Hệ thống máy POS (Point-of-Sale) bán hàng hiện đại ngày nay không chỉ giúp bạn tiếp nhận đơn hàng và thanh toán mà còn hỗ trợ nhiều tính năng khác. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa lợi ích của POS bán hàng, bạn cần biết cách sử dụng chúng hiệu quả.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, sử dụng POS bán hàng đơn giản như tải ứng dụng về máy tính bảng (Tablet) và kết nối với đầu đọc thẻ. Nhưng với doanh nghiệp lớn, yêu cầu phần cứng và phần mềm phức tạp hơn, việc sử dụng POS có thể phức tạp hơn một chút.
May mắn thay, dù bạn điều hành xe bán đồ ăn lưu động hay chuỗi nhà hàng, quá trình học hỏi sẽ không quá khó. Hướng dẫn dưới đây sẽ cung cấp các bước dễ dàng để thiết lập và sử dụng hệ thống máy POS bán hàng, từ khái niệm cơ bản đến thực hiện giao dịch bán hàng đầu tiên.
Thiết lập hệ thống máy POS bán hàng
Sau khi chọn hệ thống bán hàng phù hợp, hãy tiến hành kích hoạt. Bất kể loại POS bán hàng nào, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước đơn giản dưới đây để hệ thống hoạt động ngay lập tức:
Các bước thiết lập hệ thống máy POS bán hàng:
- Cài đặt và khởi chạy phần mềm.
- Kết nối phần cứng.
- Thiết lập danh mục sản phẩm.
- Tạo tài khoản người dùng và quyền hạn.
- Thiết lập phương thức thanh toán.
- Tích hợp POS với các phần mềm khác (nếu cần).
- Yêu cầu trợ giúp từ nhà cung cấp POS (nếu cần).
1. Cài đặt và khởi chạy phần mềm (Software)
Cách khởi chạy phần mềm phụ thuộc vào loại hệ thống bạn chọn: cài đặt tại chỗ (on-premises) hoặc trên nền tảng đám mây (cloud-based).
- Đối với hệ thống POS nền tảng đám mây: Tải ứng dụng về thiết bị, kết nối internet và nhập thông tin tài khoản. Sau đó, bạn có thể kết nối hệ thống POS với các phần cứng khác.
- Đối với hệ thống POS truyền thống: Phần mềm đã được cài đặt sẵn trên máy chủ.
Trong cả hai trường hợp, hệ thống sẽ yêu cầu bạn tạo tài khoản hoặc nhập thông tin đăng nhập, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn thông tin này trước khi khởi chạy phần mềm.
2. Kết nối phần cứng (Hardware)
Nếu bạn điều hành cửa hàng thời vụ, lưu động hoặc chỉ chấp nhận thanh toán bằng thẻ, nhu cầu về phần cứng POS bán hàng của bạn có thể rất hạn chế. Thông thường, chỉ cần máy tính bảng và đầu đọc thẻ cơ bản là đủ để xử lý đơn hàng. Tuy nhiên, máy in hóa đơn, giá đỡ máy tính bảng và ngăn kéo đựng tiền mặt cũng là những thiết bị bổ sung hữu ích, tùy thuộc vào nhu cầu bán hàng của doanh nghiệp bạn.
Nếu bạn chỉ sử dụng POS bán hàng trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, việc kết nối phần cứng thường khá đơn giản. Hầu hết đầu đọc thẻ đều hỗ trợ Bluetooth, cho phép kết nối không dây với máy tính bảng.
Nếu doanh nghiệp của bạn cần hệ thống máy POS bán hàng mạnh mẽ hơn, hãy bắt đầu bằng cách kết nối các thiết bị này với nguồn điện và Wifi. Sau đó, hãy làm theo hướng dẫn trên từng thiết bị để kết nối chúng với hệ thống POS bán hàng trung tâm.
3. Thiết lập danh mục sản phẩm
Sau khi thiết lập phần cứng và tạo tài khoản, hãy nhập thông tin chi tiết về sản phẩm.
- Đối với doanh nghiệp có ít sản phẩm: Nhập thủ công thông tin sản phẩm.
- Đối với doanh nghiệp có nhiều sản phẩm: Nên nhập hàng loạt để tiết kiệm thời gian. Nhiều hệ thống máy POS bán hàng cho phép nhập sản phẩm bằng tệp giá trị phân cách dấu phẩy (CSV). Đây là cách tiết kiệm thời gian hoàn hảo vì cho phép doanh nghiệp nhập nhiều sản phẩm cùng một lúc.
4. Tạo tài khoản người dùng và quyền hạn
Trong quá trình thiết lập phần mềm, cần tạo tài khoản người dùng POS bán hàng. Các tài khoản này đảm bảo mỗi nhân viên có thể đăng nhập vào hệ thống và được cấp quyền phù hợp.
- Tạo tài khoản người dùng cho mỗi nhân viên sử dụng POS bán hàng.
- Nhập tên họ và phân nhóm theo vị trí hoặc cấp bậc.
- Tùy vào nhà cung cấp, bạn có thể thêm ảnh hồ sơ cho từng người dùng.
5. Thiết lập phương thức thanh toán
Hầu hết các bộ xử lý thanh toán có thể tích hợp trực tiếp vào POS bán hàng. Để liên kết chúng, bạn thường cần vào cài đặt để chọn, sửa và xóa phương thức thanh toán.
- Chấp nhận các loại thẻ tín dụng chính: Hầu hết các hệ thống máy POS bán hàng và máy quẹt thẻ mặc định chấp nhận các loại thẻ này.
- Chấp nhận tiền điện tử hoặc thanh toán web: Kiểm tra các giải pháp thanh toán được phép trên hệ thống trước khi đầu tư vào phần mềm.
6. Tích hợp POS bán hàng với các phần mềm khác
Tích hợp POS, còn được gọi là tiện ích bổ sung (Add-on), là kết nối trực tiếp giữa hệ thống máy POS bán hàng và phần mềm doanh nghiệp khác. Mỗi doanh nghiệp sẽ cần các tích hợp phần mềm hơi khác nhau. Tuy nhiên, một số tiện ích phổ biến bao gồm: tính lương, báo cáo phân tích, kế toán và quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
Việc tích hợp phần mềm POS bán hàng như Toast và Square vào mạng lưới công cụ và ứng dụng hiện có của bạn sẽ cực kỳ dễ dàng, đặc biệt nếu hệ thống của bạn có sẵn API (giao diện lập trình ứng dụng) tích hợp. Thường thì thao tác này đơn giản như tải xuống ứng dụng và đồng bộ hóa các chương trình.
7. Yêu cầu trợ giúp từ nhà cung cấp POS (nếu cần)
Hầu hết các doanh nghiệp có thể tự thiết lập hệ thống máy POS bán hàng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn lớn hơn, có yêu cầu phức tạp hơn hoặc hoạt động ở nhiều địa điểm, tốt nhất nên tìm kiếm sự trợ giúp bên ngoài từ nhà cung cấp.
Hầu hết các công ty cung cấp POS bán hàng sẽ cung cấp dịch vụ giúp hệ thống của bạn hoạt động trơn tru. Dịch vụ này có thể bao gồm hỗ trợ cấu hình cài đặt, chuyển dữ liệu, cập nhật sản phẩm và quản lý tích hợp. Bên cạnh việc hỗ trợ thiết lập, nhiều nhà cung cấp cũng sẽ cung cấp các tùy chọn đào tạo và giúp bạn tích hợp giải pháp với các ứng dụng khác.
>>> Xem thêm: TÂN HƯNG HÀ - ĐỐI TÁC CHIẾN LƯỢC PHÂN PHỐI GIẢI PHÁP POS BÁN HÀNG CỦA IMIN TẠI VIỆT NAM
Phân biệt phần cứng và phần mềm
Hệ thống máy POS bán hàng được cấu thành từ hai yếu tố cơ bản: phần cứng và phần mềm. Nếu doanh nghiệp bạn mới lần đầu sử dụng POS bán hàng, bạn có thể chưa nắm rõ sự khác biệt giữa hai thành phần này.
- Phần cứng POS bán hàng: Là các thành phần vật lý của hệ thống, chẳng hạn như máy tính bảng, màn hình cảm ứng, thiết bị đầu cuối, máy đọc thẻ, ngăn kéo đựng tiền mặt, máy in hóa đơn hoặc máy quét mã vạch.
- Phần mềm POS bán hàng: Là chương trình mà doanh nghiệp của bạn dựa vào để quản lý đơn hàng và nhận thanh toán. Ngoài các chức năng cốt lõi này, phần mềm POS bán hàng còn cho phép doanh nghiệp thực hiện các chức năng nâng cao hơn như báo cáo bán hàng, quản lý kho hàng, đào tạo nhân viên và quản lý nhiều cửa hàng.
Mặc dù mọi hệ thống POS bán hàng đều bao gồm phần mềm nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng cần phần cứng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn chỉ hoạt động online, bạn không cần bất kỳ thiết bị vật lý nào để giúp quản lý và xử lý thanh toán thẻ - chỉ cần phần mềm thương mại điện tử là đủ.
Cách sử dụng phần mềm POS bán hàng
Phần mềm POS bán hàng đóng vai trò trung tâm trong công nghệ bán hàng của bạn, giống như hệ điều hành cốt lõi của nó. Học cách sử dụng phần mềm POS bán hàng là bước quan trọng nhất để thành thạo công nghệ này. Dưới đây là ba bước mà hầu hết các chủ doanh nghiệp cần thực hiện khi sử dụng hệ thống máy POS bán hàng:
- Nhập đơn hàng: Để nhập đơn hàng, bạn chỉ cần chọn các mặt hàng được chỉ định từ hệ thống, điều chỉnh số lượng nếu cần, sau đó chúng sẽ được ghi vào hệ thống.
- Thanh toán: Mặc dù việc chấp nhận thanh toán thường liên quan đến phần cứng hơn, hệ thống máy POS bán hàng của bạn có thể giúp bạn thanh toán các đơn hàng và tính toán tiền thừa nếu cần. Bạn cũng có thể điều chỉnh các phương thức thanh toán chấp nhận trong cài đặt POS bán hàng.
- In hóa đơn: Cách bạn in hóa đơn phụ thuộc vào phần mềm bạn đang sử dụng nhưng thông thường bạn có thể thực hiện hành động này bằng cách kiểm tra phần "Hóa đơn gần đây" trong hệ thống của bạn.
Đây là các bước cơ bản liên quan đến việc sử dụng hệ thống POS. Tuy nhiên, vì hầu hết các doanh nghiệp có nhu cầu POS bán hàng khác nhau nên chúng tôi sẽ phân tích thêm về cách sử dụng hệ thống máy POS bán hàng theo từng ngành cụ thể ở phần sau.
Cách sử dụng hệ thống máy POS bán lẻ
Hệ thống máy POS bán lẻ là loại được sử dụng phổ biến nhất tại Mỹ. Do nhu cầu của các hoạt động bán lẻ, loại POS này thường được thiết kế để quản lý và xử lý bán hàng.
Ngoài việc tính tiền cho các đơn hàng, POS bán lẻ còn có thể giúp bạn thực hiện một số chức năng hữu ích bao gồm:
- Quản lý kho hàng.
- Theo dõi khách hàng.
- Báo cáo bán hàng.
- Đặt hàng trực tuyến.
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
- Phím tắt nhanh.
- Trả hàng, hoàn tiền và tín dụng cửa hàng.
Để sử dụng POS bán lẻ, bạn chỉ cần quét mã vạch của sản phẩm hoặc nhập thông tin sản phẩm vào hệ thống. Sau khi đặt hàng, bạn có thể nhận thanh toán và hoàn tất giao dịch.
Nếu bạn chọn sử dụng các chức năng bổ sung, cách sử dụng chúng sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp và phần mềm bạn chọn. Để hướng dẫn chi tiết hơn về cách sử dụng chúng, chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo hướng dẫn sử dụng hoặc liên hệ với nhà cung cấp.
Cách sử dụng hệ thống POS nhà hàng
POS nhà hàng là giải pháp POS bán hàng được thiết kế dành riêng cho nhà hàng, quán bar hoặc quán cà phê.
Do các doanh nghiệp dịch vụ hoạt động khác với doanh nghiệp bán lẻ, POS nhà hàng ít tập trung vào sản phẩm mà tập trung nhiều hơn vào các món ăn trong thực đơn. Chúng cũng thường được kết nối với bếp để cải thiện việc hoàn tất đơn hàng và giao tiếp trong toàn quán.
Nhiều hệ thống POS nhà hàng cho phép bạn tùy chỉnh các món ăn, tách hóa đơn và nhập thêm thông tin như số bàn. Để hỗ trợ các chức năng bổ sung này, một số tính năng POS bán hàng dành riêng cho nhà hàng bao gồm:
- Nhập hàng nhanh chóng.
- Quản lý thực đơn.
- Quản lý bàn.
- Màn hình hiển thị cho nhà bếp.
- Thanh toán theo bàn.
- Kiểm soát đồ uống.
Về trải nghiệm người dùng, sử dụng POS nhà hàng không quá khác biệt so với sử dụng hệ thống bán lẻ, đặc biệt nếu khách hàng của bạn thanh toán tại quầy. Bạn chỉ cần nhập đơn hàng trên giao diện, hệ thống sẽ gửi yêu cầu đến bếp để món ăn được chế biến.
Cách sử dụng phần cứng POS bán hàng
Phần cứng POS bán hàng đề cập đến tất cả các thành phần vật lý của hệ thống POS bán hàng. Từ việc in hóa đơn đến lưu trữ tiền mặt, phần cứng có thể được sử dụng để mở rộng chức năng của hệ thống POS bán hàng theo nhiều cách.
Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp sẽ hưởng lợi từ các thành phần phần cứng nhưng mỗi doanh nghiệp lại có những nhu cầu khác nhau. Do đó, trước khi mua và lắp đặt thiết bị phần cứng, điều quan trọng là phải tính đến các yêu cầu riêng biệt của doanh nghiệp bạn.
Dưới đây là tóm tắt về các loại phần cứng POS bán hàng chính có sẵn, cũng như hướng dẫn cách sử dụng chúng:
- Màn hình cảm ứng: Cho dù bạn quyết định sử dụng thiết bị đầu cuối POS bán hàng chuyên dụng, máy tính bảng hay điện thoại thông minh, để sử dụng màn hình cảm ứng, bạn cần cài đặt hoặc khởi chạy phần mềm POS bán hàng trước khi kết nối nó với các thiết bị phần cứng khác.
- Ngăn kéo đựng tiền: Ngăn kéo đựng tiền là khay có thể tháo rời giúp giữ tiền của bạn được sắp xếp. Nếu doanh nghiệp của bạn nhận thanh toán bằng tiền mặt, bạn có thể sử dụng chúng để lưu trữ tiền và giữ an toàn trong suốt cả ngày.
- Đầu đọc thẻ: Để sử dụng máy quẹt thẻ, bạn nhập số tiền chính xác vào thiết bị đầu cuối, nhấn enter và sau đó nhận thanh toán từ khách hàng. Hầu hết các đầu đọc thẻ sẽ tạo ra một biên lai có thể được sử dụng làm bằng chứng mua hàng.
- Máy in hóa đơn: Trước khi sử dụng máy in hóa đơn, bạn cần nạp một cuộn giấy vào phía trên của máy. Sau đó, khi được kết nối với phần còn lại của thiết lập POS bán hàng của bạn, hãy nhấn nút "Start" và máy sẽ tự động in hóa đơn.
- Máy quét mã vạch: Để quét một mặt hàng, bạn chỉ cần cầm máy quét cầm tay và hướng đèn LED đỏ vào mã vạch đã chọn. Sau khi mã vạch được quét thành công, nó sẽ được đăng ký trong hệ thống.
Lợi ích chính của hệ thống máy POS bán hàng
May mắn thay, thời đại của những máy tính tiền cồng kềnh đã qua đi. Từ hệ thống máy POS bán hàng dành riêng cho nhà hàng đến cửa hàng rượu, hệ thống máy POS bán hàng hiện đại ngày nay có thể giúp mọi loại hình doanh nghiệp thực hiện nhiều việc hơn là chỉ xử lý bán hàng. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng hệ thống máy POS bán hàng:
- Tiết kiệm thời gian: Với hệ thống máy POS bán hàng được sắp xếp hợp lý, nhân viên có thể tiếp nhận đơn hàng trong vài giây, giúp cải thiện sự tiện lợi cho nhân viên và giảm thời gian chờ đợi của khách hàng. Trên thực tế, nghiên cứu từ TouchBistro ước tính các hệ thống máy POS bán hàng có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình 35,15 giờ mỗi tuần.
- Tăng thu nhập: Bằng cách cải thiện hiệu quả dịch vụ và sử dụng các tính năng thông minh, lợi nhuận của doanh nghiệp bạn có khả năng tăng lên.
- Theo dõi hiệu suất: Bằng cách tận dụng các phân tích thông minh, bạn có thể theo dõi hiệu suất của doanh nghiệp và điều chỉnh các hoạt động khi cần thiết.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Dịch vụ khách hàng có thể trở thành ưu tiên lớn hơn với sự trợ giúp của các công cụ CRM chuyên biệt. Với 70% khách hàng không bao giờ quay lại cùng một cửa hàng hoặc nhà hàng hai lần, những khả năng này không nên bỏ qua.
- Quản lý nhân viên: Bạn đang tìm cách theo dõi nhân viên hiệu quả hơn? Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý nhân viên, hệ thống máy POS bán hàng có thể giúp bạn thực hiện điều đó.
Tóm lại, việc sử dụng hệ thống máy POS bán hàng không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình bán hàng mà còn tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh của bạn. Hãy xem xét cẩn thận về loại hệ thống máy POS bán hàng nào phù hợp với nhu cầu đặc biệt của doanh nghiệp bạn để tận dụng đầy đủ những lợi ích mà chúng mang lại.
Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về các thiết bị máy POS bán hàng, hãy liên hệ ngay Tân Hưng Hà qua hotline 081 321 8668 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.
TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh : 752/2 Phạm Văn Bạch, Phường 12, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 081 321 8668 (Zalo)
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
>>> Xem thêm:
10 CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG (POINT OF SALE)
TOP 10 PHẦN MỀM POS BÁN HÀNG MIỄN PHÍ TỐT NHẤT HIỆN NAY
PHÂN LOẠI HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG PHỔ BIẾN HIỆN NAY
5 VẤN ĐỀ CÁC NHÀ BÁN LẺ THƯỜNG GẶP VỚI HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG VÀ GIẢI PHÁP
NHỮNG SAI LẦM PHỔ BIẾN KHI SỬ DỤNG HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG VÀ CÁCH KHẮC PHỤC
