Quản lý in ấn giúp các công ty kiểm soát chi phí, bảo vệ thông tin bảo mật và chia sẻ chi phí công bằng giữa các phòng ban. Nhưng giải pháp in ấn bảo mật bằng cách xác nhận danh tính tốt nhất là gì?
Các hệ thống dựa trên mã PIN hoặc mật khẩu là mặc định và là giải pháp được sử dụng phổ biến nhất trong ngành. Nhưng công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) cung cấp những ưu điểm đáng kể về bảo mật, tốc độ, đơn giản, tiết kiệm và sự hài lòng của người dùng. Dưới đây là lý do tại sao ngày càng nhiều công ty chuyển sang công nghệ RFID cho nhu cầu quản lý in ấn của họ.
Bảo mật
Mật khẩu và mã PIN dễ bị xâm phạm khi người dùng chia sẻ chúng với đồng nghiệp hoặc kẻ xấu theo dõi người khác đóng giả làm người quen để lấy cắp thông tin của họ. Các mã PIN cũng có thể dễ dàng nhập sai, dẫn đến việc giao nhầm công việc cho sai người. Cho dù là vô tình hay cố ý, nếu công việc được giao có tiết lộ thông tin bảo mật (chẳng hạn như hồ sơ nhân sự hoặc tài chính của công ty) thì việc bảo mật của công ty sẽ bị xâm phạm. Thẻ RFID, thường được chỉ định làm ID nhân viên và thẻ ra vào cửa, ít có khả năng được chia sẻ giữa các nhân viên và không thể dễ dàng sao chép hoặc hack. Đầu đọc thẻ có thể được cấu hình để đọc các thuật toán đầu ra khác nhau (ví dụ: nhị phân, thập phân và thập lục phân), thêm độ phức tạp sẽ khiến cho việc sao chép hoặc đánh cắp thông tin trên thẻ gần như không thể thực hiện được.
Tốc độ
Giao diện người dùng trên máy in không được thiết kế để dễ dàng nhập thông tin phức tạp. Những lỗi thường xuyên xảy ra làm chậm tiến độ của nhân viên và dẫn đến việc phải xếp hàng chờ ở máy in vào những thời điểm bận rộn trong ngày. Tên người dùng và mật khẩu mang lại mức độ bảo mật cao hơn so với mã PIN nhưng mất nhiều thời gian hơn để nhập, đặc biệt nếu nhân viên phải chuyển đổi giữa bàn phím để chọn chữ thường và chữ in hoa, số và ký tự đặc biệt. Mặc dù thời gian có vẻ không đáng kể nhưng nó có thể gây gây thêm rất nhiều khó chịu cho những nhân viên thường xuyên phải in ấn. Máy đọc RFID giúp cải thiện năng suất và tăng tốc độ công việc tại máy in, nhân viên chỉ cần quét thẻ, nhận giấy in công việc và rời đi.
Sự đơn giản
Đầu đọc RFID tận dụng công nghệ mà các công ty đang sử dụng. Nhân viên có thể sử dụng thẻ ID họ đã có để vào tòa nhà và thực hiện công việc in ấn. Nếu thẻ ID chưa tích hợp RFID, bạn có thể thêm một nhãn dán RFID đặc biệt vào chúng. Vì nhân viên thường luôn mang theo thẻ ID bên mình nên không cần mang theo gì thêm và không cần mã PIN hoặc mật khẩu mới phải ghi nhớ. Và thẻ RFID rất dễ sử dụng, hầu như không cần đào tạo, nhân viên chỉ cần quét thẻ trước đầu đọc.
Tiết kiệm
Công việc số một của hầu hết các bộ phận công nghệ thông tin (CNTT/IT) là thay đổi mật khẩu và mở khóa tài khoản. Trong một bản báo cáo thường niên có tới 29% nhân viên ở Hoa Kỳ nhập hơn 11 mật khẩu mỗi ngày. Khi bộ phận IT làm cho tiêu chí mật khẩu trở nên phức tạp hơn và nhắc nhân viên thay đổi mật khẩu thường xuyên hơn, do đó nhân viên thường bị khóa tài khoản của họ. Thẻ RFID giúp loại bỏ thời gian xử lý sự cố dành cho bộ phận CNTT đối với những nhân viên không thể thực hiện công việc in ấn của họ, điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí CNTT. Nhân viên cũng có thể dễ dàng tự đăng ký thẻ của mình để quản lý in, giúp giảm hơn nữa thời gian thiết lập và hỗ trợ liên tục cho bộ phận CNTT. Vì đầu đọc có thể sử dụng thẻ ID nhân viên hiện có nên không mất thêm chi phí trong việc sản xuất và phân phối thẻ mới.
Sự hài lòng
Tiết kiệm thời gian và đơn giản mang lại sự hài lòng cao hơn cho người dùng cuối. Người dùng không cần mang theo thẻ thứ hai, nhớ mã pin mới, loay hoay với giao diện người dùng nhỏ để nhập tên người dùng và mật khẩu hoặc gọi cho bộ phận CNTT để đặt lại mã pin của họ.
Những lợi thế này mang lại lợi ích thực sự và có thể đo lường được cho các công ty chuyển từ nhập PIN / mật khẩu sang máy đọc RFID để quản lý in ấn và các ứng dụng khác.
>>> Xem thêm:
GIẢI PHÁP IN ẤN BẢO MẬT ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ RFID CHO DOANH NGHIỆP
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI SẢN IT BẰNG CÔNG NGHỆ RFID
TÂN HƯNG HÀ CUNG CẤP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ RFID CHO QUẢN LÝ TỒN KHO VÀ TÀI SẢN
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VÀ PHÂN PHỐI HÀNG TỒN KHO BẰNG RFID
TỔNG HỢP CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ HỆ THỐNG RFID (PHẦN I)
TỔNG HỢP CÁC CÁCH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ RFID TRONG CUỘC SỐNG (PHẦN I)
