Hầu hết chúng ta, những chủ cửa hàng, hộ kinh doanh, đều bắt đầu bằng một cuốn sổ tay và một chiếc máy tính Casio. Đó là cách làm quen thuộc, dễ bắt đầu và cho chúng ta cảm giác tiết kiệm nhất, vì dường như chi phí ban đầu bằng 0.
Chúng ta tự tay ghi chép, cộng trừ mỗi tối và tin rằng mình đang kiểm soát mọi thứ.
Tuy nhiên, trên thực tế, phương pháp "0 đồng" này đang âm thầm bào mòn lợi nhuận của bạn qua những chi phí ẩn mà bạn khó nhận ra.
Quan trọng hơn, bối cảnh kinh doanh đã thay đổi. Với lộ trình bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc bám trụ vào sổ tay không chỉ là mất tiền mà còn là rủi ro không tuân thủ quy định pháp luật.
Vậy, cuốn sổ tay đang "lấy" tiền của bạn như thế nào?
Bóc tách 4 chi phí ẩn khi quản lý bằng sổ sách
Chúng ta thường chỉ thấy chi phí "nổi" (như tiền mua máy móc) mà bỏ qua các chi phí "chìm". Đây mới chính là những khoản tiền khổng lồ đang bốc hơi mỗi ngày.
Chi phí 1: Thất thoát không kiểm soát
Đây là chi phí lớn và trực diện nhất. Theo các nghiên cứu về bán lẻ, tỷ lệ thất thoát (do trộm cắp nội bộ, sai sót) có thể chiếm từ 1-3% tổng doanh thu. Khi quản lý thủ công, bạn đang tạo ra vô số kẽ hở:
- Gian lận của nhân viên: Cố tình tính sai cho khách, không nhập đơn hàng vào sổ để giữ tiền riêng. Bạn không thể kiểm soát nếu không đứng ở cửa hàng 24/7.
- Sai sót và nhầm lẫn: Khách mua 5 món, nhân viên tính 4 món. Ghi nhầm giá sản phẩm A sang B. Những sai sót nhỏ này cộng dồn thành con số thất thoát lớn cuối tháng.
- Hàng hỏng, hết hạn (Spoilage): Bạn nhập 100 hộp sữa vào sổ nhưng không thể theo dõi lô hàng, hạn sử dụng. Kết quả là hàng hết hạn phải vứt bỏ mà đó chính là tiền của bạn.
Chi phí 2: Chi phí vận hành và thời gian
"Thời gian là tiền bạc" - câu này đặc biệt đúng với người làm chủ.
- Tự giam mình mình vào cửa hàng: Bạn là người duy nhất cầm sổ, duy nhất biết giá, duy nhất chốt đơn. Bạn không dám đi xa, không dám ốm, vì bạn rời đi là cửa hàng rối tùng lên.
- Đau đầu kiểm kho cuối tháng: Bạn và nhân viên phải đóng cửa, ngồi đếm tay từng món hàng trong 1-2 ngày. Vừa mệt mỏi, vừa sai số, vừa mất doanh thu trong ngày nghỉ bán đó.
- Lãng phí thời gian chốt sổ: Mất 1-2 tiếng mỗi tối để cộng sổ, đối chiếu tiền. Thời gian đó, đáng lẽ bạn có thể dùng để nghỉ ngơi, ở bên gia đình hoặc tìm kiếm nguồn hàng, chiến lược kinh doanh mới.
Chi phí 3: Chi phí cơ hội và vốn chết
Đây là chi phí đắt giá nhất khiến cửa hàng của bạn mãi không phát triển được. Khi dùng sổ tay, bạn hoàn toàn khó nắm bắt dữ liệu kinh doanh:
- Không biết hàng nào bán chạy: Bạn chỉ cảm thấy hình như món này bán được. Bạn không có số liệu chính xác để ra quyết định nhập hàng.
- Bị giữ vốn vào hàng bán chậm: Bạn nhập 50 mẫu áo, nhưng chỉ có 5 mẫu bán chạy. 45 mẫu còn lại nằm trong kho đắp chiếu. Đây chính là vốn chết. Nếu có dữ liệu, bạn đã dồn tiền nhập 5 mẫu bán chạy kia.
- Không thể chăm sóc khách hàng: Bạn không biết ai là khách hàng thân thiết, họ mua gì, bao lâu quay lại. Bạn không thể làm chương trình tích điểm, khuyến mãi. Bạn đang bỏ lỡ cơ hội vàng để giữ chân họ.
Chi phí 4: Rủi ro pháp lý và nghĩa vụ Hóa đơn điện tử
Đây là "giọt nước tràn ly" trong bối cảnh hiện tại.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các hộ kinh doanh, doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ... có nghĩa vụ áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.
Nói đơn giản: Khi bạn bán hàng, hóa đơn phải được xuất ngay lập tức từ máy POS/phần mềm có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Cuốn sổ tay ghi chép của bạn không có giá trị pháp lý để thực hiện nghĩa vụ này.
Việc không tuân thủ có thể dẫn đến rủi ro bị truy thu và xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
>>> Xem thêm: Xóa Bỏ Thuế Khoán: Giải Pháp Vận Hành và Phần Cứng Cho 2 Triệu Hộ Kinh Doanh
Khoản đầu tư cho hệ thống POS
Bây giờ, hãy nói về chi phí của máy POS. Đây không phải là chi phí. Đây là một khoản đầu tư bắt buộc để vận hành chuyên nghiệp. Giống như bạn đầu tư một chiếc xe máy để giao hàng thay vì đi bộ vậy.
Một hệ thống cơ bản bao gồm:
- Máy POS bán hàng (hoặc máy tính/tablet cài phần mềm).
- Phần mềm quản lý bán hàng (quan trọng nhất).
- Máy quét mã vạch.
- Máy in hóa đơn (in bill và HĐĐT).
Nhìn có vẻ tốn kém ban đầu? Hãy xem khoản đầu tư này tự hoàn vốn và sinh lời cho bạn như thế nào.
Bài toán hoàn vốn: Máy POS trả lại tiền cho bạn ra sao?
Một hệ thống POS tốt sẽ giải quyết triệt để 4 chi phí ẩn ở trên.
Giải quyết 100% thất thoát và sai sót
- Quét mã vạch: Giá bán chính xác tuyệt đối. Không thể có chuyện tính nhầm.
- Phân quyền nhân viên: Nhân viên chỉ có thể bán hàng theo giá niêm yết, không thể tự ý sửa giá hay xóa đơn hàng (chỉ quản lý mới có quyền). Mọi hành động đều được ghi lại. Gian lận gần như bằng 0.
- Quản lý tồn kho theo Lô/Date: Hệ thống sẽ cảnh báo hàng sắp hết hạn. Bạn chủ động đẩy hàng bán sớm, thu hồi vốn, thay vì vứt vào thùng rác.
Giải phóng thời gian của chủ cửa hàng
- Kiểm kho bằng máy quét: Việc kiểm kho 2 ngày giờ chỉ còn 2-3 tiếng. Dùng máy quét mã vạch (hoặc app trên điện thoại) quét "tít tít" là xong. Chính xác 100%.
- Báo cáo tự động: Cuối ngày, máy tự động chốt doanh thu, lợi nhuận, số tồn kho. Bạn chỉ cần mở điện thoại lên xem, dù bạn đang ở bất cứ đâu.
- Vận hành không cần chủ: Nhân viên mới chỉ cần 15 phút học cách quét mã vạch là bán được hàng. Bạn có thể rời cửa hàng mà mọi thứ vẫn trong tầm kiểm soát.
Biến dữ liệu thành tiền (Ra quyết định đúng)
- Biết rõ hàng bán chạy: Hệ thống báo cáo ngay "Top 10 sản phẩm bán chạy nhất tháng/quý". Bạn biết chính xác cần dồn tiền nhập mặt hàng nào để sinh lời nhanh nhất.
- Xử lý hàng tồn: Báo cáo "Hàng tồn kho trên 90 ngày" giúp bạn lên kế hoạch khuyến mãi, xả hàng, thu hồi vốn nhanh chóng.
An toàn tuyệt đối về pháp lý (Quan trọng nhất)
Đây là giá trị cốt lõi trong bối cảnh mới. Các hệ thống POS và phần mềm quản lý hiện đại đều được thiết kế để:
- Ghi nhận doanh thu bán hàng.
- Kết nối thẳng với hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
Khi bạn bán hàng và thanh toán, máy POS tự động xuất hóa đơn (bill hoặc HĐĐT) và gửi dữ liệu lên Tổng cục Thuế. Mọi thứ đều minh bạch - chính xác - nhanh gọn. Bạn ngủ ngon mà không phải lo lắng về sổ sách hay các rủi ro về thuế.
Kết luận
Cuốn sổ tay giống như một công cụ của thời kỳ đầu khởi nghiệp. Nó hữu ích khi bạn mới bắt đầu nhưng sẽ trở thành gánh nặng khi bạn muốn phát triển. Nó đang âm thầm làm rò rỉ tiền của bạn mỗi ngày và chắc chắn không thể đáp ứng yêu cầu pháp lý về Hóa đơn điện tử.
Một hệ thống POS chuyên nghiệp là khoản đầu tư thiết yếu. Nó giúp bạn bịt mọi lỗ hổng thất thoát, giải phóng thời gian của bạn, cung cấp dữ liệu để bạn ra quyết định kinh doanh thông minh và quan trọng nhất là giúp bạn Tuân thủ đúng pháp luật.
Câu hỏi bây giờ không phải là "Liệu tôi có nên đầu tư POS không?". Câu hỏi đúng là "Tôi đã lãng phí bao nhiêu tiền và đối mặt với rủi ro gì khi chưa đầu tư POS?"
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm hệ thống POS bán hàng hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn miễn phí và nhanh chóng.
TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Hà Nội.
VPGD Hồ Chí Minh : Tầng 1, Tòa nhà Sabay Building, Số 5 Đồng Nai, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh.
Hotline: 091 696 2335 (Zalo).
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
