Đối với bất kỳ doanh nghiệp bán lẻ thành công nào, việc thực hiện các giao dịch an toàn, nhanh chóng là điều cần thiết. Để đạt được điều đó một cách hiệu quả, các doanh nghiệp sử dụng hệ thống máy POS bán hàng để hoàn thành việc mua hàng, lưu trữ thông tin và thu thập các số liệu báo cáo có giá trị, cung cấp thông tin chi tiết để hỗ trợ các khía cạnh phát triển kinh doanh. Về cơ bản, mọi giao dịch mua hàng đều là một giao dịch POS.
Nhưng điều gì xảy ra nếu hệ thống máy POS bán hàng của bạn bị lỗi hoặc gặp sự cố? Điều này có thể dẫn đến hàng loạt các vấn đề POS phổ biến, chẳng hạn như làm chậm tiến độ kinh doanh, tạo ra căng thẳng không cần thiết và thậm chí dẫn đến các mối đe dọa về an ninh mạng.
Với các giao dịch POS diễn ra 24/7 trên toàn cầu, điều quan trọng đối với các nhà bán lẻ là phải nhận thức được các vấn đề POS tiềm ẩn để tránh những bẫy thường gặp khi triển khai hệ thống máy POS bán hàng.
Các loại hệ thống máy POS bán hàng khác nhau
Trước khi đi sâu vào các loại vấn đề POS khác nhau, việc hiểu rõ hệ thống máy POS bá hàng và sự khác biệt của chúng là điều hữu ích. Nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng các ứng dụng POS dựa trên nền tảng đám mây (cloud) hoặc hệ thống máy POS điện tử (EPOS) để cải thiện hiệu quả, bảo mật và báo cáo.
Mặc dù nhiều tùy chọn dựa trên nền tảng đám mây này được sử dụng trên các thiết bị di động, chúng cũng có thể được tích hợp với phần cứng POS truyền thống hơn, chẳng hạn như máy tính tiền, thiết bị đầu cuối thanh toán thẻ tín dụng và máy quét mã vạch. Sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm này tạo nên hệ thống máy POS bán hàng.
5 vấn đề thường gặp về hệ thống máy POS bán hàng và giải pháp
Cho dù bạn đang triển khai hệ thống máy POS bán hàng mới hay bắt đầu với một hệ thống mới, hãy đặt ra một vài câu hỏi về nhu cầu của doanh nghiệp bạn và khả năng xử lý các vấn đề tiềm ẩn. Vấn đề POS có thể là sự cố thường gặp, đặc biệt nếu bạn không cân nhắc kỹ lưỡng các lựa chọn của mình và nhu cầu kinh doanh thay đổi. Hãy tham khảo 5 vấn đề POS bán hàng phổ biến và giải pháp của chúng để đảm bảo bạn có hệ thống máy POS bán hàng an toàn nhất có thể.
1. Hệ thống máy POS bán hàng:
Mỗi khi khách hàng quẹt thẻ hoặc nhập mã PIN, dữ liệu được truyền qua hệ thống máy POS bán hàng và các thành phần của nó. Hệ thống phức hợp này có thể bao gồm thiết bị đầu cuối, bàn phím, đầu đọc chip, máy in, hệ thống theo dõi hàng tồn kho, chức năng quét mã vạch và báo cáo. Thật không may, các hệ thống máy POS bán hàng cũ có bảo mật yếu vì chúng không có mã hóa phù hợp, khiến chúng dễ bị tấn công và các vấn đề POS bán hàng khác. Thiết bị đầu cuối POS bán hàng cũng là mục tiêu bị tấn công phổ biến vì chúng không đáp ứng được tiêu chuẩn PCI, khiến chúng trở thành mục tiêu hấp dẫn cho tin tặc.
Thiết bị đầu cuối thanh toán thẻ tín dụng:
Thiết bị đầu cuối thanh toán thẻ tín dụng thực hiện một chức năng chính: xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng. Thẻ được quẹt và trong một số trường hợp, thiết bị đầu cuối có thể kết nối với hệ thống để kiểm tra hoặc thẻ quà tặng, nhưng nhìn chung, chúng không phục vụ nhiều chức năng như hệ thống máy POS bán hàng. Mặc dù thiết bị đầu cuối thanh toán thẻ tín dụng không thực hiện báo cáo và xử lý ở cùng cấp độ như hệ thống máy POS bán hàng nhưng điều quan trọng là đảm bảo tất cả các thành phần liên quan đến việc xử lý đều tuân theo các quy định như PCI.
Lỗ hổng trên internet:
Chỉ cần một điểm truy cập không an toàn là đủ để tin tặc xâm nhập vào toàn bộ mạng lưới máy POS bán hàng và hệ thống, từ đó cài đặt phần mềm độc hại.
Điểm cuối hệ thống máy POS bán hàng:
Sau khi giao dịch diễn ra, dữ liệu đó được lưu trữ ở đâu và liệu nó có an toàn không? Các truy vấn độc hại có thể được tải vào cơ sở dữ liệu, do đó làm lộ hoặc thao túng thông tin.
Một số vấn đề POS bán hàng phổ biến nhất là do phần mềm độc hại, phần mềm này có quyền truy cập thông qua một trong các điểm được hiển thị ở trên, sau đó quét hệ thống để tìm dữ liệu chưa được mã hóa. Cho dù bạn là trạm xăng đầu, cửa hàng quần áo hay cửa hàng tạp hóa, nếu bạn đang thực hiện giao dịch, bạn vẫn dễ bị tấn công bởi phần mềm độc hại.
Giải pháp: Bảo mật hệ thống máy POS bán hàng để ngăn chặn các cuộc tấn công độc hại
Các nhà bán lẻ đã cải thiện đáng kể bảo mật điểm cuối của họ trong vài năm qua nhưng khả năng xảy ra các vấn đề POS bán hàng khác liên quan đến an ninh mạng vẫn tồn tại. Vì nhiều mối đe dọa là do phần mềm độc hại nên điều quan trọng là các nhà bán lẻ phải kiểm tra xem hệ thống máy POS bán hàng và nhà cung cấp của họ có đang triển khai quyền truy cập từ xa an toàn hay không. Dưới đây là một số lợi ích của quyền truy cập từ xa:
- Mã hóa: Bảo vệ dữ liệu khi nó được truyền qua hệ thống máy POS bán hàng.
- Phương thức xác thực đa yếu tố: Tạo mã bảo mật hoặc mã thông báo, yêu cầu mật khẩu và giới hạn số lần đăng nhập để kiểm soát ai có quyền truy cập vào hệ thống máy POS bán hàng.
- Kiểm soát người dùng: Nếu nhà bán lẻ có nhiều nhà cung cấp và người dùng, điều quan trọng là mỗi người dùng được cấp quyền cụ thể cho các thiết bị hoặc mạng cụ thể.
- Giải pháp truy cập từ xa hợp nhất: Một giải pháp có thể được áp dụng cho các thiết bị, nhà cung cấp, nền tảng và nhà bán lẻ để tránh nhầm lẫn, đơn giản hóa việc khắc phục sự cố và giúp xác định các rủi ro tiềm ẩn.
2. Dữ liệu có thể bị tấn công qua nhà cung cấp hệ thống máy POS bán hàng
Các nhà bán lẻ thường tin tưởng các nhà cung cấp hoặc bên thứ 3 để quản lý các khía cạnh khác nhau trong hoạt động kinh doanh của họ, bao gồm cả hệ thống máy POS bán hàng. Một nhà cung cấp có thể chỉ chịu trách nhiệm về thiết bị hoặc thiết bị đầu cuối POS bán hàng hoặc toàn bộ mạng lưới.
Nếu bạn không biết nhà cung cấp của mình đang quản lý các phần của hệ thống máy POS bán hàng như thế nào hoặc họ đang sử dụng các công cụ gì, các vấn đề POS như rủi ro tấn công mạng, sự cố kết nối hoặc không tuân thủ quy định có thể xảy ra.
Giải pháp: Kiểm tra kỹ lưỡng các nhà cung cấp POS trước khi hợp tác
Luôn nên có chương trình quản lý rủi ro của nhà cung cấp khi làm việc với các bên thứ ba nhưng điều cần thiết là phải kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đồng ý hợp tác kinh doanh. Khi bạn đang tìm kiếm các nhà cung cấp mới cho bất kỳ lĩnh vực nào trong doanh nghiệp bán lẻ của mình, đặc biệt là đối với hệ thống máy POS bán hàng, hãy cân nhắc các câu hỏi sau để giúp ngăn chặn các vấn đề POS:
- Các công cụ bảo mật truy cập từ xa nào họ sử dụng và họ theo dõi hệ thống POS như thế nào?
- Họ có tuân thủ các quy định địa phương, quốc gia và quốc tế không?
- Một nhà cung cấp đã kinh doanh được bao lâu?
- Danh tiếng của họ như thế nào? Bạn có được giới thiệu đến họ không?
- Loại thỏa thuận hoặc hợp đồng nào họ cung cấp và liệu nó có lợi cho doanh nghiệp của bạn không?
Nhiều câu hỏi này và các câu hỏi khác sẽ được giải quyết trong thỏa thuận về mức dịch vụ của nhà cung cấp (SLA), đây là một phần quan trọng của bất kỳ hợp đồng nào được thiết lập với nhà cung cấp. Việc tạo ra chương trình quản lý rủi ro nhà cung cấp hiệu quả sẽ tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức cho bạn và nhà cung cấp của bạn.
Bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng các nhà cung cấp và lựa chọn các đối tác đáng tin cậy, các nhà bán lẻ có thể giảm thiểu rủi ro tấn công mạng, bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của khách hàng và vận hành hệ thống máy POS bán hàng một cách an toàn và hiệu quả.
>>> Xem thêm: TÂN HƯNG HÀ - ĐỐI TÁC CHIẾN LƯỢC PHÂN PHỐI GIẢI PHÁP POS BÁN HÀNG CỦA IMIN TẠI VIỆT NAM
3. Chọn sai hệ thống máy POS bán hàng cho doanh nghiệp của bạn
Mỗi mô hình bán lẻ đều khác nhau, đòi hỏi sự hỗ trợ riêng từ hệ thống máy POS bán hàng. Chọn sai hệ thống máy POS bán hàng hoặc nhà cung cấp có thể gây tốn kém, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn vượt quá giới hạn giao dịch cho phép. Điều này có thể thấy rõ ràng ở các doanh nghiệp nhỏ sử dụng ứng dụng POS bán hàng dựa trên nền tảng đám mây (Cloud), thường giới hạn số lượng giao dịch hàng tháng.
Nếu bạn là doanh nghiệp đang phát triển và chọn phần mềm hoặc hệ thống không thể mở rộng, bạn có thể vô tình vi phạm các điều khoản, dẫn đến việc bị đóng băng tài khoản hoặc giới hạn doanh số. Bên cạnh đó, nếu đối tác POS bán hàng của bạn có khả năng báo cáo hạn chế, doanh nghiệp của bạn sẽ khó đưa ra dự báo chính xác cho mục đích tiếp thị và doanh thu.
Giải pháp: Chọn hệ thống máy POS bán hàng phù hợp nhu cầu kinh doanh
Trước khi chọn hệ thống máy POS bán hàng, nhà cung cấp hoặc phần cứng, hãy đánh giá doanh nghiệp của bạn. Bạn có dự định mở rộng kinh doanh không và quy mô dự kiến? Bạn có bao nhiêu thiết bị? Doanh thu và chi nhánh của bạn như thế nào? Đây là một số câu hỏi cần đặt ra nhưng hãy đảm bảo bạn có cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp và mục tiêu của mình để tránh các vấn đề POS phổ biến.
Sau khi hiểu rõ doanh nghiệp của mình, hãy cân nhắc những câu hỏi sau khi chọn POS:
- Hệ thống cung cấp loại hình đào tạo và hỗ trợ nào?
- Liệu hệ thống có thể mở rộng cùng với doanh nghiệp của bạn không?
- Ngân hàng nào liên kết với nhà cung cấp?
- Liệu có khoản phí nào liên quan đến việc hợp tác không?
- Hệ thống có tương thích với tất cả các thiết bị được sử dụng trong doanh nghiệp không?
- Hệ thống cung cấp loại hình báo cáo và phân tích nào và liệu nó có đủ cho doanh nghiệp của bạn không?
4. Hệ thống máy POS bán hàng của bạn không được cài đặt đúng cách
Có vẻ như đây là một vấn đề nhỏ, nhưng thực tế, rất nhiều sự cố POS lại liên quan đến lỗi cài đặt. Điều này có thể xảy ra vì một số lý do, bao gồm:
- Sự cố kết nối Wifi: Mất kết nối Wifi có thể khiến hệ thống máy POS bán hàng không thể hoạt động trơn tru, gây gián đoạn giao dịch và giảm năng suất.
- Dây hoặc cáp không được cài đặt đúng cách hoặc hoạt động kém: Dây hoặc cáp bị lỏng, hỏng hóc có thể khiến dữ liệu không truyền được hoặc truyền không chính xác, dẫn đến lỗi giao dịch và các vấn đề POS khác.
- Thiết bị và phần mềm không tương thích: Chọn sai thiết bị hoặc phần mềm không tương thích với nhau có thể khiến hệ thống không hoạt động hoặc hoạt động không ổn định, gây ra các vấn đề POS.
- Lỗi và bug phần mềm: Ngay cả phần mềm tốt cũng có thể chứa lỗi và bug, gây ra sự cố trong quá trình hoạt động của hệ thống POS.
Giải pháp: Cài đặt và kiểm tra hệ thống POS thường xuyên
Hệ thống máy POS bán hàng bao gồm nhiều thành phần, do đó có thể có nhiều cá nhân và nhóm khác nhau tham gia cài đặt các thành phần này. Điều quan trọng là phải có sự giao tiếp rõ ràng giữa các bên thứ 3 và phòng IT của doanh nghiệp bạn trong quá trình cài đặt để đảm bảo các vấn đề hoặc câu hỏi về POS được giải quyết. Nếu việc cài đặt hệ thống máy POS bán hàng được thực hiện bởi bên thứ 3, hãy đảm bảo tất cả các khía cạnh dịch vụ của họ phù hợp với nhu cầu kinh doanh và các vấn đề tuân thủ của bạn.
Dưới đây là một số vấn đề POS bán hàng phổ biến mà bạn có thể nhanh chóng kiểm tra:
- Dây và cáp được lắp đặt và cắm đúng cách.
- Thiết bị POS di động được sạc đầy.
- Phần mềm được cập nhật và tương thích với các thiết bị.
- Giải pháp truy cập từ xa an toàn được áp dụng cho tất cả các phần của hệ thống máy POS bán hàng.
- Đảm bảo kết nối Wifi an toàn và đủ mạnh để hỗ trợ mức độ hoạt động của POS bán hàng.
- Kiểm tra kết nối máy POS bán hàng với internet: nó có nằm trong mạng của cửa hàng hay ở nơi khác?
Hệ thống máy POS bán hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các nhà bán lẻ. Việc lựa chọn, cài đặt và sử dụng hệ thống máy POS bán hàng phù hợp có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng doanh thu và tối ưu hóa lợi nhuận.
Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về các thiết bị máy POS bán hàng, hãy liên hệ ngay Tân Hưng Hà qua hotline 081 321 8668 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.
TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh : 752/2 Phạm Văn Bạch, Phường 12, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 081 321 8668 (Zalo)
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
>>> Xem thêm:
NHỮNG SAI LẦM PHỔ BIẾN KHI SỬ DỤNG HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG VÀ CÁCH KHẮC PHỤC
LỰA CHỌN MÁY THANH TOÁN THẺ TRUYỀN THỐNG HAY HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG CHO DOANH NGHIỆP?
12 THIẾT BỊ KHÔNG THỂ THIẾU CHO QUÁN CAFE MỚI MỞ
10 ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI CHỌN MUA HỆ THỐNG POS BÁN HÀNG CHO DOANH NGHIỆP ĐANG PHÁT TRIỂN
