt chi phí; có thể tích hợp với nhiều loại phần mềm; Kích thước, thương hiệu, nhận dạng trực quan và các tùy chọn chất kết dính.
- Tem nhãn mã vạch: Có thể quét từ cách xa vài mét; thường rẻ hơn trên mỗi tem nhãn.
Cân nhắc về thẻ/tem nhãn
- Mỏng và tinh tế: Các thẻ to cồng kềnh có thể dễ dàng bị rơi khỏi tài sản được sử dụng hàng ngày.
- Chống thấm nước và chống bụi bẩn: Thẻ cần có khả năng chống vi trùng, bụi bẩn hoặc thậm chí nước tràn có thể xảy ra ở nơi làm việc.
- Thương hiệu: Thẻ Tài sản IT mang thương hiệu của công ty có thể tăng tỷ lệ tài sản được trả lại trong trường hợp nó được tìm thấy sau khi bị mất hoặc bị đánh cắp khỏi nơi làm việc.
- Tùy chọn kích thước: Tài sản IT có nhiều hình dạng và kích thước khác nhau; nếu điện thoại được gắn thẻ Tài sản IT giống với thẻ được áp dụng cho máy tính xách tay, thẻ có thể quá lớn và cản trở việc sử dụng điện thoại.
- Keo dính vĩnh viễn: Sử dụng thẻ có keo dính vĩnh viễn có tác dụng chống giả mạo (và thậm chí có thể làm hỏng tài sản khi cố gắng gỡ bỏ) sẽ giảm khả năng tài sản bị đánh cắp.
Phần cứng
Loại và số lượng phần cứng phụ thuộc vào việc có chọn hệ thống RFID hay hệ thống mã vạch. Việc quét thẻ và ghi lại dữ liệu có thể được thực hiện bằng cách sử dụng máy đọc RFID cầm tay di động hoặc máy quét mã vạch. Nếu chọn RFID, cùng một máy đọc RFID di động có thể kiểm kê tài sản trong một số khu vực nhất định và cho phép chức năng tương tự như Bộ đếm Geiger để xác định vị trí tài sản trong cơ sở.
Để theo dõi Tài sản IT ra/vào tòa nhà, có thể thiết lập cổng RFID ở lối vào/lối ra để quét và ghi lại lịch sử thời gian. Thông tin bổ sung, chẳng hạn như liệu Tài sản IT đang ra vào, có thể được xác định bằng cách thiết lập hệ thống với phần cứng phù hợp. Sau đó, phần mềm có thể sử dụng thuật toán để gán tài sản là "đang ở trong" hoặc "đang ở ngoài".
Phần mềm
Quyết định tạo một phần mềm tùy chỉnh hay sử dụng một giải pháp hiện có phụ thuộc vào khả năng, tính khả dụng và chi phí. Khả năng trải rộng từ các chức năng cơ bản như quét tài sản và ghi lại dữ liệu, đến các chức năng toàn diện như quản lý vé hỗ trợ, yêu cầu mua hàng hoặc tạo phân tích tùy chỉnh về hệ sinh thái IT hiện tại của công ty. Trước khi chọn phần mềm để quản lý Tài sản IT của bạn, hãy quyết định khả năng nào mà công ty bạn cần, nghiên cứu các giải pháp có sẵn trên thị trường và xác định khả năng chi trả.
Những ví dụ thực tế về hiệu quả của quản lý tài sản IT
-
ALOG Data Centers - Brazil
Lĩnh vực: Trung tâm dữ liệu quản lý môi trường máy tính
Kết quả chính: Giảm số tài sản bị mất mát lên đến 89%. Giảm thời gian kiểm kê kho hàng lên đến 98%.
Bốn trung tâm dữ liệu khổng lồ của ALOG tại Brazil có thể chứa tới 100.000 máy chủ và tất cả đều được quản lý trước đây bằng tem nhãn mã vạch và quy trình thủ công. Vì các quy định bảo mật cho trung tâm dữ liệu, việc kiểm kê kho hàng được yêu cầu cứ sau ba tháng một lần. Công ty bắt đầu nhận ra rằng phong cách quản lý này đang trở nên quá tốn thời gian và dễ gặp lỗi thường xuyên. Để giảm chi phí lao động, thời gian kiểm kê và chi phí liên quan đến việc thay thế tài sản bị mất, họ đã thay đổi Hệ thống quản lý tài sản IT dựa trên mã vạch của mình sang hệ thống dựa trên RFID. Bằng cách thay đổi từ kiểm kê thủ công sang kiểm kê tự động bằng RFID, ALOG đã giảm thiểu lỗi và mất mát, đồng thời có thể nhận và phân tích dữ liệu hữu ích về vòng đời và chu kỳ của từng tài sản IT.
-
Trung tâm nghiên cứu hàng không Langley của NASA
Lĩnh vực: Dành riêng cho nghiên cứu hàng không và thử nghiệm phần cứng không gian mới.
Kết quả chính: Giảm thời gian kiểm kê lên đến 80%. Tăng độ chính xác của kiểm kê lên 100%, ROI đạt được chỉ trong 18 tháng.
Tài sản trung tâm dữ liệu rất quan trọng đối với một cơ sở nghiên cứu như Trung tâm Langley của NASA và rất tốn kém để thay thế nếu bị mất hoặc bị đánh cắp. NASA trước đây đã sử dụng Hệ thống ITAM mã vạch, nhưng do tính di động cao của tài sản IT của họ, họ đã báo cáo thời gian kiểm kê tốn kém và phần lớn không chính xác. Sự không chính xác trong kiểm kê dẫn đến việc chi hàng nghìn đô la để thay thế thiết bị IT đắt tiền mà người ta cho là bị mất. Vì một số tài sản IT thường xuyên di chuyển giữa các địa điểm thực địa, NASA đã quyết định chuyển sang phương pháp tự động hơn bằng cách cài đặt giải pháp RFID sử dụng thẻ UHF RFID. Không chỉ thời gian kiểm kê được cắt giảm đáng kể mà độ chính xác cũng được cải thiện lên 100% và giải pháp mới này cung cấp khả năng theo dõi để báo cáo và phân tích dữ liệu.
Nếu bạn có nhu cầu về giải pháp quản lý tài sản IT bằng công nghệ RFID, quý khách có thể liên lạc trực tiếp với Tân Hưng Hà qua Hotline: 081 321 8668 để được tư vấn và báo giá miễn phí.
TÂN HƯNG HÀ
Địa chỉ: Số 302 - Phú Viên - Bồ Đề - Long Biên - TP Hà Nội
Hotline: 081 321 8668 (Zalo)
Email: marketing@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
>>> Xem thêm:
Ông lớn ngành bán lẻ Walmart đã ứng dụng công nghệ RFID như thế nào?
DỊCH VỤ IN ẤN VÀ GIA CÔNG TEM NHÃN, THẺ RFID THEO YÊU CẦU
